Lavorare con le raccolte

Una raccolta è un contenitore utilizzato per organizzare analisi relativi a diversi reparti, processi di business o set di dati. Le raccolte sono il livello più alto di organizzazione nell'applicazione Risultati.

Tipi di raccolte

Raccolte standard Raccolte utilizzate per organizzare i dati importati da un file di origine o da uno script di Analytics. Queste raccolte vengono create direttamente nell'applicazione Risultati.
Raccolte di Progetti Queste raccolte in genere archiviano dati e metadati che supportano le funzionalità dell'applicazione Progetti di Diligent One. Hanno un aspetto simile alle raccolte standard, ma possono presentare determinate funzionalità o limitazioni in base al proposito di una determinata raccolta. Diligent One le genera autonomamente, quando necessario e non è possibile modificarle o eliminarle tramite l'applicazione Risultati. Per esempio:
- Risultati utilizza queste raccolte per organizzare le risposte al questionario sulle performance del controllo o sulla certificazione per i progetti attivi. Queste raccolte vengono create automaticamente quando si abilitano le performance del controllo o le certificazioni nell'applicazione Progetti. È possibile identificarle tramite il collegamento ipertestuale Visualizza il progetto collegato nell'elenco delle raccolte.
Raccolte speciali Queste raccolte in genere archiviano dati e metadati che supportano altre funzionalità in Diligent One e possono avere determinate funzionalità o limitazioni in base al proposito di una determinata raccolta. Diligent One le genera autonomamente, quando necessario e non è possibile modificarle o eliminarle tramite l'applicazione Risultati. A seconda del proprio ruolo e delle proprie autorizzazioni, è possibile che queste raccolte non siano nemmeno visibili. Per esempio:
- La Raccolta di riferimento contiene Tabelle di riferimento. Consente di importare dati personalizzati, ad esempio un elenco di contatti, da una fonte esterna in questa tabella, in modo da potervi fare riferimento in Diligent One. Si consiglia di utilizzare Robot per mantenere aggiornata la tabella.
Raccolte archiviate Raccolte archiviate manualmente o che contengono risposte al questionario sulle performance del controllo o sulla certificazione per progetti archiviati o eliminati. Le raccolte sulle performance del controllo e sulla certificazione vengono archiviate automaticamente quando si archivia o si elimina un progetto che ha la performance del controllo o le certificazioni abilitate nell'applicazione Progetti.

Autorizzazioni

Solo gli Amministratori di Risultati possono creare raccolte. Gli Amministratori di risultati e i Gestori professionisti possono aggiornare ed eliminare raccolte.

Creare una raccolta

Apri l'applicazione Risultati.
Dalla home page di Risultati, fare clic su Aggiungi raccolta.
Inserire le seguenti informazioni:
- Nome Inserire un titolo significativo per la raccolta. Il limite massimo di caratteri è 255.
- Descrizione Facoltativa. Inserire una breve descrizione per la raccolta. È possibile selezionare diverse opzioni di formattazione per definire lo stile del testo. Il testo della descrizione viene visualizzato sotto il nome della raccolta nella home page di Risultati e nella pagina della raccolta.
Facoltativo. In Flusso di lavoro, selezionare l'opzione appropriata dall'elenco. Per maggiori informazioni, consultare Creare flussi di lavoro nell'applicazione Risultati.
Fare clic su Crea collezione.

Trovare e aprire una raccolta

Per aprire una raccolta non archiviata:

Apri l'applicazione Risultati.
Facoltativo. Utilizzare la barra di ricerca per cercare nell'elenco delle raccolte per titolo.
Fare clic sulla raccolta che si desidera aprire.

Per aprire una raccolta archiviata:

Apri l'applicazione Risultati.
Nell'angolo in basso a sinistra, dal pannello laterale di navigazione, fare clic su Archivio della raccolta.
Facoltativo. Utilizzare la barra di ricerca per cercare nell'elenco delle raccolte per titolo.
Fare clic sulla raccolta che si desidera aprire.

