Notifications par e-mail depuis Projets
Des e-mails sont envoyés depuis Résultats pour informer les utilisateurs sur :
- les requêtes, les examens, les tâches, ou les actions affectés ;
- Modifications apportées aux projets
Les utilisateurs qui indiquent ne pas avoir reçu de notifications par e-mail doivent vérifier leur filtre anti-spam.
Les notifications par e-mail sont envoyées par notifications@diligentoneplatform.com ou notifications@highbond.com à moins que votre entreprise n’ait configuré un émetteur spécifique. Pour de plus amples informations, consultez la section Configurer un expéditeur d’e-mail spécifique.
Activer ou désactiver les notifications par e-mail
Il est possible d’activer et de désactiver les notifications par e-mail dans la Accueil de la plateforme. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Gérer les notifications par e-mail.
Langue d’e-mail
Lorsqu’un e-mail est envoyé à une adresse appartenant à un utilisateur, le contenu de l’e-mail s’affiche dans les paramètres de langue de l’utilisateur. Lorsqu’un e-mail est envoyé à une adresse électronique n’appartenant pas à un utilisateur, le contenu de l’e-mail s’affiche avec les paramètres de langue par défaut de l’organisation.
Configurer la fréquence d’envoi des rappels
Si vous devez envoyer des rappels récurrents à propos des actions et des requêtes, vous pouvez configurer à quelle fréquence les notifications par e-mail doivent être envoyées aux propriétaires et aux personnes en CC.
Vous pouvez envoyer des rappels récurrents selon :
- une planification journalière, hebdomadaire ou mensuelle
- une planification personnalisée basée sur un nombre « x » de jours avant la date d’échéance
Exemple
Configuration de rappels récurrents
Scénario
Vous créez une requête et indiquez la date d'échéance au 3 mai 2019. Vous configurez également vos paramètres de notification comme suit :
- Envoyer des rappels récurrentsHebdomadaire
- Envoyer des rappels avant la date d'échéance5, 3, 1, vide, vide
Résultat
Les e-mails de rappel pour la requête sont envoyés toutes les semaines (tous les lundis) avant le 3 mai 2019. D'autres e-mails de rappel pour la requête sont également envoyés 5, 3 et 1 jours avant la date du 3 mai 2019.
Après le 3 mai 2019, l'envoi des e-mails de rappel se poursuit sur un rythme hebdomadaire jusqu'à ce que la requête soit fermée, supprimée ou affectée à une autre personne. Si la personne à laquelle la requête est affectée est retirée du projet ou si le projet est archivé, l’envoi des e-mails de rappel s’arrête également.
Étapes
Sur la page d’accueil de Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Projets.
La page d'accueil Projets s'ouvre.
- Sélectionnez l'onglet Notifications.
- Configurez les options suivantes, puis sélectionnez Enregistrer :
Champ Par défaut Remarques Envoyer des rappels récurrents Hebdomadaire Sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel dans la liste déroulante pour indiquer la fréquence à laquelle les e-mails de rappel vont être envoyés pour les éléments en cours (actions/requêtes ouvertes ou échues).
L'envoi des e-mails de rappel commence à 00h00 UTC. Rappels hebdomadaires envoyés les lundis et rappels mensuels envoyés le premier jour du mois.
L'envoi des e-mails de rappel pour les actions ou les requêtes s'effectue avant et après la date d'échéance jusqu'à ce que les éléments soient fermés, supprimés ou affectés à une autre personne. Si la personne à laquelle l’élément est affecté est retirée du projet ou si le projet est archivé, l’envoi des e-mails de rappel s’arrête également.
Envoyer des rappels avant la date d'échéance Sélectionnez cette option afin de définir un programme personnalisé pour les e-mails de notification en fonction du nombre de « x » avant la date d'échéance de l'action ou de la requête. Vous pouvez indiquer jusqu'à cinq fréquences de notification personnalisées.
Si la date d'échéance d'une action/requête est dépassée ou si aucune date d'échéance n'est définie, les e-mails de rappel sont envoyés selon la fréquence par défaut (hebdomadaire) ou selon une fréquence de rappel récurrente spécifiée (quotidien ou mensuel).
Note
Si vous activez uniquement l’envoi régulier d’e-mails de rappel récurrent sans autre rappel planifié « x » jours avant la date d’échéance, Diligent One envoie régulièrement des rappels récurrents avant et après la date d’échéance.
Toutefois, si vous activez les types de notification, Diligent One envoie uniquement les rappels selon le calendrier personnalisé avant la date d’échéance et il envoie uniquement les autres rappels récurrents de manière régulière après la date d’échéance.
