Documents

La función Documentos le permite almacenar y gestionar los archivos en la versión clásica de Entidades, además de acceder a estos, y verlos en la versión modernizada. En la versión clásica de Entidades, los documentos se almacenan en Documentos de trabajo (archivos generados por el sistema, importados o no adjuntos) y en el Almacén de documentos (cargas a largo plazo o personales). Puede mover, ver, exportar, enviar por correo electrónico o eliminar documentos en función de los permisos. La versión modernizada de Entidades proporciona una vista de tabla para explorar, buscar, filtrar y descargar documentos, ver detalles y acceder a entidades relacionadas. Los cambios solo se pueden hacer en la versión clásica de Entidades.

Documents in classic Entidades

In the Entidades app, documents are stored in Working Documents or Document Store. If you have permissions allowing this action, you can move documents between Working Documents and Document Store using the Move document option.

Working documents

De forma predeterminada, Documentos de trabajo almacena lo siguiente:

• Todos los documentos generados por el sistema. Ejemplos: formularios para ciertas jurisdicciones, minutas, resoluciones de accionistas, reportes

• Todos los documentos importados a Documentos de trabajo utilizando el Asistente para la importación de documentos

• Los documentos subidos a Entidades que no están adjuntos a ninguna entidad

To view documents for a specific entity, open the entity record and go to Documents > Working Documents.

From the Options Menu of any document in the list, you can:

• View the document
• View the document as PDF
• Email the document
• Email the link to the document
• Export the document
• Move document to the Document Store.
• Delete the document

From the Wizards, you have the following options for one or more selected documents in the list:

• Email documents
• Download documents
• Open as single PDF
• Move documents to the Document Store.
• Delete documents
• Import documents

You can filter the list of documents using the following filtering options in the basic search:

• Where From search for documents in a specific location, such as All Documents or Working Documents.
• Search For search for specific types of information in the documents like quickref or form number
• Begins With/Contains use this filter to search for a specific document or document type
• Order By specify the order in which documents appear on screen
• During the Last select how far into the past you want to search

Select More to reveal further filtering options for documents.

Document store

La opción Almacenamiento de documentos en el Banner Global proporciona acceso a todos los documentos almacenados en la sección dentro de la aplicación.

Almacenamiento de documentos almacena todos los documentos importados al Almacenamiento de documentos mediante el Asistente para la importación de documentos . Puede utilizar esta sección para almacenar documentos que desea conservar indefinidamente o para importar sus propios documentos, como las cuentas de la empresa.

To view documents stored for a specific entity, open the entity record and go to Documents > Document Store.

From the Options Menu of any document in the list, you can:

• View the document
• View the document as PDF
• Email the document
• Email the link to the document
• Export the document
• Move document to the Working Documents.
• Delete the document

From the Wizards, you have the following options for one or more selected documents in the list:

• Email documents
• Download documents
• Open as single PDF
• Move documents to the Working Documents.
• Delete documents
• Import documents

Checked Out By Me

You can edit documents produced and stored in the system by checking them out first. In the Checked Out By Me section, you can find documents that you have checked out.

All Documents

The All Documents section displays all documents within the Entidades app regardless of who created them, what they are for or which category they fall under.

Form Fill

The Form Fill section contains forms that can be form-filled by users. Forms are only available for certain jurisdictions. There are a number of forms that are automatically generated by the system. Forms the Entidades app does not generate are available to be filled in manually under the Form Fill section.

Electronic filing

In some jurisdictions like Ireland, UK and Australia, you can file forms electronically to your corresponding government agency. For more information about electronic filing in a certain jurisdiction, refer to the relevant section in the Help Centre.

Documents in modernized Entidades

En la experiencia de Entidades modernizada, la página de la lista principal de Documentos muestra todos los documentos en una vista de tabla. Puede navegar, buscar, filtrar y descargar documentos desde un solo lugar. Ahora puede ver documentos relacionados con una entidad en la pestaña Documentos dentro del registro de la entidad.

Los menús y las páginas de la lista de Documentos en la versión modernizada de Entidades solo aparecen para los usuarios que tienen acceso a al menos una de las siguientes áreas de documentos: Documentos de trabajo, Almacén de documentos, Bibliotecas de datos y Documentos de archivo electrónico eliminados. Si no tiene acceso a ninguna de estas áreas, el elemento del menú principal Documentos y la página de la lista estarán ocultos. Comuníquese con su administrador para obtener acceso.

To find out more, go to Documents in modernized Entidades.