Mit Kontrollen arbeiten

Eine Kontrolle kann jegliche geplante Aktion zur Beilegung eines Risikos in Ihrer Organisation sein. Die Kontrolle reduziert den Schweregrad und die Auswirkung des Risikos und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Risiko in Ihrer Organisation eintritt.

Eine Kontrolle hinzufügen

So können Sie eine Kontrolle im Risikomanager hinzufügen:

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Kontrollen und wählen Sie + Kontrolle hinzufügen aus.

    Das Dialogfeld Kontrolle hinzufügen wird geöffnet.

  3. Geben Sie im Bereich Kontrolle hinzufügen einen Namen für die Kontrolle ein.
  4. Fügen Sie alle weiteren erforderlichen Details hinzu und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Kontrolle hinzufügen, um die Kontrolle zu speichern und den Bereich zu schließen.
    • Speichern & neue/n/s hinzufügen, um die Kontrolle zu speichern und eine weitere hinzuzufügen.

    Ihre Kontrollen werden nach dem Hinzufügen erstellt.

  5. (Optional) Wählen Sie den Namen der Kontrolle aus, um die detaillierte Kontrollseite anzuzeigen, und fügen Sie weitere Details hinzu.

Eigentümer einer Kontrolle hinzufügen oder ändern

So können Sie den Eigentümer einer Kontrolle hinzufügen oder aktualisieren:

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Kontrollen aus.
  3. Wählen Sie in der Liste der Kontrollen den Namen der Kontrolle aus, deren Eigentümer Sie hinzufügen oder aktualisieren möchten.

    Die Registerkarte Details wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Feld Kontrolleigentümer einen Benutzer aus und wählen Sie anschließend Änderungen speichern aus.

    Die Kontrolle wird dem ausgewählten Benutzer zugewiesen und es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den zugewiesenen Benutzer gesendet.

Eine Kontrolle durch verschiedene Workflows bewegen

Nach der Erstellung einer Kontrolle können Sie sie in Abhängigkeit von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen durch verschiedene Workflow-Zustände bewegen. Möglicherweise erfordern einige Workflow-Zustände das Ausfüllen bestimmter Felder, um sicherzustellen, dass die Kriterien für das Verschieben der Kontrolle erfüllt sind.

So können Sie eine Kontrolle vom Zustand Entwurf in Identifizierung verschieben:

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontrolle den Namen der Kontrolle aus, mit der Sie arbeiten möchten.

    Die Kontrollseite mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

  3. Geben Sie die Informationen über die Kontrolle ein, einschließlich ID, Beschreibung und Eigentümer.
  4. Wählen Sie Änderungen speichern.
  5. Wählen Sie rechts oben Identifizieren aus.

    Der Workflow-Status ändert sich in Identifizierung.

Hinweis

Sie können die oben erwähnten Schritte befolgen, um die Kontrolle je nach Bedarf durch die übrigen Workflow-Zustände zu verschieben.

Eine Kontrolle mit verschiedenen Objekten verknüpfen

Eine Kontrolle ist mit verschiedenen Anlagen und anderen Bibliotheksobjekten in Ihrer Organisation verknüpft. Durch die Erfassung dieser Beziehung und die Verknüpfung der Kontrolle mit den Bibliotheksobjekten wird ein Kontext für die Kontrolle in der Bibliothek und seine Auswirkungen auf die zugehörigen Objekte festgelegt.

So können Sie eine Kontrolle mit verschiedenen Objekten verknüpfen:

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Wählen Sie den Namen der Kontrolle aus, mit der Sie arbeiten möchten.

    Die Kontrolldetailseite mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

  3. Gehen Sie zur Registerkarte Beziehung und führen Sie folgende Schritte aus:
    • Um ein Risiko zu verknüpfen, wählen Sie Risiken verknüpfen aus.

      Das Dialogfeld Risiken verknüpfen wird geöffnet.

