AdministraciónAdministración de notificaciones de correo electrónico de Diligent One
Utilice la Configuración de notificaciones de la plataforma Diligent One para controlar qué notificaciones por correo electrónico están disponibles para los usuarios de su organización y cómo se envían.
Usted puede:
Habilitar o deshabilitar categorías de notificación específicas para una aplicación.
Establecer si una categoría la aplicada la organización o la administran usuarios individuales.
Controlar si la agrupación de correos electrónicos está disponible para una categoría y definir el comportamiento predeterminado de agrupación de la organización.
El comportamiento de la notificación se determina en tres niveles:
Predeterminado del sistemaDiligent One define las categorías de notificación, los comportamientos predeterminados y las opciones de configuración disponibles.
Administradores (nivel de organización)Los administradores del sistema pueden configurar lo siguiente:
Desactivar una categoría para todos en la organización.
Aplicar las notificaciones para una categoría a fin de que todos los usuarios reciban notificaciones y no las puedan desactivar.
Permitir a los usuarios controlar una categoría para que decidan si reciben ese tipo de notificación.
Habilitar o deshabilitar la agrupación de correos electrónicos para una categoría y establecer el comportamiento de agrupación predeterminado en toda la organización, si se admite.
UsuarioCuando una categoría se establece como controlable por el usuario, los usuarios pueden administrar sus preferencias en la página Preferencias de notificación en el menú Perfil. Para obtener más información, consulte Administración de notificaciones por correo electrónico.
Los usuarios que informan no haber recibido las notificaciones por correo electrónico, tal vez deban revisar su filtro de correo no deseado.
Las notificaciones por correo electrónico se envían desde las direcciones notifications@diligentoneplatform.com o notifications@highbond.com, a menos que en su empresa hayan configurado un remitente personalizado. Para obtener más información, consulte Configurar un remitente de correo electrónico personalizado.
La configuración a nivel de organización siempre tiene prioridad. Si una categoría se desactiva o se aplica a nivel de la organización, los usuarios no pueden anularla en sus preferencias personales.
También puede agrupar varias notificaciones para reducir el número de correos electrónicos de notificación de la misma categoría. Cuando se habilita la agrupación para una categoría, el servicio de notificaciones recopila las notificaciones de cada usuario durante un período y las envía juntas en función de la programación que configura a nivel de organización o que elijan los usuarios individuales, si se permite.
Aplicaciones
Las aplicaciones disponibles dependen de la edición de Diligent One en uso (estándar o premium) y de si su organización ha comprado complementos de aplicaciones.
Para obtener más información, consulte Suscripciones, ediciones y capacidades.
Nota
Las categorías de notificación no están disponibles actualmente para todas las aplicaciones.
Idioma del correo electrónico
Cuando se envía un correo electrónico a una dirección que pertenece a un usuario, el contenido del correo electrónico se muestra en la configuración de idioma del usuario. Cuando se envía un correo electrónico a una dirección que no pertenece a un usuario, el contenido del correo electrónico se muestra utilizando la configuración de idioma predeterminado de la organización.
Agrupación de correos electrónicos para categorías de notificación
Utilice la agrupación de correos electrónicos para controlar la frecuencia con la que los usuarios reciben correos electrónicos para categorías de notificaciones de gran volumen. Una categoría de notificación es un grupo de notificaciones relacionadas con nombre que se administran juntas.
La agrupación de correos electrónicos está configurada por categoría de notificación.
Como administrador del sistema, usted decide si la agrupación está disponible para una categoría y establece la frecuencia de agrupación predeterminada para todos los usuarios de la organización, como enviar inmediatamente, cada pocos minutos, cada hora o una vez al día.
Si su configuración lo permite, los usuarios pueden cambiar la frecuencia de agrupación para una categoría en sus propias preferencias de notificación. Para obtener más información, consulte Administración de notificaciones por correo electrónico.
