Erste Schritte mit Sicherungsplänen

Bevor Sie einen Sicherheitsplan festlegen, können Sie die folgenden Aktivitäten durchführen:

Funktionsweise

Ordnungsgemäße Governance erfordert von Führungskräften, strategische Risiken zu bewerten und dem Aufsichtsrat dann einen Sicherungsplan zur Genehmigung vorzuschlagen, der die potenziellen Auswirkungen auf die Organisation und wie und warum strategische Risiken gelöst werden können, illustriert. Mit Sicherungsplänen holen Sie Genehmigungen für die Liste Ihrer Auditpläne, Risikomanagementpläne und Compliance-Prüfungen ein.

Sicherungspläne können das Folgende erfassen:

• die strategischen Risiken, mit denen Sie sich beschäftigen möchten
• die Ziele, auf die Sie sich konzentrieren möchten
• die Bereiche der Organisation, die abgedeckt werden sollen
• der Gesamtfortschritt des Plans und der einzelnen Projekte, die Teil des Plans sind
• die insgesamt verfügbaren Ressourcen (in Stunden), die dem Plan zugeteilt wurden

Projekte einem Sicherungsplan hinzufügen

Sie können einem Sicherungsplan bis zu 100 Projekte auf die folgende Weise hinzufügen:

• neues Projekt anlegen
• bestehendes Projekt verknüpfen
• aktives oder archiviertes Projekt oder eine Projektvorlage vortragen

Ein einzelnes Projekt kann mehreren Sicherungsplänen hinzugefügt werden. Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, können Sie Ziele aus Frameworks in das Projekt importieren und Entitäten markieren und mit Projekten im Rahmen der Einrichtung eines Sicherungsplans verbinden:

• Ziele Die Schlüsselbereiche eines Projekts und die Entitätsstruktur für die Arbeiten, die im Rahmen eines Projekts durchgeführt werden.
• Entitäten Geschäftseinheiten, Abteilungen, Standorte oder Schlüsselinitiativen, die sich innerhalb des Umfangs der Projektfunktion befinden

Deckung anzeigen

Nachdem Sie den Sicherungsplan definiert haben, können Sie die Deckung über verschiedene Projekte im Sicherungsplan nach Entitätenkategorie oder Entität anzeigen.

In jedem Sicherungsplan wird die Deckung in einer Tabelle angezeigt. Die Zeilen enthalten die einzelnen Projekte, die mit dem Plan verbunden sind, und die Spalten die markierten Entitäten.

Markierte Entitäten, die mit Projekten verbunden sind und Elemente innerhalb von Projekten (Ziele, Risiken, Kontrollen und Probleme) werden durch ein Häkchen gekennzeichnet. Entitäten, die nicht für Projekte oder Projektelemente markiert sind, aber die Teil der organisatorischen Entitätsstruktur sind, werden unter Nicht abgedeckte Entitäten (#) angegeben.

Strategische Risiken anzeigen

Innerhalb eines Sicherungsplans können Sie auf der Registerkarte Risiken sehen, wie Ihr Plan an den strategischen Risiken der Organisation ausgerichtet ist:

Fortschritt und verfügbare Ressourcen anzeigen

In jedem Sicherungsplan werden der Fortschritt der einzelnen Projekte im Plan, der Gesamtfortschritt des Plans und die Gesamtanzahl der verfügbaren Ressourcen (in Stunden), die dem Plan zugeteilt wurden, angezeigt.

