Trabajo con controles

Un control es una acción planificada o un mecanismo utilizado para mitigar el riesgo dentro de su organización. La implementación de controles reduce la probabilidad y el impacto de los riesgos, lo que ayuda a garantizar la continuidad del negocio y la gestión efectiva de riesgos.

Agregar un control

Para agregar un control:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Diríjase a la ficha Controles y haga clic en + Agregar control.

    Se abre el panel Agregar control.

  3. En el panel Agregar control, ingrese un nombre para el control.
  4. Proporcione cualquier detalle adicional y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
    • Agregar control para guardar el control y cerrar el panel.
    • Guardar y agregar nuevo para guardar el control y agregar otro.

    Se crea el control.

  5. (Opcional) Si desea ver o editar detalles adicionales, seleccione el nombre del control para abrir la página de detalles del control.

Agregar o cambiar el propietario de un control

Para agregar o cambiar el propietario de un control:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Seleccione la ficha Controles.
  3. En la lista de controles, seleccione el nombre del control que desea actualizar.

    Se abre la ficha Detalles.

  4. En el campo Propietario del control, seleccione un usuario y luego Guardar cambios.

    El control se asigna al usuario seleccionado. Automáticamente se envía una notificación por correo electrónico al usuario asignado.

Mover un control a través de diferentes flujos de trabajo

Tras crear un control, puede hacerlo avanzar por los diferentes estados del flujo de trabajo en función de sus requisitos. Algunos estados de flujo de trabajo pueden requerir que se completen campos específicos. Asegúrese de completar la información requerida antes de hacer avanzar el control.

Para mover un control del estado de Borrador al estado de Identificación:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Control y seleccione el nombre del control que desea actualizar.

    La página de detalles del control se abre con la ficha Detalles.

  3. Introduzca la información del control, incluidos el identificador, la descripción y el propietario.
  4. Seleccione Guardar cambios.
  5. En la esquina superior derecha, seleccione Identificar.

    El estado del flujo de trabajo cambia a Identificación.

Nota

Puede seguir los pasos mencionados anteriormente para hacer avanzar el control a través del resto de los estados del flujo de trabajo en función de sus necesidades.

Enlazar un control a distintos objetos

Un control se relaciona con distintos activos y otros objetos de la biblioteca en su organización. Establecer estos enlaces proporciona contexto para el control y le permite comprender su impacto en los objetos relacionados.

Para enlazar un control a distintos objetos:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Seleccione el nombre del control con el que desea trabajar.

    La página de detalles del control se abre con la ficha Detalles.

  3. Navegue a la ficha Relación y haga lo siguiente en función de lo que desea enlazar:
    • Para enlazar un riesgo:
      1. Seleccione Enlazar riesgos.

      2. En el cuadro de diálogo Enlazar riesgos:

        1. Seleccione el tipo de riesgo y el riesgo específico.
        2. Seleccione Enlazar riesgos.

          El riesgo se enlaza al control.

    • Para vincular un activo:
      1. Seleccione Enlazar activos.

      2. En el cuadro de diálogo Enlazar activos:

        1. Seleccione el tipo de activo y el activo específico.
        2. Seleccione Enlazar activos.

          El activo se enlaza a un control.

    •  Para enlazar una evaluación del control:
      1. Seleccione Enlazar evaluaciones de controles.

      2. En el cuadro de diálogo Enlazar evaluaciones de controles:

        1. Seleccione el tipo de evaluación del control y la evaluación del control específica.
        2. Seleccione Enlazar evaluaciones de controles.

          La evaluación del control se enlaza al control.

Nota

  • Realice el mismo proceso para enlazar el control a objetos de la biblioteca, como otros controles, procesos y objetivos, si esos tipos de objetos están configurados en su instancia del Gestor de riesgos.
  • En la página de inicio, puedeenlazar objetos expandiendo la fila de controles y seleccionando Agregar relación. Esta opción solo está disponible si el control aún no está enlazado a un objeto.
  • Cuando enlaza un control a otro objeto, se crea un enlace bidireccional. Por ejemplo, cuando vincula un riesgo a un control, la relación es visible en la ficha Relación de ambos, el riesgo y el control. Si los enlaces no se muestran correctamente, comuníquese con Soporte para solicitar ayuda.

Desenlazar el control de otros objetos

Puede eliminar las relaciones existentes entre un control y los activos asociados u otros objetos de la biblioteca.

Para desenlazar el control de otros objetos:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Seleccione el control con el que desea trabajar.

    La página de detalles del control se abre con la ficha Detalles.

  3. Diríjase a la ficha Relación y seleccione el ícono junto al objeto que desea desenlazar.
  4. En el cuadro de diálogo Desvincular relación, seleccione Desvincular objeto.

    Se quita el objecto del control.

