Erstellen einer benutzerdefinierten Genehmigung

Genehmigungen ermöglichen es Stakeholdern, Entscheidungen über allgemeine Geschäftselemente zu treffen. Benutzerdefinierte Genehmigungen bringen Flexibilität in den Genehmigungsprozess, sodass komplexere Entscheidungen in einer zentralen, sicheren Umgebung verwaltet werden können. In diesem Thema wird erläutert, wie benutzerdefinierte Genehmigungen erstellt werden.

1. Öffnen Sie den Sitzungsmappen-Editor und wählen Sie ein Dokument aus, aus dem Sie ein Genehmigungsdokument machen möchten. Sie können der Sitzungsmappe außerdem ein neues Dokument hinzufügen.

2. Wählen Sie Erstellen… aus.

3. Wählen Sie Benutzerdefinierte Genehmigung aus. Sie werden zur Seite Genehmigungsdetails weitergeleitet.

4. Geben Sie die Frage oder Aussage, die genehmigt werden soll, in das Feld Maßnahme ein.

5. Geben Sie einen Titel für die Genehmigung in das Feld Titel ein. Der Titel wird auf der Seite „Benutzerdefinierte Abstimmungen für Administratoren“ angezeigt.

6. Wählen Sie die Optionsschaltfläche neben Ja/Nein/Enthalten oder Benutzerdefiniert aus, um einen Genehmigungstyp auszuwählen.

   1. Bei Genehmigungen mit Ja/Nein/Enthalten können Sie die Optionen in jedem Feld vom Standardtext ändern.

7. Um die Optionen für eine benutzerdefinierte Genehmigung zu ändern, geben Sie Text in die Felder Option 1 und Option 2 ein.

   1. Um weitere Optionen für eine benutzerdefinierte Genehmigung hinzuzufügen, wählen Sie Neue Option aus.

   2. Um eine Enthaltungsoption für die benutzerdefinierte Genehmigung hinzuzufügen, wählen Sie Neue Enthaltungsoption aus.

      Hinweis

      Sie können bis zu sechs Optionen für eine benutzerdefinierte Genehmigung hinzufügen, einschließlich einer Enthaltungsoption.

8. Wählen Sie Weiter aus, um auf der nächsten Seite fortzufahren.

9. Standardmäßig werden die Genehmigungsergebnisse, die Namen der Teilnehmer und ihre Entscheidungen angezeigt. Um die Standardeinstellung zu ändern, wählen Sie die Optionsschaltfläche neben einer Option in den Abschnitten Sichtbarkeit der Genehmigung und Sichtbarkeit für Teilnehmer aus.

   Weitere Informationen zu den Optionen für Sichtbarkeit der Genehmigung und Sichtbarkeit für Teilnehmer finden Sie in den nachstehenden Tabellen:

   Optionen für die Sichtbarkeit bei Genehmigungen	Einzelheiten
   Sichtbar bei Empfang (Standardeinstellung)	Die Teilnehmer können während dem Genehmigungsprozess sehen, welche Optionen andere Teilnehmer eingereicht haben.
   Sichtbar nach Abschluss	Die Teilnehmer können nach Abschluss des Genehmigungsprozesses sehen, welche Optionen andere Teilnehmer eingereicht haben.
   Ausgeblendet	Die Teilnehmer können nicht sehen, welche Optionen andere Teilnehmer eingereicht haben. Die Teilnehmer können die Namen der Personen sehen, die bereits eine Option ausgewählt haben. Die Teilnehmer können die Ergebnisse nach Abschluss der Genehmigung einsehen.
   Verborgen, außer für Administratoren (wird nach Auswahl der Option Verborgen angezeigt).	Die Teilnehmer können nicht sehen, welche Optionen andere Teilnehmer eingereicht haben. Nur der Genehmigungsadministrator kann sehen, welche Optionen von den Teilnehmern ausgewählt wurden.

