Pianificare le risorse

Sondaggio di pianificazione è un'applicazione in Diligent One. È possibile pianificare risorse per progetti e fasi per ottenere una supervisione sugli impegni lavorativi e sulla disponibilità del proprio team e assicurarsi in anticipo che i team non siano sovraccarichi o carenti di risorse.

Come funziona

La scheda Persone all'interno del Sondaggio di pianificazione fornisce una vista completa di chi è disponibile per lavorare, chi è stato pianificato e quando nonché la durata di ciascun impegno.

Risorse (utenti)

Le risorse sono gli utenti in un'organizzazione. Nel Sondaggio di pianificazione vengono elencati solo gli utenti a cui sono assegnati i seguenti ruolo:

• Gestore professionale

• Utente professionale

Se un utente è stato precedentemente assegnato a un progetto o a una fase, e successivamente tale ruolo è stato retrocesso, un Gestore professionale deve riassegnargli un ruolo più elevato in modo che possa accedere e condurre il lavoro nel progetto.

Progetti, fasi e impegni fuori dal progetto

È possibile pianificare risorse per progetti o fasi per assicurarsi di disporre della capacità adeguata per completare i progetti pianificati. È inoltre possibile pianificare utenti per un impegno fuori dal progetto per tenere conto delle assenze che non sono basate sulle funzioni del progetto.

Componente	Descrizione
Progetto	Consiste in un impegno pianificato che può comprendere più fasi.
Fase	Rappresenta una fase significativa che fa parte di un progetto: Pianificazione: attività associate alla preparazione e al consolidamento delle informazioni sulla pianificazione del progetto. Fieldwork: attività legate alla raccolta, valutazione e documentazione delle prove. Risultati: attività associate alla creazione di rapporti sul progetto.
Fuori dal progetto	Consiste in un un'attività che non è basata su una funzione del progetto.

Date

Le date del progetto vengono condivise tra utenti poiché le date sono impostate nelle impostazioni dei progetti (ad esempio, la data di inizio del Fieldwork e la data di completamento di destinazione).

Le date della fase possono essere indipendenti dalle date del progetto e vengono assegnate individualmente agli utenti. Ciò significa che è possibile pianificare più utenti per lo stesso progetto o fase. È inoltre possibile pianificare fasi al di fuori delle date del progetto.

Sovrapporre pianificazioni

Con pianificazione sovrapposta si intende che la data di inizio di un impegno inizia prima della data di fine di un altro impegno.

Le pianificazioni sovrapposta vengono visualizzate automaticamente nel pannello laterale Dettagli della pianificazione mentre si pianificano gli utenti. Ciò consente di evitare le doppie prenotazione associate a più progetti o fasi o prenotazioni in aggiunta alle assenze.

Giorni e ore lavorativi

Gli amministratori di progetto possono configurare i giorni lavorativi predefiniti e gli orari full-time per gli utenti della propria organizzazione. Possono anche impostare orari individuali se devono specificare ore lavorative diversi per determinati utenti. Per maggiori informazioni, consultare Configurare i giorni e le ore lavorativi per tutti gli utenti.

Queste informazioni vengono utilizzate per calcolare quante ore si prevede che un utente lavorerà e quanto tempo l'utente può dedicare al lavoro del progetto.

Limitazioni

• è possibile programmare un massimo di 50 utenti per progetto
• è possibile programmare un singolo utente per un massimo di 100 fasi

Casi d'uso

Autorizzazioni

Solo gli amministratori di progetto possono configurare le impostazioni di Sondaggio di pianificazione.

I Gestori professionali possono assegnare o annullare l'assegnazione degli utenti. Solo i gestori professionali o gli utenti professionali possono essere pianificati per progetti e fasi.

I Dirigenti di supervisione possono accedere a Sondaggio di pianificazione in modalità di sola lettura.

Navigare a Sondaggio di pianificazione

Passare all'area in cui è possibile gestire le pianificazioni su più progetti.

1. Aprire l'applicazione Sondaggio di pianificazione.
2. Fare clic sulla scheda Persone.

   Risultato: il diagramma di Gantt mostra un elenco di gestori professionali e utenti professionali nell'istanza Diligent One.

Filtrare gli utenti

Dalla scheda Persone nell'applicazione Sondaggio di pianificazione, è possibile visualizzare come ogni utente è occupato da attività di progetto e fuori dal progetto. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo gli utenti associati a progetti attivi, ma è possibile creare viste personalizzate, visibili a tutti all'interno dell'organizzazione.

