Mit Kontrollen arbeiten

Eine Kontrolle ist eine geplante Maßnahme oder ein Mechanismus zur Beilegung eines Risikos in Ihrer Organisation. Durch die Implementierung von Kontrollen werden die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Risiken verringert, wodurch die Geschäftskontinuität und ein effektives Risikomanagement gewährleistet werden.

Eine Kontrolle hinzufügen

Um eine Kontrolle hinzuzufügen:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Kontrollen und wählen Sie + Kontrolle hinzufügen aus.

    Der Bereich Kontrolle hinzufügen wird geöffnet.

  3. Geben Sie im Bereich Kontrolle hinzufügen einen Namen für die Kontrolle ein.
  4. Geben Sie zusätzliche Details an und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:
    • Kontrolle hinzufügen, um die Kontrolle zu speichern und den Bereich zu schließen.
    • Speichern & neue/n/s hinzufügen, um die Kontrolle zu speichern und eine weitere hinzuzufügen.

    Die Kontrolle wird erstellt.

  5. (Optional) Um zusätzliche Details anzuzeigen oder zu bearbeiten, wählen Sie den Namen der Kontrolle, um die Seite mit den Kontrolldetails zu öffnen.

Eigentümer einer Kontrolle hinzufügen oder aktualisieren

So können Sie einen Eigentümer einer Kontrolle hinzufügen oder aktualisieren:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Kontrollen aus.
  3. Wählen Sie in der Kontrollliste den Namen der Kontrolle, die Sie aktualisieren möchten.

    Die Registerkarte Details wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Feld Kontrolleigentümer einen Benutzer aus und wählen Sie anschließend Änderungen speichern.

    Die Kontrolle wird dem ausgewählten Benutzer zugewiesen. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird automatisch an den zugewiesenen Benutzer gesendet.

Eine Kontrolle durch verschiedene Workflows bewegen

Nach der Erstellung einer Kontrolle können Sie sie in Abhängigkeit von Anforderungen durch verschiedene Workflow-Zustände bewegen. Einige Workflow-Zustände erfordern das Ausfüllen bestimmter Felder. Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen eingegeben wurden, bevor Sie mit der Kontrolle fortfahren.

So verschieben Sie eine Kontrolle vom Zustand Entwurf in den Zustand Identifikation:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Kontrolle und wählen Sie den Namen der Kontrolle aus, die Sie aktualisieren möchten.

    Die Kontrolldetailseite mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

  3. Geben Sie die Informationen zu der Kontrolle ein, einschließlich ID, Beschreibung und Eigentümer.
  4. Wählen Sie Änderungen speichern.
  5. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Identifizieren.

    Der Workflow-Status ändert sich in Identifizierung.

Hinweis

Sie können die Schritte oben befolgen, um die Kontrolle nach Bedarf durch die übrigen Workflow-Zustände zu bewegen.

Eine Kontrolle mit verschiedenen Objekten verknüpfen

Eine Kontrolle ist mit verschiedenen Anlagen und anderen Bibliotheksobjekten in Ihrer Organisation verknüpft. Durch diese Verknüpfungen erhalten Sie einen Kontext für die Kontrolle und können deren Auswirkungen auf die zugehörigen Objekte verstehen.

So verknüpfen Sie eine Kontrolle mit verschiedenen Objekten:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Wählen Sie den Namen der Kontrolle aus, mit der Sie arbeiten möchten.

    Die Kontrolldetailseite mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

  3. Navigieren Sie zur Registerkarte Beziehung und führen Sie je nach dem, was Sie verknüpfen möchten, folgende Schritte aus:
    • So verknüpfen Sie ein Risiko:
      1. Wählen Sie Risiken verknüpfen aus.

      2. Im Dialogfeld Risiken verknüpfen:

        1. Wählen Sie den Risikotyp und das spezifische Risiko aus.
        2. Wählen Sie Risiken verknüpfen aus.

          Das Risiko ist jetzt mit der Kontrolle verknüpft.

    • So verknüpfen Sie eine Anlage:
      1. Wählen Sie Anlagen verknüpfen aus.

      2. Im Dialogfeld Anlagen verknüpfen:

        1. Wählen Sie den Anlagentyp und die spezifische Anlage aus.
        2. Wählen Sie Anlagen verknüpfen aus.

          Die Anlage ist jetzt mit der Kontrolle verknüpft.

