Gerente de asuntosTrabajo con asuntos
Cualquier usuario de la plataforma Diligent One puede reportar un asunto al gerente de asuntos y hacerle seguimiento mediante la aplicación Gestor de asuntos. Un asunto es un problema o una inquietud que requiere la atención de la administración para evitar que se intensifique o cause interrupciones importantes. Aquí hay algunos ejemplos:
Brecha en el control financieroSe detectó una brecha en los procesos de control financiero, que requiere una corrección por parte del equipo financiero.
Infracción de seguridad de TIUna infracción de seguridad identificada en el sistema de TI, que requiere una acción inmediata y resolución por parte del departamento de TI.
Infracción de cumplimientoUn asunto de cumplimiento en el que un proceso no cumple con los estándares regulatorios, lo que requiere medidas correctivas.
Estados de asuntos
Un asunto puede estar en cualquiera de los siguientes estados:
| Componentes | Descripción |
|---|---|
| BORRADOR | El asunto se está creando y perfeccionando. Quienes reportan el asunto documentan el problema, el alcance y los detalles complementarios. El asunto puede editarse hasta que esté listo para su revisión administrativa. |
| EN REVISIÓN | El administrador está examinando el asunto. Los gerentes evalúan la definición del asunto, validan su relevancia y exactitud y deciden si debe proceder a las acciones correctivas o enviarse de vuelta para que se lo perfeccione. |
| PLANIFICACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS | Se asigna un propietario de asunto que desarrolla un plan de acciones correctivas. El propietario define la lista de acciones requeridas para resolver el asunto, lo que incluye las responsabilidades y los plazos. Después de que el plan está completo, el propietario inicia las acciones correctivas y avanza con el asunto. |
| EN ACCIONES CORRECTIVAS | Se están llevando a cabo las acciones correctivas. Los propietarios y aprobadores de la acción llevan adelante las tareas de acciones correctivas y realizan un seguimiento de estas de acuerdo con el plan aprobado. |
| EN ESPERA DE APROBACIÓN | El asunto está a la espera de la aprobación final. Un aprobador de asuntos revisa las acciones completadas y la evidencia complementaria para confirmar que las acciones correctivas sean suficientes. El aprobador puede aprobar el cierre del asunto o rechazarlo reabriendo una o más acciones, lo que devuelve el asunto al estado EN ACCIONES CORRECTIVAS. |
| CERRADO/A | Un gerente de asuntos puede cerrar un asunto después de que todas las acciones asociadas con el asunto se hayan cerrado. |
| DESCARTADO | Se ha determinado que el asunto no requiere acciones correctivas. El asunto se cierra sin realizar acciones debido a razones tales como hallazgo no válido, duplicado o fuera de alcance. |
Procesamiento de asuntos
El proceso de asuntos es un flujo de trabajo estructurado que se utiliza para reportar, administrar, resolver y cerrar asuntos dentro de la plataforma Diligent One. Implica múltiples funciones y acciones para garantizar la rendición de cuentas y la trazabilidad a lo largo del ciclo de vida del asunto.
El proceso de asuntos comienza cuando un usuario que reporta un asunto lo agrega. El asunto reportado desencadena notificaciones por correo electrónico al usuario que reportó el asunto y al administrador de tipo relevante. El proceso de asunto consta de los siguientes pasos:
- Agregar un asuntoCualquier ayudante de la plataforma Diligent One puede realizar el reporte de asuntos y agregar uno. Los usuarios que reportan asuntos pueden ver los asuntos que reportan en la lista de asuntos.
- Visualizar un asuntoLos administradores de tipo de asunto ven todos los asuntos asociados con sus tipos principales asignados y los tipos en la lista de asuntos.
- Asignación del propietario de un asuntoLos administradores de tipos de asunto asignan propietarios de asunto. Si varios administradores de tipo tienen acceso al tipo del asunto, cualquiera de ellos puede asignar la propiedad. El administradores de tipo de asignación se convierte automáticamente en el gerente de asuntos.
- Configurar el flujo de trabajo de problemasLos administradores de tipo de asunto o los propietarios de asunto configuran el flujo de trabajo de asunto, que consiste en una secuencia de acciones necesarias para resolver el asunto. Los flujos de trabajo pueden ser automáticos o manuales.
- Ejecutar el flujo de trabajo de asuntoLos propietarios de acciones asignadas completan sus acciones respectivas antes de las fechas de vencimiento. Cada acción asignada debe cerrarse para avanzar el asunto hacia la resolución.
- Aprobar un asuntoIndica que el asunto está a la espera de evaluación antes de que pueda pasar a la siguiente etapa. Este estado suele aparecer después de que todas las acciones se completaron y el asunto está listo para su revisión.
- Cerrar un asuntoLos asuntos se cierran automáticamente cuando se cierra la última acción del flujo de trabajo de asuntos.
Si desea obtener más información, consulte Agregar un asunto.
