Adición de solicitudes

Solicitar documentación a los propietarios del negocio u otras partes interesadas.

Puede crear solicitudes manualmente o usar la función Generar con IA para crear borradores de solicitudes de forma automática en función del contexto del proyecto. Sola podrá generar solicitudes con IA después de que el administrador del sistema habilite la opción de funciones de IA. Si desea obtener más detalles, consulte Habilitar funciones de IA y luego vaya a .

Cómo funciona

Los auditores a menudo necesitan solicitar documentación de los propietarios del negocio y otras partes interesadas para reunir más información.

Para solicitar documentación, agregue una solicitud y asígnela a la persona adecuada. Una vez asignada, la persona recibe una notificación por correo electrónico con un enlace para acceder a la solicitud, y tiene la opción de agregar un archivo adjunto o publicar un comentario.

Ejemplo

Permisos

Solo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales y los probadores colaboradores pueden agregar solicitudes.

Los probadores colaboradores pueden agregar solicitudes desde la ficha Solicitudes y desde los controles y procedimientos de su propiedad. Solo pueden ver y actualizar las solicitudes que crearon o a las que están asignados como propietario de la solicitud, y solo pueden eliminar las solicitudes que crearon.

Pasos para agregar una nueva solicitud

1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

   Se abre la página de inicio de Proyectos.

2. Abra un proyecto.

   Se abre el tablero de mando del proyecto.

3. Desde la ficha Planificación, Trabajo de campo, o Resultados, haga clic en Solicitudes en la barra de herramientas de utilidad arriba a la derecha.
4. Una vez que se abra el panel lateral Solicitudes, haga clic en el botón + Nueva solicitud.
5. En el cuadro de diálogo de Solicitudes, ingrese la siguiente información y haga clic en Guardar:

   Campo	Descripción
   Solicitante	especifica el nombre de la persona que solicita la documentación
   Descripción	describe la información solicitada, como el nombre del documento, el número de versión o el departamento donde espera encontrar la información Nota Los campos de texto enriquecido no pueden superar los 524.288 caracteres. Consejo Para habilitar la revisión ortográfica en los campos de texto enriquecido, realice una de las siguientes acciones: Chrome, Firefox o SafariCTRL + clic derecho dentro del campo en Windows o Comando + clic derecho en Mac Internet Explorer o Microsoft Edgeabra la configuración de su navegador y active el corrector ortográfico/resaltado de palabras mal escritas
   Propietario	especifica el nombre de la persona responsable de completar la solicitud El campo de búsqueda opera con el nombre y/o apellido de la persona. Seleccione Especifique un usuario... y realice una de las siguientes acciones: Especifique un usuarioSeleccione una persona en la lista Usuarios si la persona es un usuario con licencia dentro de la instancia de Diligent One. Especifique un contactoSi la organización utiliza la aplicación Resultados y configuró una Colección de referencia, seleccione una persona en la lista Contactos para especificar a uno de los contactos de la organización como propietario de la solicitud. Escriba manualmente el nombre de la persona y presione IntroUtilice esta opción si la persona no es un usuario o contacto en una instancia de Diligent One. Además del nombre de la persona, puede escribir manualmente su correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico. Si existen correos electrónicos duplicados porque la persona es tanto un usuario como un contacto, el correo electrónico de contacto se filtra de los resultados de búsqueda y solo se muestra el correo electrónico del usuario. Nota Si el usuario no tiene acceso o si se le asignó el rol de Revisor supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la solicitud, que le permite acceder para responder a la solicitud.
   CC opcional	especifica una o más personas que pueden contribuir a la solicitud Quienes reciben copia no necesitan ser agregados como usuarios en una instancia de Diligent One. Solo pueden actualizar este campo los gerentes profesionales, los usuarios profesionales o los usuarios a quienes se les asignó un rol de colaborador. Nota Si el usuario no tiene acceso o si se le asignó el rol de Revisor supervisor en el proyecto, se le envía por correo electrónico un enlace sin autenticar a la solicitud, que le permite acceder para responder a la solicitud. Consejo Puede pulsar Intro., barra espaciadora, coma, tabulación o punto y coma para agregar un correo electrónico a la lista CC. Las direcciones de correo electrónico se validan antes de ser guardadas.
   Fecha de vencimiento opcional	especifica cuándo debe cumplirse la solicitud
   Asunto del correo electrónico opcional	proporciona la capacidad de personalizar la línea del asunto del correo electrónico Nota La información personalizada se agrega a la línea del asunto original.
   Mensaje del correo electrónico opcional	proporciona la capacidad de personalizar el cuerpo del correo electrónico Nota La información personalizada se agrega al texto del cuerpo original.
   Notificación	Nota Este campo solo está disponible si está actualizando un elemento de solicitud existente. Enviar ahoraenvía un correo electrónico inmediato al propietario de la solicitud y a quienes lo reciben en copia Enviar [frequency] recordatorioenvía un correo electrónico al propietario de la solicitud y a las personas que reciben copia con una frecuencia programada específica. Para obtener más información sobre los recordatorios recurrentes, consulte Envío de recordatorios de solicitudes recurrentes.

Generación de solicitudes con IA

Puede usar la función Generar con IA para crear borradores de solicitudes de forma automática en función del contexto del proyecto. Esto lo ayuda a identificar y preparar rápidamente la documentación que pueda necesitar para su auditoría.

Cuando utiliza la IA para generar solicitudes, el sistema revisa la información ya disponible en el proyecto, lo que incluye lo siguiente:

• detalles de planificación,

• controles asociados,

• plan de pruebas de control,

• solicitudes manuales existentes,

• solicitudes generadas con IA previamente.

La IA utiliza esta información para identificar posibles necesidades de documentación y generar borradores de solicitudes. Los borradores no envían notificaciones hasta que los revise y apruebe.

Disponibilidad

La función de solicitudes generadas por IA solo está disponible si las funciones de IA se han activado para su organización.

Si no ve el botón Generar con IA, comuníquese con su administrador del sistema.

Cómo funcionan las solicitudes generadas por IA

En la página Solicitudes, se muestra una nueva sección Solicitudes sugeridas por IA en la parte superior de la página. El botón Generar con IA se muestra en la sección.

• Las solicitudes generadas por IA aparecen como Borradores en la lista de solicitudes sugeridas por IA.

• Los borradores contienen información sugerida de solicitudes, como Descripción, Propietario y Fecha de vencimiento.

• Los borradores no envían notificaciones hasta que se hayan aprobado.

• Puede editar, aprobar o eliminar los borradores de solicitudes individualmente.

Adición de solicitudes con IA

Para agregar solicitudes con IA, haga lo siguiente:

1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.

   Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.

   Se abre la página de inicio de Proyectos.

2. Abra un proyecto.

   Se abre el tablero de mando del proyecto.

3. En la sección Solicitudes sugeridas por IA, haga clic en Generar con IA.

   • Se muestra un indicador de progreso (por ejemplo, “Generando solicitudes…”).

   • Puede detener el proceso en cualquier momento seleccionando Detener generación con IA.

4. En la sección Solicitudes sugeridas por IA, seleccione Generar con IA.
   El sistema muestra un indicador de progreso (por ejemplo, Generando solicitudes…).
5. Revise la lista de borradores de solicitudes creadas mediante IA cuando la generación se haya completado.
6. Seleccione un elemento en estado Borrador para abrirlo.
   La solicitud se abre en el cuadro de diálogo de solicitudes utilizado para las solicitudes manuales.
7. Revise o modifique los detalles de la solicitud.
8. Haga clic en Aprobar para finalizar la solicitud y enviar notificaciones al propietario de la solicitud.
   Los elementos aprobados pasan a la lista principal de solicitudes.
9. Para eliminar un borrador no deseado, haga clic en Eliminar en el cuadro de diálogo de solicitudes.

Agregar varias solicitudes

Para obtener información sobre cómo agregar varias solicitudes a la vez, consulte Importación de solicitudes de forma masiva.