Ajouter des requêtes

Demandez de la documentation auprès des responsables d'activités et d'autres intervenants.

Vous pouvez créer des requêtes manuellement ou utiliser la fonctionnalité Générer avec l’IA pour créer automatiquement des brouillons de requête en fonction du contexte de votre projet. Vous ne pouvez générer des requêtes avec l’IA qu’après que l’administrateur système a activé les fonctionnalités d’IA. Pour plus d’informations, consultez Activer les fonctionnalités d’IA, puis passez à .

Fonctionnement

Les auditeurs doivent souvent demander des documents aux dirigeants et à d'autres intervenants pour collecter des informations complémentaires.

Pour demander des documents, vous ajoutez une requête et l'affectez à la personne appropriée. Une fois affectée, la personne reçoit une notification par e-mail avec un lien permettant d'accéder à la requête, et a la possibilité d'ajouter une pièce jointe ou de poster un commentaire.

Exemple

Autorisations

Seuls les responsables professionnels, les utilisateurs professionnels et les testeurs collaborateurs peuvent ajouter des requêtes.

Les testeurs collaborateurs peuvent ajouter des requêtes à partir de l'onglet Requêtes et depuis les contrôles et procédures qu'ils possèdent. Ils peuvent uniquement voir et mettre à jour les requêtes qu'ils ont créées ou auxquelles ils sont affectés en tant que propriétaire de requête. De plus, ils ne peuvent supprimer que les requêtes qu'ils ont créées.

Étapes à suivre pour ajouter une nouvelle requête

1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

   Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Projets.

   La page d’accueil des Projets s’ouvre.

2. Ouvrez un projet.

   Le tableau de bord du projet s'ouvre.

3. Dans l’onglet Planification, Travail de terrain, ou Résultats, cliquez sur Requêtes dans la barre d’utilitaires en haut à droite.
4. Une fois le panneau latéral Requêtes ouvert, cliquez sur le bouton + Nouvelle requête.
5. Dans la boîte de dialogue Requêtes, saisissez les informations suivantes et cliquez sur Enregistrer :

   Champ	Description
   Demandeur	indique le nom de la personne qui demande la documentation
   Description	décrit les informations demandées, comme le nom du document, le numéro de version ou le département où vous pourriez vous attendre à les trouver Note Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères. Astuce Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit : Chrome, Firefox ou SafariCTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac Internet Explorer ou Microsoft EdgeAccédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
   Propriétaire	indique le nom de la personne en charge de remplir la demande Le champ de recherche fonctionne sur le prénom et/ou le nom de la personne. Sélectionnez Indiquer un utilisateur... et procédez de l'une des manières suivantes : Indiquer un utilisateurSélectionnez une personne sous la liste Utilisateurs si la personne est un utilisateur avec une licence dans l’instance Diligent One. Indiquer un contactSi votre organisation utilise l’application Résultats et a une collection de référence, sélectionnez une personne dans la liste Contacts pour indiquer un des contacts de votre organisation comme le propriétaire de la requête. Saisissez manuellement le nom de la personne et appuyez sur Entrée.Utilisez cette option si la personne n’est pas un utilisateur ou un contact dans une instance Diligent One. Outre le nom de la personne, vous pouvez saisir manuellement leur e-mail dans le champ Adresse e-mail. S'il existe des e-mails en double car la personne est un utilisateur et un contact, l'e-mail de contact est filtré des résultats de recherche et seul l'e-mail utilisateur s'affiche. Note Si l'utilisateur ne dispose d'aucun accès ou que le rôle examinateur de la supervision lui a été affecté sur le projet, un lien non authentifié vers la requête lui est envoyé par e-mail. Cela lui permet d'avoir un accès pour répondre à la requête.
   CC facultatif	indique une ou plusieurs personne(s) pouvant contribuer à la requête Les personnes mises en copie n'ont pas besoin d'être ajoutées en tant qu'utilisateurs d'une instance Diligent One. Seuls les responsables professionnels, les utilisateurs professionnels ou les utilisateurs affectés à un rôle collaborateur peuvent mettre à jour ce champ. Note Si l'utilisateur ne dispose d'aucun accès ou que le rôle examinateur de la supervision lui a été affecté sur le projet, un lien non authentifié vers la requête lui est envoyé par e-mail. Cela lui permet d'avoir un accès pour répondre à la requête. Astuce Vous pouvez appuyer sur la touche Entrée, la barre d'espace, la touche virgule, tabulation ou point-virgule pour ajouter un e-mail à la liste CC. Les adresses e-mail sont validées avant l'enregistrement.
   Date d'échéance facultatif	indique la date à laquelle la requête doit être résolue
   Objet de l'e-mail facultatif	permet de personnaliser la ligne d'objet de l'e-mail Note Les modifications apportées sont ajoutées à la ligne d'objet d'origine.
   Message de l'e-mail facultatif	permet de personnaliser le corps de l'e-mail Note Les modifications apportées sont effectuées dans le corps du texte original.
   Notification	Note Ce champ est uniquement disponible si vous actualisez un élément de requête existant. Envoyer maintenantEnvoie un e-mail immédiatement au propriétaire de la requête et aux personnes mises en copie. Envoyer le rappel [frequency]Envoie un e-mail au propriétaire de la requête et aux personnes mises en copie selon une planification récurrente spécifiée Pour de plus amples informations sur les rappels récurrents, consultez la section Envoyer des rappels de requête récurrents.

