管理Diligent One 電子メール通知の管理
Diligent One プラットフォームの［通知設定］を使用して、組織内のユーザーが使用できる電子メール通知とその配信方法を制御します。
次の操作ができます。
アプリケーションの特定の通知カテゴリを有効または無効にします。
カテゴリが組織によって強制されるか、個人のユーザーによって管理されるかを設定します。
カテゴリで電子メール バンドルを使用できるかどうかを制御し、組織のデフォルトのバンドル動作を定義します。
通知の動作は、次の 3 つのレベルで決められます。
システム デフォルトDiligent One は、通知カテゴリ、デフォルトの動作、使用可能な設定オプションを定義します。
管理者（組織レベル）システム管理者は次のことを設定できます。
組織内のすべてのユーザーに対してカテゴリをオフにします。
カテゴリの通知を強制して、すべてのユーザーが、通知を受信し、オフにすることができないようにします。
ユーザーが、カテゴリを制御してその通知タイプを受信するかどうかを決定できるようにします。
カテゴリの電子メール バンドルを有効または無効にし、サポートされている場合は、組織全体のデフォルトのバンドル動作を設定します。
ユーザーカテゴリがユーザー制御可能に設定されている場合、ユーザーは、［プロファイル］メニューの［通知の初期設定］ページで設定を管理できます。詳細については、電子メール通知の管理を参照してください。
電子メール通知の未受信を報告するユーザーは、スパム フィルターをチェックする必要がある場合があります。
御社でカスタムの送信者を設定している場合を除き、電子メール通知は notifications@diligentoneplatform.com または notifications@highbond.com から送信されます。詳細については、「カスタム電子メール送信者の設定」を参照してください。
組織レベルの設定が常に優先されます。組織レベルでカテゴリがオフになっているか強制されている場合、ユーザーは個人の初期設定でカテゴリを上書きすることができません。
複数の通知をグループ化して、同じカテゴリからの通知電子メールの数を減らすこともできます。カテゴリに対してバンドルが有効になっている場合、通知サービスは一定期間にわたる各ユーザーへの通知を収集し、組織レベルで設定したスケジュール、または個人のユーザーが選択したスケジュール（許可されている場合）に基づいてそれらをまとめて送信します。
アプリ
利用できるアプリは、使用中の Diligent One のエディション（標準またはプレミアム）、および組織がアドオンアプリを購入したかどうかによって異なります。
詳細については、「サブスクリプション、エディション、および機能」を参照してください。
メモ
通知カテゴリは現在、すべてのアプリケーションで利用できるわけではありません。
電子メール言語
ユーザーのアドレスに電子メールが送信されるときには、ユーザーの言語設定で電子メールの内容が表示されます。ユーザー以外のアドレスに電子メールが送信されるときには、組織のデフォルトの言語設定で電子メールの内容が表示されます。
通知カテゴリの電子メール バンドル
電子メール バンドルを使用して、ユーザーが量の多い通知カテゴリの電子メールを受信する頻度を制御します。通知カテゴリは、まとめて管理される関連する通知の名前付きグループです。
電子メール バンドルは、通知カテゴリごとに設定されます。
システム管理者は、カテゴリでバンドルを使用できるかどうかを決定し、組織内のすべてのユーザーのデフォルトのバンドル頻度（今すぐ送信、数分ごと、時間ごと、1 日に 1 回など）を設定します。
設定で許可されている場合、ユーザーは自分の通知の初期設定でカテゴリのバンドルの頻度を変更できます。詳細については、電子メール通知の管理を参照してください。
カテゴリのバンドルが無効になっているか、［アップデートが利用可能になったら直ちに］に設定されている場合、そのカテゴリの通知は個別の電子メールとして送信されます。
通知設定の定義
システム管理者は、どの通知設定をユーザーが構成できるかを定義し、組織のガイドラインに従ってデフォルトの初期設定を設定できます。
プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) を開きます。
メモ
会社が Diligent One プラットフォームで複数の組織を使用している場合は、該当する組織がアクティブであることを確認します。
- 左側のナビゲーションで［プラットフォーム設定］を選択します。
