Toegangsvoorwaarden beheren

U kunt juridische documenten opstellen, zoals algemene voorwaarden en geheimhoudingsovereenkomsten, waar deelnemers van de gegevensruimte mee akkoord moeten gaan voordat ze toegang krijgen tot een teamruimte. De kennisgevingen worden door het systeem voor veilig delen van bestanden aan leden getoond zodra zij zich registreren voor toegang tot de teamruimte. De details van algemene voorwaarden of geheimhoudingsovereenkomsten worden door u of uw organisatie opgesteld.

Wanneer u het beleid voor toegangsvoorwaarden activeert, krijgen teamleden een formulier te zien dat zij moeten bevestigen te hebben gelezen en waarmee zij akkoord moeten gaan voordat zij toegang krijgen tot de teamruimte. Als een lid niet akkoord gaat met de toegangsvoorwaarden, krijgt deze geen toegang tot de teamruimte.

U beschikt over een volledig overzicht van alle overeenkomsten in het activiteitenrapport van uw teamruimte.

Vereisten

• U dient deze functie door de supportafdeling van Diligent te laten inschakelen. Neem voor het gebruik van deze functie contact op met uw accountmanager voor meer informatie.

• U dient de gegevensruimtebeheerder te zijn voor de teamruimte.

• De toegangsvoorwaarden dient u als .docx-bestand aan te leveren of .pdf hebben en niet groter zijn dan 100 MB.

Toegangsvoorwaarden activeren

1. Selecteer in de gegevensruimte van uw team het tabblad Beleid in de zijnavigatiebalk.

2. Selecteer Bestand uploaden.

   Het bestand moet het formaat .docx of .pdf hebben en niet groter zijn dan 100 MB.

3. Schakel het selectievakje Activeren in.

4. Ga naar de onderkant van de pagina en selecteer Wijzigingen opslaan.

5. Selecteer in het venster Toegangsvoorwaarden bevestigen en activeren de optie Bevestigen en activeren.

De toegangsvoorwaarden zijn nu actief voor uw teamruimte.

Het voorbeeldoverzicht van het toegangsformulier weergeven

U kunt het formulier Toegangsvoorwaarden vooraf bekijken om te controleren hoe dit er voor uw leden uitziet.

1. Selecteer het tabblad Beleid in de navigatiebalk van uw team-gegevensruimte.

2. Klik op Voorbeeld.

   Er wordt een voorbeeld van uw document en de indeling van de toegangsvoorwaarden geopend.

Opmerking

De knoppen en elementen in deze weergave zijn niet actief.

3. Selecteer het sluiticoon om terug te gaan naar uw tabblad Beleid.

Voorwaarden voor toegang bijwerken

U kunt het geüploade bestand bijwerken als er wijzigingen zijn in uw toegangsbeleid.

1. Selecteer in de gegevensruimte van uw team het tabblad Beleid in de zijnavigatiebalk.

2. Selecteer Nieuw bestand uploaden.

   Het bestand moet het formaat .docx of .pdf hebben en niet groter zijn dan 100 MB.

3. Ga naar de onderkant van de pagina en selecteer Wijzigingen opslaan.

4. Selecteer Bevestigen en bijwerken in het venster Bijwerken van toegangsvoorwaarden bevestigen.

   Als beheerder van de gegevensruimte gaat u tevens akkoord met deze voorwaarden.

De toegangsvoorwaarden voor uw teamruimte zijn bijgewerkt. Alle leden dienen akkoord te gaan met de nieuwe voorwaarden om toegang te krijgen tot de ruimte.

Toegangsvoorwaarden deactiveren

1. Selecteer in de gegevensruimte van uw team het tabblad Beleid in de zijnavigatiebalk.

2. Schakel het selectievakje Activeren uit.

3. Ga naar de onderkant van de pagina en selecteer Wijzigingen opslaan.

   De toegangsvoorwaarden zijn nu verwijderd voor alle leden.

Extra informatiebronnen

Een activiteitenrapport maken en weergeven