E-Mail-Benachrichtigungen aus der Projekte-App

E-Mails werden von der Projekte-App versendet, um Benutzer über das Folgende zu benachrichtigen:

zugewiesene Anfragen, Reviews, Aufgaben oder Aktionen
Änderungen an Projekten

Hinweis

Benutzer, die angeben, dass Sie die E-Mail-Benachrichtigungen nicht erhalten haben, sollten ihren Spamordner überprüfen.

E-Mail-Benachrichtigungen werden von notifications@diligentoneplatform.com oder notifications@highbond.com gesendet, es sei denn, Ihr Unternehmen hat einen benutzerdefinierten Absender eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierten E-Mail-Absender einrichten.

Ein- und Ausschalten von E-Mail-Benachrichtigungen

Sie können auf der Plattform-Startseite E-Mail-Benachrichtigungen ein- oder ausschalten. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Benachrichtigungen verwalten.

E-Mail-Sprache

Wenn eine E-Mail an eine Adresse gesendet wird, die keinem Benutzer gehört, wird der Inhalt der E-Mail in der jeweiligen Spracheinstellung dieses Benutzers angezeigt. Wenn eine E-Mail an eine Adresse gesendet wird, die keinem Benutzer gehört, wird der Inhalt der E-Mail in der Standardspracheinstellung der Organisation angezeigt.

Konfigurieren, wie oft Erinnerungen verschickt werden

Wenn Sie wiederholte Erinnerungen über Aktionen und Anfragen verschicken müssen, können Sie konfigurieren, wie oft E-Mail-Benachrichtigungen an Eigentümer und an CC-Personen geschickt werden sollen.

Sie können wiederholte Erinnerungen verschicken auf Basis

eines täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ablaufplans,
eines benutzerdefinierten Zeitplans, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin beruht.

Beispiel

Wiederkehrende Erinnerungen konfigurieren

Szenario

Sie erstellen eine Anfrage und legen als Fälligkeitsdatum den 3. Mai 2019 fest. Sie können ebenfalls Ihre Benachrichtigungseinstellungen wie folgt konfigurieren:

Wiederkehrende Erinnerungen versendenWöchentlich
Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden5, 3, 1, leer, leer

Ergebnis

Erinnerungs-E-Mails für die Anfrage werden wöchentlich (jeden Montag) vor dem 3. Mail 2019 versendet. Zusätzliche Erinnerungs-E-Mails für die Anfrage werden außerdem 5 Tage, 3 Tage und 1 Tag vor dem 3. Mai 2019 versendet.

Nach dem 3. Mail 2019 werden Erinnerungs-E-Mails nach einem wöchentlichen Zeitplan verwendet, bis die Anfrage geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen wurde. Wird die Person, der eine Anfrage zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.

Schritte

Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
Wählen Sie unter Systemadministration die Option Projekttypen verwalten aus.
Gehen Sie zu dem gewünschten Projekttyp und wählen Sie Bearbeiten aus.
Die Seite Projekttypen verwalten wird geöffnet.
Wählen Sie die Registerkarte Benachrichtigungen aus.

Konfigurieren Sie die folgenden Felder und wählen Sie Speichern aus:

Feld	Grundwert	Bemerkungen
Wiederkehrende Erinnerungen versenden	Wöchentlich	Wählen Sie Täglich, Wöchentlich oder Monatlich aus der Dropdown-Liste aus, um die Häufigkeit festzulegen, mit der Erinnerungs-E-Mails für offenstehende Elemente (offene oder überfällige Aktionen/Anforderungen) versendet werden sollen. Erinnerungs-E-Mails werden ab 00:00 UTC versendet. Wöchentliche Erinnerungen werden montags und monatliche Erinnerungen am ersten Monatstag verschickt. Erinnerungs-E-Mails in Bezug auf Aktionen oder Anforderungen werden vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet, bis die Elemente geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen werden. Wird die Person, der ein Element zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.
Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden		Wählen Sie diese Option, um einen benutzerdefinierten Zeitplan für Erinnerungsbenachrichtigungen anzulegen, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin von Aktionen und Anfragen beruht. Es lassen sich bis zu fünf benutzerdefinierte Benachrichtigungshäufigkeiten festlegen. Wenn der Fälligkeitstermin einer Aktion/Anfrage überschritten ist oder kein Fälligkeitstermin festgelegt wurde, werden Erinnerungs-E-Mails entsprechend der Standardhäufigkeit (wöchentlich) oder der angegebenen Häufigkeit (täglich oder monatlich) verschickt.

Feld

Grundwert

Bemerkungen

Wiederkehrende Erinnerungen versenden

Wöchentlich

Wählen Sie Täglich, Wöchentlich oder Monatlich aus der Dropdown-Liste aus, um die Häufigkeit festzulegen, mit der Erinnerungs-E-Mails für offenstehende Elemente (offene oder überfällige Aktionen/Anforderungen) versendet werden sollen.