左側のナビゲーションに、さまざまなプラットフォーム設定オプションが表示されます。
- ［組織の管理］で、［通知の設定］を選択します。
- ［通知の設定］ページで、［製品固有の通知の初期設定］の横にある［設定の定義］ボタンを選択します。
- ［製品固有の通知の初期設定］ページで、統合アプリケーションのリストから、設定を構成するアプリケーションを展開します。
- カテゴリのリストから、設定を定義するカテゴリの横にある［構成］ボタンを選択します。
- ［構成］パネルで、以下を実行します。
ユーザーは通知を有効または無効にすることができますユーザーにカテゴリの制御を許可するかどうかに基づいて、［はい］または［いいえ］に切り替えます。
全ユーザー対象のデフォルトの通知状態［オン］または［オフを］に切り替えて、デフォルトの通知状態を設定します。
詳細の設定ユーザーにバンドルと電子メールのスケジュールを許可する必要があるかどうかに基づいて、［はい］または［いいえ］に切り替えます。
全ユーザーを対象にデフォルトのバンドル オプションを選択する電子メールをグループ化する頻度に基づいて、次のいずれかのオプションを選択します。
アップデートが利用可能になったら直ちに
5 分ごとにグループ化
15 分ごとにグループ化
60 分ごとにグループ化
毎日のグループ化時刻 - ドロップダウン リストから、グループ化された電子メールを送信する時刻を選択します。
［保存］を選択します。
詳細な情報
Diligent One プラットフォームの電子メール電子メールが Diligent One プラットフォームから送信され、ユーザーに次のことを通知します。
- アカウントのアクティブ化
- アカウントに変更が加えられた
- グループの所有者として追加されている
SSO が有効化された組織は一部の電子メールを受信しなくなります
SSO が有効化された組織に所属するユーザーには、招待とアクティブ化のメールが送信されません。SSO が有効である場合には、www.diligentoneplatform.com に進み、［カスタム ドメインにサインインしてください］をクリックして、割り当てられているカスタム ドメインを指定すると、ユーザーは簡単に Diligent One プラットフォームにサインインできます。
Diligent One プラットフォームの電子メール通知のリスト
| 通知タイプ | 電子メールの件名 | 電子メールが送信されるタイミング | システム管理者 | ユーザー |
|---|---|---|---|---|
| アカウントのアクティブ化 | アカウントをアクティブ化 | Diligent One アカウントが作成されたとき | ||
アカウントにサイン イン | 既存の Diligent One プラットフォーム組織にユーザーとして招待された場合 | |||
| アカウントの変更 | アカウントへの変更 |
| ||
| 電子メール アドレスへの変更 |
| |||
| パスワードの変更 | パスワードをリセットする | パスワードの変更を要求されたとき | ||
| ユーザーの一括追加 | ユーザーがorganizationNameに追加されました | システム管理者がユーザーを Diligent One プラットフォームに一括で正常に追加したとき | ||
| エラーを修正し、残りのユーザーを追加します | システム管理者がユーザーを Diligent One プラットフォームに一括でアップロードしたものの、ユーザーの一部が正常に追加されなかったとき | |||
| グループ | グループのメンバーを管理する | グループの所有者として追加されたとき。これにより、Diligent One のさまざまなリソースへのユーザーのアクセス権を管理可能 | ||
| groupNameは現在無効です | システム管理者がグループを無効にし、あなたがグループの所有者である場合 | |||
| groupNameは現在有効です | システム管理者がグループを有効にし、あなたがグループの所有者である場合 |
= 電子メール通知を受信する
= 電子メール通知を受信しない
ストラテジーの電子メールストラテジー アプリでは、ストラテジー マップで特定された運用セグメントと戦略的目標をサブスクライブし、リスクの最新情報を受信できます。購読を登録すると、日次サマリーメールは Diligent One から毎日 1 回 00:00（UTC 時間）に送信されます。最新情報の購読を登録したすべてのストラテジー ユーザーがメールを受信します。
日次サマリー メールはいつ送信されますか?
