Notifiche e-mail da Progetti

Le e-mail vengono inviate da Progetti per avvisare gli utenti circa:

  • richieste, revisioni, cose da fare o azioni assegnate
  • modifiche ai progetti
Nota

In caso di mancata ricezione delle notifiche e-mail, occorre controllare il filtro antispam. Le notifiche e-mail vengono inviate da notifications@highbond.com, a meno che l'organizzazione non abbia impostato un mittente personalizzato. Per maggiori informazioni, consultare Configurare un mittente delle e-mail personalizzato.

Attivare o disattivare le notifiche e-mail

È possibile attivare o disattivare le notifiche e-mail in Launchpad. Per maggiori informazioni, consultare Gestire le notifiche e-mail.

Lingua delle e-mail

Quando un'e-mail viene inviata a un indirizzo appartenente a un utente, il contenuto della e-mail viene visualizzato nella lingua impostata dall'utente. Quando un'e-mail viene inviata a un indirizzo e-mail che non appartiene a un utente, il contenuto della e-mail viene visualizzato utilizzando le impostazioni linguistiche predefinite dell'organizzazione.

Configurare la frequenza di invio dei promemoria

Qualora sia necessario inviare promemoria ricorrenti relativi ad azioni e richieste, è possibile configurare la frequenza di invio delle notifiche tramite e-mail ai proprietari e alle persone in CC.

È possibile inviare promemoria ricorrenti:

  • su base giornaliera, settimanale o mensile
  • secondo una programmazione personalizzata basata su un numero "x" di giorni prima della data di scadenza

Esempio

Configurare i promemoria ricorrenti

Scenario

Crei una richiesta e specifichi la data di scadenza al 3 maggio 2019. È inoltre possibile le impostazioni di notifica come segue:

  • Invia promemoria ricorrenti: settimanalmente
  • Invia promemoria prima della data di scadenza: 5, 3, 1, vuoto, vuoto

Risultato

Le e-mail di promemoria per la richiesta vengono inviate settimanalmente (ogni lunedì) prima del 3 maggio 2019. Ulteriori e-mail di promemoria per la richiesta vengono inviate anche 5 giorni, 3 giorni e 1 giorno prima del 3 maggio 2019.

Dopo il 3 maggio 2019, le e-mail di promemoria continuano a essere inviate settimanalmente fino a quando la richiesta viene chiusa, eliminata o assegnata a un'altra persona. Se la persona assegnata alla richiesta è rimossa dal progetto, o il progetto è archiviato, anche le e-mail di promemoria non vengono più inviate.

Passaggi

  1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.

    Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.

    Si apre l'home page Progetti.

  2. In Amministrazione del sistema, selezionare Gestisci tipi di progetto.
  3. Navigare al tipo di progetto appropriato e fare clic su Modifica.

    Si apre la pagina Gestisci tipi di progetto.

  4. Fare clic sulla scheda Notifiche.
  5. Configurare i seguenti campi, quindi selezionare Salva:
    CampoPredefinitoOsservazioni
    Invia promemoria ricorrentiSettimanale

    Selezionare Giornalmente, Settimanalmente o Mensilmente dall'elenco a discesa per indicare la frequenza con cui verranno inviate le e-mail di promemoria per gli elementi in sospeso (azioni/richieste aperte o scadute).

    Le e-mail di promemoria cominciano a essere inviate alle 00:00 UTC. I promemoria settimanali vengono inviati di lunedì, mentre quelli mensili il primo giorno del mese.

    Le e-mail di promemoria riguardo alle azioni e alle richieste vengono inviate prima di e dopo la data di scadenza fino a quando gli elementi sono chiusi, eliminati o assegnati a un'altra persona. Se la persona assegnata all'elemento è rimossa dal progetto, o il progetto è archiviato, anche le e-mail di promemoria non vengono più inviate.

