Enviar una notificación de aprobación

Este tema describe cómo enviar una notificación a los participantes luego de crear una aprobación. Las notificaciones se pueden enviar por correo electrónico, notificación push y Diligent Messenger dependiendo de la configuración del sitio y del usuario.

  1. Abra un libro y seleccione un documento con aprobaciones pendientes.

  2. Para las aprobaciones con firma, seleccione el icono de Más opciones en la parte superior derecha de la página y, luego, seleccione Notificar a los aprobadores con firma en el menú desplegable que aparece.

    Nota

    Debe tener una dirección de correo electrónico válida registrada para enviar notificaciones. Si necesita ayuda para agregar su dirección de correo electrónico, póngase en contacto con su ejecutivo de cuentas.

  3. En el caso de las aprobaciones personalizadas, vaya a la página Aprobaciones personalizadas y, a continuación, seleccione el icono de Más opciones situado en el extremo derecho de la fila de una aprobación. Seleccione Notificar a los aprobadores personalizados en el menú desplegable que aparece.

  4. Utilice las opciones de notificación en la parte superior derecha del cuadro de diálogo para activar o desactivar los siguientes tipos de notificaciones:

    • Correo electrónico: disponible cuando el usuario tiene una dirección de correo electrónico archivada.

    • Diligent Messenger: disponible si Diligent Messenger está habilitado en su sitio.

    • Notificación push: disponible si las notificaciones push están habilitadas en su sitio y el participante se incluyó.

  5. La lista de destinatarios se rellena previamente con los nombres de los participantes que asignó a la aprobación. El color de los iconos que está junto al nombre de los destinatarios indica si pueden recibir ese tipo de notificación.

    • Un icono azul significa que el tipo de notificación está disponible.

    • Un icono gris significa que el administrador no ha habilitado ese tipo de notificación.

    • Un icono blanco significa que el tipo de notificación no está disponible.

    Nota

    Si un usuario no puede recibir ninguno de los tipos de notificación, aparece un contorno rojo alrededor de su nombre.

  6. Para buscar destinatarios para agregarlos a la lista, comience escribiendo un nombre o una dirección de correo electrónico en el campo superior. Aparecerá una lista de sugerencias. Seleccione cualquier sugerencia de nombre para agregarla a la lista.

  7. Para quitar un destinatario, seleccione el icono de X que está junto a su nombre.

  8. Escriba la línea de asunto que desee en el campo Asunto. Si su sitio tiene una línea de asunto predeterminada configurada, ese texto aparecerá aquí. Puede editarlo según sea necesario.

    Nota

    Para notificaciones push, el texto en el campo Asunto es el único texto que verán los destinatarios.

  9. Escriba el cuerpo del mensaje en el campo Mensaje. Si su sitio tiene un mensaje predeterminado configurado, aparecerá aquí. Puede editarlo según sea necesario.

    Nota

    Comuníquese con su ejecutivo de cuentas para configurar el texto de notificación predeterminado.

  10. Un enlace al documento de votación también está disponible en el campo Mensaje. Luego de seleccionar el enlace, los participantes serán llevados a la página de firmas del documento de aprobación. Para obtener más información sobre el uso compartido de enlaces, consulte Creación de enlaces compartibles a libros y páginas.

  11. Seleccione Enviar para enviar la notificación.