Trabajar con procesos

Un proceso es una serie sistemática de pasos que se siguen para alcanzar una meta específica dentro de una organización. Los procesos están diseñados para ayudar a optimizar las operaciones y ofrecer resultados consistentes.

Los procesos pueden incluir la gestión de operaciones, el aseguramiento de la calidad y el reporte financiero. En la aplicación Gestor de riesgos, puede crear estos procesos y enlazarlos a riesgos y controles.

Adición de un proceso

Para agregar un proceso:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Procesos y seleccione + Agregar procesos.

    Se abre el cuadro de diálogo Agregar proceso.

  3. En el panel Agregar proceso, ingrese un nombre para el proceso.
  4. Agregue todos los detalles adicionales y seleccione una de las siguientes opciones:
    • Agregar proceso para guardar el proceso y cerrar el panel.
    • Guardar y agregar nuevo para guardar el proceso y agregar otro.

    El proceso ahora está creado.

  5. (Opcional) Para ver o editar detalles adicionales, seleccione el nombre del proceso para abrir la página de detalles del proceso.

Mover un proceso a través de diferentes flujos de trabajo

Tras crear un proceso, puede hacerlo avanzar por los diferentes estados del flujo de trabajo en función de sus requisitos. Algunos estados de flujo de trabajo pueden requerir que se completen campos específicos. Asegúrese de que la información requerida esté completada antes de avanzar en el proceso.

Para mover un proceso del estado Definir al de Planificación:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Proceso y seleccione el nombre del proceso con el que desea trabajar.

    La página del proceso se abre con la ficha Detalles.

  3. Introduzca la información del proceso, incluyendo el identificador, la descripción y el propietario.
  4. Seleccione Guardar cambios.
  5. En la esquina superior derecha, seleccione Editar.

    El estado del flujo de trabajo cambia a Planificación.

Nota

Puede seguir los pasos anteriores para mover el proceso a través de los estados de flujo de trabajo restantes según sea necesario.

Enlazar un proceso a otros objetos

Un proceso puede estar enlazado a los riesgos y controles dentro de su organización. Capturar esta relación ayuda a establecer una evaluación y mitigación de riesgos efectivas.

Para enlazar un proceso a otros objetos:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Proceso y seleccione el nombre del proceso con el que desea trabajar.

    La página de detalles del proceso se abre con la ficha Detalles.

  3. Navegue a la ficha Relación y haga lo siguiente en función de lo que desea enlazar:
    • Para enlazar un riesgo:
      1. Seleccione Enlazar riesgo.

      2. En el cuadro de diálogo Enlazar objeto:

        1. Los campos Tipo y Relación están preseleccionados.
        2. En el campo Relacionado con seleccione el riesgo y, a continuación, seleccione Enlazar.
    • Para enlazar un control:
      1. Seleccione Enlazar control.

      2. En el cuadro de diálogo Enlazar objeto:

      1. Los campos Tipo y Relación están preseleccionados.
      2. En el campo Relacionado con seleccione el control y, a continuación, seleccione Enlazar.

      El proceso ahora está enlazado al control seleccionado y aparece en la ficha Relaciones.

Nota

Cuando enlaza los objetos, se crea un enlace bidireccional. Por ejemplo, cuando enlaza un proceso a un riesgo, la relación es visible en la ficha Relación de ambos, el proceso y el riesgo. Si los enlaces no se muestran correctamente, comuníquese con Soporte para solicitar ayuda.

Desenlazar un proceso de otros objetos

Puede eliminar las relaciones existentes entre un proceso y los activos asociados u otros objetos de biblioteca.

Para desvincular una relación de proceso:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Proceso y seleccione el nombre del proceso con el que desea trabajar.

    La página del proceso se abre con la ficha Detalles.

  3. Vaya a la ficha Relación y seleccione el icono junto al objeto que desea desvincular.
  4. En el cuadro de diálogo Desvincular relación, seleccione Desvincular objeto. El objeto se elimina del proceso.

Asociar un proceso con una unidad organizacional

Puede asociar un proceso en el Gestor de riesgos con una o más unidades organizacionales. Estas unidades constituyen la base de la empresa, al enlazar diversas entidades organizacionales en diferentes segmentos de la compañía. Esta jerarquía también almacena detalles de unidades departamentales y de negocios.

Para asociar un proceso con una unidad organizacional:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. En la ficha Procesos, seleccione el nombre del proceso que desea actualizar.

    Aparece la página de detalles del proceso.

  3. En la ficha Detalles, en el campo Unidad de organización relacionada, busque y seleccione una o más unidades organizacionales preconfiguradas que desee relacionar con el proceso.

  4. Seleccione Aplicar selección.

  5. Seleccione Guardar cambios.

    Se actualiza el proceso. En la página de inicio del Gestor de riesgos, en la ficha Procesos, puede ver la unidad organizacional asociada en la columna Unidad de org..

Nota

  • La jerarquía de unidades organizativas está preconfigurada por los administradores del sistema en su organización. Para obtener más información sobre las jerarquías en la estructura organizativa, comuníquese con su administrador del sistema.

  • Si es administrador del sistema, vaya a Configuración de plataforma y haga clic en Estructura de la org., para ver y administrar la lista de unidades organizativas preconfiguradas. Para obtener más información sobre las unidades organizativas, consulte Estructura organizacional.

Crear un asunto para un proceso

Ahora puede crear problemas directamente desde la aplicación Gestor de riesgos. Cuando selecciona Agregar asunto, se le redirige a la aplicación Administrador de asuntos para introducir los detalles. Después de crear un asunto, aparece en la página Asuntos. Desde la navegación de la izquierda, seleccione Asuntos para ver y rastrear todos los asuntos creados.

Para crear un asunto:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. En la página de detalles de Procesos, vaya a la ficha Asuntos.

  3. Seleccione Agregar asunto.

  4. Seleccione el tipo de asunto que desee crear: Asunto, incidente o Excepción.

  5. En la página Agregar asunto, ingrese los detalles requeridos. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Agregar un asunto.

  6. Seleccione Agregar. El problema aparece en la ficha Asuntos.

Eliminar un proceso

Para eliminar un proceso:

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de riesgos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de riesgos.

  2. Vaya a la ficha Proceso y seleccione el nombre de un proceso que desee eliminar.

    La página del proceso se abre con la ficha Detalles.

  3. En la parte superior derecha, seleccione Más opcionesy luego Eliminar.
  4. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Eliminar.

    Se elimina el proceso.