電子メールは次の場合に送信されます。
- 新しいコメントが追加された場合
- リスクにファイルが添付された場合
- 固有のリスク スコア（評価ドライバーを使って自動的に評価されたもの）が変更された場合
- 評価ドライバーがエラーのため無効とされた場合
例
電子メールアップデートを購読
シナリオ
役員は EMEA（欧州、中東、アフリカ）の運用セグメントに登録しています。スタッフ メンバーがコメントを作成し、新しい文書を EMEA 運用セグメントに関連付けられたリスクに添付します。
結果
役員は次のような日次サマリー メールを受信します。
- 新しいコメントとリスクに関連付けられたファイルを通知する
- ストラテジーの更新されたリスクへのリンクを提供する
電子メールアップデートを購読
プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、ストラテジー アプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してストラテジー アプリに切り替えることができます。
- ［ストラテジー］ホームページから［設定］タブを選択します。
- ストラテジー管理者の場合は、［ユーザー］ページが開きます。
- Oversight 管理職または Oversight レビュー担当者である場合は、［マイ通知］ページが開きます。
- ストラテジー管理者である場合は、［マイ通知］をクリックします。
- 運用セグメントまたは戦略目標ごとに、チェック ボックスを選択するとリスクに関する最新情報を購読できます。また、チェック ボックスを選択解除すると最新情報の受信を解除します。
- ［更新］をクリックします。サブスクリプション設定が保存されます。
プロジェクト アプリの電子メール以下について通知する電子メールがプロジェクトから送信されます。
- 割り当てられた要求、レビュー、ToDo、またはアクション
- プロジェクトへの変更
アラームを送信する頻度を構成する
アクションと要求について定期的なアラームを送信する必要がある場合は、所有者および CC を送られる担当者に電子メール通知を送信すべき頻度を構成することができます。
定期的なアラームは次の頻度で送信できます。
- 毎日、毎週、または毎月のスケジュール
- 期日前の "x" 日かに基づくカスタムのスケジュール
例
定期的なアラームの設定
シナリオ
あなたは要求を作成し、期日を 2019 年 5 月 3 日に指定します。また、通知の設定を次のように設定します。
- 定期的なアラームを送信する毎週
- 期日の前にアラームを送信する5、3、1、空白、空白
結果
この要求のアラームの電子メールは、2019 年 5 月 3 日の前は週次 (毎月曜日) に送信されます。この要求に対する追加のアラーム電子メールは、2019 年 5 月 3 日の前は、5 日間、3日間、および 1 日間も送信されます。
2019 年 5 月 3 日を過ぎると、アラーム電子メールは、要求がクローズする、削除される、または別の担当者に割り当てられるまで、週次のスケジュールで送信し続けます。この要求に割り当てられた担当者がプロジェクトから削除されたり、プロジェクトがアーカイブされたりすると、アラームの電子メールも送信を停止します。
手順
プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、プロジェクト アプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してプロジェクト アプリに切り替えることができます。
［システム管理］で ［プロジェクトの種類の管理］を選択します。
目的のプロジェクトの種類に移動し、［編集］をクリックします。
［プロジェクトの種類の管理］ページで、［通知］タブを選択します。
以下のフィールドを設定し、［保存］を選択します。
フィールド デフォルト 備考 定期的なアラームを送信する 毎週 未処理項目 (オープンまたは期日超過アクション/要求) のリマインダー電子メールを送信する頻度を指定するため、ドロップダウンリストから毎日、毎週、または毎月を選択します。アラームの電子メールは 00:00 UTC に送信開始となります。毎週のアラームは月曜日に送信され、毎月のリマインダーは月の初日に送信されます。アクションと要求に関するアラームの電子メールは、項目がクローズ、削除、または別の担当者に割り当てられるまで期日前と期日後に送信されます。この項目に割り当てられた担当者がプロジェクトから削除されたり、プロジェクトがアーカイブされたりすると、アラームの電子メールも送信を停止します。 期日の前にアラームを送信する このオプションは、アクション/要求の期日前 "x" 日かに基づいて、アラーム通知のカスタム スケジュールを設定する場合に選択します。カスタム通知の頻度は 5 つまで指定できます。アクション項目/要求の期日が過ぎた場合、または期日を設定していない場合は、リマインダー電子メールはデフォルトの頻度（毎週）、または指定の定期的なリマインダー頻度（毎日または毎月）で送信されます。
メモ
期日前の "x" 日間、追加のスケジュールされたリマインダーなしに、定期的なリマインダー電子メールのみを有効にすると、Diligent One は期日前と期日後のどちらにも定期的なリマインダーを送信します。
ただし、両方の通知タイプを有効にすると、Diligent One は期日前にカスタムのスケジュールでのみリマインダーを送信し、期日が過ぎたら追加的な定期的リマインダーのみを送信します。
電子メール通知一覧
| 通知タイプ | 電子メールの件名 | 電子メールが送信されるタイミング | 電子メールを受信できるロール |
|---|---|---|---|
| ユーザーのパスワードのリセット | パスワードをリセットする | プロジェクト管理者がユーザーのパスワードをリセットしたとき メモ プロジェクトの管理者は、プロジェクトの ［システム管理］> ［ユーザーの管理］から、ユーザーのパスワードをリセットできます。 | 任意のロール |
| 一括アップロード | 項目がアップロードされました | リスクまたは統制がプロジェクトまたはフレームワークに一括アップロードされたとき、または問題がプロジェクトに一括アップロードされたとき | Professional 部門長 |
