ProblemmanagerMit Problemen arbeiten
Jeder Benutzer der Diligent One-Plattform kann ein Problem an den Problemmanager melden und es über die Problemmanager-App nachverfolgen. Ein Problem ist ein Umstand oder Missstand, der die Aufmerksamkeit des Managements erfordert, um zu verhindern, dass er eskaliert oder erhebliche Störungen verursacht. Hier nur einige Beispiele.
FinanzkontrolllückeEine Lücke, die in den Finanzkontrollprozessen festgestellt wurde und die vom Finanzteam behoben werden muss.
IT-SicherheitsverstoßEine erkannte Sicherheitsverletzung im IT-System, die sofortige Maßnahmen und eine Lösung durch die IT-Abteilung erfordert.
Compliance-VerletzungEin Compliance-Problem, bei dem ein Prozess nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht und Korrekturmaßnahmen erfordert.
Problemstatus
Ein Problem kann sich in einem der folgenden Status befinden:
| Komponenten | Beschreibung |
|---|---|
| ENTWURF | Das Problem wird erstellt und präzisiert. Problemberichterstatter dokumentieren das Problem, den Umfang und die unterstützenden Details. Das Problem kann bearbeitet werden, bis es für die Prüfung durch den Manager bereit ist. |
| WIRD GEPRÜFT | Das Problem wird derzeit von Managern überprüft. Manager bewerten die Problemdefinition, validieren deren Relevanz und Genauigkeit und entscheiden, ob es zur Behebung oder zur Präzisierung zurückgeschickt werden soll. |
| BEHEBUNGSPLANUNG | Ein Problemverantwortlicher wird zugewiesen und entwickelt einen Problembeilegungsplan. Der Verantwortliche definiert die Liste der Maßnahmen, die zur Lösung des Problems erforderlich sind, einschließlich Verantwortlichkeiten und Fristen. Nach Fertigstellung des Plans leitet der Verantwortliche die Behebung ein und bringt die Angelegenheit voran. |
| WIRD BEHOBEN | Maßnahmen zur Behebung werden ausgeführt. Aktionseigentümer und Genehmiger führen Korrekturaufgaben gemäß dem genehmigten Plan durch und verfolgen sie. |
| ZU GENEHMIGEN | Das Problem wartet auf die endgültige Genehmigung. Ein Problemgenehmiger prüft abgeschlossene Maßnahmen und Nachweise, um zu bestätigen, dass die Behebung ausreichend ist. Der Genehmiger kann das Problem zur Schließung genehmigen oder ablehnen, indem er eine oder mehrere Aktionen erneut öffnet und das Problem auf WIRD BEHOBEN zurücksetzt. |
| GESCHLOSSEN | Ein Problemmanager kann ein Problem schließen, nachdem alle mit dem Problem verknüpften Aktionen abgeschlossen wurden. |
| VERWORFEN | Es wurde festgestellt, dass das Problem nicht behoben werden muss. Das Problem wird ohne weitere Maßnahmen geschlossen, beispielsweise aufgrund eines ungültigen Befunds, eines Duplikats oder weil es außerhalb des Geltungsbereichs liegt. |
Problemprozess
Der Problemprozess ist ein strukturierter Workflow zum Melden, Verwalten, Lösen und Schließen von Problemen in der Diligent One Plattform. Er umfasst mehrere Rollen und Aktionen, um die Verantwortlichkeit und Nachverfolgbarkeit über den gesamten Lebenszyklus des Problems hinweg sicherzustellen.
Der Problemprozess beginnt, wenn ein Problemberichtersteller ein Problem hinzufügt. Das gemeldete Problem löst E-Mail-Benachrichtigungen an den Problemberichtersteller und den zuständigen Typmanager aus. Der Problemprozess besteht aus den folgenden Schritten:
- Problem hinzufügenJeder Diligent One Platform-Helpuser kann als Problemberichterstatter fungieren und ein Problem hinzufügen. Problemberichtersteller können die von ihnen berichteten Probleme in der Problemliste anzeigen.
- Ein Problem anzeigenProblemtypmanager sehen alle Probleme sowie die ihnen zugewiesenen Typen und übergeordneten Typen in der Problemliste.
- Einen Problemeigentümer zuweisenProblemtypmanager weisen Problemeigentümer zu. Wenn mehrere Typmanager Zugriff auf einen Problemtyp haben, kann jeder von ihnen die Eigentümerschaft zuweisen. Der zuweisende Typmanager wird dann automatisch zum Problemmanager.
- Die Problemsequenz konfigurierenProblemtypmanager oder Problemeigentümer konfigurieren die Problemsequenz, die aus einer Reihe von Aktionen besteht, die zur Lösung des Problems erforderlich sind. Es gibt automatische und manuelle Problemsequenzen.
- Die Problemsequenz ausführenZugewiesene Aktionseigentümer führen ihre jeweiligen Aktionen bis zum Fälligkeitsdatum durch. Jede zugewiesene Aktion muss geschlossen werden, um das Problem in Richtung der Lösung zu bewegen.
- Ein Problem genehmigenGibt an, dass das Problem noch bewertet werden muss, bevor es in die nächste Phase übergehen kann. Dieser Status wird in der Regel angezeigt, nachdem alle Aktionen abgeschlossen wurden und das Problem zur Prüfung bereit ist.
- Ein Problem schließenProbleme werden automatisch geschlossen, wenn die letzte Aktion in der Problemsequenz abgeschlossen ist.
Weitere Informationen finden Sie unter Problem hinzufügen.