Génération de requêtes avec l’IA

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Générer avec l’IA pour créer automatiquement des brouillons de requête en fonction du contexte de votre projet. Cela vous aide à identifier et à préparer rapidement la documentation dont vous pourriez avoir besoin pour votre audit.

Lorsque vous utilisez l’IA pour générer des requêtes, le système examine les informations déjà disponibles dans le projet, notamment :

• les détails de la planification ;

• les contrôles associés ;

• les plans de test de contrôle ;

• les requêtes manuelles existantes ;

• les requêtes générées précédemment par l’IA.

L’IA utilise ces informations pour identifier les besoins potentiels en matière de documentation et générer des brouillons de requête. Les brouillons n’envoient pas de notifications tant que vous ne les avez pas examinés et approuvés.

Disponibilité

La fonctionnalité de requête générée par l’IA n’est disponible que si les fonctionnalités d’IA ont été activées pour votre organisation.

Si vous ne voyez pas le bouton Générer avec l’IA, contactez votre administrateur système.

Fonctionnement des requêtes générées par l’IA

Sur la page Requêtes, une nouvelle section Requêtes suggérées par l’IA s’affiche en haut de la page. Le bouton Générer avec l’IA s’affiche dans cette section.

• Les requêtes générées par l’IA apparaissent sous forme de brouillons dans la liste des requêtes suggérées par l’IA.

• Les brouillons contiennent des informations suggérées pour la requête, telles que la description, le propriétaire et la date d’échéance.

• Les brouillons n’envoient pas de notifications tant qu’ils n’ont pas été validés.

• Vous pouvez modifier, valider ou supprimer les brouillons de requête individuellement.

Ajouter des requêtes avec l’IA

Pour ajouter une requête avec l’IA, procédez comme suit :

1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

   Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Projets.

   La page d’accueil des Projets s’ouvre.

2. Ouvrez un projet.

   Le tableau de bord du projet s'ouvre.

3. Dans la section Requêtes suggérées par l’IA, cliquez sur Générer avec l’IA.

   • Un indicateur de progression s’affiche (par exemple, « Génération de requêtes… »).

   • Vous pouvez arrêter le processus à tout moment en sélectionnant Arrêter la génération par l’IA.

4. Dans la section Requêtes suggérées par l’IA, sélectionnez Générer avec l’IA.
   Le système affiche un indicateur de progression (par exemple, Génération de requêtes…).
5. Passez en revue la liste des brouillons de requêtes créés par l’IA une fois la génération terminée.
6. Sélectionnez un élément Brouillon pour l’ouvrir.
   La requête s’ouvre dans la boîte de dialogue des requêtes utilisée pour les requêtes manuelles.
7. Vérifiez ou modifiez les détails de la requête.
8. Cliquez sur Valider pour finaliser la requête et envoyer des notifications au propriétaire de la requête.
   Les éléments validés sont déplacés vers la liste principale des requêtes.
9. Pour supprimer un brouillon indésirable, cliquez sur Supprimer dans la boîte de dialogue de la requête.

Ajouter plusieurs requêtes

Pour obtenir des informations sur l’ajout en bloc de requêtes, consultez la section Importation en bloc de requêtes.