Actualización de la información del usuario

Los administradores del sistema pueden ver información sobre los usuarios, actualizar las direcciones de correo electrónico, enviar o volver a enviar el correo electrónico de invitación para permitir a los usuarios activar su cuenta de Diligent One, y actualizar las suscripciones y roles asignados a cada usuario.

Ver detalles del usuario

1. Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una organización en Diligent One, asegúrese de que la organización apropiada esté activa.

2. Seleccione Configuración de la plataforma > Usuarios (#). Si no ve Usuarios como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador del sistema.
3. Busque un usuario:
   • Ingrese un nombre o correo electrónico en el cuadro de búsqueda.
   • Haga una selección en la lista Todos los estados para restringir la lista de usuarios por estado:
     • Activoel usuario recibió un correo electrónico de invitación y activó su cuenta de Diligent One
     • Inactivoal usuario no se le envió un correo electrónico de invitación para activar su cuenta de Diligent One
       Nota

       A un usuario se le puede asignar el estado Inactivo si:

       • Soporte de Diligent ha agregado al usuario a la plataforma Diligent One y no ha enviado el correo electrónico de invitación
       • su empresa ha configurado SSO y los usuarios acceden a la plataforma Diligent One través de su proveedor de identidad
     • Pendientese envió un correo electrónico de invitación al usuario, pero este no ha activado su cuenta de Diligent One
     • Desactivadoun administrador de Diligent desactivó la cuenta de Diligent One del usuario
   • Haga selecciones en las listas Todos los tipos de usuarios o Todas las suscripciones para restringir la lista de usuarios por tipo de usuario o suscripción.
4. Haga clic en el nombre del usuario. Se abre el panel lateral Detalles del usuario y muestra las opciones del usuario:
   • información del perfil
   • roles y suscripción asignados
   • UID (un identificador único para este usuario, que se requiere en algunas solicitudes de API de HighBond)
   • grupos y roles de grupo
   • activaciones
   • últimas dos veces que inició sesión en la plataforma Diligent One
5. Haga clic en el icono Cerrar para volver a la página Usuarios.
6. Opcional. Para exportar información del usuario desde la plataforma Diligent One a MS Excel, haga clic en Descargar y haga clic en Descargar en la ventana modal emergente.

   ResultadoEl archivo se guarda como InstanceName Users.xlsx. Los filtros aplicados se conservan en el archivo de Excel.

Volver a enviar un mensaje de invitación por correo electrónico

1. Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una organización en Diligent One, asegúrese de que la organización apropiada esté activa.

2. Seleccione Configuración de la plataforma > Usuarios (#). Si no ve Usuarios como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador del sistema.
3. En la página Usuarios, haga clic en Enviar invitación o en Reenviar invitación en la columna Estado junto al usuario correspondiente.

ResultadoLa invitación por correo electrónico se envía al usuario. Los usuarios que informan no haber recibieron la notificación por correo electrónico, deberán posiblemente tener que revisar su filtro de correo no deseado.

Las notificaciones por correo electrónico se envían desde las direcciones notifications@diligentoneplatform.com o notifications@highbond.com, a menos que en su empresa hayan configurado un remitente personalizado. Para obtener más información, consulte Configurar un remitente de correo electrónico personalizado.

Los usuarios que pertenecen a una instancia habilitada para SSO (inicio de sesión único) no reciben un correo electrónico de invitación. Cuando el SSO está habilitado, los usuarios pueden iniciar sesión en la plataforma Diligent One visitando www.diligentoneplatform.com, seleccionando Iniciar sesión en un dominio personalizado e ingresando su dominio personalizado asignado.

Actualizar el rol o la suscripción de un usuario

1. Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una organización en Diligent One, asegúrese de que la organización apropiada esté activa.

2. Seleccione Configuración de la plataforma > Usuarios. Se abre la página Administrar usuarios. Si no ve Usuarios como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador del sistema.
3. Busque un usuario:
   • Ingrese un nombre o correo electrónico en el cuadro de búsqueda.
   • Use filtros para restringir la lista de usuarios a un subconjunto.
4. Pase el mouse sobre el valor apropiado, haga clic en Editar y utilice las listas desplegables para actualizar lo siguiente del usuario:
   • Tipo de usuario en todo el sistema de Diligent One (rol de Launchpad)
   • suscripción
   • Acceso a Reportes
     Nota

     El acceso predeterminado a Reportes es Sin acceso. Necesita una suscripción Profesional o Supervisión para que se le pueda asignar un rol en Reportes.

   ResultadoDiligent One guarda los cambios automáticamente.

Actualizar los roles o suscripciones de varios usuarios

1. Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una organización en Diligent One, asegúrese de que la organización apropiada esté activa.

2. Seleccione Configuración de la plataforma > Usuarios. Se abre la página Administrar usuarios. Si no ve Usuarios como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador del sistema.
3. Busque usuarios:
   • Ingrese un nombre o correo electrónico en el cuadro de búsqueda.
   • Use filtros para restringir la lista de usuarios a un subconjunto.
4. Realice una de las siguientes acciones:
   • Seleccione la casilla de verificación junto al nombre de cada usuario que desee actualizar.
   • Seleccione la casilla de verificación junto a la columna Usuario para seleccionar a todos los usuarios de la página actual.
5. Opcional. Si se encuentran más usuarios que cumplen sus criterios de búsqueda o filtro en otras páginas, haga clic en Seleccionar los # usuarios para incluirlos en la actualización masiva.
6. Haga clic en Actualizar usuarios y seleccione Cambiar tipos de usuarios y suscripciones.
7. Seleccione las opciones adecuadas de las listas desplegables.
   Nota

   El acceso predeterminado a Reportes es Sin acceso. Necesita una suscripción Profesional o Supervisión para que se le pueda asignar un rol en Reportes.