      1. Wählen Sie den Risikotyp und das Risiko aus.
      2. Wählen Sie Risiken verknüpfen aus.

        Das Risiko wird mit der Kontrolle verknüpft.

    • Um eine Anlage zu verknüpfen, wählen Sie Anlagen verknüpfen aus.

      Das Dialogfeld Anlagen verknüpfen wird geöffnet.

      1. Wählen Sie den Anlagentyp und die Anlage aus.
      2. Wählen Sie Anlagen verknüpfen aus.

        Die Anlage wird mit der Kontrolle verknüpft.

    • Um eine Kontrollbewertung zu verknüpfen, wählen Sie Kontrollbewertungen verknüpfen aus.

      Das Dialogfeld Kontrollbewertungen verknüpfen wird geöffnet.

      1. Wählen Sie den Kontrollbewertungstyp und die Kontrollbewertung aus.
      2. Wählen Sie Kontrollbewertungen verknüpfen aus.

        Die Kontrollbewertung wird mit der Kontrolle verknüpft.

Hinweis

  • Sie können dieselben Schritte wie oben durchführen, um eine Kontrolle mit zusätzlichen Bibliotheksobjekten, z. B. andere Kontrollen, Prozesse und Ziele, zu verknüpfen, wenn diese Objekte im Risikomanager konfiguriert sind.
  • Sie können von der Startseite aus Objekte verknüpfen, indem Sie die Kontrollzeile erweitern und auf Beziehung hinzufügen klicken. Dies gilt nur, wenn Sie die Kontrolle noch nicht mit einem Objekt verknüpft haben.
  • Wenn Sie Objekte miteinander verknüpfen, wird eine gegenseitige Verknüpfung erstellt. Beispiel: Wenn Sie ein Risiko mit einer Kontrolle verknüpfen, wird das verknüpfte Risiko auf der Registerkarte „Beziehung“ der Kontrolle und die Kontrolle auf der Registerkarte „Beziehung“ des Risikos angezeigt. Wenn die Verknüpfung nicht in beide Richtungen geht, wenden Sie sich an den Support.

Die Verknüpfung der Kontrolle mit anderen Objekten aufheben

Sie können die Verknüpfung einer Kontrolle mit verschiedenen Anlagen und anderen Bibliotheksobjekten aufheben.

So können Sie die Verknüpfung einer Kontrollbeziehung aufheben:

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Wählen Sie die Kontrolle aus, mit der Sie arbeiten möchten.

    Die Kontrolldetailseite mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

  3. Gehen Sie zur Registerkarte Beziehung und wählen Sie das Symbol für die Aufhebung der Verknüpfung auf dem Objekt aus, von dem Sie die Verknüpfung entfernen möchten.

    Das Dialogfeld Beziehung trennen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie Objekt trennen aus.

    Die Verknüpfung mit der Kontrolle wird aufgehoben.

Eine Kontrolle einer Organisationseinheit zuordnen

Erstellen Sie eine Beziehung zwischen einer Kontrolle im Risikomanager und einer Organisationseinheit. Organisationseinheiten bilden das Fundament des Unternehmens und verbinden verschiedene organisatorische Entitäten in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. In dieser Hierarchie werden auch Angaben zu Abteilungen und Geschäftseinheiten gespeichert. Sie können eine Kontrolle mehreren Organisationseinheiten zuordnen.

So ordnen Sie eine Kontrolle einer Organisationseinheit zu:

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontrolle den Namen der Kontrolle, die Sie aktualisieren möchten.

    Die Seite mit den Kontrolldetails wird angezeigt.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Details im Feld Zugehörige Organisationseinheit eine der vorkonfigurierten Organisationseinheiten aus, mit denen Sie die Kontrolle verknüpfen möchten.

  4. Wählen Sie Auswahl anwenden.

  5. Wählen Sie Änderungen speichern.

    Die Kontrolle wird aktualisiert. Auf der Startseite des Risikomanagers können Sie auf der Registerkarte Kontrolle in der Spalte Organisationseinheit die Organisationseinheit anzeigen, die dem jeweiligen Risiko zugeordnet ist.