1. Per applicare o modificare una vista esistente, sceglierne una dall'elenco a discesa. Per impostazione predefinita, viene applicata la vista Solo progetti attivi.
2. Per modificare i filtri applicati, fare clic su x filtri applicati. Si apre il pannello Vista salvata.
3. Se si desidera modificare una vista esistente, scegliere la vista da modificare sotto Nome.
4. Filtrare l'elenco di utenti per utente, nomi di progetto, status e tag. L'elenco di utenti si aggiorna man mano che si applicano i filtri.
5. Scegliere di applicare i filtri senza salvarli oppure di salvare le modifiche in una vista nuova o esistente.
   • Per applicare i filtri senza salvarli, fare clic sul pulsante Chiudi nell'angolo in alto a destra del pannello Viste salvate. Si visualizza una nota che indica che sono state applicate modifiche non salvate alla vista corrente.
   • Se è aperta una vista salvata, fare clic su Salva per aggiornarla con i filtri correnti.
   • Per salvare i filtri come nuova vista, fare clic su Salva vista come. Se è aperta una vista salvata, fare clic sul pulsante ... per accedere all'opzione Salva vista come oppure per rinominare o eliminare la vista corrente.

   Risultato: l'applicazione Sondaggio di pianificazione mostra gli utenti che corrispondono ai filtri.

Personalizzare la vista dei grafici

Oltre a filtrare gli utenti che compaiono nell'elenco, è anche possibile personalizzare l'intervallo di tempo che si desidera visualizzare:

• Scegliere gli incrementi temporali sul diagramma di Gantt: selezionare una delle opzioni seguenti: settimana, mese, trimestre o anno fiscale.

  Nota

  La data di fine anno fiscale predefinita è il 31 dicembre. Gli amministratori di sistema possono definire la data di fine dell'anno fiscale della propria organizzazione in Launchpad.

  Per maggiori informazioni, consultare Aggiornare le impostazioni dell'organizzazione.

• Passare a una data specifica o sfogliare il tempo: fare clic su Oggi o Passa a per passare alla data di oggi o a una data specifica oppure fare clic sui pulsanti Avanti e Indietro per sfogliare il diagramma di Gantt in base agli incrementi temporali scelti.

Configurare i giorni e le ore lavorativi per tutti gli utenti

Configurare i giorni lavorativi predefiniti e gli orari full-time per gli utenti della propria organizzazione.

1. Dalla scheda Persone nell'applicazione Sondaggio di pianificazione, fare clic su Impostazioni.

   Si apre il pannello laterale Impostazioni.

2. Specificare le informazioni seguenti:
   • Full-time: inserire il numero di ore settimanali che si prevede che le persone con contratto full-time lavoreranno nell'organizzazione.

     Il valore predefinito è 40 ore. È possibile specificare un numero arrotondato a 2 cifre decimali. Esempio: 37,25.

   • Giorni lavorativi: selezionare i giorni tipici della settimana in cui si prevede che le persone lavorino nell'organizzazione.

     È obbligatorio selezionare almeno un giorno lavorativo. Valore predefinito di giorni lavorativi: da lunedì a venerdì.

     Nota

     I giorni non lavorativi sono visualizzati in grigio nel diagramma di Gantt.

3. Fai clic su Salva.

   Risultato: sono stati impostati i giorni lavorativi predefiniti e le ore full-time per gli utenti nell'organizzazione.

Visualizzare gli orari di lavoro pianificati e disponibili per ciascun utente

La colonna Pianificato per [intervallo di tempo] (ore rimanenti) mostra quante ore sono state pianificate durante il tempo visualizzato nel diagramma di Gantt e quante ore lavorative rimangono da pianificare per ciascun utente. Il nome della colonna si aggiorna a seconda che si scelga di visualizzare settimane, mesi, trimestri o anni fiscali nel diagramma di Gantt.

Il numero di ore viene calcolato come segue:

• Ore disponibili = ore lavorative previste per risorsa - ore di progetto pianificate - ore non legate al progetto pianificate.

• Tempo pianificato (visualizzato in percentuale) = ore di progetto pianificate/ore disponibili* 100.

• Ore rimanenti = ore disponibili - ore di progetto pianificate - ore non legate al progetto pianificate.

Questi numeri si aggiornano automaticamente ogni volta che si modifica il numero di ore pianificate o disponibili nell'intervallo di tempo del diagramma di Gantt selezionato e ogni volta che si modifica l'intervallo di tempo.

Specificare le ore lavorative di un singolo utente

Specificare il numero totale di ore lavorative a settimane per un singolo utente.