8. Haga clic en Aplicar cambios.

   ResultadoSe actualiza la suscripción o rol de cada usuario.

Actualización de los nombres de usuarios

Los usuarios de Diligent One deben actualizar sus propios nombres desde sus perfiles de usuario.

Actualización los correos electrónicos de usuario

De vez en cuando, las direcciones de correo electrónico sufren modificaciones. Esto suele deberse a cambios en el nombre de una persona (por ejemplo, después de un cambio en su estado civil) o a la fusión o redefinición de la marca de una compañía. No cambie la dirección de correo electrónico de una cuenta para transferir esa cuenta a otra persona.

En la mayoría de los casos, si es administrador del sistema, puede actualizar la dirección de correo electrónico de todos los usuarios de su instancia de Diligent One.

Usuarios que pertenecen a varias instancias de Diligent One

Si un usuario pertenece a varias instancias de Diligent One, todas esas instancias deben pertenecer a su compañía para poder actualizar su correo electrónico. Si un usuario pertenece a una instancia de otra compañía, comuníquese con Soporte para actualizar el correo electrónico.

Usuarios que inician sesión con inicio de sesión único

Si sus usuarios inician sesión en Diligent One a través de un proveedor de identidades de inicio de sesión único, actualice su dirección de correo electrónico en el proveedor de identidades antes de actualizarla en Diligent One o mientras lo hace. Si actualiza la dirección de correo electrónico de una persona en Diligent One, pero no en el proveedor de identidades, esa persona no podrá acceder a Diligent One hasta que se actualice el proveedor de identidades.

Cómo actualizar un correo electrónico sin tener activado el SSO

1. Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una organización en Diligent One, asegúrese de que la organización apropiada esté activa.

2. Seleccione Configuración de la plataforma > Usuarios. Se abre la página Administrar usuarios. Si no ve Usuarios como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador del sistema.
3. Busque usuarios:
   • Ingrese un nombre o correo electrónico en el cuadro de búsqueda.
   • Use filtros para restringir la lista de usuarios a un subconjunto.
4. Haga clic en el nombre del usuario que desea actualizar. Se abre el panel lateral Detalles del usuario.
5. En el panel Detalles del usuario, haga clic en Editar correo electrónico. Si no puede ver este botón, este usuario pertenece a una instancia de Diligent One de otra compañía y no puede actualizar su correo electrónico.
6. Escriba el nuevo correo electrónico del usuario.

Nota

La plataforma Diligent One no admite direcciones de correo electrónico con acentos ni con caracteres no latinos.

7. Haga clic en el botón Guardar .
8. En el mensaje de confirmación, haga clic en Cambiar.

ResultadoSe actualiza la dirección de correo electrónico del usuario y Diligent One envía una notificación a la antigua dirección de correo electrónico de ese usuario para notificarle el cambio.

Cómo actualizar un correo electrónico con el SSO activado

Para cambiar las direcciones de correo electrónico, el SSO debe desactivarse en Diligent One y volver a activarse una vez realizados los cambios.

1. Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una organización en Diligent One, asegúrese de que la organización apropiada esté activa.

2. Para desactivar el SSO, seleccione Configuración de la plataforma > Organización.
3. Haga clic en Administrar la configuración de SSO. Esto abre la página del proveedor del Inicio de sesión único (SSO).
4. Quitar la selección de Activar el inicio de sesión único (SSO).
5. Haga clic en Guardar cambios. El SSO está desactivado para su organización.
NotaSi su empresa activa el SSO y luego decide desactivarlo:
• Los usuarios que no configuraron una contraseña antes de activar el SSO deben hacer clic en Restablecer contraseña en la página de inicio de sesión para obtener una contraseña.
• Los usuarios que configuraron una contraseña antes de que se habilitara SSO pueden iniciar sesión con su nombre de usuario y contraseña.
6. Para cambiar los correos electrónicos, seleccione Configuración de la plataforma > Usuarios. Si no ve Usuarios como una opción, la cuenta que utilizó para iniciar sesión no tiene privilegios de administrador del sistema.
7. Busque usuarios:
   • Ingrese un nombre o correo electrónico en el cuadro de búsqueda.
   • Use filtros para restringir la lista de usuarios a un subconjunto.
8. Haga clic en el nombre del usuario que desea actualizar.
9. En el panel Detalles del usuario, haga clic en Editar correo electrónico. Si no puede ver este botón, este usuario pertenece a una instancia de Diligent One de otra compañía y no puede actualizar su correo electrónico.
10. Escriba el nuevo correo electrónico del usuario.

Nota

La plataforma Diligent One no admite direcciones de correo electrónico con acentos ni con caracteres no latinos.

11. Haga clic en el botón Guardar .
12. En el mensaje de confirmación, haga clic en Cambiar.
13. Para volver a habilitar SSO, consulte Configuración de inicio de sesión único (SSO).

ResultadoSe actualiza la dirección de correo electrónico del usuario y Diligent One envía una notificación a la antigua dirección de correo electrónico de ese usuario para notificarle el cambio.