Erinnerungs-E-Mails werden ab 00:00 UTC versendet. Wöchentliche Erinnerungen werden montags und monatliche Erinnerungen am ersten Monatstag verschickt.

Erinnerungs-E-Mails in Bezug auf Aktionen oder Anforderungen werden vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet, bis die Elemente geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen werden. Wird die Person, der ein Element zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.

Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden

Wählen Sie diese Option, um einen benutzerdefinierten Zeitplan für Erinnerungsbenachrichtigungen anzulegen, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin von Aktionen und Anfragen beruht. Es lassen sich bis zu fünf benutzerdefinierte Benachrichtigungshäufigkeiten festlegen.

Wenn der Fälligkeitstermin einer Aktion/Anfrage überschritten ist oder kein Fälligkeitstermin festgelegt wurde, werden Erinnerungs-E-Mails entsprechend der Standardhäufigkeit (wöchentlich) oder der angegebenen Häufigkeit (täglich oder monatlich) verschickt.

Hinweis

Wenn Sie nur regelmäßig wiederkehrende Erinnerungsmails ohne zusätzliche geplante Erinnerungen „x“ Tage vor dem Fälligkeitsdatum aktivieren, sendet Diligent One die regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen sowohl vor als auch nach dem Fälligkeitsdatum.

Wenn Sie jedoch beide Benachrichtigungsarten aktivieren, sendet Diligent One nur die Erinnerungen im benutzerdefinierten Zeitplan vor dem Fälligkeitsdatum und nur die zusätzlichen regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen nach dem Fälligkeitsdatum.

