Creación de proyectos a través de un marco
Un marco es un conjunto estructurado de información que puede utilizar para construir múltiples auditorías, que pueden heredar información de los marcos. Por ejemplo, puede utilizar marcos para administrar de forma efectiva un conjunto único de objetivos, riesgos y controles utilizados en múltiples auditorías.
Los marcos son útiles para reducir los esfuerzos manuales relacionados con la configuración de auditorías y se pueden utilizar para administrar centralmente la información en entornos normativos y comerciales en evolución.
Al final de este tutorial, también discutimos casos más avanzados que permiten que los marcos absorban las mejoras realizadas en auditorías individuales por los propietarios del control de primera línea.
Escenario
Tiene dos proyectos:
- Revisión de la seguridad física
- Auditoría de seguridad
Cuando usted piensa en definir riesgos y controles, reconoce que se pueden aplicar riesgos y controles similares a ambas auditorías.
Sin embargo, crear riesgos y controles similares en cada auditoría es una tarea que insume tiempo. Desea poder crear un conjunto de riesgos y controles que se puedan utilizar en ambas auditorías, actualizar esos riesgos y controles desde una ubicación central y sincronizar los cambios a las auditorías apropiadas, cuando sea necesario.
Antes de comenzar
Este tutorial lo guía a través de las áreas clave de las aplicaciones Marcos y Auditorías que se relacionan con la tarea de administrar un conjunto único de riesgos y controles.
Antes de comenzar este tutorial, asegúrese de tener los permisos adecuados para crear marcos y auditorías.
1. Cree sus proyectos
El primer paso es crear las auditorías que eventualmente heredarán los datos de su marco.
En la página de inicio de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
- Cree los siguientes proyectos:
Proyecto Nombre Tipo de Proyecto 1 Revisión de la seguridad física
Auditoría interna (Operativa)
2 Auditoría de seguridad Auditoría interna (Operativa)
2. Crear marco
Ahora, cree un marco, el repositorio principal para sus riesgos y controles. El marco eventualmente contendrá los riesgos y controles que puede utilizar en varias auditorías.
En la página de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Marcos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Marcos.
- Haga clic en Iniciar un nuevo marco.
- Escriba la siguiente información:
- NombreMarco de seguridad
- DescripciónUn conjunto de riesgos y controles comunes típicamente utilizados en proyectos relacionados con la seguridad.
- Tipo de ProyectoAuditoría interna (Operativa)Nota
Observe que seleccionó el mismo tipo de proyecto para el marco que utilizó para los proyectos. Este tipo de proyecto se clasifica en Proyectos de plan de trabajo, que es un tipo de flujo de trabajo que define los componentes disponibles en un proyecto. Es importante que su marco concuerde con el flujo de trabajo de sus auditorías para que pueda compartir información entre marcos y auditorías. Si desea obtener más información, consulte Flujos de trabajo y tipos de proyecto.
- Haga clic en Guardar.
ResultadoSe crea el proyecto nuevo.
3. Definir objetivos, riesgos y controles en el marco
Los procesos forman la base de un marco y también son los contenedores organizadores de riesgos y controles. En este tutorial, configurará cuatro procesos en el marco que acaba de crear. Dado que trabajaremos con contenido de capacitación, cada uno de los procesos se configurará automáticamente con riesgos y controles.
- Haga clic en la ficha Trabajo de campo.
- Haga clic en Importar objetivo y en Biblioteca de contenidos, seleccione Contenido de capacitación - Revisión de seguridad.
- Seleccione cada proceso y haga clic en Importar.
- Actualice la página.
ResultadoDefinió cuatro objetivos en el marco. Cada objetivo contiene una lista de riesgos y controles asociados.
4. Importar objetivos, riesgos y controles desde el marco a cada auditoría
El siguiente paso es importar los procesos que contienen los riesgos y controles en los proyectos aplicables.
La importación de objetivos desde un marco hasta un un proyecto permite crear un enlace entre los objetivos, los riesgos y los controles en el marco y aquellos en el proyecto. Este enlace le permite administrar centralmente los cambios a los procesos, riesgos y controles en el marco y sincronizar los cambios con los del proyecto.
En la página de inicio de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
- Seleccione la auditoría Revisión de seguridad física.
- Haga clic en la ficha Trabajo de campo.
- Haga clic en Importar proceso y en Marco, seleccione Marco de seguridad.
- Seleccione cada proceso y haga clic en Importar.
- Actualice la página.
- Repita estos pasos para la auditoría Auditoría de seguridad.
ResultadoLos objetivos que contienen los riesgos y el control se importan al proyecto. Los riesgos y controles en el marco se enlazan con los riesgos y controles en las auditorías.
5. Actualizar un marco
Ahora, es posible que desee actualizar los riesgos y controles, y asegurarse de que los cambios se reflejen en las auditorías aplicables. Puede hacerlo administrando todos sus cambios en el marco y sincronizando las actualizaciones a las auditorías. Intentemos actualizar un riesgo juntos.
- Haga clic en la lista desplegable del proyecto, haga clic en Planificación y resultados y haga clic en Marcos.
- Abra el Marco de seguridad y haga clic en Secciones.
- Haga clic en Ir a al lado de Asegurarse de que las políticas estén diseñadas apropiadamente y seleccione Plan de auditoría.
- Seleccione cualquier riesgo, actualice un campo asociado con el riesgo y haga clic en Guardar.
Por ejemplo, actualice el Título del riesgo o la Descripción.
- Haga clic en la ficha Tablero de mando. El tablero de mando muestra el riesgo que ha actualizado recientemente.
Haga clic en Actualizar todo para reflejar la actualización en las auditorías.
ResultadoLos objetivos, riesgos y controles de los proyectos se actualizan para que sean los mismos que los del marco.
Cómo aprovechar al máximo los marcos
Ahora que ya aprendió cómo administrar un conjunto único de riesgos y controles, existen otras estrategias que puede utilizar para usar los marcos de manera efectiva.
Utilizar como plantilla
Los marcos dictan los campos que las auditorías deben usar, pero los valores de los campos pueden ser específicos para cada auditoría.
Para utilizar el marco como una plantilla, defina los campos que necesita dentro del marco pero mantenga los valores en blanco. Por ejemplo, es posible que deba definir varios atributos de control. Puede definir estos campos dentro del marco y especificar los valores para estos campos dentro de las auditorías relevantes.
Para obtener más información, consulte Personalización de términos, campos y notificaciones.
Utilice marcos para construir tipos similares de auditorías
Si su organización ejecuta diferentes tipos de auditorías (como auditorías SOX, auditorías de TI y auditorías operativas), puede configurar un marco que corresponda a cada tipo de auditoría.
Sincronizar los cambios de los proyectos con un marco
En casos más avanzados, también puede sincronizar los cambios desde una auditoría al marco al cual está enlazada.
Dado que los objetivos, los riesgos y los controles pueden ser utilizados por varias auditorías, un administrador del marco podría querer absorber los cambios realizados en las auditorías por los propietarios del control de primera línea o los equipos SOX. Después de incorporar esos cambios al marco, esos cambios se pueden sincronizar con los mismos procesos, riesgos y controles en otros proyectos, distribuyendo las mejoras de manera más amplia en su organización. Para obtener más información, consulte Sincronización de proyectos con Marcos.