Si la agrupación está deshabilitada para una categoría o configurada como Inmediatamente, a medida que las actualizaciones estén disponibles, las notificaciones para esa categoría se envían como correos electrónicos individuales.
Definir la configuración de notificación
Como administrador del sistema, puede definir qué configuración de notificación pueden configurar los usuarios y establecer las preferencias predeterminadas de acuerdo con las pautas de su organización.
Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).
Nota
Si su empresa utiliza más de una organización en la plataforma Diligent One, asegúrese de que la organización apropiada esté activa.
- En el navegador de la izquierda, seleccione Configuración de la plataforma.
La navegación de la izquierda muestra las diferentes opciones de configuración de la plataforma.
- En Gestión de la organización, seleccione Configuración de notificación.
- En la página Configuración de notificación, seleccione el botón Definir ajustes junto a Preferencias de notificación específicas del producto.
- En la página Configuración de notificaciones específicas del producto, en la lista de aplicaciones integradas, expanda la aplicación para la que desea configurar los ajustes.
- En la lista de categorías, seleccione el botón Configurar junto a la categoría para la que desea definir la configuración.
- En la panel de configuración, haga lo siguiente:
Los usuarios pueden activar o desactivar notificacionesSeleccione Sí o No según si se debe permitir a los usuarios controlar una categoría.
El estado de las notificaciones predeterminado para todos los usuariosActive o Desactive la opción para establecer el estado de las notificaciones predeterminado.
Establecer detallesSeleccione Sí o No según si se debe permitir a los usuarios agrupar y programar correos electrónicos.
Seleccione la opción de agrupación predeterminada para todos los usuariosEn función de la frecuencia con la que desea agrupar los correos electrónicos, seleccione una de las siguientes opciones:
Tan pronto como estén disponibles las actualizaciones
Agrupado cada 5 minutos
Agrupado cada 15 minutos
Agrupado cada 60 minutos
Agrupado diario a las - De la lista desplegable, seleccione la hora en la que se envía el correo electrónico agrupado.
Seleccione Guardar.
Información detallada
Correos electrónicos de la plataforma Diligent OneSe envían correos electrónicos desde la plataforma Diligent One para notificar a los usuarios lo siguiente:
- la(s) activación(es) de su cuenta
- cambios hechos a su cuenta
- ser agregado como propietario del grupo
Las organizaciones habilitadas para SSO no reciben algunos correos electrónicos
Los usuarios que pertenecen a organizaciones habilitadas para SSO no reciben correos electrónicos de invitación y activación. Cuando SSO está habilitado, los usuarios simplemente pueden iniciar sesión en la plataforma Diligent One yendo a www.diligentoneplatform.com, haciendo clic en Iniciar sesión en un dominio personalizado y proporcionando el dominio personalizado que les fue asignado.
Lista de notificaciones por correo electrónico de la plataforma Diligent One
| Tipo de notificación | Asunto del correo electrónico | Ocurrencia del correo electrónico | Administrador del sistema | Usuario |
|---|---|---|---|---|
| Activación de la cuenta | Active su cuenta | Cuando se ha creado su cuenta de Diligent One | ||
Inicie sesión en su cuenta | Cuando usted ha sido invitado como usuario a una organización existente en la plataforma Diligent One | |||
| Cambios de la cuenta | Cambios en su cuenta |
| ||
| Cambios en su correo electrónico |
| |||
| Cambio de contraseña | Restablezca su contraseña. | Cuando hace una solicitud para cambiar su contraseña | ||
| Agregado de usuarios en forma masiva | Usuarios agregados a Nombre_de_la_organización | Cuando un administrador del sistema ha agregado usuarios de forma masiva a la plataforma Diligent One con éxito | ||
| Corrija los errores para agregar a los usuarios restantes | Cuando un administrador del sistema ha cargado usuarios de forma masiva en la plataforma Diligent One, pero no todos los usuarios se han agregado correctamente | |||
| Grupos | Administre los miembros en su grupo | Cuando lo agregan como propietario de grupo, tiene permiso para administrar el acceso de los usuarios a diferentes recursos en Diligent One | ||
| Nombre_de_grupo ahora está desactivado | Cuando un administrador del sistema desactiva un grupo y usted es el propietario del grupo | |||
| Nombre_de_grupo ahora está activado | Cuando un administrador del sistema habilita un grupo y usted es el propietario del grupo |
= Recibe notificación por correo electrónico
= No recibe notificación por correo electrónico
Correos electrónicos de EstrategiaEn la aplicación Estrategia, puede suscribirse a segmentos operativos y objetivos estratégicos identificados en su Mapa de la estrategia para recibir actualizaciones sobre riesgos. Una vez suscrito, recibirá un correo electrónico de resumen diario desde Diligent One una vez al día a las 00:00 (UTC). Todos los usuarios de Estrategia que se han suscrito a las actualizaciones reciben el correo electrónico.