    •  So verknüpfen Sie eine Kontrollbewertung:
      1. Wählen Sie Kontrollbewertungen verknüpfen aus.

      2. Im Dialogfeld Kontrollbewertungen verknüpfen:

        1. Wählen Sie den Kontrollbewertungstyp und die spezifische Kontrollbewertung aus.
        2. Wählen Sie Kontrollbewertungen verknüpfen aus.

          Die Kontrollbewertung ist jetzt mit der Kontrolle verknüpft.

Hinweis

  • Verwenden Sie denselben Prozess, um die Kontrolle mit Bibliotheksobjekten wie anderen Kontrollen, Prozessen und Zielen zu verknüpfen, wenn diese Objekttypen in Ihrer Risikomanager-Instanz konfiguriert sind.
  • Auf der Startseite können Sie Objekte verknüpfen, indem Sie die Kontrollzeile erweitern und Beziehung hinzufügen auswählen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Kontrolle noch nicht mit einem Objekt verknüpft ist.
  • Wenn Sie eine Kontrolle mit einem anderen Objekt verknüpfen, wird eine bidirektionale Verknüpfung erstellt. Wenn Sie beispielsweise ein Risiko mit einer Kontrolle verknüpfen, wird die Beziehung auf der Registerkarte Beziehung sowohl des Risikos als auch der Kontrolle angezeigt. Wenn die Verknüpfung nicht korrekt angezeigt wird, wenden Sie sich an den Support.

Verknüpfung einer Kontrolle mit anderen Objekten aufheben

Sie können vorhandene Beziehungen zwischen einer Kontrolle und zugehörigen Anlagen oder anderen Bibliotheksobjekten entfernen.

So heben Sie die Verknüpfung einer Kontrolle mit anderen Objekten auf:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Wählen Sie die Kontrolle aus, mit der Sie arbeiten möchten.

    Die Kontrolldetailseite mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

  3. Wechseln Sie zur Registerkarte Beziehung und wählen Sie das Symbol zur Aufhebung der Verknüpfung neben dem Objekt, dessen Verknüpfung Sie aufheben möchten.
  4. Wählen Sie im Dialogfeld Beziehung trennen die Option Objekt trennen aus.

    Das Objekt wird von der Kontrolle entfernt.

Eine Kontrolle einer Organisationseinheit zuordnen

Sie können eine Kontrolle in Risikomanager einer oder mehreren Organisationseinheiten zuordnen. Diese Einheiten bilden das Fundament des Unternehmens und verbinden verschiedene organisatorische Entitäten in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. In dieser Hierarchie werden auch Angaben zu Abteilungen und Geschäftseinheiten gespeichert.

So ordnen Sie eine Kontrolle einer Organisationseinheit zu:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontrolle den Namen der Kontrolle, die Sie aktualisieren möchten.

    Die Seite mit den Kontrolldetails wird angezeigt.

  3. Suchen Sie in der Registerkarte Details im Feld Zugehörige Organisationseinheit eine oder mehrere vorkonfigurierte Organisationseinheiten aus, die Sie der Kontrolle zuordnen möchten.

  4. Wählen Sie Auswahl anwenden.

  5. Wählen Sie Änderungen speichern.

    Die Kontrolle wird aktualisiert. Auf der Startseite des Risikomanagers können Sie auf der Registerkarte Kontrolle in der Spalte Organisationseinheit die zugeordnete Organisationseinheit anzeigen.

    Hinweis

    • Die Hierarchie der Organisationseinheiten wird von den Systemadministratoren in Ihrer Organisation vorkonfiguriert. Weitere Informationen über die Hierarchien in der Organisationsstruktur erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator.

    • Wenn Sie ein Systemadministrator sind, navigieren Sie zu Plattform-Einstellungen und wählen Sie Organisationsstruktur aus, um die Liste der vorkonfigurierten Organisationseinheiten anzuzeigen und zu verwalten. Weitere Informationen zu Organisationseinheiten finden Sie unter Organisationsstruktur.

Problem für eine Kontrolle erstellen

Sie können Probleme jetzt direkt über die Risikomanager-App erstellen. Wenn Sie Problem hinzufügen auswählen, werden Sie zur Problemmanager-App weitergeleitet, um die Details einzugeben. Nachdem ein Problem erstellt wurde, wird es auf der Seite Probleme angezeigt. Wählen Sie in der linken Navigation Probleme aus, um alle erstellten Probleme anzuzeigen und zu verfolgen.