Modificare le impostazioni di una raccolta

Nota

Solo gli Amministratori di risultati e i Gestori professionali assegnati alla raccolta possono completare questa attività.

Apri l'applicazione Risultati.
Facoltativo. Utilizzare la barra di ricerca per cercare nell'elenco delle raccolte per titolo.
Trovare la raccolta che si desidera modificare, fare clic su e quindi su Impostazioni.
Completare una delle seguenti operazioni:
- Per aggiornare il nome della raccolta, inserire un nuovo nome nella casella di testo Nome.
- Per aggiornare la descrizione della raccolta, inserire eventuali informazioni aggiuntive sulla raccolta nella casella di testo Descrizione. Il testo della descrizione viene visualizzato sotto il nome della raccolta nella home page di Risultati.
- Per applicare un flusso di lavoro alla raccolta, selezionare il flusso di lavoro appropriato dall'elenco.
Fare clic su Salva. Verrà visualizzata una notifica che informa che la raccolta è stata aggiornata correttamente.

Eliminare una raccolta.

Quando si elimina una raccolta, tutte le analisi e le tabelle associate alla raccolta vengono eliminate definitivamente.

Nota

Per eliminare una raccolta di progetti, è necessario eliminare definitivamente il progetto collegato. Per maggiori informazioni, consultare Eliminare e ripristinare progetti.

Apri l'applicazione Risultati.
Facoltativo. Utilizzare la barra di ricerca per cercare nell'elenco delle raccolte per titolo.
Trovare la raccolta che si desidera eliminare, fare clic su e quindi su Impostazioni.
Fare clic su Elimina raccolta. Verrà visualizzata una finestra di dialogo con un messaggio di avviso che chiederà di confermare l'eliminazione della raccolta.

Attenzione

Se si sceglie di eliminare una raccolta, tutti gli elementi associati (tabelle, trigger, metriche e visualizzazioni) verranno rimossi in modo permanente e non sarà possibile accedere o ripristinare nessuno di essi.

Fare clic su Elimina nella finestra di dialogo di conferma. La raccolta verrà eliminata e rimossa dall'elenco.

Archiviare una raccolta

Dopo aver completato una raccolta, è possibile archiviarla insieme a tutti i suoi contenuti in stato di sola lettura. Le raccolte archiviate vengono memorizzate nell'Archivio della raccolta e mantengono l'integrità dei dati una volta completato il lavoro.

Se si ricopre un ruolo di Gestore professionale, è possibile archiviare una raccolta dalla pagina Impostazioni della raccolta. Una volta archiviata, la raccolta viene rimossa dalla home page e spostata nell'Archivio della raccolta. Tutti i dati e le configurazioni all'interno della raccolta archiviata diventano di sola lettura.

Quali azioni sono disponibili una volta archiviata una raccolta?

Se si ha accesso alla raccolta, è possibile visualizzare i dati consentiti dal proprio ruolo. Ci sono solo altri due tipi di modifiche che possono essere apportate dagli utenti con ruolo di Gestore professionale:

Gestire l'accesso utente alla raccolta archiviata
Annullare l'archiviazione della raccolta

Cosa succede ai dati nella propria raccolta archiviata?

Le raccolte archiviate sono protette in stato di sola lettura. Una volta archiviata una raccolta, non è possibile aggiungere o modificare dati. Ciò include le esportazioni da Analytics o Analytics Exchange.

Gli elementi delle raccolte archiviate non sono disponibili in altre applicazioni come Storyboard, Strategy o Projects. Tutti i collegamenti dei questionari in sospeso vengono disabilitati e tutti i trigger smettono di essere eseguiti.

Come archiviare la raccolta

Apri l'applicazione Risultati.
Facoltativo. Utilizzare la barra di ricerca per cercare nell'elenco delle raccolte per titolo.
Trovare la raccolta che si desidera modificare, fare clic su e quindi su Impostazioni.
Nella pagina Impostazioni della raccolta, nell'angolo in basso a destra, fare clic su Archivia. Verrà visualizzata una finestra di dialogo con un messaggio di avviso che chiederà di confermare l'archiviazione della raccolta.