Agregar usuarios de forma masiva

Agregue una gran cantidad de usuarios a la plataforma Diligent One para evitar la entrada manual de datos asociada con el agregado individual de usuarios, que consume mucho tiempo.

Cómo funciona

Primero, descarga la plantilla de Excel desde la plataforma Diligent One. Luego, prepara los datos del usuario en la plantilla. Finalmente, sube la plantilla a la plataforma Diligent One.

Luego de agregar usuarios de forma masiva, usted recibe una notificación por correo electrónico que resume lo siguiente:

• la cantidad de usuarios agregados
• la cantidad de usuarios no agregados

Si uno o más usuarios no se agregaron correctamente a la plataforma Diligent One, puede descargar un archivo de error (accesible a través del enlace en el correo electrónico), corregir los errores y volver a cargar el archivo de error en la plataforma Diligent One. Cuando todos los usuarios se agregan con éxito a la plataforma Diligent One, pueden descargar los productos Diligent para los que tienen permiso de acceso y comenzar a trabajar en ellos.

Flujo de trabajo

Permisos

Solamente los administradores del sistema pueden agregar usuarios de forma masiva a la plataforma Diligent One y solo un administrador del sistema puede agregar usuarios de forma masiva a la vez.

Vaya a la página Agregar usuarios en forma masiva

Para agregar varios usuarios simultáneamente, siga estos pasos:

1. Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una organización en Diligent One, asegúrese de que la organización apropiada esté activa.

2. Seleccione Configuración de la plataforma > Usuarios.

   Si no ve Usuarios como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador.

3. Seleccione Agregar en forma masiva.

4. En la página Agregar usuarios en forma masiva, seleccione Descargar plantilla .xlsx.

   La plantilla de Excel se guardará en su propia máquina local, como Plantilla de usuarios agregados en forma masiva.xlsx.

5. Abrir Plantilla de usuarios agregados en forma masiva.xlsx e ingresar los detalles como se describe en la siguiente tabla:

   Nota

   Solamente se puede utilizar la hoja de cálculo Plantilla de usuarios agregados en forma masiva.xlsx para ingresar datos del usuario. No se procesarán hojas de cálculo adicionales.

   Campo	Descripción
   Correo electrónico	La dirección de correo electrónico de cada usuario. El límite de caracteres es de 60. Las direcciones de correo electrónico pueden incluir apóstrofos. Nota La plataforma Diligent One no admite direcciones de correo electrónico con acentos ni con caracteres no latinos. Si necesita cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario existente, comuníquese con Soporte técnico.
   Nombre	El nombre del usuario que se agregará El límite de caracteres es de 40.
   Apellido	El apellido del usuario que se agregará El límite de caracteres es de 40.
   Rol de Launchpad opcional	El tipo de usuario en todo el sistema de Diligent One (rol de Launchpad) No hay límite en la cantidad de usuarios que pueden ser administradores del sistema. Para obtener más información, consulte Roles grupales y tipos de usuario en todo el sistema.
   Suscripción opcional	La suscripción del usuario Las suscripciones definen el o los roles que se le pueden asignar a un usuario en cada aplicación de Diligent One. Si desea más información, consulte Administración de licencias y permisos de suscripción.
   Rol de Reportes opcional	El rol del usuario de Reportes Si desea obtener más información sobre los roles en Reportes, consulte Permisos de la aplicación Reportes. Nota La base de datos de la plataforma Diligent One no está sincronizada con la aplicación Reportes. Los usuarios deben abrir Reportes al menos una vez antes de que se les pueda asignar acceso a reportes, paneles y storyboards.

6. En la página Agregar usuarios en forma masiva, cargue la plantilla.
   Nota

   • Se puede cargar solo una plantilla de Excel. Si un administrador del sistema carga otra plantilla de Excel, la plantilla cargada anteriormente se sobreescribirá. La plantilla de Excel cargada está visible para todos los administradores del sistema.

   • No se admiten caracteres especiales y espacios en el nombre del archivo, los cuales serán reemplazados por guiones bajos.

7. Seleccione Agregar usuarios.

   Los Administradores del sistema reciben un correo electrónico que resume el número de usuarios agregados, y el número de usuarios no agregados (si corresponde). Cuando haya finalizado de agregar usuarios en forma masiva, se mostrará en la pantalla un mensaje de resumen bajo la denominación Resumen de Agregar en forma masiva en la página Agregar usuarios en forma masiva. Si fuera necesario, puede quitar el archivo cargado seleccionando la papelera .

Gestión de errores en cargas en forma masiva

Si la carga en forma masiva falla, se genera un archivo de error con detalles. Descargue el archivo para revisar y solucionar los problemas antes de intentarlo de nuevo.

1. Si no se ha agregado uno o más usuarios, haga lo siguiente:
   • En la página Agregar usuarios en forma masiva, seleccione Descargar errores.
   • En la notificación recibida por correo electrónico, seleccione Inicie sesión para Descargar errores.
2. Realice las correcciones a los registros en el archivo de errores.
3. Cargue el archivo de errores a la página Agregar usuarios en forma masiva.

   Los usuarios que han sido agregados reciben un correo electrónico de invitación.

Resolución de problemas

Comprenda los errores comunes de carga masiva y las causas, y aprenda cómo corregir los errores.

Archivo de errores

Si hay errores en la plantilla de Excel, la plataforma Diligent One rechaza la plantilla de Excel y genera un archivo de error que contiene:

• Una lista de registros de usuario que fallaron
• La razón por la cual cada registro falló (identificada en el campo Error)
• El valor de cada campo que causó el error

Cualquier administrador del sistema puede descargar el archivo de errores (si corresponde), realizar correcciones a los registros del archivo y cargar el archivo para su procesamiento. Una vez que el administrador del sistema haya realizado las actualizaciones correspondientes al archivo de errores, podrá cargar el archivo de errores a la plataforma Diligent One para su procesamiento. 

Procesamiento de archivos de error

Cuando se procesa el archivo de error, solo se consideran los siguientes campos:

• Correo electrónico
• Nombre y apellido
• Rol de Launchpad
• Suscripción
• Rol de Reportes

El campo Error , que proporciona información con una descripción del motivo por el cual cada registro ha fallado, no se procesa. Si cualquiera de los campos en un registro es erróneo, no se procesa ningún otro campo en el registro. Por ejemplo, si un administrador del sistema introduce un nombre de usuario pero, sin embargo, no especifica una dirección de correo electrónico adecuada, el usuario no será agregado.

Errores

La tabla siguiente proporciona una lista de mensajes de errores posibles que pueden ocurrir cuando se está cargando la plantilla de Excel. Si un registro tiene múltiples errores, los mensajes de error son concatenados juntos y separados por una coma dentro del campo Error.