So erstellen Sie ein Problem:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Gehen Sie auf der Seite Kontrolldetails zur Registerkarte Probleme.

  3. Wählen Sie Problem hinzufügen aus.

  4. Wählen Sie den Problemtyp, der erstellt werden soll: Problem, Vorfall oder Ausnahme.

  5. Geben Sie auf der Seite Problem hinzufügen die erforderlichen Details ein. Ausführliche Anweisungen finden Sie unter Problem hinzufügen.

  6. Wählen Sie Hinzufügen aus. Das Problem wird auf der Registerkarte Probleme angezeigt.

Kontrollbewertung erstellen

Kontrollbewertungen helfen bei der Bewertung der Wirksamkeit einer Kontrolle zur Risikoreduzierung. Bewertungen werden basierend auf der Beziehung der Kontrolle zu anderen Objekten generiert.

So erstellen Sie eine Kontrollbewertung:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Kontrolle die Kontrolle aus, für die Sie eine Kontrollbewertung erstellen möchten.

  3. Gehen Sie auf der Seite Kontrolldetails zur Registerkarte Kontrollbewertung.

  4. Wählen Sie Kontrollbewertung hinzufügen aus.

  5. Im Dialogfeld Kontrollbewertung hinzufügen:

    1. Geben Sie einen Namen für die Kontrollbewertung ein.
    2. Wählen Sie Kontrollbewertung hinzufügen aus.

  6. Gehen Sie auf der Seite Details der Kontrollbewertung wie folgt vor:

    1. Geben Sie eine Referenz-ID an und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.

    2. Weisen Sie einen Eigentümer für die Risikobewertung zu.

    3. (Optional) Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.

  7. Wählen Sie Änderungen speichern aus. Die Kontrollbewertung wird erstellt und eine E-Mail mit dem Link zur zugewiesenen Bewertung an den Bewertungseigentümer gesendet.

Problem für eine Kontrollbewertung erstellen

Sie können Probleme jetzt direkt über die Risikomanager-App erstellen. Wenn Sie Problem hinzufügen auswählen, werden Sie zur Problemmanager-App weitergeleitet, um die Details einzugeben. Nachdem ein Problem erstellt wurde, wird es auf der Seite Probleme angezeigt. Wählen Sie in der linken Navigation Probleme aus, um alle erstellten Probleme anzuzeigen und zu verfolgen.

So erstellen Sie ein Problem:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Gehen Sie auf der Detailseite Kontrollbewertung zur Registerkarte Probleme.

  3. Wählen Sie Problem hinzufügen aus.

  4. Wählen Sie den Problemtyp, der erstellt werden soll: Problem, Vorfall oder Ausnahme.

  5. Geben Sie auf der Seite Problem hinzufügen die erforderlichen Details ein. Ausführliche Anweisungen finden Sie unter Problem hinzufügen.

  6. Wählen Sie Hinzufügen aus. Das Problem wird auf der Registerkarte Probleme angezeigt.

Eine Kontrolle bewerten

Sobald Ihre Kontrolle hinzugefügt und identifiziert wurde, können Sie sie bewerten, indem Sie die Effektivität der Kontrolle analysieren.

So bewerten Sie eine Kontrolle:

  1. Melden Sie sich über den Link in der E-Mail, die Sie erhalten haben, bei Diligent One an. Die Risikomanager-App wird geöffnet.

  2. Gehen Sie auf der Seite Details der Kontrollbewertung wie folgt vor:

    1. Wählen Sie Werte für Auswirkung und Wahrscheinlichkeit aus.

    2. Wählen Sie eine inhärente Risikoeinstufung aus der Dropdown-Liste.

  3. Wählen Sie Änderungen speichern aus, um die Kontrollbewertung zu aktualisieren.

Bewertungen werden anhand der mit der Kontrolle verknüpften Objekte generiert.

Eine Kontrolle löschen

So löschen Sie eine Kontrolle:

  1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

    Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

  2. Wählen Sie die Kontrolle aus, die Sie löschen möchten.

    Die Seite mit den Kontrolldetails wird angezeigt.

  3. Wählen Sie oben rechts Mehr Optionen und dann Löschen aus.
  4. Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld Löschen aus.

    Die Kontrolle wird gelöscht.