Creare e gestire una cartella del robot

Una cartella del robot è un contenitore che contiene uno o più robot. È possibile utilizzare le cartelle del robot per due scopi principali:

• Per contenere e organizzare i robot individuali nella dashboard di Robot

• Per standardizzare l'accesso degli utenti a un gruppo di robot.

Per ottenere informazioni sulla creazione di robot, consultare Creare e gestire un robot.

Utilizzare le cartelle per organizzare i singoli robot

Man mano che il numero di robot dell'organizzazione aumenta, mantenerli ben organizzati utilizzando solo la dashboard di Robot può diventare difficile. Proprio come le cartelle di Windows, le cartelle del robot forniscono un ulteriore livello di organizzazione che è possibile utilizzare per raggruppare e contenere robot correlati.

Non è obbligatorio utilizzare le cartelle. È possibile trovare i robot dell'organizzazione solo nella dashboard di Robot oppure inserirne alcuni o tutti in cartelle.

È supportato solo un singolo livello di cartelle del robot. Non è possibile creare una cartella all'interno di un'altra cartella. Le cartelle sono separate in base al tipo di robot, con un set di cartelle diverso per i robot ACL, i robot HighBond e i robot del workflow. Per ogni tipo di robot è consentito un massimo di 100 cartelle.

Utilizzare le cartelle per standardizzare l'accesso a gruppi di robot

Oltre all'organizzazione di base, le cartelle del robot consentono di standardizzare l'accesso ai gruppi di robot. Una volta che un robot è contenuto in una cartella, le autorizzazioni di accesso al robot vengono assegnate a livello di cartella, non a livello di robot. Le autorizzazioni a livello di cartella vengono automaticamente estese a tutti i robot nella cartella.

Questo comportamento a cascata implica che per un gruppo di robot è possibile aggiungere collaboratori e configurare le loro autorizzazioni in un unico posto. Si individua quindi nella cartella opportunamente configurata qualsiasi robot che richieda un set specifico di collaboratori e autorizzazioni.

Per ottenere ulteriori informazioni sul funzionamento delle autorizzazioni in Robot, consultare Autorizzazioni dell'applicazione Robot.

Vantaggi delle autorizzazioni a cascata

L'estensione delle autorizzazioni a livello di cartella ai robot nella cartella presenta i seguenti vantaggi:

• Mantenere le autorizzazioni di accesso in un unico posto: consente di mantenere i collaboratori e le autorizzazioni per un gruppo di robot in un unico posto, anziché in più robot individuali.

• Ridurre gli errori: consente di ridurre la possibilità di errori impostando collaboratori e autorizzazioni una volta, anziché più volte.

• Ridurre il lavoro: consente di ridurre il lavoro durante l'inserimento di un nuovo utente Robot aggiungendolo come collaboratore solo a livello di cartella, anziché in più robot individuali.

Come lo spostamento di un robot influisce sulle autorizzazioni di accesso

Due regole regolano il modo in cui vengono assegnate le autorizzazioni di accesso quando si sposta un robot:

• I robot ereditano i collaboratori e le autorizzazioni delle cartelle

  Quando si sposta un robot in una cartella, il robot eredita le autorizzazioni di accesso alla cartella (a cascata). L'elenco dei collaboratori del robot e i loro ruoli specifici vengono modificati per corrispondere all'elenco delle cartelle. I singoli collaboratori vengono aggiunti o rimossi e i ruoli dei collaboratori vengono aggiornati, a seconda delle necessità.

  Se si sposta il robot dalla dashboard di Robot, non sarà più possibile gestire collaboratori e autorizzazioni a livello di robot.

  Lo stesso comportamento in termini di autorizzazioni si applica se si crea un nuovo robot dall'interno di una cartella. I collaboratori e le autorizzazioni della cartella vengono trasferiti al nuovo robot.

• I robot mantengono i collaboratori e le autorizzazioni delle cartelle

  Quando si sposta un robot da una cartella alla dashboard di Robot, non viene apportata alcuna modifica ai collaboratori del robot e alle loro autorizzazioni. I collaboratori e le autorizzazioni non tornano allo stato in cui si trovavano prima che il robot venisse spostato nella cartella. Ora è possibile gestire collaboratori e autorizzazioni a livello di robot se è necessario effettuare aggiornamenti.

La tabella seguente illustra come lo spostamento di un robot tra la dashboard di Robot e diverse cartelle influisce sui collaboratori del robot.

