Envoyer des rapports par e-mail

Envoyez un rapport par e-mail pour partager des données avec d’autres utilisateurs de Rapports ainsi qu’avec des intervenants externes qui n’ont pas accès à l’application Rapports. Vous pouvez uniquement envoyer par e-mail les rapports qui sont sauvegardés et activés.

Fonctionnement

Lorsque vous enregistrez un rapport, vous pouvez définir des paramètres de distribution et de sécurité associés au rapport. Ces paramètres vous permettent d'indiquer si le rapport peut être envoyé par e-mail ou non et le niveau d'accès que les personnes doivent avoir pour être en mesure de recevoir le rapport par e-mail.

Envoyer des rapports par e-mail aux parties prenantes externes

Pour envoyer par e-mail un rapport à une personne qui n’a pas accès à l’application Rapports, vous devez définir les paramètres suivants lorsque vous enregistrez le rapport :

  • Dans l'onglet Détails, définissez Public pour Accès au rapport.
  • Dans l'onglet Distribution, choisissez Non sécurisé pour Sécurité des e-mails et de diffusion.

Une fois que vous avez configuré les paramètres de distribution et de sécurité, vous pouvez envoyer le rapport par e-mail.

Accès aux données Diligent One

Selon la manière de saisir les destinataires des rapports, l'un des résultats suivants se produit :

Manière de saisir le destinataireRésultatExemple

Vous sélectionnez un utilisateur dans la liste déroulante

Note

Seuls les utilisateurs ayant accès à Rapports sont répertoriés.

L’application Rapports utilise le jeton d’authentification de l’utilisateur et détermine son accès aux données Diligent One.

Le rapport affiche uniquement les données auxquelles l’utilisateur a accès dans Diligent One.

Autres cas

  • Si un utilisateur avait accès à l’application Rapports et que par la suite il n’a eu Aucun accès, au regard de son niveau d’accès Rapports dans la Accueil de la plateforme, il continuera néanmoins à apparaître dans la liste déroulante et pourra accéder aux données en fonction de ses droits aux autres applications Diligent One.
  • Si un utilisateur avait accès à l’application Rapports et par la suite a été supprimé de l’instance Diligent One, il continuera à apparaître dans la liste déroulante, mais ne pourra pas voir les données d’un seul rapport (Aucun résultat).

ScénarioIl y a cinq projets dans l’instance Diligent One, mais l’utilisateur a uniquement accès à un seul projet.

RésultatLe rapport affiche uniquement le projet auquel le destinataire a accès.

Vous saisissez manuellement une adresse électronique.

L’application Rapports la considère comme une adresse électronique externe. Ceci s’applique à la fois aux utilisateurs avec licence d’accès à Diligent One et aux utilisateurs externes (sans licence).

Le rapport présente les données auxquelles le créateur du rapport ou la dernière personne ayant modifié le rapport a accès dans Diligent One.

ScénarioIl y a cinq projets dans l’instance Diligent One, mais l’utilisateur a uniquement accès à un seul projet. La personne responsable de l’envoi du rapport est un gestionnaire et a accès aux cinq projets.

RésultatLe rapport présente les cinq projets au destinataire.

Autorisations

Seuls les Admins de Rapport et les auteurs de rapport peuvent envoyer un rapport par e-mail.

Adresse électronique de l'expéditeur

Les destinataires verront votre nom et votre e-mail comme source du rapport. Si votre organisation a configuré un expéditeur spécifique, les paramètres ne sont pas pris en charge par l’application Rapports.

Vérifier les paramètres de distribution et de sécurité

  1. Depuis la page d’accueil de la Accueil de la plateforme (www.highbond.com), cliquez sur l’application Rapports pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Rapports.

  2. Ouvrez le rapport que vous voulez envoyer par e-mail.
  3. Dans la barre d'outils, cliquez sur Partager.

    La boîte de dialogue Partager s'ouvre.

  4. Cliquez sur Partager les paramètres.
  5. Assurez-vous que l'option e-mail est activée et que l'option Sécurité des e-mails et de diffusion est correcte.
    ParamètreDescription
    E-mailvous permet de partager le rapport par e-mail
    Sécurité d'e-mail et de diffusion

    vous permet d'indiquer le niveau d'accès requis pour permettre aux personnes de recevoir le rapport par e-mail :

    • Tous les utilisateursTous les utilisateurs de Rapports peuvent recevoir le rapport par e-mail
    • Non sécuriséIl est possible d’envoyer le rapport à des intervenants externes qui n’ont pas accès à l’application Rapports
    • Utilisateurs validésTous les utilisateurs avec un accès dossier au rapport peuvent recevoir le tableau de bord par e-mail
  6. Cliquez sur Retourner pour partager.

Envoyer le rapport par e-mail.

  1. Cliquez dans le champ Ajouter des destinataires et indiquez les destinataires de l'e-mail :
    • Pour envoyer le rapport à un intervenant externe qui n’a pas accès à l’application Rapports, saisissez l’e-mail dans la zone de recherche et appuyez sur Entrée.
    • Pour envoyer le rapport à un utilisateur ou à un groupe spécifique, saisissez le nom de l'utilisateur ou du groupe et sélectionnez l'utilisateur ou le groupe approprié.
    • Pour visualiser une liste de tous les utilisateurs et groupes, cliquez sur Tout, et sélectionnez l'utilisateur ou le groupe approprié.
    • Pour sélectionner un destinataire dans une liste d'utilisateurs, cliquez sur Personnes uniquement, et choisissez l'utilisateur approprié.
    • Pour sélectionner un groupe dans une liste de groupes, cliquez sur Groupes uniquement, et choisissez le groupe approprié.
  2. Dans le champ Nom, saisissez un objet pour l'e-mail.

    Le nom du rapport s'affiche comme objet de l'e-mail par défaut.

  3. Indiquez le format du rapport dans l'e-mail en sélectionnant une des options suivantes :

    Note

    Considérations générales :

    • Si vous ne sélectionnez pas une option, le rapport est intégré comme du contenu HTML dans le corps de l'e-mail.
    • Si vous sélectionnez l'option Lier au contenu , les destinataires reçoivent un lien vers le rapport par e-mail. Après s’être connectés à Diligent One, ils peuvent utiliser ce lien pour accéder au rapport dans l’application Rapports. Tout destinataire qui n’a pas accès à l’application Rapports ne peut pas accéder au lien.
  4. Facultatif. Saisissez un message supplémentaire pour accompagner le rapport.
  5. Cliquez sur Soumettre.

    RésultatLe rapport est envoyé à(aux) destinataire(s) par e-mail.