Enregistrement des problèmes

Enregistrez des problèmes, des omissions de contrôle ou des exceptions que vous avez identifiées dans un projet.

Astuce

Si vous devez ajouter un grand nombre de problèmes à Projets, vous pouvez charger des problèmes en bloc. Pour de plus amples informations, consultez la section Importation en bloc de problèmes.

Fonctionnement

Vous pouvez ajouter des problèmes et le contexte de la raison pour laquelle elles ont été capturées, dans un projet.

Ajouter un problème implique l’enregistrement d’informations de base sur le problème et l’affectation du problème à un propriétaire. Une fois que vous avez affecté le problème au propriétaire, ce-dernier reçoit une notification par e-mail avec un lien vers le problème et il peut ainsi mettre à jour le problème.

Note

Si un un problème est affecté puis publié, l’utilisateur ayant un rôle Professionnel ou Superviseur reçoit des notifications en double : une lorsque le problème leur est affecté et une lorsque le problème est publié. L’utilisateur ayant le rôle Collaborateur n’est notifié qu’après la publication du problème.

Exemple

Enregistrement des un problème

Scénario

Vous devez capturer un problème suite à l’identification de l’absence de coordination des protocoles de reprise sur sinistre au sein d’une organisation.

Traiter

Vous ouvrez votre projet Examen de la cybersécurité, cliquez sur l’onglet Problèmes, et cliquez sur Ajouter un Problème pour capturer le problème.

Résultat

Vous enregistrez le problème de la manière suivante :

  • TitreProtocoles de reprise après sinistre non coordonnés
  • DescriptionIl n’existe pas de documentation ITDR coordonnée pour apporter une réponse optimale à des incidents majeurs, comme un endommagement important de l’infrastructure hébergée dans la salle de serveurs (désignée G1 en interne). Nous espérons généralement la mise en place d’une séquence de récupération qui définit un ordre de récupération technique logique des systèmes informatiques par ordre de priorité en tenant compte des dépendances avec d’autres systèmes. Cette séquence peut inclure des interfaces à d’autres applications et services d’infrastructure informatique comme le répertoire actif.
  • PropriétaireDirecteur informatique
  • Problème : typeRecommandation de gestion
  • Date identifiée10 février 2020
  • Gravité Moyen
  • PubliéPublié
  • RecommandationDévelopper une séquence de reprise en cas d’incident majeur survenant dans les salles de serveur principales qui permettrait de coordonner la reprise des systèmes informatiques en cas de scénarios pessimistes.

Autorisations

Les Responsables professionnels et les Utilisateurs professionnels peuvent créer, mettre à jour et supprimer des problèmes dans un projet.

Les Responsables de la supervision, les Examinateurs de la supervision et les Responsables collaborateurs disposent d’un accès en lecture seule aux problèmes publiés .

Les Testeurs collaborateurs peuvent créer des problèmes et avoir un accès en lecture seule aux problèmes publiés qui leur ont été affectés. Les Utilisateurs collaborateurs peuvent avoir accès en lecture seule aux problèmes publiés auxquels ils ont été affectés.

Accéder à la zone des problèmes

Vous pouvez ajouter et mettre à jour des problèmes de diverses manières. La manière d’atteindre la zone appropriée dépend de ce que vous voulez faire.

Note

  • Les termes de l’interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre organisation Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
  • Si un champ obligatoire est vide, le message d’avertissement s’affiche : Ce champ est obligatoire. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Si un projet implique un travail de terrain, cette option est généralement la plus appropriée.

Si vous associez des problèmes à un aspect de votre travail de terrain (un objectif, une description, une matrice de contrôle du risque, un risque, un contrôle, une revue générale, un plan de test ou une session de test), ces problèmes s’affichent ailleurs dans Diligent One. Par exemple, si vous créez des problèmes dans un objectif, ces problèmes sont regroupés dans le cadre de l’assurance dans Stratégie et de l’assurance dans Projets. Lorsque vous créez des problèmes au niveau des contrôles, ces problèmes apparaissent dans le scan de contrôle et permettent aux auditeurs de se familiariser eux-mêmes avec un contrôle basé sur des échecs de test précédents.

  1. Sur la page d’accueil de Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Projets.

    La page d’accueil Projets s’ouvre.

  2. Ouvrez ACL pour Windows.

    Le tableau de bord projet s’ouvre.

  3. Cliquez sur l’onglet Travail de terrain, accédez à la page à laquelle vous souhaitez associer le problème, puis cliquez sur Problèmes dans la barre d’utilitaires.
  4. Lorsque le panneau latéral Problèmes s’ouvre, cliquez sur le bouton + Ajouter un problème.
  5. Continuez à .

Si un projet n’implique pas un travail de terrain, cette option peut être la plus appropriée. Toutefois, ces problèmes ne s’affichent pas dans le cadre de l’assurance dans Stratégie ni de l’assurance dans Projets ; de même ils n’apparaissent pas Scan de contrôle ou Scan de procédure.