Fortschritt und verfügbare Ressourcen werden im folgenden prozentualen Balkendiagrammen visualisiert:

Diagrammbezeichnung	Beispiel	Hinweise zur Art und Weise der Berechnung
Fortschritt		Die Summe der Einstufungen, die für jede Projektphase erhalten wurden, geteilt durch die maximale Einstufung, die Sie über alle Projektphasen und -ziele erhalten können. Weitere Informationen finden Sie unter Projektfortschrittsdiagramme verstehen.
Gesamtfortschritt		der durchschnittliche Fortschritt über alle Projekte im Sicherungsplan hinweg
Verfügbare Ressourcen insgesamt (Stunden)		Grüner Balken Die Summe der budgetierten Stunden für jedes Projekt im Vergleich mit den insgesamt verfügbaren Ressourcen, die im Sicherungsplan definiert sind Roter Balken Die Summe der budgetierten Stunden überschreitet die insgesamt verfügbaren Ressourcen (falls zutreffend) Tipp Bewegen Sie den Mauszeiger über die Abschnitte der Balken, um die Anzahl der Stunden anzuzeigen.

Beispiel

Berechtigungen

Benutzer mit der Rolle „Projektadministrator”, „Projektersteller” und „Administratoren für Sicherungspläne” können Sicherungspläne definieren.

Sicherungsplan erstellen

Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Sicherungsplan ein und definieren Sie die insgesamt verfügbaren Ressourcen und den Planungszeitraum.

1. Öffnen Sie Sicherungspläne.

   Die Seite Sicherungspläne wird geöffnet.

2. Klicken Sie auf + Plan erstellen.

   Der Seitenbereich Neuen Plan erstellen wird geöffnet.

3. Geben Sie Informationen in die folgenden Felder ein und klicken Sie auf Plan erstellen:

   Feld	Beschreibung
   Name des Sicherungsplans	der Titel eines Plans Die maximale Zeichenbegrenzung beträgt 255.
   Beschreibung Optional	eine Aussage über den Plan
   Verfügbare Ressourcen insgesamt (Stunden)	die Gesamtzahl der für die Projektarbeit verfügbaren Stunden
   Planungszeitraum	das Anfangs- und Enddatum des Plans, definiert in Jahren Tipp Normalerweise wird der Planungszeitraum als Kalenderjahr definiert.

   Ergebnis Der Sicherungsplan ist erstellt.

Projekte zum Sicherungsplan hinzufügen

Definieren Sie die Projekte, die die Grundlage für den Sicherungsplan bilden.

Klicken Sie auf + Zum Plan hinzufügen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Neues Projekt anlegen Richten Sie ein neues Projekt von Grund auf ein und fügen Sie es zum Sicherungsplan hinzu
• Aktive Projekte verknüpfen Fügen Sie bestehende aktive Projekte dem Sicherungsplan hinzu
• Projekt vortragen Tragen Sie ein aktives Projekt, ein archiviertes Projekt oder eine Projektvorlage vor und fügen Sie es dem Sicherungsplan hinzu

Neues Projekt erstellen

1. Geben Sie die grundlegenden Informationen zum Projekt ein und klicken Sie auf Weiter.

   Weitere Informationen finden Sie unter Projekte anlegen.

2. Optional. Wählen Sie die Ziele aus den Frameworks, um sie in das Projekt zu importieren.

   Hinweis

   Es gelten die folgenden Einschränkungen:

   • Um Ziele auszuwählen, muss Ihre Rolle´ die Anzeige von Zielen im Framework zulassen.

     Weitere Informationen zu Rollen finden Sie unter Berechtigungen der Projekte-App.

   • Sie können maximal 100 Ziele auswählen, um sie gleichzeitig aus Frameworks in das Projekt zu importieren.
   • Sie können keine Ziele aus Frameworks aus der Inhaltsbibliothek importieren.