    Invia promemoria prima della data di scadenza 

    Selezionare questa opzione per impostare una pianificazione personalizzata per le notifiche di promemoria basata su un numero "x" di giorni prima della data di scadenza dell'azione/richiesta. Puoi specificare fino a cinque frequenze di notifica personalizzate.

    Se la data di scadenza di un'azione/richiesta è passata, o se non ve n'è alcuna impostata, le e-mail di promemoria vengono inviate alla frequenza predefinita (Settimanalmente) o alla frequenza di promemoria ricorrente specificata (Giornalmente o Mensilmente).

    Nota

    Se si abilitano solamente le e-mail di promemoria ricorrenti regolarmente, senza promemoria aggiuntivi pianificati "x" giorni prima della data di scadenza, Diligent One invia i promemoria ricorrenti regolarmente sia prima che dopo la data di scadenza.

    Tuttavia, se abiliti entrambi i tipi di notifica, Diligent One invia solo i promemoria secondo la pianificazione personalizzata prima della data di scadenza e quelli aggiuntivi ricorrenti regolarmente dopo che la data di scadenza è passata.

Tipi di notifiche e-mail

Tipo di notifica Oggetto dell'e-mail Occorrenza dell'e-mail Ruoli che possono ricevere l'e-mail
Reimpostare password dell'utente Reimposta password

quando un amministratore di progetto reimposta la password di un utente

Nota

Gli amministratori di Progetti possono reimpostare la password di un utente in Amministrazione di sistema > Gestisci utenti.

 Qualsiasi ruolo
Caricamento in massa Elementi aggiornati quando i rischi o i controlli vengono caricati in massa in un progetto o framework oppure le issue vengono caricate in massa in un progetto Gestore professionale
Backup Scarica il backup di progetto quando il backup di un progetto è completato Gestore professionale
Backup di progetto non riuscito: riprova quando si verifica un problema durante il processo di backup di un progetto Gestore professionale
Creazione di progetto Creazione di progetto non riuscita: riprova quando si verifica un problema durante il processo di creazione di un progetto all'interno di un piano di assurance
  • Amministratore di progetto
  • Creatore di progetto
Progetto archiviato o effettuato il rollforward Progetto archiviato quando un progetto viene archiviato Gestore professionale
Archiviazione di progetto nome_del_progetto non riuscita: riprova quando un progetto viene archiviato e si verifica un problema Gestore professionale
Rollforward di progetto completato quando viene effettuato il rollforward di un progetto Gestore professionale
Progetto eliminato Progetto eliminato quando un progetto è stato eliminato e sarà eliminato definitivamente in maniera automatica entro 30 giorni
  • Amministratore di progetto
  • Creatore di progetto
Importare, clonare e copiare Standard e regolamenti importati quando gli standard o i regolamenti vengono importati con successo in una mappa di conformità
  • Gestore professionale
  • Utente professionale
Importazione nella mappa di conformità non riuscita: riprova quando gli standard o i regolamenti non vengono importati in una mappa di conformità
  • Gestore professionale
  • Utente professionale
Importazione dalla biblioteca dei contenuti non riuscita: riprova quando si verifica un problema durante il processo di importazione dalla Biblioteca dei contenuti
  • Gestore professionale
  • Utente professionale
  • Processo di importazione non riuscito: riprova
  • Processo di clonazione non riuscito: riprova
  • Processo di rollforward non riuscito: riprova
  • Copia di certificazione non riuscita: riprova
 Quando si verifica un problema durante il processo di importazione, clonazione, rollforward o copia
  • Gestore professionale
  • Utente professionale
Valutazioni automatiche Aggiornamenti alle valutazioni automatiche
  • quando le valutazioni dei rischi e dei controlli sono state aggiornate da un fattore di valutazione
  • se un fattore di valutazione viene disabilitato a causa di un errore
  • Gestore professionale
  • Utente professionale
Revisione Utente ti ha assegnato come revisore

quando al revisore successivo viene assegnata la revisione di uno dei seguenti documenti:

  • un file di pianificazione
  • una narrazione
  • una matrice di controllo del rischio o una pianificazione del progetto
  • un elenco di guide dettagliate o procedure d'esecuzione
  • una singola guida dettagliata o procedura d'esecuzione
  • un elenco di piani di test
  • un singolo piano di test
  • un ciclo di testing
  • un singolo test
  • una issue (dettagli, rimedi o informazioni di ripetizione del test)
  • Gestore professionale
  • Utente professionale
  • Dirigente di supervisione
Cose da fare. Utente ti ha assegnato una cosa da fare quando viene assegnata all'utente una cosa da fare Qualsiasi ruolo
Utente ha commentato una cosa da fare quando una persona pubblica un commento su una cosa da fare Qualsiasi ruolo

Chiudi una cosa da fare

quando una persona cancella una cosa da fare

 Qualsiasi ruolo
Utente ha chiuso una cosa da fare quando una persona chiude una cosa da fare Qualsiasi ruolo
Azioni, richieste, certificazioni e assegnazioni

Assegnatore ha assegnato a assegnatario un elemento di azione

 quando all'utente è stato assegnato di rispondere o contribuire ad un'azione Qualsiasi ruolo
Utente ha aggiornato un elemento di azione

quando una persona aggiorna un'azione

Questa e-mail viene inviata al creatore dell'azione, al proprietario azione e a tutti gli utenti in CC. La persona che ha aggiornato l'azione non riceve questa e-mail.

 Qualsiasi ruolo
Utente ha commentato un elemento di azione

quando una persona pubblica un commento su un'azione

Questa e-mail viene inviata al creatore dell'azione, al proprietario azione e a tutti gli utenti in CC. La persona che ha inserito il commento non riceve questa e-mail.

 Qualsiasi ruolo

Rispondi a una richiesta

Nota

L'oggetto dell'e-mail è personalizzabile.

 quando all'utente è stato assegnato di rispondere o contribuire a una richiesta Qualsiasi ruolo
Utente ha aggiornato una richiesta

quando un file è allegato a una richiesta

Questa e-mail viene inviata al creatore della richiesta, al proprietario della richiesta e a tutti gli utenti in CC. La persona che ha allegato il file non riceve questa e-mail.

 Qualsiasi ruolo
Utente ha commentato una richiesta

quando una richiesta viene soddisfatta (commento aggiunto)

Questa e-mail viene inviata al creatore della richiesta, al proprietario della richiesta e a tutti gli utenti in CC. La persona che ha inserito il commento non riceve questa e-mail.

 Qualsiasi ruolo

Utente ti ha assegnato elemento

 quando un utente è stato assegnato come proprietario, proprietario esecutivo o utente assegnato per un obiettivo, un controllo, un test o una issue pubblicata
  • Proprietario o Proprietario esecutivo: qualsiasi ruolo
  • Utente assegnato: solo Gestore professionale, Utente professionale o Tester collaboratore

Rispondi a questionario

quando un'attività di performance del controllo è inviata a un esecutore del controllo

 Qualsiasi ruolo
Rispondi a sondaggio di valutazione quando un sondaggio di valutazione viene inviato a un proprietario del controllo Qualsiasi ruolo

Utente ha richiesto la certificazione

Nota

L'oggetto dell'e-mail è personalizzabile.

 quando viene inviata una richiesta di certificazione Qualsiasi ruolo
Promemoria Rispondi agli elementi di azione

quando la condizione di un'azione è su "Aperto" vengono inviati promemoria ricorrenti in base alle impostazioni configurate

 Qualsiasi ruolo
  • Azione necessaria per un elemento di richiesta aperto
  • Rispondi a più richieste

quando lo stato di un'azione è su "Aperto" vengono inviati promemoria ricorrenti in base alle impostazioni configurate

 Qualsiasi ruolo