  1. Sur la page d’accueil de Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Projets.

    La page d’accueil Projets s’ouvre.

  2. Ouvrez ACL pour Windows.

    Le tableau de bord projet s’ouvre.

  3. Cliquez sur l’onglet Problèmes et cliquez sur Ajouter un Problème.
  4. Continuez à .

  1. Sur la page d’accueil de Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Projets.

    La page d’accueil Projets s’ouvre.

  2. Ouvrez ACL pour Windows.

    Le tableau de bord projet s’ouvre.

  3. Cliquez sur l’onglet Travail de terrain, accédez à la page dans laquelle le problème a été créé, puis cliquez sur Problèmes dans la barre d’utilitaires.
  4. Une fois le panneau Problèmes ouvert, cliquez sur Modifier dans le panneau latéral Problèmes.
  5. Continuez à .
Astuce

Vous pouvez également mettre à jour des problèmes en ouvrant l’application Outil de suivi des problèmes, en appliquant le filtre de votre choix afin de trouver le problème, et en cliquant sur l’option Détails disponible en regard du problème que vous souhaitez mettre à jour.

  1. Sur la page d’accueil de Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Projets.

    La page d’accueil Projets s’ouvre.

  2. Ouvrez ACL pour Windows.

    Le tableau de bord projet s’ouvre.

  3. Cliquez sur l’onglet Problèmes, puis sur le nom du problème.
  4. Continuez à .
Astuce

Vous pouvez également mettre à jour des problèmes en ouvrant l’application Outil de suivi des problèmes, en appliquant le filtre de votre choix afin de trouver le problème, et en cliquant sur l’option Détails disponible en regard du problème que vous souhaitez mettre à jour.

Saisir les informations de base sur le problème

Remplissez les champs suivants et enregistrez les informations. L’ordre des champs peut différer selon l’emplacement d’utilisation du problème dans l’application Projets.

Note

Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères.

Astuce

Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit :

  • Chrome, Firefox ou SafariCTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac
  • Internet Explorer ou Microsoft EdgeAccédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
ChampDescription

Titre

facultatif

le titre du problème

La longueur maximale est de 255 caractères.

Description

une description détaillée du problème

Propriétaire

Indique la personne responsable du problème

  • Si vous indiquez un utilisateur ayant été ajouté à l’instance Diligent One, ce dernier reçoit un e-mail le notifiant qu’il a été affecté au problème.
    Note

    Lorsque vous chargez en bloc des problèmes et indiquez l’adresse e-mail d’un utilisateur de Diligent One dans le champ Propriétaire, le problème est alors automatiquement affecté à cette personne dans l’application Projets. Cependant, elle ne reçoit pas de notification par e-mail au sujet de l’affectation du problème.

  • Si vous indiquez le nom ou l’E-mail d’une personne n’ayant pas été ajoutée à cette instance Diligent One, le nom de la personne ou son E-mail s’affiche dans le champ, mais la personne n’est pas automatiquement affectée au problème et notifiée par e-mail.
Problème : type

indique la classification du problème, telle que « Déficience », « Déficience significative », « Faiblesse matérielle » ou « Recommandation de gestion »

Date identifiée

Indique la date à laquelle le problème a été identifié.

Gravité

facultatif

indique l’intensité du problème, telle que "Élevé", "Moyen" ou "Faible"

Publié

facultatif

Indique si le problème est visible pour tous les utilisateurs (Publié), ou caché des utilisateurs ayant le rôle Testeur collaborateur, Utilisateur collaborateur, Responsable de la supervision et Examinateur de la supervision (Non publié). Les Problèmes doivent être publiés avant que Diligent One n’informe le propriétaire.

Les Problèmes doivent être publiés pour apparaître dans Stratégie lorsque des risques sont liés à des objectifs. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Définir le traitement du risque.

Recommandation

facultatif

Les actions qu’il est recommandé de prendre en fonction du problème.

Attributs personnalisés pour Problème

facultatif

un maximum de 10 champs d’attributs personnalisés associés au problème

Les Admins de projet et les Admins de type de projet peuvent définir des attributs spécifiques pour les problèmes sous Gérer les types de projet.

Saisir des informations détaillées sur le problème

Si le panneau latéral Ajouter un Problème ou Modifier le Problème est ouvert, cliquez sur Afficher plus afin de saisir des informations dans les champs suivants et de les enregistrer, ou remplissez simplement les champs si vous êtes sur la page Détails du Problème :

L’ordre des champs peut différer selon l’emplacement d’utilisation du problème dans l’application Projets.

ChampDescription

ID Problème

facultatif

un identificateur numérique, alphabétique ou alphanumérique pour le problème

La longueur maximale est de 255 caractères.

Propriétaire exécutif

facultatif

précise le nom du propriétaire exécutif du problème

  • Si vous indiquez un utilisateur ayant été ajouté à l’instance Diligent One, ce dernier reçoit un e-mail le notifiant qu’il a été affecté au problème.
    Note

    Lorsque vous chargez en bloc des problèmes et indiquez l’adresse e-mail d’un utilisateur de Diligent One dans le champ Propriétaire exécutif, le problème est alors automatiquement affecté à cette personne dans l’application Projets. Cependant, elle ne reçoit pas de notification par e-mail au sujet de l’affectation du problème.

  • Si vous indiquez le nom ou l’E-mail d’une personne n’ayant pas été ajoutée à cette instance Diligent One, le nom de la personne ou son E-mail s’affiche dans le champ, mais la personne n’est pas automatiquement affectée au problème et notifiée par e-mail.

Propriétaire de Projet

facultatif

Spécifie le propriétaire de projet du problème

  • Si vous indiquez un utilisateur ayant été ajouté à l’instance Diligent One, ce dernier reçoit un e-mail le notifiant qu’il a été affecté au problème.
    Note

    Lorsque vous chargez en bloc des problèmes et indiquez l’adresse e-mail d’un utilisateur de Diligent One dans le champ Propriétaire Projet, le problème est alors automatiquement affecté à cette personne dans l’application Projets. Cependant, elle ne reçoit pas de notification par e-mail au sujet de l’affectation du problème.

  • Si vous indiquez le nom ou l’E-mail d’une personne n’ayant pas été ajoutée à cette instance Diligent One, le nom de la personne ou son E-mail s’affiche dans le champ, mais la personne n’est pas automatiquement affectée au problème et notifiée par e-mail.

Risque / Impact

facultatif

Description du risque ou de l’impact qu’aura le problème.

Champ d’application

facultatif

la mesure dans laquelle le problème touche l’organisation, telle que « Local » ou « Global ».

Niveau d’escalade

facultatif

la personne, le département ou le corps organisationnel auquel le problème doit être rapportée, tel que "Propriétaire", "Exécutif" ou "Conseil".

Cause

facultatif

qu’est-ce qui a provoqué le problème

Effet

facultatif

l’effet que le problème va avoir sur l’organisation

Synthèse

facultatif

Une vue d’ensemble de niveau supérieur du problème qui synthétise généralement les informations provenant des autres champs liés, tels que risque/impact, cause et effet

Impact en termes de coût

facultatif

coût monétaire estimé ou réel associé au problème

Enregistrer un problème et ajouter un autreproblème

Si vous...Procédez comme suit :
Ajout d’un problème à partir du panneau latéral Ajouter un Problème
  • Pour enregistrer le problème et fermer le formulaire, cliquez sur Enregistrer et fermer.
  • Pour enregistrer le problème et ajouter un autre problème, cliquez sur Enregistrer et en ajouter une autre.
Mise à jour d’un problème à partir du panneau latéral Modifier des Problème
  • Pour enregistrer le problème et fermer le formulaire, cliquez sur Enregistrer et fermer.
  • Pour accéder à la page Détails du Problème, cliquez sur Plus d’informations.
Mise à jour d’un problème à partir de la page Détails du Problème

Les modifications sont enregistrées automatiquement. Vous pouvez cliquer sur l’onglet Problèmes, puis sur Ajouter un Problème pour créer un autre problème.

Facultatif. Étiqueter un problème à des entités ou afficher l’historique

Depuis la page Détails du Problème, effectuez les actions suivantes :

  • Couverture de l’entitéÉtiquetez un problème à une ou plusieurs entités à des fins de création de rapports.

    Note

    Seuls les Responsables professionnels et Utilisateurs professionnels peuvent étiqueter un problème à une entité en cliquant sur Afficher le contenu et en sélectionnant chaque entité à associer à l’problème. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

  • HistoriqueAffichez l’historique complet des modifications au niveau des champs qui ont été apportées au problème.

Ajouter plusieurs problèmes

Pour obtenir des informations sur l’ajout en bloc de plusieurs problèmes, consultez la section Importation en bloc de problèmes.

Supprimer l’/le/la un problème

Attention

Supprimer un problème entraîne le retrait du problème définitif ainsi que celui des actions associées du projet. Une fois supprimée, vous ne pouvez accéder à aucun des problème ni en restaurer aucun.

  1. Effectuez l’une des actions suivantes :

    Supprimer un un problème à partir d’un seul projet

    1. Sur la page d’accueil de Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

      Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Projets.

    2. Ouvrez le projet contenant le problème.
    3. Cliquez sur l’onglet Problèmes, puis sur le nom du problème.

    Supprimer des problèmes depuis d’autres projets

    1. Depuis la page d’accueil de la Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Outil de suivi des problèmes pour l’ouvrir.

      Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Outil de suivi des problèmes.

    2. Cliquez sur Détails à côté du problème.
  2. Faites défiler la page jusqu’en bas, puis cliquez sur Supprimer le Problème.
  3. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation.

    RésultatLe problème et toute action associée sont supprimés définitivement.