Sequenza degli spostamenti		Mantenere i collaboratori a livello di robot	Chi può visualizzare e accedere al robot
			Collaboratori della cartella 1 (Ruolo in Robot: utente)	Collaboratori della cartella 2 (Ruolo in Robot: utente)	Amministratori di robot (accesso globale)
1	Robot nella dashboard
2	Sposta il robot nella cartella 1
3	Sposta il robot nella cartella 2
4	Sposta il robot nella dashboard

Eseguire azioni sulle cartelle del robot

Le cartelle del robot di cui si dispone dell'autorizzazione per lavorare vengono visualizzate nella dashboard in Robot. È possibile creare, modificare o eliminare una cartella del robot oppure gestire i collaboratori di una cartella del robot, a seconda delle esigenze. Il ruolo assegnato per ciascuna cartella determina quali di queste azioni è possibile eseguire sulla cartella.

Per ottenere informazioni sui ruoli e sulle azioni consentite, consultare Accesso ai robot e alla cartella del robot.

Assegnare un nome alle cartelle del robot

Nella dashboard di Robot, le cartelle del robot vengono visualizzate sopra i singoli robot. L'ordinamento predefinito per le cartelle è alfabetico in base al nome. Una convenzione di denominazione coerente aiuta a organizzare la raccolta di cartelle. Per esempio:

• Utilizzando un prefisso accanto a ciascun nome di cartella è possibile inserire facilmente le cartelle future nei punti appropriati dell'ordinamento. Ad esempio: A_01, A_02, B_01, B_02 e così via.
• Se si utilizza il prefisso xxx_ con le cartelle a cui si accede meno frequentemente, queste vengono posizionate più in basso nell'ordinamento.
• Se si utilizza il prefisso zzz_ con le cartelle che non sono attualmente utilizzate, queste vengono posizionate in fondo all'ordinamento.

Creare una cartella del robot

1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Robot per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Robot.

2. Dalla dashboard in Robot, selezionare la scheda per il tipo di robot che si vuole organizzare con le cartelle:
   • robot ACL
   • Robot HighBond
   • Robot del workflow

   I Robot del workflow vengono visualizzati solo se si ha il ruolo di Amministratore di sistema con una sottoscrizione Professionale.

3. Fare clic su Aggiungi cartella e inserire un nome per la cartella.

   Nota

   Non utilizzare simboli di valuta in nessun punto del nome della cartella, per esempio: $, €. I nomi delle cartelle sono limitati a 250 caratteri.

4. Fare clic su Aggiungi cartella per creare la cartella.

   La cartella viene creata e aggiunta alla dashboard. Se si apre la cartella, si visualizzerà il messaggio Non ci sono robot in questa cartella perché inizialmente la cartella è vuota.

   Nota

   Se viene visualizzato il messaggio La cartella esiste già, è necessario specificare un nome diverso per la cartella. Esiste già una cartella con lo stesso nome.

   Per gli utenti che non hanno il ruolo di collaboratore con autorizzazioni per la cartella esistente, la cartella non è visibile.

Rinominare una cartella del robot

1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Robot per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Robot.

2. Dalla dashboard in Robot, seleziona la scheda per il tipo di robot appropriato.
3. Individuare la cartella che si desidera rinominare e fare clic su nell'angolo in alto a destra della cartella.
4. Fare clic su Rinomina.
5. Aggiornare il nome della cartella e fare clic su Rinomina cartella.

   La cartella viene rinominata.

   Nota

   Se viene visualizzato il messaggio La cartella esiste già, è necessario specificare un nome diverso per la cartella. Esiste già una cartella con lo stesso nome.

   Per gli utenti che non hanno il ruolo di collaboratore con autorizzazioni per la cartella esistente, la cartella non è visibile.

Gestire i collaboratori per una cartella del robot

I collaboratori sono utenti Diligent One autorizzati ad accedere a una determinata cartella. Se un utente non è stato aggiunto come collaboratore per una cartella, non potrà visualizzare la cartella.

Le attività che un collaboratore può svolgere in una cartella dipendono dal ruolo assegnatogli:

• Un Proprietario può controllare la cartella e gestire gli altri collaboratori della cartella, oltre ad avere tutte le autorizzazioni di Redattore.

• Un Redattore può rinominare la cartella, oltre ad avere tutte le autorizzazioni di Revisore.

• Un Revisore può accedere alla cartella e ai robot in essa contenuti.

Per ottenere informazioni dettagliate sui ruoli delle cartelle del robot e sulle autorizzazioni associate, consultare Autorizzazioni dell'applicazione Robot.

I proprietari delle cartelle del robot possono gestire i collaboratori per le cartelle robot ACL e HighBond. Poiché l'accesso ai robot del workflow è limitato al tipo di utente Amministratore di sistema con sottoscrizione Professionale, l'elenco dei collaboratori in una cartella del robot del workflow è di sola lettura.

1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Robot per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Robot.

2. Dalla dashboard in Robot, seleziona la scheda per il tipo di robot appropriato.
3. Fai clic sulla cartella del robot per il quale vuoi gestire i collaboratori.
4. Nel pannello laterale, in Dettagli della cartella, fai clic su Aggiungi collaboratori o Gestisci.

   Si apre il pannello laterale Collaboratori.

5. Per gestire i collaboratori, esegui una delle seguenti operazioni:
   • Aggiungi: per aggiungere un utente alla cartella, fare clic su Aggiungi collaboratori e selezionare l'utente.

     Per impostazione predefinita, l'utente viene aggiunto come Revisore. Se necessario, aggiornare il ruolo dell'utente.

   • Aggiorna: per modificare il ruolo di un utente, selezionare un nuovo ruolo dall'elenco a discesa vicino al nome dell'utente.
   • Rimuovi: per rimuovere un utente, fare clic sulla X vicino all'elenco a discesa.

     Consiglio

     Utilizzare la barra di ricerca per filtrare i nomi nell'elenco.

6. Quando hai finito, fai clic sulla X nell'angolo in alto a destra del pannello laterale Collaboratori.

Spostare un robot da o verso una cartella del robot

Per spostare un robot sono disponili le seguenti possibilità:

• Dalla dashboard di Robot a una cartella

• Da una cartella alla dashboard di Robot

• Tra cartelle

Spostare un robot ha delle implicazioni per i collaboratori del robot. Per maggiori informazioni, consultare Come lo spostamento di un robot influisce sulle autorizzazioni di accesso.

1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Robot per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Robot.

2. Dalla dashboard in Robot, selezionare la scheda per il tipo di robot che si desidera spostare:
   • robot ACL
   • Robot HighBond
   • Robot del workflow

   I Robot del workflow vengono visualizzati solo se si ha il ruolo di Amministratore di sistema con una sottoscrizione Professionale.

   I robot e le cartelle sono separati in base al tipo di robot. È possibile spostare solo robot dello stesso tipo.

3. Se il robot si trova attualmente in una cartella, fare clic sulla cartella per aprirla.

4. Individuare il robot che si desidera spostare e fare clic su nell'angolo in alto a destra del robot.
5. Fare clic su Sposta nella cartella.

   Viene visualizzata la finestra di dialogo Sposta robot nella cartella.

6. Selezionare una cartella di destinazione o la dashboard di Robot e fare clic su Sposta qui.

   Il robot verrà spostato nella destinazione selezionata.

7. Se viene visualizzato il messaggio Il robot esiste già, rinominare il robot e fare clic su Rinomina e sposta.

   Il robot verrà spostato nella destinazione selezionata.

   Consiglio

   Se si preferisce mantenere il nome del robot corrente, l'altra opzione è rinominare il robot nella destinazione prima di spostarlo.

Eliminare una cartella del robot

Quando si elimina una cartella del robot, viene eliminato tutto il contenuto presente nella cartella, sia in modalità di sviluppo che in modalità di produzione:

• tutti i robot
• tutte le versioni degli script
• tutte le attività configurate
• cronologia di esecuzione dell'attività
• tutti i risultati e i dati di lavoro: tabelle, file e log

1. Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Robot per aprirla.

   Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Robot.

2. Dalla dashboard in Robot, seleziona la scheda per il tipo di robot appropriato.
3. Individuare la cartella che si desidera eliminare e fare clic su nell'angolo in alto a destra della cartella.
4. Fai clic su Elimina.
5. Digitare il nome esatto della cartella che si desidera eliminare e fare clic su Elimina cartella.

   Risultato: la cartella viene eliminata e con essa anche tutto il suo contenuto.

6. Se l'indicatore Eliminazione in corso... continua a essere visualizzato, ricaricare manualmente la pagina.