Types de notifications par e-mail
| Type de notification | Objet de l’e-mail | Occurrence de l’e-mail | Rôles qui peuvent recevoir l’e-mail |
|---|---|---|---|
| Réinitialiser le mot de passe utilisateur | Réinitialiser votre mot de passe | Lorsqu’unAdmin de projet réinitialise un mot de passe utilisateur Note Les Admins de projet peuvent réinitialiser un mot de passe utilisateur sous Administration système > Gérer les utilisateurs. | N’importe quel rôle |
| Charger en bloc | Éléments chargés | lorsque les risques ou les contrôles sont chargés en bloc dans un un projet, un cadre, les problèmes sont chargés en masse vers un projet | Responsable professionnel |
| Sauvegarder | Téléchargez votre sauvegarde de projet | Lorsque la sauvegarde d’un projet est terminée | Responsable professionnel |
| Échec de la sauvegarde de Projet : essayez à nouveau | Lorsqu’un problème survient pendant le processus de sauvegarde d’un projet | Responsable professionnel | |
| Création de Projet | Échec de la création de Projet : essayez à nouveau | Lorsqu’un problème survient pendant le processus de création d’un projet dans un plan d’assurance |
|
| Projet archivé ou rollforwardé | Projet archivé(e) | lorsqu’un projet est archivé | Responsable professionnel |
| Échec de l’archivage de projetName : essayez à nouveau | Lorsqu’un projet est archivé et qu’un problème survient | Responsable professionnel | |
| Rollforward de Projet terminé | Lorsqu’un projet a été rollforwardé | Responsable professionnel | |
| Projet supprimé(e) | Projet supprimé(e) | Lorsqu’un projet est supprimé et sera automatiquement supprimé de manière définitive dans 30 jours |
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| Importer, cloner et copier | Normes et réglementations importées | Lorsque des normes ou des réglementations sont correctement importées dans une carte de compliance |
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| Échec de l’importation de la carte de conformité : essayez à nouveau | Lorsque des normes ou des réglementations n’ont pas pu être importées dans une carte de compliance |
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| Échec de l’importation de la bibliothèque de contenu : essayez à nouveau | Lorsqu’un problème survient au cours du processus d’importation de la bibliothèque de contenu |
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| Lorsqu’un problème arrive pendant le processus d’’importation, de clonage, de rollforward ou de copie |
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| Évaluations automatisées | Mises à jour des évaluations automatiques |
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| Examen | NomUtilisateur vous a affecté en tant qu’examinateur. | Lorsque le réviseur suivant est affecté pour réviser un des éléments suivants :
|
|
| Tâches | NomUtilisateur vous a affecté une tâche | Lorsqu’une tâche vous a été affectée. | N’importe quel rôle |
| NomUtilisateur a commenté une tâche | Lorsqu’une personne publie un commentaire sur une tâche. | N’importe quel rôle | |
Fermer une tâche | Lorsqu’une personne efface une tâche. | N’importe quel rôle | |
| NomUtilisateur a fermé une tâche | Lorsqu’une personne ferme une tâche. | N’importe quel rôle | |
| Actions, requêtes, certifications et affectations | NomAssignateur a affecté un point d’action à NomAssigné | Lorsque vous êtes affecté pour répondre ou contribuer à une action | N’importe quel rôle |
| NomUtilisateur a mis à jour un élément d’action | Lorsqu’une personne met à jour une action Cet e-mail est envoyé au créateur de l’action, au propriétaire de l’action et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant mis à jour l’action ne reçoit pas cet e-mail. | N’importe quel rôle | |
| NomUtilisateur a commenté un élément d’action | Lorsqu’une personne poste un commentaire sur une action Cet e-mail est envoyé au créateur de l’action, au propriétaire de l’action et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant ajouté le commentaire ne reçoit pas cet e-mail. | N’importe quel rôle | |
Répondre à une requête Note L’objet de cet e-mail est personnalisable. | Lorsque vous êtes affecté pour répondre ou contribuer à une requête | N’importe quel rôle | |
| NomUtilisateur a mis à jour une requête | Lorsqu’un fichier est joint à une requête. Cet e-mail est envoyé au créateur de la requête, au propriétaire de la requête et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant joint le fichier ne reçoit pas cet e-mail. | N’importe quel rôle | |
| NomUtilisateur a commenté une requête | Lorsqu’une requête est exécutée (ajout d’un commentaire). Cet e-mail est envoyé au créateur de la requête, au propriétaire de la requête et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant ajouté le commentaire ne reçoit pas cet e-mail. | N’importe quel rôle | |
NomUtilisateur vous a affecté à un(e) NomÉlément | Lorsqu’un utilisateur a été affecté en tant que propriétaire, propriétaire exécutif ou Utilisateur affecté pour un objectif, un contrôle, un test ou un problème publié. |
| |
Répondre à NomQuestionnaire | Lorsqu’une tâche de performance de contrôle est envoyée à une personne en charge d’exécuter un contrôle. | N’importe quel rôle | |
| Répondre à NomEnquête_d’évaluation | Lorsqu’une enquête d’évaluation est envoyée à un propriétaire de contrôle. | N’importe quel rôle | |
userName demande votre certification Note L’objet de cet e-mail est personnalisable. | Lorsqu’une demande de certification est envoyée à une personne | N’importe quel rôle | |
| Rappel | Répondre aux éléments d’action | Lorsque l’état d’une action est « Ouverte », des rappels récurrents sont envoyés en fonction des paramètres configurés. | N’importe quel rôle |
| Lorsque le statut d’une requête est « Ouverte », des rappels récurrents sont envoyés en fonction des paramètres configurés. | N’importe quel rôle |
