Een bestuursvergadermap maken

Gebruik uw Team Data Room in Secure File Sharing om al uw vergaderingsdocumenten te beheren voordat u ze veilig verplaatst naar Boards om een vergadermap te maken. Als beheerder van Boards kunt u al uw bestanden en documenten voor uw vergadering verzamelen en organiseren in uw Team Data room en vervolgens die structuur gebruiken bij het overbrengen van de map om de bestuursvergadermap te maken.

Voordat u de bestuursvergadermap maakt, moet u eerst de bestanden en submappen toevoegen om de structuur voor de hoofdmap van het boek te maken.

Vereisten

• U moet Secure Meeting Workflow ingeschakeld hebben.
• U moet OIDC ingeschakeld hebben.
• U moet een Team Data room manager zijn.
• U moet Admin-rechten hebben om minstens één commissie te kunnen bewerken die gekoppeld is aan de boards-site.

1. Ga naar uw Team Data room en selecteer het meer opties pictogram naast de map die u wilt gebruiken om de vergadermap aan te maken.

   Er verschijnt een vervolgkeuzemenu.

2. Selecteer Bestuursvergadermap maken in het menu.

3. Controleer de gegevens op het formulier en breng de nodige wijzigingen aan.

   • Commissietoegang geeft de Admin machtigingen om de getoonde commissie te bewerken. Als er meer dan één comité in dat bestuur zit, verschijnen de opties in een vervolgkeuzemenu.
   • Schakel het selectievakje Boek toestaan om afgedrukt of geëxporteerd te worden in om admins afdruk- of exportrechten te geven.

4. Selecteer Boek bekijken om de volgorde van de inhoud te controleren en eventuele waarschuwingen te identificeren.

   Tip

   Er verschijnen waarschuwingen als een van de volgende dingen waar is:

   • Als een bestand te groot is, niet wordt ondersteund of geïnfecteerd is.
   • Als er een Excel-bestand is.
   • Als een bestand niet in een submap staat.
   • Als er een submap op het 3e niveau is.

5. Nadat u de volgorde hebt gecontroleerd, selecteert u Boek maken.

• Onderaan het scherm verschijnt een melding om u op de hoogte te houden van de status.

• Er verschijnt een pictogram in uw map in Secure File Sharing om aan te geven dat het bestand is geüpload naar Boards. Om uw boek te publiceren moet u naar Boards gaan.