Hinweis

Die Hierarchie der Organisationseinheiten wird von den Systemadministratoren in Ihrer Organisation vorkonfiguriert. Weitere Informationen über die Hierarchien in der Organisationsstruktur erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Wenn Sie ein Systemadministrator sind, können Sie die Liste der vorkonfigurierten Organisationseinheiten in den Plattform-Einstellungen anzeigen (navigieren Sie zu Plattform-Einstellungen und wählen Sie Organisationsstruktur aus). Weitere Informationen über Organisationseinheiten finden Sie unter Organisationsstruktur.

Kontrollbewertung erstellen

Um den potenziellen Bedrohungsgrad einer Kontrolle für die Organisation zu bewerten, können Risikomanager den Kontrollen Kontrollbewertungen hinzufügen. Bewertungen werden auf der Grundlage der Objekte erstellt, mit denen sie verknüpft sind. Weitere Informationen finden Sie unter Wie werden Bewertungen generiert?.

So können Sie eine Kontrollbewertung erstellen:

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontrolle die Kontrolle aus, für die Sie eine Kontrollbewertung erstellen möchten.

  3. Gehen Sie auf der Seite Kontrolldetails zur Registerkarte Kontrollbewertung.

  4. Wählen Sie Kontrollbewertung hinzufügen aus.

  5. Im Dialogfeld Kontrollbewertung hinzufügen:

    1. Geben Sie einen Namen für die Kontrollbewertung ein.
    2. Wählen Sie Kontrollbewertung hinzufügen aus.

  6. Gehen Sie auf der Seite Details der Kontrollbewertung wie folgt vor:

    1. Geben Sie eine Referenz-ID an und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.

    2. Weisen Sie einen Eigentümer für die Risikobewertung zu.

    3. (Optional) Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.

  7. Wählen Sie Änderungen speichern. Die Kontrollbewertung wird erstellt und eine E-Mail mit dem Link zur zugewiesenen Bewertung an den Bewertungseigentümer gesendet.

    Geben Sie die erforderlichen Details für die Kontrollbewertung ein und wählen Sie Änderungen speichern aus.

Eine Kontrolle bewerten

Nachdem Sie die Kontrolle hinzugefügt und identifiziert haben, können Sie die Kontrolle bewerten, indem Sie die Wirksamkeit der Kontrolle analysieren.

So können Sie eine Kontrolle bewerten:

  1. Melden Sie sich über den Link in der E-Mail, die Sie erhalten haben, bei Diligent One an. Die Risikomanager-App wird geöffnet.

  2. Gehen Sie auf der Seite Details der Kontrollbewertung wie folgt vor:

    1. Wählen Sie Werte für Auswirkung und Wahrscheinlichkeit aus.

    2. Wählen Sie eine inhärente Risikoeinstufung aus der Dropdown-Liste.

  3. Wählen Sie Änderungen speichern aus, um die Kontrollbewertung zu aktualisieren.

Bewertungen werden anhand der mit der Kontrolle verknüpften Objekte generiert. Mehr erfahren Sie unter Wie werden Bewertungen generiert?

Wie werden Kontrollbewertungen generiert?

Kontrollbewretungen werden basierend auf der Zuordnung eines Risikos zu einer Kontrolle generiert.

Weitere Informationen finden Sie unter Wie werden Bewertungen generiert?

Hinweis

Sie können Risikobewertungen auch manuell von der Registerkarte Bewertungen hinzufügen.

Eine Kontrolle löschen

So können Sie eine Kontrolle löschen:

  1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Risikomanager-App aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln. Die Startseite der Risikomanager-App wird angezeigt.

  2. Wählen Sie die Kontrolle aus, die Sie löschen möchten.

    Die Kontrolldetailseite wird geöffnet.

  3. Wählen Sie oben rechts Mehr Optionen und dann Löschen aus.
  4. Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld Löschen aus.

    Die Kontrolle wird gelöscht.