¿Cuándo se envía el resumen diario por correo electrónico?
El correo electrónico se envía cuando:
- se hace un nuevo comentario
- un archivo se adjunta a un riesgo
- las calificaciones del riesgo inherente cambian (automatizadas utilizando controladores de evaluación)
- se ha deshabilitado un controlador de evaluación debido a un error
Ejemplo
Suscribirse a actualización de correos electrónicos
Escenario
Un director de administración se suscribe al segmento operativo de EMEA (Europa, Medio Oriente y África). Un miembro del personal hace un comentario y adjunta un nuevo documento a un riesgo asociado con el segmento operativo de EMEA.
Resultado
El director de administración recibe el correo electrónico de resumen diario que:
- nota el nuevo comentario y el archivo asociado con el riesgo
- proporciona un enlace al riesgo actualizado en Estrategia
Suscribirse a las actualizaciones de correos electrónicos
En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Estrategia para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Estrategia.
- En la página de inicio de Estrategia, seleccione la ficha Configuración.
- Si es administrador de Estrategia, se abre la página Usuarios.
- Si es un ejecutivo supervisor o un revisor supervisor, se abrirá la página Mis notificaciones.
- Si es administrador de Estrategia, seleccione Mis notificaciones.
- Para cada segmento operativo u objetivo estratégico, seleccione la casilla para suscribirse a actualizaciones acerca de los riesgos o bien desactive la casilla de verificación para dejar de recibir actualizaciones.
- Haga clic en Actualizar. Se guarda la configuración de la suscripción.
Los correos electrónicos de la aplicación ProyectosSe envían mensajes de correo electrónico desde Proyectos para notificar a los usuarios acerca de:
- solicitudes, revisiones, tareas o acciones asignadas
- cambios en los proyectos
Configurar la frecuencia con la que se envían los recordatorios
Si necesita enviar recordatorios recurrentes sobre acciones y solicitudes, puede configurar la frecuencia con la que deben enviarse las notificaciones por correo electrónico a los propietarios y personas que reciben la copia.
Puede enviar recordatorios recurrentes:
- programados de forma diaria, semanal o mensual
- en un horario personalizado basado en "la cantidad x" de días antes de la fecha de vencimiento
Ejemplo
Configuración de recordatorios recurrentes
Escenario
Usted crea una solicitud y especifica como fecha de vencimiento el 3 de mayo de 2019. También configura sus ajustes de las notificaciones de la siguiente manera:
- Enviar recordatorios recurrentesSemanalmente
- Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento5, 3, 1, en blanco, en blanco
Resultado
Los correos electrónicos de recordatorio para la solicitud se envían semanalmente (todos los lunes) antes del 3 de mayo de 2019. También se envían correos electrónicos recordatorios adicionales para la solicitud 5 días, 3 días y 1 día antes del 3 de mayo de 2019.
