Notificaciones por correo electrónico desde Proyectos

Se envían mensajes de correo electrónico desde Proyectos para notificar a los usuarios acerca de:

solicitudes, revisiones, tareas o acciones asignadas
Cambios en los proyectos

Nota

Los usuarios que informan no haber recibido las notificaciones por correo electrónico, tal vez deban revisar su filtro de correo no deseado.

Las notificaciones por correo electrónico se envían desde las direcciones notifications@diligentoneplatform.com o notifications@highbond.com, a menos que en su empresa hayan configurado un remitente personalizado. Para obtener más información, consulte Configurar un remitente de correo electrónico personalizado.

Activar o desactivar notificaciones por correo electrónico

Puede activar o desactivar notificaciones por correo electrónico en la página de inicio de la plataforma. Si desea obtener más información, consulte Administración de notificaciones por correo electrónico.

Idioma del correo electrónico

Cuando se envía un correo electrónico a una dirección que pertenece a un usuario, el contenido del correo electrónico se muestra en la configuración de idioma del usuario. Cuando se envía un correo electrónico a una dirección que no pertenece a un usuario, el contenido del correo electrónico se muestra utilizando la configuración de idioma predeterminado de la organización.

Configurar la frecuencia con la que se envían los recordatorios

Si necesita enviar recordatorios recurrentes sobre acciones y solicitudes, puede configurar la frecuencia con la que deben enviarse las notificaciones por correo electrónico a los propietarios y personas que reciben la copia.

Puede enviar recordatorios recurrentes:

programados de forma diaria, semanal o mensual
en un horario personalizado basado en "la cantidad x" de días antes de la fecha de vencimiento

Ejemplo

Configuración de recordatorios recurrentes

Escenario

Usted crea una solicitud y especifica como fecha de vencimiento el 3 de mayo de 2019. También configura sus ajustes de las notificaciones de la siguiente manera:

Enviar recordatorios recurrentesSemanalmente
Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento5, 3, 1, en blanco, en blanco

Resultado

Los correos electrónicos de recordatorio para la solicitud se envían semanalmente (todos los lunes) antes del 3 de mayo de 2019. También se envían correos electrónicos recordatorios adicionales para la solicitud 5 días, 3 días y 1 día antes del 3 de mayo de 2019.

Después del 3 de mayo de 2019, los correos electrónicos de recordatorio continúan enviándose semanalmente, hasta que la solicitud se cierre, elimine o asigne a otra persona. Si la persona asignada a la solicitud se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.

Pasos

En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Proyectos para abrirla.
Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Proyectos.
Se abre la página de inicio de Proyectos.
En Administración del sistema, selecciona Administrar tipos de proyectos.
Vaya al tipo de proyecto adecuado y selecciona Editar.
Se abre la página Administrar tipos de proyectos.
Selecciona la ficha Notificaciones.

Configure los siguientes campos y seleccione Guardar:

Campo	Predeterminado	Observaciones
Enviar recordatorios recurrentes	Semanalmente	Seleccione Diariamente, Semanalmente o Mensualmente en la lista desplegable para indicar la frecuencia con la que se enviarán correos electrónicos de recordatorio para los elementos pendientes (acciones/solicitudes abiertas o vencidas). Los correos electrónicos recordatorios se comienzan a enviar a las 00:00 UTC. Los recordatorios semanales se envían los lunes y los recordatorios mensuales se envían el primer día del mes. Los correos electrónicos recordatorios de acciones y solicitudes son enviados antes y después de la fecha de vencimiento hasta que los elementos se cierren, eliminen o asignen a otra persona. Si la persona asignada al elemento se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.
Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento		Seleccione esta opción para configurar una programación personalizada para las notificaciones de recordatorios sobre la base de "x" número de días antes de la fecha de vencimiento de la acción/solicitud. Puede especificar hasta cinco frecuencias de notificaciones personalizadas. Si la fecha de vencimiento de una acción/solicitud ha pasado, o si no se ha establecido ninguna fecha de vencimiento, los correos electrónicos recordatorios se envían en la frecuencia predeterminada (Semanalmente) o en la frecuencia de recordatorio recurrente especificada (Diariamente o Mensualmente).