Asociar un control con una unidad organizacional

Puede asociar un control en el Gestor de riesgos con una o más unidades organizacionales. Estas unidades constituyen la base de la empresa, al enlazar diversas entidades organizacionales en diferentes segmentos de la compañía. Esta jerarquía también almacena detalles de unidades departamentales y de negocios.

Para asociar un control con una unidad organizacional:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. En la ficha Control, seleccione el nombre del control que desea actualizar.

    Aparece la página de detalles del control.

  3. En la ficha Detalles, en el campo Unidad de organización relacionada, busque y seleccione una o más de las unidades organizacionales preconfiguradas que desea asociar con el control.

  4. Seleccione Aplicar selección.

  5. Seleccione Guardar cambios.

    El control se actualiza. En la página de inicio de Gestor de riesgos, en la ficha Control, puede ver la unidad organizacional asociada en la columna Unidad de org.

    Nota

    • La jerarquía de unidades organizativas está preconfigurada por los administradores del sistema en su organización. Para obtener más información sobre las jerarquías en la estructura organizativa, comuníquese con su administrador del sistema.

    • Si es administrador del sistema, vaya a Configuración de plataforma y seleccione Estructura de la org., para ver y administrar la lista de unidades organizativas preconfiguradas. Para obtener más información sobre las unidades organizativas, consulte Estructura organizacional.

Crear un asunto para un control

Ahora puede crear problemas directamente desde la aplicación Gestor de riesgos. Cuando selecciona Agregar asunto, se le redirige a la aplicación Administrador de asuntos para introducir los detalles. Después de crear un asunto, aparece en la página Asuntos. Desde la navegación de la izquierda, seleccione Asuntos para ver y rastrear todos los asuntos creados.

Para crear un asunto:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. En la página Detalles del control, vaya a la ficha Asuntos.

  3. Seleccione Agregar asunto.

  4. Seleccione el tipo de asunto que desee crear: Asunto, incidente o Excepción.

  5. En la página Agregar asunto, ingrese los detalles requeridos. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Agregar un asunto.

  6. Seleccione Agregar. El problema aparece en la ficha Asuntos.

Crear una evaluación de control

Las evaluaciones de control ayudan a evaluar la efectividad de un control en la reducción del riesgo. Las evaluaciones se generan en función de la relación del control con otros objetos.

Para crear una evaluación de control:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. En la ficha Control , seleccione el control para el que desea crear una evaluación de control.

  3. En la página Detalles del control, vaya a la ficha Evaluación del control.

  4. Seleccione Agregar evaluación de control.

  5. En el cuadro de diálogo Agregar evaluación de control:

    1. Ingrese un nombre para la evaluación de control.
    2. Seleccione Agregar evaluación de control.

  6. En la página Detalles de la evaluación de control, realice el siguiente procedimiento:

    1. Proporcione un ID de referencia y agregue una descripción.

    2. Asigne un propietario para la evaluación de riesgo.

    3. (Opcional) Seleccione una unidad organizacional.

  7. Seleccione Guardar cambios. Se crea la evaluación de control y se le envía un correo electrónico al propietario de la evaluación con el enlace a la evaluación asignada.

Crear un asunto para una evaluación de control

Ahora puede crear problemas directamente desde la aplicación Gestor de riesgos. Cuando selecciona Agregar asunto, se le redirige a la aplicación Administrador de asuntos para introducir los detalles. Después de crear un asunto, aparece en la página Asuntos. Desde la navegación de la izquierda, seleccione Asuntos para ver y rastrear todos los asuntos creados.

Para crear un asunto:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. En la página de detalles de la Evaluaciones de controles, diríjase a la ficha Asuntos.

  3. Seleccione Agregar asunto.

  4. Seleccione el tipo de asunto que desee crear: Asunto, incidente o Excepción.

  5. En la página Agregar asunto, ingrese los detalles requeridos. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Agregar un asunto.

  6. Seleccione Agregar. El problema aparece en la ficha Asuntos.

Evaluar un control

Una vez que el control se agrega y se identifica, puede evaluar el control analizando su eficacia.

Para evaluar un control:

  1. Para iniciar sesión en Diligent One, utilice en enlace que aparece en el correo electrónico que recibe. Se abre la aplicación Gestor de riesgos.

  2. En la página Detalles de la evaluación de control, realice el siguiente procedimiento:

    1. Seleccione valores para Impacto y Probabilidad.

    2. Elija una calificación de riesgo inherente en la lista desplegable.

  3. Seleccione Guardar cambios para actualizar la evaluación de control.

Se generan las evaluaciones con base en los objetos enlazados al control.

Eliminar un control

Para eliminar un control:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Seleccione el control que desea eliminar.

    Se muestra la página del control detallado.

  3. En la esquina superior derecha, seleccione Más opcionesy luego Eliminar.
  4. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Eliminar.

    Se elimina el control.