Travailler avec des problèmes
Tout utilisateur de la Plateforme Diligent One peut signaler un problème à Gestionnaire des problèmes et le suivre via l’application Gestionnaire des problèmes. Un problème est une difficulté ou une préoccupation qui nécessite l’attention de la direction afin d’éviter qu’il ne s’aggrave ou ne provoque des perturbations importantes. Voici quelques exemples :
Lacune dans le contrôle financierUne lacune identifiée dans les processus de contrôle financier, nécessitant une remédiation de la part de l’équipe financière.
Violation de la sécurité informatiqueUne violation de la sécurité identifiée dans le système informatique, qui nécessite une action immédiate et une résolution par le service informatique.
Violation de la conformitéUn problème de conformité où un processus ne répond pas aux normes réglementaires, nécessitant des mesures correctives.
Statuts des problèmes
Un problème peut avoir l’un des statuts suivants :
| Composants | Description |
|---|---|
| BROUILLON | Le problème est créé et affiné. Les auteurs de rapports sur les problèmes documentent le problème, son ampleur et les éléments justificatifs. Le problème peut être modifié jusqu’à ce qu’il soit prêt à être examiné par la direction. |
| EXAMEN EN COURS | Le problème est en cours d’examen par la direction. Les gestionnaires évaluent la définition du problème, valident sa pertinence et son exactitude et décident s’il doit faire l’objet d’une remédiation ou être renvoyé pour être affiné. |
| À PUBLIER | Le problème a été entièrement validé et est prêt à être publié. Tous les examens sont terminés et le problème est validé pour être publié en tant que découverte d’audit officiel Note Ce workflow n’apparaît que si vous avez sélectionné Découverte de l’audit comme type de problème lors de la création d’un problème. |
| EN ATTENTE D’ACCEPTATION | Le problème a passé l’examen initial et attend la validation finale avant publication. Les approbateurs effectuent une vérification finale pour s’assurer que la découverte de l’audit respecte les normes de reporting. Les approbateurs peuvent accepter le problème ou le renvoyer au statut BROUILLON si des mises à jour substantielles sont nécessaires. Note Ce workflow n’apparaît que si vous avez sélectionné Découverte de l’audit comme type de problème lors de la création d’un problème. |
| PLANIFICATION DE REMÉDIATION | Un propriétaire de problème est désigné et élabore un plan de remédiation. Le propriétaire définit la liste des actions requises pour résoudre le problème, y compris les responsabilités et les délais. Une fois le plan terminé, le propriétaire lance la remédiation et fait avancer le problème. |
| EN COURS DE REMÉDIATION | Les actions de remédiation sont en cours d’exécution. Les propriétaires et les approbateurs des actions exécutent et suivent les tâches de remédiation conformément au plan approuvé. |
| À VALIDER | Le problème est en attente de validation finale. Un approbateur examine les actions terminées et les éléments justificatifs afin de confirmer que la remédiation est suffisante. L’approbateur peut approuver la clôture du problème ou le refuser en rouvrant une ou plusieurs actions, renvoyant ainsi le problème à EN COURS DE REMÉDIATION. |
| FERMÉ(E) | Un gestionnaire de types peut fermer un problème une fois que toutes les actions associées ont été fermées. |
| ABANDONNÉ | Il a été déterminé que le problème ne nécessite pas de remédiation. Le problème est clos sans action pour des raisons telles que résultat non valide, doublon ou hors sujet. |
Traitement d'un problème
Le processus de traitement des problèmes est un flux de travail structuré utilisé pour signaler, gérer, résoudre et résoudre les problèmes au sein de la Plateforme Diligent One. Il implique plusieurs rôles et actions afin de garantir la responsabilité et la traçabilité tout au long du cycle de vie du problème.
Le traitement d’un problème commence lorsqu’un auteur de signalement de problèmes l’ajoute. Le problème signalé déclenche l’envoi par e-mail de notifications à l’auteur de son signalement et au gestionnaire de types concerné. Le processus de traitement des problèmes comprend les étapes suivantes :
- Ajouter un problème : Tout utilisateur de l’Aide relative à la plateforme Diligent One peut agir en tant qu’auteur de signalement de problèmes. Les auteurs de signalement de problèmes peuvent voir les problèmes qu’ils ont signalés dans la liste des problèmes.
- Affichage d’un problème : Les gestionnaires de types affichent tous les problèmes associés aux types parent et aux types qui leur sont attribués dans la liste des problèmes.
- Affecter un propriétaire de problème : Les gestionnaires de types attribuent des propriétaires de problème. Si plusieurs gestionnaires de types ont accès au type du problème, n’importe lequel d’entre eux peut attribuer la propriété.
- Configuration du flux de travail du problème : Les gestionnaires de types ou les propriétaires de problèmes configurent le flux de travail du problème, qui consiste en une séquence d’actions requises pour résoudre le problème. Les flux de travail peuvent être automatiques ou manuels.
- Exécution du flux de travail du problème : Les propriétaires des actions assignées accomplissent leurs tâches respectives avant les dates d’échéance. Chaque action assignée doit être clôturée pour que le problème puisse être résolu.
- Valider un problème : Indique que le problème est en attente d’évaluation avant de pouvoir passer à l’étape suivante. Ce statut apparaît généralement une fois que toutes les actions ont été accomplies et que le problème est prêt à être examiné.
- Fermer un problème : Les problèmes sont automatiquement fermés lorsque la dernière action dans le flux de travail des problèmes est fermée.
Pour de plus amples informations, consultez la section Ajouter un problème.