    

   Optionen für die Sichtbarkeit der Namen der Teilnehmer	Einzelheiten
   Sichtbar (Standardeinstellung)	Die Teilnehmer können während der Genehmigung sehen, wer die einzelnen Optionen eingereicht hat.
   Ausgeblendet	Die Teilnehmer können nicht sehen, wer die einzelnen Optionen eingereicht hat. Die Teilnehmer können sehen, welche Optionen genehmigt wurden. Es sind keine Informationen darüber sichtbar, wer bereits eine Auswahl getroffen hat.
   Verborgen, außer für Administratoren (wird nach Auswahl der Option Verborgen angezeigt).	Die Teilnehmer können nicht sehen, wer die einzelnen Optionen eingereicht hat. Nur der Genehmigungsadministrator kann sehen, welche Optionen von den Teilnehmern ausgewählt wurden.

10. Fügen Sie Teilnehmer hinzu, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Teilnehmers aktivieren. Sie können auch nach Teilnehmern suchen, indem Sie deren Namen in das Suchfeld eingeben.

    Hinweis

    Sie können bis zu 99 Teilnehmer pro benutzerdefinierter Genehmigung hinzufügen.

11. Wählen Sie auf der Seite Einstellungen einen Typ für Gewinn der Abstimmung aus:

    • Einstimmige Genehmigung – Eine Option erhält alle Genehmigungen.

    • Mehrheitsgenehmigung:

      • Mehrheit der Teilnehmer – Eine Option erhält 50 % plus eine der Genehmigungen.

      • Mehrheit der Genehmigungen (außer Enthaltungen) – Eine Option erhält 50 % plus eine Genehmigung, außer enthaltene Genehmigungen, die ungültig sind.

    • Pluralität/Relative Mehrheit – Eine einzelne Option erhält die höchste Gesamtzahl an Genehmigungen.

12. Als Nächstes haben Sie die Möglichkeit, Anforderungen für die Zustimmung zu einer Genehmigung festzulegen und zu entscheiden, wie viele dieser Genehmigungen von unabhängigen Aufsichtsräten stammen müssen, also von Aufsichtsräten, die keine fest bezahlten Stellen in der vom Führungsgremium geleiteten Einheit bekleiden.

    1. Um eine Anforderung für den Gewinn einer Abstimmung festzulegen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Erforderliche Mindestanzahl von Genehmigungen für eine bestimmte Option und geben Sie dann die Anzahl der erforderlichen Ja-Stimmen für den Gewinn der Abstimmung ein.

    2. Um festzulegen, dass Genehmigungen von unabhängigen Aufsichtsräten erforderlich sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Erforderliche Mindestanzahl von Genehmigungen von unabhängigen Aufsichtsräten und geben Sie dann die Anzahl der erforderlichen Ja-Stimmen für den Gewinn der Abstimmung ein.

       Hinweis

       Die Option zum Festlegen der Anforderungen für den Gewinn einer Abstimmung von unabhängigen Aufsichtsräten ist nicht verfügbar, wenn Sie diese nicht auf der Seite Teilnehmer ausgewählt haben. Unabhängige Aufsichtsräte werden in der App gesondert festgelegt. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Customer Success Manager.

13. Die optionale Einstellung zur Definition eines Abschlussdatums ist auf der Seite Abschlussdatum verfügbar. Das Abschlussdatum ist standardmäßig deaktiviert. Um es zu aktivieren und Benutzer über eine Frist zur Antwortabgabe zu informieren, wählen Sie Abschlussdatum festlegen aus.

14. Überprüfen Sie die Genehmigungsdetails auf der Seite Überprüfen und Erstellen.

15. Um die Details der benutzerdefinierten Genehmigung zu bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten aus. Sie werden zu der Seite weitergeleitet, wo Sie Änderungen vornehmen können.

16. Wählen Sie Genehmigung erstellen aus, um den Prozess abzuschließen. Sie können eine E-Mail-Benachrichtigung an Teilnehmer senden, in der diese darüber informiert werden, dass eine neue Genehmigung verfügbar ist.

    Hinweis

    Sobald Sie eine benutzerdefinierte Genehmigung abgeschlossen haben, können Sie die Details, Teilnehmer oder Einstellungen nicht mehr aktualisieren. Sie können jedoch den Status überprüfen, die Ergebnisse einsehen und Änderungen vornehmen, z. B. den Titel bearbeiten. Für weitere Informationen siehe Verwalten von benutzerdefinierten Genehmigungen.