1. Dalla scheda Persone nell'applicazione Sondaggio di pianificazione, fare clic sul nome dell'utente per cui si desidera specificare ore lavorative diverse.

   Si apre il pannello laterale Dettagli dell'utente.

2. Inserire le informazioni nei seguenti campi:

   Campo	Descrizione
   Tempo pieno	Viene specificato che l'utente è un dipendente con contratto full-time all'interno dell'organizzazione.
   Personalizzato	Viene specificato che l'utente lavora un numero diverso di ore settimanali rispetto ai dipendenti full-time.
   Ore/settimana	Viene specificato il numero di ore che si prevede che l'utente lavori a settimana. È possibile specificare un numero arrotondato a 2 cifre decimali. Esempio: 10,25 Se è stata selezionata l'opzione Full-time, il valore predefinito si basa sulle ore lavorative full-time configurate per l'organizzazione. Se è stata selezionata l'opzione Personalizza, è possibile specificare un valore personalizzato.
   Tariffa oraria facoltativo	la quantità di denaro che l'utente guadagna per ogni ora lavorata

3. Fai clic su Salva.

   Risultato: sono state specificate ore lavorative diverse per l'utente.

Pianificare un utente

Pianificare un utente per un progetto, una fase o un impegno non legato al progetto

Pianificare un utente per un progetto

1. Dalla scheda Persone nell'applicazione Sondaggio di pianificazione, fare clic su Pianifica questo utente accanto al nome dell'utente.
2. Nel pannello laterale, selezionare Progetto.
3. Completare i seguenti campi:

   Campo	Descrizione
   Progetto	Viene pianificato un utente per un progetto specifico. Nota Se all'utente non viene assegnato uno dei seguenti ruoli, verrà richiesto di assegnargli un ruolo superiore: Gestore professionale Utente professionale
   Date del progetto	Vengono definite le date di inizio e fine del progetto. Data di inizio = data di inizio fieldwork. Data di fine = data di completamento di destinazione

4. Esegui una delle seguenti operazioni:
   • Per salvare la pianificazione e tornare al diagramma, fare clic su Salva e chiudi.
   • Per salvare la pianificazione e aggiungerne un'altra, fare clic su Salva e aggiungi altro.

   Risultato: l'utente è stato pianificato per un progetto. Il grafico aggiornato mostra il periodo di tempo bloccato.

Pianificare un utente per una fase

1. Dalla scheda Persone nell'applicazione Sondaggio di pianificazione, eseguire una delle seguenti operazioni: 
   • Fare clic su Pianifica questo utente accanto al nome dell'utente quindi selezionare il progetto appropriato.
   • Fare clic sulla freccia accanto al nome dell'utente quindi fare clic su Nome del progetto accanto al progetto appropriato.
2. Completare i seguenti campi:

   Campo	Descrizione
   Fase	Viene pianificato l'utente per una delle seguenti fasi all'interno di un progetto: Pianificazione Fieldwork Risultati Nota Se è presente più di una pianificazione per la fase, è possibile fare clic sulla freccia per passare alla pianificazione successiva e aggiornare tutti i dettagli necessari.
   Date	Vengono definite le date di inizio e fine della fase. Eventuali pianificazioni sovrapposte esistenti vengono visualizzate automaticamente. Consiglio È possibile regolare le date delle fasi direttamente dalla vista del grafico facendo clic e trascinando gli endpoint della timeline nella posizione appropriata o spostando una barra di Gantt.
   Ore/giorno facoltativo	Viene specificato il numero di ore che si prevede che l'utente lavori a settimana. Le seguenti informazioni vengono calcolate automaticamente: Ore/giorno: le ore lavorative settimanali divise per i giorni lavorativi Ill valore predefinito si basa sulle ore lavorative full-time configurate per l'organizzazione. Il valore minimo è 1 e quello massimo è 24. È possibile specificare un numero arrotondato a 2 cifre decimali. Esempio: 7,25 Durata: numero di giorni tra le date Totale: ore al giorno moltiplicate per durata

3. Esegui una delle seguenti operazioni:
   • Per salvare la pianificazione e tornare al diagramma, fare clic su Salva e chiudi.
   • Per salvare la pianificazione e aggiungerne un'altra, fare clic su Salva e aggiungi altro.

   Risultato L'utente è pianificato per la fase. Il grafico aggiornato mostra il periodo di tempo bloccato.

