Utilisation des contrôles

Un contrôle est une action planifiée ou un mécanisme utilisé pour atténuer les risques au sein de votre organisation. La mise en œuvre de contrôles réduit la probabilité et l’impact des risques, contribuant ainsi à assurer la continuité des activités et une gestion efficace des risques.

Ajouter un contrôle

Pour ajouter un contrôle :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Accédez à l’onglet Contrôles, puis cliquez sur + Ajouter un contrôle.

    Le panneau Ajouter un contrôle s’ouvre.

  3. Dans le panneau Ajouter un contrôle, saisissez un nom pour le contrôle.
  4. Fournissez tout détail supplémentaire, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Ajouter un contrôle pour enregistrer le contrôle et fermer le panneau.
    • Enregistrer et ajouter nouveau pour enregistrer le contrôle et en ajouter un autre.

    Le contrôle est créé.

  5. (Facultatif) Pour afficher ou modifier des détails supplémentaires, sélectionnez le nom du contrôle afin d’ouvrir la page des détails du contrôle.

Ajout ou mise à jour d’un propriétaire de contrôle

Pour ajouter ou mettre à jour le propriétaire d’un contrôle :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Sélectionnez l’onglet Contrôles.
  3. Dans la liste des contrôles, sélectionnez le nom du contrôle que vous souhaitez mettre à jour.

    L'onglet Détails s'ouvre.

  4. Dans le champ Propriétaire du contrôle, sélectionnez un utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.

    Le contrôle est affecté à l’utilisateur sélectionné. Une notification par e-mail est automatiquement envoyée à l’utilisateur affecté.

Faire passer un contrôle d'un état à un autre

Une fois que vous avez créé un contrôle, vous pouvez le faire passer par différents états du flux de travail en fonction de vos conditions requises. Certains états du flux de travail peuvent nécessiter que des champs spécifiques soient renseignés. Assurez-vous que les informations requises sont renseignées avant de faire passer le contrôle à l’état suivant.

Pour faire passer un contrôle de l’état Projet à l’état Identification :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Accédez à l’onglet Contrôle et sélectionnez le nom du contrôle avec lequel vous souhaitez mettre à jour.

    La page détaillée du contrôle s’ouvre avec l’onglet Détails.

  3. Saisissez les informations relatives au contrôle, dont l’ID, la description et le propriétaire.
  4. Sélectionnez Enregistrer les modifications.
  5. Sélectionnez Identifier dans le coin supérieur droit.

    Le statut du flux de travail passe sur Identification.

Note

Vous pouvez effectuer les étapes ci-dessus pour faire passer le contrôle par les autres états du flux de travail, en fonction de vos besoins.

Lier un contrôle à différents objets

Un contrôle est associé à différents actifs et d’autres objets de bibliothèque à travers votre organisation. L’établissement de ces liens fournit un contexte pour le contrôle et vous permet de comprendre son impact sur les objets associés.

Pour lier un contrôle à différents objets :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Sélectionnez le nom du contrôle avec lequel vous souhaitez travailler.

    La page détaillée du contrôle s’ouvre avec l’onglet Détails.

  3. Accédez à l’onglet Relation et procédez comme suit en fonction de ce que vous souhaitez lier :
    • Pour lier un risque :
      1. Sélectionnez Lier les risques.

      2. Dans la boîte de dialogue Lier les risques :

        1. Sélectionnez le type de risque et le risque spécifique.
        2. Sélectionnez Lier les risques.

          Le risque est désormais lié au contrôle.

    • Pour lier un actif :
      1. Sélectionnez Lier les actifs.

      2. Dans la boîte de dialogue Lier les actifs :

        1. Sélectionnez le type d’actif et l’actif spécifique.
        2. Sélectionnez Lier les actifs.

          L’actif est désormais lié au contrôle.

    •  Pour lier une évaluation de contrôle :
      1. Sélectionnez Lier les évaluations du contrôle.

      2. Dans la boîte de dialogue Lier les évaluations du contrôle :

        1. Sélectionnez le type d’évaluation du contrôle et l’évaluation spécifique.
        2. Sélectionnez Lier les évaluations du contrôle.

          L’évaluation du contrôle est désormais liée au contrôle.

Note

  • Utilisez le même processus pour lier le contrôle à des objets de bibliothèque tels que d’autres contrôles, processus et objectifs, si ces types d’objets sont configurés dans votre instance Gestionnaire des risques.
  • Sur la page d’accueil, vous pouvez lier des objets en développant la ligne de contrôle et en sélectionnant Ajouter une relation. Cette option est disponible uniquement si le contrôle n’est pas déjà lié à un objet.
  • Lorsque vous liez un contrôle à un autre objet, un lien bidirectionnel est créé. Par exemple, lorsque vous liez un risque à un contrôle, la relation est visible dans l’onglet Relation du risque et du contrôle. Si les liens ne s’affichent pas correctement, contactez l’Assistance pour obtenir de l’aide.

Annulation du lien entre le contrôle et d’autres objets

Vous pouvez supprimer les relations existantes entre un contrôle et les actifs associés ou d’autres objets de la bibliothèque.

Pour annuler le lien entre le contrôle et d’autres objets :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Sélectionnez le contrôle avec lequel vous souhaitez travailler.

    La page détaillée du contrôle s’ouvre avec l’onglet Détails.

  3. Accédez à l’onglet Relation et sélectionnez l’icône d’annulation de la relation sur l’objet que vous souhaitez dissocier.
  4. Dans la boîte de dialogue Annuler la relation, sélectionnez Annuler la relation de l’objet.

    L’objet est supprimé du contrôle.