   Situation	Schritte	Zusätzliche Informationen
   Sie möchten Ihren Sicherungsplan auf strategische Risiken stützen.	Wählen Sie unter Mit strategischen Risiken verknüpfte Ziele bestehende Ziele in Frameworks, die mit strategischen Risiken verknüpft sind. Klicken Sie auf Weiter.	Strategische Risiken werden in absteigender Reihenfolge zuerst nach der inhärenten Risikohitze und dann nach dem Datum der Erstellung sortiert. Weitere Informationen finden Sie unter Risikobehandlungen definieren.
   Der Sicherungsplan soll auf bestehenden Zielen aus Frameworks basieren.	Wählen Sie unter Alle Ziele aus bestehenden Zielen in Frameworks aus. Klicken Sie auf Weiter.	Ziele Mit strategischen Risiken verknüpfte Ziele sind in der Liste Alle Ziele enthalten.
   Sie haben keine bestehenden Frameworks oder Ziele.	Klicken Sie auf Weiter , um diesen Schritt zu überspringen oder neue Frameworks und Ziele zu erstellen: Erstellen Sie ein neues Ziel in einem vorhandenen Framework Klicken Sie auf + Ziel erstellen und wählen Sie das Framework aus der Dropdown-Liste aus. Erstellen Sie ein neues Ziel in einem neuen Framework Klicken Sie auf + Ziel erstellen und wählen Sie + Neues Framework erstellen... aus der Dropdown-Liste aus.	Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Frameworks und Ziele definieren.

3. Optional. Wählen Sie bestehende Entitäten aus, die für das Projekt zutreffen, und klicken Sie auf Weiter.

   Alle Entitäten, die zuvor für Ziele markiert wurden, werden vorausgewählt.

   Wenn Sie keine bestehenden Entitäten haben, klicken Sie auf Weiter, um diesen Schritt vorläufig zu überspringen und die Entitätenstruktur Ihrer Organisation zu einem späteren Zeitpunkt einzurichten. Weitere Informationen finden Sie unter Entitäts-Tagging einrichten.

4. Prüfen Sie das Projekt und finalisieren Sie es. Klicken Sie dann auf Projekt erstellen.

   Ergebnis Das neue Projekt wird dem Sicherungsplan hinzugefügt. Wenn Sie Ziele und Entitäten im Rahmen der Einrichtung ausgewählt haben, werden die Ziele aus dem oder den Frameworks in das neue Projekt importiert, und die Entitäten werden dem Sicherungsplan hinzugefügt.

Aktive Projekte verknüpfen

Wählen Sie die Projekte, die dem Sicherungsplan hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie auf Projekte verknüpfen.

Ergebnis Die bestehenden Projekte, Ziele und markierten Entitäten werden dem Sicherungsplan hinzugefügt.

Ein Projekt vortragen

1. Sie können nach dem Projekt, das dem Sicherungsplan hinzugefügt werden soll, suchen oder einen entsprechenden Filter erstellen.
2. Wählen Sie das Projekt und klicken Sie auf Weiter.
3. Geben Sie die grundlegenden Informationen zum Projekt ein und klicken Sie auf Weiter.

   Weitere Informationen finden Sie unter Projekte übertragen.

4. Prüfen Sie das Projekt und finalisieren Sie es. Klicken Sie dann auf Projekt speichern und vortragen.

   Ergebnis Das neue Projekt und alle für das Projekt markierten Entitäten werden dem Sicherungsplan hinzugefügt.

Sicherungsplan anzeigen oder aktualisieren

Sie können die Deckung anzeigen, Details eines Sicherungsplans aktualisieren oder Projekte dem Sicherungsplan hinzufügen bzw. Projekte aus dem Sicherungsplan entfernen.

1. Öffnen Sie auf der Seite Sicherungspläne den Sicherungsplan, der angezeigt oder aktualisiert werden soll.

   Sicherungspläne werden nach Planungszeitraum und alphabetisch nach Namen sortiert.

2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Deckung anzeigen Wählen Sie unter Deckung anzeigen in entweder Entitäten oder Kategorien und wählen Sie die entsprechende Entität oder Kategorie aus dem Filter.

     Aktion	Ergebnis
     Entitätenkategorie auswählen	zeigt die zugehörigen Entitäten als eigene Spalten in der Tabelle
     Entitäten der oberen Ebene wählen	zeigt die Root-Entitäten als eigene Spalten in der Tabelle
     Übergeordnete Entität auswählen	zeigt die direkt nachfolgenden Entitäten als eigene Spalten in der Tabelle
     Nicht abgedeckte Entitäten (#) anzeigen	zeigt eine gefilterte Liste an, die auf der von Ihnen ausgewählten Entität basiert Nicht abgedeckte Entitäten (#) wird ausgeblendet, wenn Sie eine Entitätskategorie auswählen.