Pianificare un utente per un impegno fuori dal progetto

1. Dalla scheda Persone nell'applicazione Sondaggio di pianificazione, eseguire una delle seguenti operazioni:
   • Fare clic su Pianifica questo utente accanto al nome dell'utente. Nel pannello laterale, selezionare Fuori dal progetto.
   • Fare clic sulla freccia accanto al nome dell'utente quindi fare clic su Fuori dal progetto .
2. Completare i seguenti campi:

   Campo	Descrizione
   Tipo fuori dal progetto	Viene specificata una categoria per classificare il tempo non legato al progetto. Il tempo non legato al progetto comprende attività amministrative generali, sviluppo professionale, ferie o congedi, iniziative organizzative o altre attività che non sono basate sulle funzioni del progetto.
   Date facoltativo	Vengono definite le date di inizio e fine dell'impegno fuori dal progetto. Eventuali pianificazioni sovrapposte esistenti vengono visualizzate automaticamente. Consiglio È possibile regolare le date fuori dal progetto direttamente dalla vista del grafico facendo clic e trascinando gli endpoint della timeline nella posizione appropriata o spostando una barra di Gantt.
   Ore/giorno facoltativo	Viene specificato il numero di ore al giorno che si prevede che l'utente lavori per un impegno fuori dal progetto. Le seguenti informazioni vengono calcolate automaticamente: Ore/giorno: le ore lavorative settimanali divise per i giorni lavorativi Ill valore predefinito si basa sulle ore lavorative full-time configurate per l'organizzazione. Il valore minimo è 1 e quello massimo è 24. È possibile specificare un numero arrotondato a 2 cifre decimali. Esempio: 7,25 Durata: numero di giorni tra le date Totale: ore al giorno moltiplicate per durata

3. Esegui una delle seguenti operazioni:
   • Per salvare la pianificazione e tornare al diagramma, fare clic su Salva e chiudi.
   • Per salvare la pianificazione e aggiungerne un'altra, fare clic su Salva e aggiungi altro.

   Risultato L'utente è stato pianificato per un impegno fuori dal progetto. Il grafico aggiornato mostra il periodo di tempo bloccato in grigio a strisce per indicare che l'utente non è disponibile.

Aggiornare la pianificazione di un utente

Se un utente ha già un tempo pianificato, è possibile modificare le date e le ore lavorative specifici. Per aggiornare la pianificazione di un utente, è possibile far clic e trascinare l'inizio, la fine o l'intera barra per spostarla nella parte visibile del diagramma di Gantt oppure eseguire le seguenti operazioni:

1. Dalla scheda Persone nell'applicazione Sondaggio di pianificazione, fare clic sulla freccia accanto al nome dell'utente.
2. Esegui una delle seguenti operazioni:
   • Aggiornare una pianificazione associata a un progetto: fare clic sul nome del progetto o sulla barra del progetto associato nel diagramma di Gantt.
   • Aggiornare una pianificazione associata a una fase di progetto: fare clic sul nome di una fase o sulla barra della fase associata nel diagramma di Gantt.
   • Aggiornare una pianificazione associata a un impegno fuori dal progetto: fare clic sulla categoria Fuori dal progetto o sulla barra fuori dal progetto associato nel diagramma di Gantt.

   Si apre il pannello laterale Dettagli della pianificazione.

3. Apportare eventuali aggiornamenti richiesti.
4. Facoltativo. Se si sta aggiornando una pianificazione associata a una fase del progetto e l'utente è stato pianificato per più di un'istanza della fase, fare clic sulla freccia per passare alla pianificazione successiva e aggiornare eventuali dettagli.
5. Una volta completata l'operazione, fare clic su Salva e chiudere il pannello laterale.

Annullare la pianificazione di un utente

Annullare la pianificazione di un utente da un progetto, una fase o un impegno non legato al progetto.

1. Dalla scheda Persone nell'applicazione Sondaggio di pianificazione, fare clic sulla freccia accanto al nome dell'utente appropriato.
2. Esegui una delle seguenti operazioni:
   • Annulla la pianificazione di un utente da un progetto: fare clic sul nome del progetto, quindi fare clic su Annulla pianificazione e ancora Annulla pianificazione per confermare.
   • Annulla la pianificazione di un utente da una fase: fare clic sulla freccia accanto al nome del progetto, fare clic sulla fase quindi fare clic su Annulla pianificazione e ancora Annulla pianificazione per confermare.
   • Annulla la pianificazione di un utente da un impegno non legato al progetto: fare clic sulla categoria Fuori dal progetto, fare clic su Annulla pianificazione e ancora Annulla pianificazione per confermare.

   Risultato: è stata annullata la pianificazione dell'utente. Il grafico aggiornato mostra l'utente come disponibile durante il periodo di tempo specificato.