Associer un contrôle à une unité organisationnelle

Vous pouvez associer un contrôle dans Gestionnaire des risques à une ou plusieurs unités organisationnelles. Ces unités représentent la base de l’entreprise, reliant diverses entités organisationnelles à travers différents segments. Cette hiérarchie contient également des informations sur les départements et les unités commerciales.

Pour associer un contrôle à une unité organisationnelle

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Dans l’onglet Contrôle, sélectionnez le nom du contrôle que vous souhaitez mettre à jour.

    La page des détails du contrôle s’ouvre.

  3. Dans l’onglet Détails, dans le champ Unité organisationnelle associée, recherchez et sélectionnez une ou plusieurs unités organisationnelles préconfigurées que vous souhaitez associer au contrôle.

  4. Sélectionnez Appliquer la sélection.

  5. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

    Le contrôle est mis à jour. Sur la page d’accueil de Gestionnaire des risques, dans l’onglet Contrôle, vous pouvez afficher l’unité organisationnelle associée dans la colonne Unité organisationnelle.

    Note

    • La hiérarchie des unités organisationnelles est préconfigurée par les admins système de votre organisation. Pour plus d’informations sur les hiérarchies au sein de la structure organisationnelle, contactez votre admin système.

    • Si vous êtes administrateur système, accédez à Paramètres de la plateforme et sélectionnez Structure organisationnelle pour afficher et gérer la liste des unités organisationnelles préconfigurées. Pour en savoir plus sur les unités organisationnelles, consultez la section Structure organisationnelle.

Création d’un problème pour un contrôle

Vous pouvez désormais créer des problèmes directement à partir de l’application Gestionnaire des risques. Lorsque vous sélectionnez Ajouter un problème, vous êtes redirigé vers l’application Gestionnaire des problèmes pour saisir les détails. Une fois le problème créé, il apparaît sur la page Problèmes. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez Problèmes pour afficher et suivre tous les problèmes créés.

Pour créer un problème :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Sur la page de détails Contrôle, accédez à l’onglet Problèmes.

  3. Sélectionnez Ajouter un problème.

  4. Sélectionnez le type de problème que vous souhaitez créer : Problème, Incident ou Exception.

  5. Sur la page Ajouter un problème, saisissez les informations requises. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez la section Ajouter un problème.

  6. Sélectionnez Ajouter. Le problème apparaît dans l’onglet Problèmes.

Création d’une évaluation du contrôle

Les évaluations du contrôle permettent d’évaluer l’efficacité d’un contrôle dans la réduction des risques. Les évaluations sont générées en fonction de la relation du contrôle avec d’autres objets.

Pour créer une évaluation du contrôle :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Dans l’onglet Contrôle, sélectionnez le nom du contrôle pour lequel vous souhaitez créer une évaluation de contrôle.

  3. Sur la page Détails du contrôle, accédez à l’onglet Évaluation du contrôle.

  4. Sélectionnez Ajouter une évaluation des contrôles.

  5. Dans la boîte de dialogue Ajouter une évaluation des contrôles :

    1. Saisissez un nom pour l’évaluation des contrôles.
    2. Sélectionnez Ajouter une évaluation des contrôles.

  6. Sur la page Détails des évaluations des contrôles, effectuez les actions suivantes :

    1. Fournissez un ID de référence et ajoutez une description.

    2. Affectez un propriétaire à l’évaluation du risque.

    3. (Facultatif) Sélectionnez une unité organisationnelle.

  7. Sélectionnez Enregistrer les modifications. L’évaluation des contrôles est créée et un e-mail est envoyé au propriétaire de l’évaluation contenant le lien vers l’évaluation assignée.

Création d’un problème pour une évaluation de contrôle

Vous pouvez désormais créer des problèmes directement à partir de l’application Gestionnaire des risques. Lorsque vous sélectionnez Ajouter un problème, vous êtes redirigé vers l’application Gestionnaire des problèmes pour saisir les détails. Une fois le problème créé, il apparaît sur la page Problèmes. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez Problèmes pour afficher et suivre tous les problèmes créés.

Pour créer un problème :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Sur la page de détails Évaluation du contrôle, accédez à l’onglet Problèmes.

  3. Sélectionnez Ajouter un problème.

  4. Sélectionnez le type de problème que vous souhaitez créer : Problème, Incident ou Exception.

  5. Sur la page Ajouter un problème, saisissez les informations requises. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez la section Ajouter un problème.

  6. Sélectionnez Ajouter. Le problème apparaît dans l’onglet Problèmes.

Évaluer un contrôle

Une fois qu’un contrôle a été créé et identifié, vous pouvez l’évaluer en analysant son efficacité.

Pour évaluer un contrôle :

  1. Connectez-vous à Diligent One à l’aide du lien contenu dans l’e-mail reçu. L’application Gestionnaire des risques s’ouvre.

  2. Sur la page Détails des évaluations des contrôles, effectuez les actions suivantes :

    1. Sélectionnez des valeurs d’Impact et de Probabilité.

    2. Choisissez un score de risque inhérent dans la liste déroulante.

  3. Sélectionnez Enregistrer les modifications pour mettre à jour l’évaluation des contrôles.

Les évaluations sont générées en fonction des objets liés au contrôle.

Supprimer un contrôle

Pour supprimer un contrôle :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Sélectionnez le contrôle que vous souhaitez supprimer.

    La page de contrôle détaillé s’affiche.

  3. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Plus d’options , puis Supprimer.
  4. Dans la boîte de dialogue de confirmation, sélectionnez Supprimer.

    Le contrôle est supprimé.