Después del 3 de mayo de 2019, los correos electrónicos de recordatorio continúan enviándose semanalmente, hasta que la solicitud se cierre, elimine o asigne a otra persona. Si la persona asignada a la solicitud se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.
Pasos
En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
En Administración del sistema, seleccione Administrar tipos de proyectos.
Vaya al tipo de proyecto adecuado y selecciona Editar.
En la página Administrar tipos de proyecto, seleccione la ficha Notificaciones.
Configure los siguientes campos y seleccione Guardar:
Campo Predeterminado Observaciones Enviar recordatorios recurrentes Semanalmente Seleccione Diariamente, Semanalmente o Mensualmente en la lista desplegable para indicar la frecuencia con la que se enviarán correos electrónicos de recordatorio para los elementos pendientes (acciones/solicitudes abiertas o vencidas). Los correos electrónicos recordatorios se comienzan a enviar a las 00:00 UTC. Los recordatorios semanales se envían los lunes y los recordatorios mensuales se envían el primer día del mes. Los correos electrónicos recordatorios de acciones y solicitudes son enviados antes y después de la fecha de vencimiento hasta que los elementos se cierren, eliminen o asignen a otra persona. Si la persona asignada al elemento se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar. Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento Seleccione esta opción para configurar una programación personalizada para las notificaciones de recordatorios sobre la base de "x" número de días antes de la fecha de vencimiento de la acción/solicitud. Puede especificar hasta cinco frecuencias de notificaciones personalizadas. Si la fecha de vencimiento de una acción/solicitud ha pasado, o si no se ha establecido ninguna fecha de vencimiento, los correos electrónicos recordatorios se envían en la frecuencia predeterminada (Semanalmente) o en la frecuencia de recordatorio recurrente especificada (Diariamente o Mensualmente).
Nota
Si activa solo los correos electrónicos de recordatorio que se repiten regularmente sin recordatorios programados adicionales "x" días antes de la fecha de vencimiento, Diligent One envía los recordatorios que se repiten regularmente tanto antes como después de la fecha de vencimiento.
Sin embargo, si activa ambos tipos de notificación, Diligent One envía solo los recordatorios en la programación personalizada antes de la fecha de vencimiento y envía solo los recordatorios adicionales que se repiten regularmente después de que haya pasado la fecha de vencimiento.
Lista de notificaciones por correo electrónico
| Tipo de notificación | Asunto del correo electrónico | Ocurrencia del correo electrónico | Roles que pueden recibir el correo electrónico |
|---|---|---|---|
| Restablecer la contraseña del usuario | Restablezca su contraseña. | cuando un administrador del proyecto restablece la contraseña de un usuario Nota Los administradores del proyecto pueden restablecer la contraseña Proyectos de un usuario en Administración del sistema > Administrar usuarios. | Cualquier rol |
| Carga en forma masiva | Elementos cargados | cuando los riesgos o controles se cargan en forma masiva en un proyecto o marco o los asuntos se cargan en forma masiva en un proyecto | Gerente profesional |
| Copia de seguridad | Descargue la copia de seguridad de su proyecto. | cuando la copia de seguridad de un proyecto está completa | Gerente profesional |
| Error en la copia de seguridad del proyecto: inténtelo de nuevo | cuando se produce un problema durante el proceso de copia de seguridad de un proyecto | Gerente profesional | |
| Creación del proyecto | Error en la creación del proyecto: inténtelo de nuevo | cuando ocurre un problema durante el proceso de creación de un proyecto dentro de un plan de aseguramiento |
|
| Proyecto archivado o propagado | Proyecto archivado | cuando se archiva un proyecto | Gerente profesional |
| Error al archivar nombre_del_proyecto : inténtelo de nuevo | cuando se archiva un proyecto y ocurre un problema | Gerente profesional | |
