Registro de asuntos

Registre asuntos, faltantes de control o excepciones que haya identificado en un un proyecto.

Consejo

Si necesita agregar una gran cantidad de asuntos a Proyectos, puede cargar los asuntos de manera masiva. Si desea obtener más información, consulte Importador de forma masivaasuntos.

Cómo funciona

Puede agregar asuntos, y el contexto del motivo por el cual fueron captados, en un un proyecto.

Agregar un un asunto implica registrar información básica sobre el asunto y asignar el asunto a un propietario. Una vez que asigna el asunto a un propietario, el propietario recibe una notificación por correo electrónico con un enlace al asunto y puede actualizar el asunto.

Nota

Si se asigna un un asunto y luego se publica, aquellos con un rol Profesional o Supervisión recibirán notificaciones duplicadas: una cuando se les asigna el asunto y otra cuando el asunto se publica. Aquellos con un rol de Colaborador solo reciben una notificación una vez que se ha publicado el asunto.

Ejemplo

Registro de un asunto

Escenario

Debe captar una un asunto como resultado de identificar que los protocolos de recuperación de desastres no están coordinados dentro de una organización.

Proceso

Usted abre su proyecto de Revisión de ciberseguridad, hace clic en la ficha Asuntos y hace clic en Agregar Asunto para captar el asunto.

Resultado

Usted registra el asunto de la siguiente manera:

TítuloLos protocolos de recuperación en casos de desastre no están coordinados
DescripciónNo hay documentación de recuperación de desastres de la tecnología de la información (ITDR) coordinada para una respuesta eficaz a incidentes graves, como daños a gran escala a la infraestructura alojada en la sala de servidores (conocida internamente como G1). Normalmente esperaríamos que existiera una secuencia de recuperación que definiera una orden de recuperación técnica lógica de los sistemas informáticos en orden de prioridad teniendo en cuenta las dependencias con otros sistemas. Esto puede incluir interfaces con otras aplicaciones y servicios de infraestructura de sistemas, como el directorio activo.
PropietarioDirector de TI
Tipo de AsuntoRecomendación de la gerencia
Fecha de identificación10 de febrero de 2020
Gravedad Medio
PublicadoPublicado
RecomendaciónDesarrolle una secuencia de recuperación para un incidente mayor que ocurra en cualquiera de las salas de los servidores principales a efectos de coordinar la recuperación de los sistemas de tecnología de la información en los peores escenarios.

Permisos

Gerentes profesionales y Usuarios profesionales puede crear, actualizar y eliminar cualquier asuntos en un proyecto.

Ejecutivos supervisores, Revisores supervisores y Gerentes colaboradores han leído los asuntos publicados.

Los Probadores colaboradores pueden crear asuntos y tienen acceso de lectura a los asuntos publicados que les han sido asignados. Los Usuarios colaboradores solo tienen acceso de lectura a los asuntos publicados que les han sido asignados.

Navegar al área de asuntos

Hay varias formas de agregar y actualizar las asuntos. Cómo llegar al área apropiada depende de lo que quiera hacer.

Nota

Los términos de la interfaz son personalizables y los campos y fichas son configurables. En su organización Diligent One, algunos términos, campos y fichas pueden ser diferentes.
Si un campo obligatorio queda en blanco, se mostrará una advertencia: Este campo es requerido. Algunos campos personalizados pueden tener valores predeterminados.

Escribir la información básica del asunto

Complete los siguientes campos y guarde la información. El orden de los campos puede diferir según la parte de la aplicación de Proyectos en la cual esté trabajando con el asunto.

Nota

Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres.

Consejo

Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones:

Chrome, Firefox o SafariCTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac
Internet Explorer o Microsoft Edgeabra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas

Campo	Descripción
Título opcional	el título del asunto La longitud máxima es de 255 caracteres.
Descripción	una descripción detallada de la asunto
Propietario	especifica la persona responsable de la asunto Si especifica un usuario que se ha agregado a la instancia de Diligent One, la persona recibe un correo electrónico notificándole que se le ha asignada la asunto. Nota Cuando usted carga asuntos de forma masiva y especifica el correo electrónico de un usuario de Diligent One en el campo Propietario, a la persona también se le asigna automáticamente el asunto en la aplicación Proyectos. Sin embargo, la persona no recibe una notificación por correo electrónico acerca de la asignación del asunto. Si especifica el nombre o el correo electrónico de una persona que no se ha agregado a la instancia de Diligent One, aparece el nombre o el correo electrónico de la persona en el campo, pero a la persona no se le asigna el asunto automáticamente ni se le notifica a través de correo electrónico.
Tipo de Asunto	especifica la clasificación de la asunto, como "Deficiencia", "Deficiencia significativa", "Debilidad relevante", "Recomendación de la gerencia"
Fecha de identificación	especifica la fecha en que fue identificada la asunto
Gravedad opcional	especifica la intensidad del asunto, como "Elevada", "Media" o "Baja"
Publicado opcional	especifica si asunto es visible para todos los usuarios (publicados), u ocultos para los usuarios asignados a las funciones de Probador colaborador Usuario colaborador, Ejecutivo supervisor y Revisor supervisor (no publicados). Los Asuntos deben publicarse antes de que Diligent One notifique al propietario. Asuntos deben publicarse para aparecer en Estrategia cuando los riesgos están enlazados a los objetivos. Si desea obtener más información, consulte Definición del tratamiento del riesgo.
Recomendación opcional	las acciones que se recomienda tomar sobre la base de la asunto.
Atributos personalizados de Asunto opcional	un máximo de 10 campos de atributos personalizados asociados con el asunto Administradores del proyecto y Administradores de tipos de proyectos pueden definir atributos personalizados para asuntos en tipos Administrarproyecto.

Escribir la información detallada del asunto

Si tiene abierto el panel lateral Agregar Asunto o Editar Asunto, haga clic en Mostrar más para ingresar información en los siguientes campos y guardarla o simplemente rellene los campos si está en la página Detalles del Asunto:

El orden de los campos puede diferir según la parte de la aplicación de Proyectos en la cual esté trabajando con el asunto.

Campo	Descripción
Identificador de Asunto opcional	el identificador numérico, alfabético o alfanumérico para la asunto La longitud máxima es de 255 caracteres.
Propietario ejecutivo opcional	especifica el propietario ejecutivo del asunto Si especifica un usuario que se ha agregado a la instancia de Diligent One, la persona recibe un correo electrónico notificándole que se le ha asignada la asunto. Nota Cuando usted carga asuntos de forma masiva y especifica el correo electrónico de un usuario de Diligent One en el campo Propietario ejecutivo, a la persona también se le asigna automáticamente el asunto en la aplicación Proyectos. Sin embargo, la persona no recibe una notificación por correo electrónico acerca de la asignación del asunto. Si especifica el nombre o el correo electrónico de una persona que no se ha agregado a la instancia de Diligent One, aparece el nombre o el correo electrónico de la persona en el campo, pero a la persona no se le asigna el asunto automáticamente ni se le notifica a través de correo electrónico.
Propietario de Proyecto opcional	especifica el propietario de proyecto de la asunto Si especifica un usuario que se ha agregado a la instancia de Diligent One, la persona recibe un correo electrónico notificándole que se le ha asignada la asunto. Nota Cuando usted carga asuntos de forma masiva y especifica el correo electrónico de un usuario de Diligent One en el campo Propietario de Proyecto, a la persona también se le asigna automáticamente el asunto en la aplicación Proyectos. Sin embargo, la persona no recibe una notificación por correo electrónico acerca de la asignación del asunto. Si especifica el nombre o el correo electrónico de una persona que no se ha agregado a la instancia de Diligent One, aparece el nombre o el correo electrónico de la persona en el campo, pero a la persona no se le asigna el asunto automáticamente ni se le notifica a través de correo electrónico.
Riesgo/impacto opcional	la descripción del riesgo o el impacto que tendrá el asunto
Alcance opcional	el grado en el que el asunto afecta a la organización, como "Local" o "Global"
Nivel de escalamiento opcional	la persona, el departamento o el nivel de la organización al cual se debe dar a conocer el asunto, como "Propietario", "Ejecutivo" o "Directorio"
Causa opcional	qué fue lo que causó el asunto
Efecto opcional	el efecto que tendrá el asunto en la organización
Resumen ejecutivo opcional	Una descripción general de alto nivel del asunto, que suele resumir información de otros campos relacionados, como riesgo/impacto, causa y efecto
Impacto del costo opcional	el costo monetario real o estimado que se asocia al asunto

Campo

Descripción

Identificador de Asunto

opcional

el identificador numérico, alfabético o alfanumérico para la asunto

La longitud máxima es de 255 caracteres.

