Attivare attività automatizzate con i trigger

I trigger sono strumenti di automazione che monitorano i dati o le metriche dei record. I trigger eseguono una serie di azioni ogni volta che vengono soddisfatte condizioni o soglie specifiche. L'utilizzo dei trigger è consigliato quando si desidera automatizzare aspetti del flusso di lavoro della propria azienda.

Tipi di trigger

Tipo Descrizione Casi d'uso
Record Esegue una serie di azioni in base ai dati o alle informazioni dei record.
  • Spostare un record attraverso il processo di revisione
  • Aggiornare le priorità dei record in base al tempo di inattività o ai dati dei campi
  • Inviare una notifica agli utenti quando si verificano problemi o quando un record richiede un'azione
  • Assegnare i record a un utente, a un gruppo del workflow o a un'e-mail da un campo in una tabella
  • Inviare richieste di completare i questionari
Metrica Esegue una serie di azioni quando i dati delle metriche aggregate superano una determinata soglia.

Monitorare gli indicatori chiave e informare le parti interessate delle modifiche.

Esempio di come creare un trigger sui record

Scenario

Si deve creare un trigger che rilevi quando a un record viene assegnata una priorità Critica e che avvisi il responsabile che supervisiona il progetto (Jane Doe) ogni volta che ciò si verifica. Il trigger deve essere eseguito ogni lunedì alle 8:00 Eastern Standard Time (EST).

Processo

Si configura il trigger come segue:

  • Condizioni Record: La priorità è critica
  • Azioni Invio notifica: Jane Doe
  • Frequenza Pianificazione: Settimanale, lunedì, 8:00 Eastern Standard Time (GMT -5:00)

Risultato

Quando a un record viene assegnata una priorità Critica, Jane Doe riceve una notifica tramite e-mail. Il trigger viene eseguito ogni lunedì alle 8:00 Eastern Standard Time (EST).

Esempio di come creare un trigger su una metrica

Scenario

SI deve creare un trigger che rilevi un rischio di Perdita di talenti per la propria azienda. Se 15 dipendenti lasciano l'azienda entro un periodo di 30 giorni, il CEO, Max Wells, e il VP of Talent, Linda Tang, devono ricevere una notifica tramite e-mail.

Processo

Si configura il trigger come segue:

  • Nome metrica KRI - Perdita di talenti
  • Condizioni Metrica
    • Metrica: Dipendenti usciti
    • Condizione: Maggiore di
    • Valore: 15
    • Colore di soglia Rosso
  • Azioni Invio notifica: Max Wells, Linda Tang
  • Frequenza Pianificazione Mensile, venerdì, 9:00 Eastern Standard Time (GMT -5:00)

Risultato

Quando la metrica raggiunge una soglia maggiore di 15 entro un periodo di calcolo di 30 giorni, il trigger viene eseguito e sia Max Wells sia Linda Tang ricevono una notifica via e-mail.

Come vengono eseguiti i trigger

I trigger vengono eseguiti in base alle condizioni definite dall'utente. Per un trigger di record, una condizione può essere una semplice espressione singola o un gruppo di espressioni più complesso. I trigger delle metriche utilizzano una singola condizione che definisce una soglia.

Ogni volta che le condizioni di un trigger vengono valutate come vere, le azioni che sono state configurate nel trigger vengono eseguite automaticamente.

Espressione semplice

Un'espressione semplice è un singolo test condizionale eseguito su una singola colonna. Il trigger viene eseguito sui record che vengono valutati come veri.

A seconda del tipo di dati del campo e se il campo è un campo di dati o di informazioni, gli operatori disponibili in ogni espressione condizionale cambiano.

Esempio

Gruppo di espressioni

Un gruppo di espressioni è una serie di più espressioni semplici unite all'interno di un gruppo. Il trigger viene eseguito sui record in cui il gruppo viene valutato come vero.

Quando si crea un gruppo, selezionare uno dei seguenti operatori logici per definire la modalità di valutazione del gruppo:

  • ALL ogni espressione semplice nel gruppo deve essere valutata come vera affinché il gruppo sia valutato come vero
  • ANY almeno un'espressione semplice nel gruppo deve essere valutata come vera affinché il gruppo sia valutato come vero

Esempi di gruppi di espressioni

Espressione combinata

Un'espressione combinata è una serie di più gruppi di espressioni. Il trigger viene eseguito sui record in cui l'espressione combinata è valutata come vera.

Quando si creano più gruppi di espressioni, selezionare uno dei seguenti operatori logici per definire la modalità di valutazione dell'espressione combinata:

  • AND ogni gruppo di espressioni nell'espressione combinata deve essere valutato come vero affinché l'espressione combinata sia valutata come vera
  • OR almeno un gruppo di espressioni nell'espressione combinata deve essere valutato come vero affinché l'espressione combinata sia valutata come vera

Esempi di espressioni combinate

Soglie delle metriche

Quando si configura un trigger di una metrica, si definisce una condizione di soglia che verifica il valore del calcolo nella metrica per il periodo di calcolo corrente. Se la condizione viene valutata come vera, il trigger viene eseguito e invia una notifica alle parti interessate configurate nell'area azioni del trigger.

Per maggiori informazioni, consultare Attivare azioni dalle metriche.

Quando vengono eseguiti i trigger

Opzione Descrizione Esempi
In tempo reale

I trigger in tempo reale vengono eseguiti quando si verifica l'evento o la modifica su cui si basa il trigger.

Nota

Poiché i trigger in tempo reale si basano sulle modifiche dei record per l'esecuzione, i trigger che utilizzano condizioni di record inattive devono essere configurati tramite una pianificazione, non in tempo reale.

Trigger delle metriche

Per un trigger delle metriche, se il calcolo della metrica si aggiorna e il valore supera la soglia del trigger, l'azione del trigger viene eseguita e viene inviata una notifica della modifica alle parti interessate.

Trigger dei record

Per un trigger basato sulla priorità del record, se un utente modifica la priorità di un record con la priorità utilizzata nella condizione del trigger, l'azione del trigger viene eseguita quando viene eseguito l'aggiornamento.

Trigger del questionario

Per un trigger del questionario, se un utente risponde al questionario selezionato per la tabella su cui è configurato il trigger, le condizioni del trigger vengono valutate e l'azione del trigger viene eseguita.
Pianificazione

I trigger eseguiti in base a una pianificazione vengono eseguiti in base al tempo di esecuzione specificato:

  • Giornaliero
  • Settimanale
  • Mensile
  • Trimestrale
  • Ogni n giorni

Gli intervalli vengono misurati dalla data di inizio specificata.

L'impostazione di una pianificazione dei trigger consente di controllare la frequenza con cui si ricevono notifiche e-mail per i trigger.

Nota

I trigger configurati prima del 31 agosto 2016 hanno come orario di esecuzione predefinito le 5:00 UTC in Canada e le 00:00 UTC per tutte le altre aree.

Nota

I cambiamenti orari dovuti all'ora legale possono far sì che i trigger notturni vengano eseguiti in modi non previsti. Per maggiori informazioni, consultare In che modo l'ora legale influisce sui trigger programmati.

Trigger delle metriche

Un trigger delle metriche viene eseguito con frequenza mensile il 15° giorno del mese alle 9:00. Se il valore della metrica supera la soglia del trigger in questa data e ora, l'azione del trigger viene eseguita e viene inviata una notifica della modifica alle parti interessate.

Trigger dei record

Un trigger basato sulla priorità del record viene eseguito con frequenza giornaliera alle 13:00. Se la priorità di un record uguale alla priorità utilizzata nella condizione del trigger in questo momento, l'azione del trigger viene eseguita.