| La propagación del proyecto se completó | cuando se ha propagado un proyecto | Gerente profesional | |
| Proyecto eliminado | Proyecto eliminado | cuando un proyecto se ha eliminado y automáticamente se eliminará de forma permanente en 30 días |
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| Importación, clonación y copia | Estándares y normas importados | cuando los estándares o las normas se importan con éxito a un mapa de cumplimiento |
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| Error en la importación al mapa de cumplimiento: vuelva a intentarlo | cuando los estándares o normas no se importan con éxito a un mapa de cumplimiento |
| |
| Error al importar desde la Biblioteca de contenidos: inténtelo de nuevo | cuando ocurre un problema durante el proceso de importación desde la biblioteca de contenidos |
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| Cuando se produce un problema durante el proceso de importación, clonación, propagación o copiado |
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| Evaluaciones automatizadas | Actualizaciones a evaluaciones automatizadas |
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| Revisión | Nombre_de_usuario lo asignó como revisor | cuando se asigna al siguiente revisor para revisar uno de los siguientes:
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| Tareas | Nombre_de_usuario le asignó una tarea | cuando se le ha asignado una tarea a usted | Cualquier rol |
| Nombre_de_usuario comentó sobre una tarea | cuando una persona publica un comentario sobre una tarea | Cualquier rol | |
Cerrar una tarea | cuando una persona borra una tarea | Cualquier rol | |
| Nombre_de_usuario cerró una tarea | cuando una persona cierra una tarea | Cualquier rol | |
| Acciones, solicitudes, certificaciones y asignaciones | Nombre_de_quien_asigna asignó un elemento de acción a Nombre_del_asignado | cuando se le ha asignado responder o contribuir a una acción | Cualquier usuario (no solo los usuarios de Diligent One) |
| Nombre_de_usuario actualizó un elemento de acción | cuando alguien actualiza una acción Este correo electrónico se envía al creador de la acción (Asignado por). El creador de la acción no recibe el correo electrónico si actualizó la acción. |
| |
| Nombre_de_usuario comentó sobre un elemento de acción | cuando alguien publica un comentario sobre una acción Este correo electrónico se envía al creador de la acción, al propietario de la acción y a cualquier usuario a quien se envía copia. La persona que hizo el comentario no recibe este correo electrónico. | Cualquier usuario (no solo los usuarios de Diligent One) | |
Responda a una solicitud Nota Este asunto del correo electrónico es personalizable. | cuando ha sido asignado para responder o contribuir a una solicitud | Cualquier usuario (no solo los usuarios de Diligent One) | |
| Nombre_de_usuario actualizó una solicitud | cuando alguien actualiza una solicitud Este correo electrónico se envía al solicitante. El solicitante no recibe el correo electrónico si actualizó la solicitud. |
| |
| Nombre_de_usuario comentó sobre una solicitud | cuando alguien publica un comentario a una solicitud Este correo electrónico se envía al solicitante, al propietario de la solicitud y a cualquier usuario a quien se envía copia. La persona que hizo el comentario no recibe este correo electrónico. | Cualquier usuario (no solo los usuarios de Diligent One) | |
Nombre_de_usuario le asignó a un(a) Nombre_de_elemento | Cuando se asigna a un usuario como Propietario, Propietario ejecutivo o Usuario asignado de un objetivo, un control, una prueba de control o un asunto publicado Cuando un usuario ha sido asignado como Propietario de un asunto no publicado y ese asunto luego se publica Nota Si se asigna un asunto y luego se publica, aquellos con un rol profesional o supervisor recibirán notificaciones duplicadas: una cuando se les asigna el asunto y otra cuando el asunto se publica. Aquellos con un rol de colaborador solo reciben una notificación una vez que se ha publicado el asunto.