Campo

Predeterminado

Observaciones

Enviar recordatorios recurrentes

Semanalmente

Seleccione Diariamente, Semanalmente o Mensualmente en la lista desplegable para indicar la frecuencia con la que se enviarán correos electrónicos de recordatorio para los elementos pendientes (acciones/solicitudes abiertas o vencidas).

Los correos electrónicos recordatorios se comienzan a enviar a las 00:00 UTC. Los recordatorios semanales se envían los lunes y los recordatorios mensuales se envían el primer día del mes.

Los correos electrónicos recordatorios de acciones y solicitudes son enviados antes y después de la fecha de vencimiento hasta que los elementos se cierren, eliminen o asignen a otra persona. Si la persona asignada al elemento se quita del proyecto o el proyecto se archiva, los correos electrónicos de recordatorio también se dejan de enviar.

Enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento

Seleccione esta opción para configurar una programación personalizada para las notificaciones de recordatorios sobre la base de "x" número de días antes de la fecha de vencimiento de la acción/solicitud. Puede especificar hasta cinco frecuencias de notificaciones personalizadas.

Si la fecha de vencimiento de una acción/solicitud ha pasado, o si no se ha establecido ninguna fecha de vencimiento, los correos electrónicos recordatorios se envían en la frecuencia predeterminada (Semanalmente) o en la frecuencia de recordatorio recurrente especificada (Diariamente o Mensualmente).

Nota

Si activa solo los correos electrónicos de recordatorio que se repiten regularmente sin recordatorios programados adicionales "x" días antes de la fecha de vencimiento, Diligent One envía los recordatorios que se repiten regularmente tanto antes como después de la fecha de vencimiento.

Sin embargo, si activa ambos tipos de notificación, Diligent One envía solo los recordatorios en la programación personalizada antes de la fecha de vencimiento y envía solo los recordatorios adicionales que se repiten regularmente después de que haya pasado la fecha de vencimiento.

Tipos de notificaciones por correo electrónico

Tipo de notificación	Asunto del correo electrónico	Ocurrencia del correo electrónico	Roles que pueden recibir el correo electrónico
Restablecer la contraseña del usuario	Restablezca su contraseña.	cuando un administrador del proyecto restablece la contraseña de un usuario Nota Los administradores del proyecto pueden restablecer la contraseña de un usuario en Administración del sistema > Administrar usuarios.	Cualquier rol
Carga en forma masiva	Elementos cargados	cuando los riesgos o controles se cargan en forma masiva en un proyecto o marco o los asuntos se cargan en forma masiva en un proyecto	Gerente profesional
Copia de seguridad	Descargue la copia de seguridad de su proyecto.	cuando la copia de seguridad de un proyecto está completa	Gerente profesional
Copia de seguridad	Error en la copia de seguridad del proyecto: inténtelo de nuevo	cuando se produce un problema durante el proceso de copia de seguridad de un proyecto	Gerente profesional
Creación del proyecto	Error en la creación del proyecto: inténtelo de nuevo	cuando ocurre un problema durante el proceso de creación de un proyecto dentro de un plan de aseguramiento	Administrador del proyecto Creador del proyecto
Proyecto archivado o propagado	Proyecto archivado	cuando se archiva un proyecto	Gerente profesional
	Error al archivar nombre_del_proyecto : inténtelo de nuevo	cuando se archiva un proyecto y ocurre un problema	Gerente profesional
	La propagación del proyecto se completó	cuando se ha propagado un proyecto	Gerente profesional
Proyecto eliminado	Proyecto eliminado	cuando un proyecto se ha eliminado y automáticamente se eliminará de forma permanente en 30 días	Administrador del proyecto Creador del proyecto
Importación, clonación y copia	Estándares y normas importados	cuando los estándares o las normas se importan con éxito a un mapa de cumplimiento	Gerente profesional Usuario profesional
	Error en la importación al mapa de cumplimiento: vuelva a intentarlo	cuando los estándares o normas no se importan con éxito a un mapa de cumplimiento	Gerente profesional Usuario profesional
	Error al importar desde la Biblioteca de contenidos: inténtelo de nuevo	cuando ocurre un problema durante el proceso de importación desde la biblioteca de contenidos	Gerente profesional Usuario profesional
	Error en el proceso de importación: inténtelo de nuevo Error en el proceso de clonación: inténtelo de nuevo Error en el proceso de propagación: inténtelo de nuevo Error al copiar la certificación: intente nuevamente	Cuando se produce un problema durante el proceso de importación, clonación, propagación o copiado	Gerente profesional Usuario profesional
Evaluaciones automatizadas	Actualizaciones a evaluaciones automatizadas	cuando un controlador de evaluación ha actualizado las evaluaciones de riesgos y controles si se ha desactivado algún controlador de evaluación debido a un error	Gerente profesional Usuario profesional
Revisión	Nombre_de_usuario lo asignó como revisor	cuando se asigna al siguiente revisor para revisar uno de los siguientes: un archivo de planificación una narración una matriz de control de riesgos o plan de proyecto una lista de revisiones de confiabilidad o procedimientos de ejecución una sola revisión de confiabilidad o procedimiento de ejecución una lista de planes de pruebas un solo plan de pruebas una ronda de pruebas una sola prueba un asunto (información detallada, acciones correctivas o información de las nuevas pruebas)	Gerente profesional Usuario profesional Ejecutivo supervisor
Tareas	Nombre_de_usuario le asignó una tarea	cuando se le ha asignado una tarea a usted	Cualquier rol
	Nombre_de_usuario comentó sobre una tarea	cuando una persona publica un comentario sobre una tarea	Cualquier rol
	Cerrar una tarea	cuando una persona borra una tarea	Cualquier rol
	Nombre_de_usuario cerró una tarea	cuando una persona cierra una tarea	Cualquier rol
Acciones, solicitudes, certificaciones y asignaciones	Nombre_de_quien_asigna asignó un elemento de acción a Nombre_del_asignado	cuando se le ha asignado responder o contribuir a una acción	Cualquier rol
	Nombre_de_usuario actualizó un elemento de acción	cuando alguien actualiza una acción Este correo electrónico se envía al creador de la acción, al propietario de la acción y a cualquier usuario a quien se envía copia. La persona que actualizó la acción no recibe este correo electrónico.	Cualquier rol
	Nombre_de_usuario comentó sobre un elemento de acción	cuando alguien publica un comentario sobre una acción Este correo electrónico se envía al creador de la acción, al propietario de la acción y a cualquier usuario a quien se envía copia. La persona que hizo el comentario no recibe este correo electrónico.	Cualquier rol
	Responda a una solicitud Nota Este asunto del correo electrónico es personalizable.	cuando ha sido asignado para responder o contribuir a una solicitud	Cualquier rol
	Nombre_de_usuario actualizó una solicitud	cuando se adjunta un archivo a una solicitud Este correo electrónico se envía al creador de la solicitud, al propietario de la solicitud y a todos los usuarios copiados. La persona que adjunto el archivo no recibe este correo electrónico.	Cualquier rol
	Nombre_de_usuario comentó sobre una solicitud	cuando se realiza una acción en una solicitud (comentario agregado) Este correo electrónico se envía al creador de la solicitud, al propietario de la solicitud y a todos los usuarios copiados. La persona que hizo el comentario no recibe este correo electrónico.	Cualquier rol
	Nombre_de_usuario le asignó a un(a) Nombre_de_elemento	cuando se asigna a un usuario como Propietario, Propietario ejecutivo o Usuario asignado de un objetivo, un control, una prueba de control o un asunto publicado	Propietario o propietario ejecutivoCualquier rol Usuario asignadosolo Gerente profesional, Usuario profesional o Probador colaborador
	Responda a Nombre_del_cuestionario	cuando se envía una tarea de rendimiento del control a un encargado del control	Cualquier rol
	Responda a Nombre_de_encuesta_de_evaluación	cuando se envía una encuesta de evaluación a un propietario de control	Cualquier rol
	userName solicita su certificación Nota Este asunto del correo electrónico es personalizable.	cuando se envía a alguien una solicitud de certificación	Cualquier rol
Recordatorio	Responda a los elementos de acción	cuando el estado de una acción es "Abierto", se envían recordatorios reiterados según los ajustes que se configuraron	Cualquier rol
Recordatorio	Acción requerida sobre un elemento abierto de la solicitud Responda a múltiples solicitudes	cuando el estado de una solicitud es "Abierto", se envían recordatorios recurrentes según los ajustes que se configuraron	Cualquier rol