Propietario ejecutivo

opcional

especifica el propietario ejecutivo del asunto

Si especifica un usuario que se ha agregado a la instancia de Diligent One, la persona recibe un correo electrónico notificándole que se le ha asignada la asunto.
Nota
Cuando usted carga asuntos de forma masiva y especifica el correo electrónico de un usuario de Diligent One en el campo Propietario ejecutivo, a la persona también se le asigna automáticamente el asunto en la aplicación Proyectos. Sin embargo, la persona no recibe una notificación por correo electrónico acerca de la asignación del asunto.
Si especifica el nombre o el correo electrónico de una persona que no se ha agregado a la instancia de Diligent One, aparece el nombre o el correo electrónico de la persona en el campo, pero a la persona no se le asigna el asunto automáticamente ni se le notifica a través de correo electrónico.

Propietario de Proyecto

opcional

especifica el propietario de proyecto de la asunto

Si especifica un usuario que se ha agregado a la instancia de Diligent One, la persona recibe un correo electrónico notificándole que se le ha asignada la asunto.
Nota
Cuando usted carga asuntos de forma masiva y especifica el correo electrónico de un usuario de Diligent One en el campo Propietario de Proyecto, a la persona también se le asigna automáticamente el asunto en la aplicación Proyectos. Sin embargo, la persona no recibe una notificación por correo electrónico acerca de la asignación del asunto.
Si especifica el nombre o el correo electrónico de una persona que no se ha agregado a la instancia de Diligent One, aparece el nombre o el correo electrónico de la persona en el campo, pero a la persona no se le asigna el asunto automáticamente ni se le notifica a través de correo electrónico.

Riesgo/impacto

opcional

la descripción del riesgo o el impacto que tendrá el asunto

Alcance

opcional

el grado en el que el asunto afecta a la organización, como "Local" o "Global"

Nivel de escalamiento

opcional

la persona, el departamento o el nivel de la organización al cual se debe dar a conocer el asunto, como "Propietario", "Ejecutivo" o "Directorio"

Causa

opcional

qué fue lo que causó el asunto

Efecto

opcional

el efecto que tendrá el asunto en la organización

Resumen ejecutivo

opcional

Una descripción general de alto nivel del asunto, que suele resumir información de otros campos relacionados, como riesgo/impacto, causa y efecto

Impacto del costo

opcional

el costo monetario real o estimado que se asocia al asunto

Guardar un asunto y agregar otroasunto

Si usted está...	Haga lo siguiente:
añadir un asunto desde el panel lateral Añadir Asunto	Para guardar la asunto y cerrar el formulario, haga clic en Guardar y cerrar. Para guardar el asunto y agregar otro asunto, haga clic en Guardar y agregar otro.
actualizar un asunto desde el panel lateral Edit Asunto	Para guardar la asunto y cerrar el formulario, haga clic en Guardar y cerrar. Para ir a la página Detalles de la Asunto, haga clic en Más información.
actualizar un asunto desde la página Detalles del Asunto	Los cambios se guardan automáticamente. Puede hacer clic en la ficha Asuntos y hacer clic en Agregar Asunto para crear otro asunto.

Opcional. Etiquetar una un asunto a las entidades o ver el historial

Desde la página Detalles del Asunto, haga lo siguiente:

Cobertura de la entidadEtiquete un un asunto a una o más entidades para fines de generación de reportes.
Nota
Solo los Gerentes profesionales y Usuarios profesionales pueden etiquetar un un asunto con una entidad haciendo clic en Mostrar contenido y seleccionando cada entidad para asociarla con el asunto. Los cambios se guardan automáticamente.
HistorialVea un historial completo de los cambios a nivel de campo que se han hecho al asunto.

Añadir múltiples asuntos

Para obtener información sobre cómo agregar varios asuntos a la vez, consulte Importador de forma masivaasuntos.

Eliminar un asunto

¡Precaución!

Si se elimina un un asunto de forma permanente, se quita el asunto y las acciones asociadas de la proyecto. Una vez eliminado, no puede acceder o restaurar la asunto o acción.

Realice una de las siguientes acciones:
Elimine un asunto de una sola proyecto
1. En la página de inicio de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
  Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
2. Abra el proyecto que contiene el asunto.
3. Haga clic en la ficha Asuntos y luego en el nombre de la asunto.
Elimine asuntos de diferentes proyectos
1. En la página de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Rastreador de asuntos para abrirla.
  Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Rastreador de asuntos.
2. Haga clic en Detalles junto al asunto.
Desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en Eliminar Asunto.
En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Aceptar.
ResultadoEl asunto y todas las acciones asociadas se eliminan permanentemente.