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| Se le ha asignado como propietario del procedimiento con x asignación(es) | cuando un usuario ha sido asignado como propietario de múltiples controles a la vez en Control de la misión | Cualquier rol | |
| Se le ha asignado como probador de controles con x asignación/asignaciones | cuando un usuario ha sido asignado como Usuario asignado para múltiples controles a la vez en Control de la misión | Cualquier rol | |
Responda a Nombre_del_cuestionario | cuando se envía una tarea de rendimiento del control a un encargado del control | Cualquier usuario (no solo los usuarios de Diligent One) | |
| Responda a Nombre_de_encuesta_de_evaluación | cuando se envía una encuesta de evaluación a un propietario de control | Cualquier usuario (no solo los usuarios de Diligent One) | |
| userName solicita su certificación Nota Este asunto del correo electrónico es personalizable. | cuando se envía a alguien una solicitud de certificación | Cualquier usuario (no solo los usuarios de Diligent One) | |
| Recordatorio | Responda a los elementos de acción | cuando el estado de una acción es "Abierto", se envían recordatorios reiterados según los ajustes que se configuraron | Cualquier usuario (no solo los usuarios de Diligent One) |
| cuando el estado de una solicitud es "Abierto", se envían recordatorios recurrentes según los ajustes que se configuraron | Cualquier usuario (no solo los usuarios de Diligent One) | |
Los correos electrónicos de la aplicación ResultadosLa aplicación Resultados envía correos electrónicos para notificar a las personas acerca de lo siguiente:
- acciones disparadas
- registros, cuestionarios, reportes de acontecimientos y encuestas asignados
- restricciones y errores de importación de datos
Lista de notificaciones por correo electrónico
| Asunto del correo electrónico | Ocurrencia del correo electrónico |
|---|---|
| Revise registros | Cuando se ejecuta un disparador que está configurado para notificarle algo. |
| Un disparador le asignó registros | Cuando se ejecuta un disparador que está configurado para asignarle registros. Si no desea recibir una notificación cada vez que un disparador le asigne un registro, usted o un administrador de Resultados pueden editar ese disparador y desactivar la notificación por correo electrónico. |
| Nombre_de_usuario le asignó registros | Cuando alguien le asigna registros. |
Responda a Nombre_del_cuestionario Nota El asunto y el contenido del cuerpo de este correo electrónico son personalizables. Para obtener más información, consulte Personalización de los correos electrónicos de cuestionarios. | Cuando se ejecuta un disparador que está configurado para asignar un cuestionario. |
| Cuando alguien le envía un cuestionario mientras corrige registros. | |
| Cuando usted es propietario de un control y alguien le envía una encuesta de evaluación desde Proyectos. | |
| Cuando alguien le envía una encuesta. | |
| Error en la importación de datos a Nombre_de_tabla: inténtelo de nuevo | Cuando Resultados no puede importar datos en función de los valores que faltan o conflictivos en la clave primaria. |
| Se alcanzó el umbral de la medida | Cuando se ejecuta un disparador que está configurado para notificarle que se ha alcanzado el umbral de una medida. |
Los correos electrónicos de la aplicación StoryboardsLa aplicación Storyboards envía correos electrónicos para notificar a las personas sobre los cambios en el acceso al storyboard.
| Asunto del correo electrónico | Ocurrencia del correo electrónico |
|---|---|
| Nombre_de_usuario lo agregó a un storyboard | Cuando alguien le da acceso a un storyboard. |
| Nombre_de_usuario compartió su storyboard | Cuando alguien comparte con otro usuario o grupo de flujo de trabajo un storyboard que usted creó. |
| userName cambió su nivel de acceso a un storyboard | Cuando alguien cambia su nivel de acceso a un storyboard. |
Los correos electrónicos de la aplicación RobotsCuando crea una tarea programada en la aplicación Robots, puede elegir notificar a uno o más usuarios específicos si la tarea no se ejecuta por algún motivo.
Si desea obtener más información, consulte Creación y programación de tareas.
Los correos electrónicos de la aplicación ReportesLos correos electrónicos se envían desde la aplicación Reportes cuando comparte un reporte o tablero de mando con alguien o difunde un reporte. Si desea obtener información, consulte los siguientes temas:
