Collegare gli stati dei record ai questionari
Per personalizzare il flusso di lavoro, collegare uno o più stati a un questionario. Quando un record viene modificato in uno stato collegato, viene visualizzato il questionario.
Nota
Solo i Gestori professionali e gli Utenti professionali possono eseguire questa attività.
Come funziona
Collegare il questionario allo stato
Dalla pagina Dettagli del questionario, è possibile collegare uno o più stati a un questionario. Quando si verifica una delle seguenti situazioni, all'utente che elabora il record viene chiesto di completare il questionario:
- lo stato di un record viene modificato in uno degli stati collegati
- un record con uno stato collegato viene elaborato
Ciò può verificarsi quando un trigger imposta il record su uno stato collegato. Il questionario viene visualizzato quando l'assegnatario tenta di elaborare successivamente il record.
Uno stato può essere collegato a un solo questionario alla volta. Una volta completate le risposte, il questionario viene collegato alla tabella e i Dirigenti di supervisione e gli Utenti collaboratori non possono inviare il questionario collegato durante l'elaborazione dei record.
Nota
Se un record viene modificato in uno stato collegato dopo essere stato in precedenza in questo stato, il questionario è nuovamente necessario. Il questionario è precompilato con le risposte registrate l'ultima volta che ha ricevuto risposta per il record. L'utente che elabora il record può quindi aggiornare le risposte in base alle esigenze.
Stati collegati ed elaborazione di record in blocco
Quando si elaborano record in blocco, una singola risposta al questionario sullo stato si applica a tutti i record selezionati. Tuttavia, a seconda di come la propria azienda configura flussi di lavoro e gruppi del workflow, l'aggiornamento dello stato potrebbe non essere applicato a tutti i record:
- se le proprie regole del flusso di lavoro consentono a tutti i record selezionati di passare allo stato selezionato, le risposte al questionario si applicano a tutti i record
- se le proprie regole del flusso di lavoro consentono solo ad alcuni record selezionati di passare allo stato selezionato, le risposte al questionario si applicano solo ai record consentiti e i record che non rientrano nelle regole del flusso di lavoro non vengono elaborati
- se si selezionano più record da elaborare e non si modifica lo stato prima di rispondere al questionario, la risposta al questionario si applica solo all'ultimo record selezionato.
Nota
Se si applica il filtro Lo stato è aperto alla tabella e poi si modificano i record in blocco in uno stato chiuso con un questionario collegato, il questionario non viene visualizzato perché i record non sono più inclusi nella tabella filtrata.
Esempio
Questionario sull'approvazione delle spese
Il flusso di lavoro di rimedio include uno stato denominato Richiede approvazione. Quando vengono caricati nuovi record di spesa, viene eseguito un trigger che esegue le seguenti operazioni su tutti i record in cui l'importo della spesa supera 100 $:
- imposta lo stato del record su Richiede approvazione
- assegna il record al responsabile delle approvazioni
Si crea un questionario di approvazione che raccoglie le informazioni necessarie per giustificare l'approvazione delle spese. Si collega quindi lo stato Richiede approvazione al questionario.
Quando il responsabile dell'approvazione esamina i record e tenta di elaborarli, il questionario di approvazione viene visualizzato nella Vista della tabella e la risposta viene associata ai record di spesa nella tabella.
Collegare uno stato a un questionario
- Apri l'applicazione Risultati.
- Fare clic sul nome della raccolta con il questionario con cui si desidera lavorare.
- Fare clic su Questionari.
- Fare clic e aprire il questionario appropriato.
- Nell'angolo in alto a destra, fare clic su Modifica.
- Dall'elenco Stati collegati, selezionare uno o più stati da collegare al questionario.
Uno stato può essere collegato a un solo questionario.
- In fondo alla pagina, fare clic su Salva.