   • Strategische Risiken anzeigen Klicken Sie auf die Registerkarte Risiken.

     Strategische Risiken werden in absteigender Reihenfolge zuerst nach der inhärenten Risikohitze und dann nach dem Datum der Erstellung sortiert.

   • Details eines Sicherungsplans aktualisieren Klicken Sie auf Plan bearbeiten.
   • Projekt zum Sicherungsplan hinzufügen Klicken Sie auf + Zum Plan hinzufügen und führen Sie die folgenden Schritte aus: Projekte zum Sicherungsplan hinzufügen.
   • Projekt aus dem Sicherungsplan entfernen Klicken Sie auf das neben dem Projekt in der Tabelle und klicken Sie auf Verknüpfung aufheben.
3. Optional. Nehmen die erforderlichen Aktualisierungen vor und speichern Sie Ihre Änderungen.

   Ergebnis Der Sicherungsplan wird aktualisiert.

Aktivitätsprotokoll anzeigen

Sie können den kompletten Verlauf der Änderungen an einem Sicherungsplan anzeigen.

1. Öffnen Sie den relevanten Sicherungsplan von Seite Sicherungspläne aus.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Aktivitäten.

   Ergebnis Das Aktivitätsprotokoll im Zusammenhang mit dem Sicherungsplan wird angezeigt.

3. Optional. Begrenzen Sie die in der Zusammenfassungstabelle angezeigten Aktionen mit Filteroptionen:

   Hinweis

   Sie können beliebige Filterauswahlen kombinieren, um die in der Tabelle angezeigten Aktionen zu präzisieren. Um alle angewendeten Filter zu löschen, klicken Sie auf Löschen.

   Filter	Beschreibung	Beispiel
   Datumsbereich	Legt den Datumsbereich fest, für den die Aktivitäten angezeigt werden. Aktionen, die zwischen dem Start- und dem Enddatum aufgetreten sind, werden angezeigt. Klicken Sie auf die Pfeilschaltflächen, um durch die Zeitperioden zu blättern. Sie können wöchentliche, monatliche oder benutzerdefinierte Datumsbereiche festlegen.	Letzte 30 Tage
   Benutzer	Beinhaltet nur Aktionen, die von den ausgewählten Benutzern durchgeführt wurden. Sie können einen oder mehrere Benutzer auswählen, um die betreffenden Daten gleichzeitig anzuzeigen.	John Doe

Bericht herunterladen

Laden Sie einen Sicherungsplanbericht im Format .docx oder .pdf herunter.

1. Navigieren Sie auf der Seite Sicherungspläne zu dem Sicherungsplan, der exportiert werden soll.
2. Klicken Sie auf das Überlaufsymbol und wählen Sie entweder Als Word-Datei exportieren oder Als PowerPoint-Datei exportieren aus.
3. Klicken Sie auf Herunterladen.

   Ergebnis Der Sicherungsplanbericht wird auf Ihren Rechner heruntergeladen.

   • Word Name_der_Organisation Bericht zum Sicherungsplan Datum.docx
   • PowerPoint Name_der_Organisation Bericht zum Sicherungsplan Datum.pptx

Sicherungsplan löschen

Löschen Sie einen Sicherungsplan, um ihn unwiderruflich aus der Projekte-App zu entfernen.

1. Navigieren Sie auf der Seite Sicherungspläne zu dem Sicherungsplan, der gelöscht werden soll.
2. Klicken Sie auf das Überlaufsymbol neben dem Plan, wählen Sie Plan löschen und klicken Sie zur Bestätigung auf Plan löschen.

   Ergebnis Der Sicherungsplan wird gelöscht.