Typen von E-Mail-Benachrichtigungen

Benachrichtigungsart	E-Mail-Betreff	E-Mail-Ereignis	Rollen, die die E-Mail erhalten können
Benutzerkennwort zurücksetzen	Ihr Passwort zurücksetzen	Wenn ein Projekte-App-Administrator das Kennwort eines Benutzers zurücksetzt Hinweis Projekte-App-Administratoren können das Kennwort eines Benutzers unter Systemadministration > Benutzer verwalten zurücksetzen.	Beliebige Rolle
Massen-Upload	Elemente hochgeladen	Wenn Risiken oder Kontrollen als Massen-Upload für ein Projekt oder Framework bzw. Probleme als Massen-Upload für ein Projekt hochgeladen werden	Fachmanager
Backup	Projekt-Datensicherung herunterladen	Wenn die Sicherung eines Projekts abgeschlossen ist	Fachmanager
Backup	Fehler bei der Datensicherung des Projekts: Versuchen Sie es erneut	Wenn bei der Datensicherung eines Projekts ein Problem auftritt	Fachmanager
Projekterstellung	Fehler beim Erstellen des Projekts: Versuchen Sie es erneut	Wenn ein Problem beim Erstellen eines Projekts innerhalb eines Absicherungsplans auftritt	Projektadministration Projektersteller
Projekt archiviert oder übertragen	Projekt wurde archiviert	Bei der Archivierung eines Projekts	Fachmanager
	Fehler bei der Archivierung von Projektname: Versuchen Sie es erneut	Wenn ein Projekt archiviert wird oder ein Problem auftritt	Fachmanager
	Projektübertragung abgeschlossen	Bei der Übertragung eines Projekts	Fachmanager
Projekt gelöscht	Projekt gelöscht	wenn ein Projekt gelöscht wurde, wird es nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht	Projektadministration Projektersteller
Importieren, Klonen und Kopieren	Standards und Vorschriften wurden importiert	Wenn Standards oder Bestimmungen erfolgreich in eine Compliance-Map importiert werden	Fachmanager Fachbenutzer
	Fehler beim Importieren der Compliance-Map: Versuchen Sie es erneut	Wenn Standards oder Bestimmungen nicht erfolgreich in eine Compliance-Map importiert werden	Fachmanager Fachbenutzer
	Fehler beim Importieren aus der Inhaltsbibliothek: Versuchen Sie es erneut	Beim Importieren von Daten aus der Inhaltsbibliothek ist ein Problem aufgetreten	Fachmanager Fachbenutzer
	Fehler beim Importieren: Versuchen Sie es erneut Fehler beim Klonen: Versuchen Sie es erneut Fehler beim Übertragen: Versuchen Sie es erneut Kopieren der Zertifizierung fehlgeschlagen: Versuchen Sie es erneut	Wenn ein Problem während des Import-, Klon-, Übertragen- oder Kopiervorgangs auftritt	Fachmanager Fachbenutzer
Automatisierte Bewertungen	Aktualisierungen an automatisierten Bewertungen	Wenn Risiko- und Kontrollbewertungen von einem Bewertungsfaktor aktualisiert wurden Wenn Bewertungsfaktoren aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurden	Fachmanager Fachbenutzer
Prüfung	Benutzername hat Sie als einen Kontrollprüfer zugewiesen	Wenn der nächste Kontrollprüfer beauftragt wird, eine der folgenden Elemente zu prüfen. eine Planungsdatei eine Schilderung eine Risikokontrollmatrix oder einen Projektplan eine Liste der exemplarischen Vorgehensweisen bzw. Verfahrensausführungen eine einzelne exemplarische Vorgehensweise bzw. Verfahrensausführung eine Liste der Testpläne einen einzelnen Testplan eine Testrunde einen einzelnen Test ein Problem (Details, Beilegung oder Informationen zu erneuten Tests)	Fachmanager Fachbenutzer Beaufsichtigende Geschäftsleitung
Aufgaben	Benutzername hat Ihnen eine Aufgabe zugewiesen	Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde	Beliebige Rolle
	Benutzername hat eine Aufgabe angemerkt	Wenn eine Person eine Anmerkung zu einer Aufgabe postet	Beliebige Rolle
	Aufgabe schließen	Wenn eine Person eine Aufgabe klärt	Beliebige Rolle
	Benutzername hat eine Aufgabe geschlossen	Wenn eine Person eine Aufgabe schließt	Beliebige Rolle
Aktionen, Anfragen, Zertifizierungen und Zuweisungen	Name_des-Zendenten hat ein Aktionselement an Name_des_Zessionars	wenn Ihnen die Aufgabe übertragen wurde, auf eine Aktion zu reagieren oder dazu beizutragen	Beliebige Rolle
	Benutzername hat ein Aktionselement aktualisiert	wenn eine Person eine Aktion aktualisiert Diese E-Mail wird an den Ersteller der Aktion, den Eigentümer der Aktion und alle Benutzer gesetzt, die auf CC gesetzt wurden Die Person, die die Aktion aktualisiert hat, erhält die E-Mail nicht.	Beliebige Rolle
	Benutzername hat einen Aktionselement kommentiert	wenn eine Person eine Anmerkung zu einer Aktion postet Diese E-Mail wird an den Ersteller der Aktion, den Eigentümer der Aktion und alle Benutzer gesetzt, die auf CC gesetzt wurden Die Person, die die Kommentierung durchgeführt hat, erhält die E-Mail nicht.	Beliebige Rolle
	Eine Anfrage beantworten Hinweis Diese Betreffzeile der E-Mail kann angepasst werden.	wenn Sie beauftragt wurden, auf eine Anfrage zu reagieren oder einen Beitrag zu leisten	Beliebige Rolle
	Benutzername hat eine Anfrage aktualisiert	Wenn eine Datei an eine Anfrage angehängt wird Diese E-Mail wird an den Ersteller der Anfrage, den Eigentümer der Anfrage und alle Benutzer gesetzt, die auf CC gesetzt wurden. Die Person, welche die Datei angehängt hat, erhält diese E-Mail nicht.	Beliebige Rolle
	Benutzername hat eine Anfrage kommentiert	Wenn eine Anfrage von dem Benutzer durchgeführt wurde (Kommentar hinzugefügt) Diese E-Mail wird an den Ersteller der Anfrage, den Eigentümer der Anfrage und alle Benutzer gesetzt, die auf CC gesetzt wurden. Die Person, die die Kommentierung durchgeführt hat, erhält die E-Mail nicht.	Beliebige Rolle
	Benutzername hat Ihnen ein Name_des_Elements zugewiesen	Wenn ein Benutzer als „Eigentümer“, „geschäftsführender Eigentümer“ oder „zugeordneter Benutzer“ einer Zielsetzung, Kontrolle, eines Kontrolltests oder eines veröffentlichten Problems zugewiesen wurde.	Eigentümer oder Geschäftsführender EigentümerBeliebige Rolle Zugeordneter Benutzernur Fachmanager, Fachbenutzer oder Mitwirkender Tester
	FragebogenName beantworten	Wenn eine Aufgabe zur Kontrollleistung an einen Kontrollverantwortlichen gesendet wird.	Beliebige Rolle
	Name_der_Assessment-Umfrage beantworten	Wenn eine Bewertungsumfrage an einen Kontrolleigentümer gesendet wird.	Beliebige Rolle
	userName fordert Ihre Zertifizierung an Hinweis Diese Betreffzeile der E-Mail kann angepasst werden.	Wenn eine Zertifizierungsanfrage an eine andere Person gesendet wird	Beliebige Rolle
Erinnerung	Auf Aktionselemente reagieren	Wenn der Status einer Aktion „Offen“ ist, werden je nach den konfigurierten Einstellungen wiederkehrende Erinnerungen versendet.	Beliebige Rolle
Erinnerung	Handlungsbedarf bei offener Abfrageposition Auf mehrere Anfragen antworten	Wenn der Status einer Anfrage „Offen“ ist, werden je nach den konfigurierten Einstellungen wiederkehrende Erinnerungen versendet.	Beliebige Rolle