| バックアップ | プロジェクトのバックアップをダウンロードする | プロジェクトのバックアップが完了したとき | Professional 部門長 |
| プロジェクトをバックアップできませんでした: もう一度実行してください | プロジェクトのバックアップ処理中に問題が発生したとき | Professional 部門長 | |
| プロジェクトの作成 | プロジェクトを作成できませんでした: もう一度実行してください | 保証計画内でプロジェクトの作成処理中に問題が発生したとき |
|
| プロジェクトがアーカイブされるか、ロール フォワードされる | プロジェクトをアーカイブしました | プロジェクトがアーカイブされたとき | Professional 部門長 |
| projectNameをアーカイブできませんでした: もう一度実行してください | プロジェクトがアーカイブされる際に問題が発生したとき | Professional 部門長 | |
| プロジェクト ロールフォワードが完了しました | プロジェクトがロール フォワードされたとき | Professional 部門長 | |
| 削除されたプロジェクト | 削除されたプロジェクト | プロジェクトが削除されたとき。30 日後に自動的に完全に削除されます |
|
| インポート、複製、コピー | 基準と規制がインポートされました | 基準または規制がコンプライアンス マップに正常にインポートされたとき |
|
| コンプライアンス マップにインポートできませんでした: もう一度実行してください | 基準または規制がコンプライアンス マップにインポートされなかったとき |
| |
| コンテンツ ライブラリからインポートできませんでした: もう一度実行してください | コンテンツ ライブラリからのインポート処理中に問題が発生したとき |
| |
| インポート、複製、ロールフォワード、またはコピーの処理中に問題が発生したとき |
| |
| 自動化された評価 | 自動化評価への更新 |
|
|
| レビュー | userNameがあなたをレビュー担当者として割り当てました | 次のレビュー担当者が、次のうちいずれかをレビューするよう割り当てられたとき:
|
|
| ToDo | userNameがあなたに ToDo を割り当てました | ToDo があなたに割り当てられたとき | 任意のロール |
| userNameが ToDo に関してコメントしました | ToDo に関するコメントが投稿されたとき | 任意のロール | |
ToDo をクローズ | ToDo がいずれかのユーザーによってクリアされたとき | 任意のロール | |
| userNameが ToDo をクローズしました | ToDo がいずれかのユーザーによってクローズされたとき | 任意のロール | |
| アクション、要求、認定書、および割り当て | assignerName がアクション項目を assigneeName に割り当てました | アクションに応答または貢献するよう割り当てられたとき | 全員（Diligent One ユーザーに限定されない） |
| userNameがアクション項目を更新しました | 誰かがアクションを更新するとき この電子メールは、アクションの作成者 (割り当て担当者) に送信されます。アクションの作成者は、アクションを更新した場合は電子メールを受信しません。 |
| |
| userNameがアクション項目に関してコメントしました | 誰かがアクションにコメントを投稿するとき この電子メールはアクション作成者、アクション所有者、および CC で送信されたユーザーに送信されます。コメントした担当者にこの電子メールは送信されません。 | 全員（Diligent One ユーザーに限定されない） | |
要求に応答する メモ この電子メールの件名はカスタマイズ可能です。 | あなたが要求に応答する、または貢献するよう割り当てられたとき | 全員（Diligent One ユーザーに限定されない） | |
| userNameが要求を更新しました | 誰かが要求を更新する時 この電子メールは要求作成者に送信されます。要求作成者は、要求を更新した場合は電子メールを受信しません。 |
| |
| userNameが要求でコメントしました | 誰かが要求に関するコメントを投稿する時 この電子メールは要求作成者、要求所有者、および CC で送信されたユーザーに送信されます。コメントした担当者にこの電子メールは送信されません。 | 全員（Diligent One ユーザーに限定されない） | |
userNameがあなたをItemNameに割り当てました | ユーザーが目標、統制、統制テスト、または公開済み問題の所有者、管理職所有者、または割り当てられたユーザーに指定されたとき ユーザーが非公開の問題に対して所有者として割り当てられ、かつその後その問題が公開されるとき メモ 問題が割り当てられ、公開されると、Professional または Oversight のロールが付与された人は通知のコピーを、一つは問題がその人に割り当てられたとき、もう一つは問題が公開されたときに受け取ります。Contributor ロールが付与された人は、問題が公開されたときの一度だけ通知を受けます。
|
| |
| x 件の割り当てで手続き所有者として割り当てられました | ユーザーがミッションコントロールで同時に複数の統制に対して所有者として割り当てられている場合 | 任意のロール | |
| あなたは、x件の割り当てがある、統制テスト担当者として割り当てられました。 | ユーザーがミッションコントロールで同時に複数の統制に対して "割り当てられたユーザー" として割り当てられている場合 | 任意のロール | |
questionnaireNameに応答する | 統制パフォーマンス タスクが統制実行者に送信されたとき | 全員（Diligent One ユーザーに限定されない） | |
| assessmentSurveyname に応答します | 評価の調査が統制所有者に送信されたとき | 全員（Diligent One ユーザーに限定されない） | |
| userName あなたの認定書を要求します メモ この電子メールの件名はカスタマイズ可能です。 | 認定書要求が送信されるとき | 全員（Diligent One ユーザーに限定されない） | |
| リマインダー | アクション項目に対応 | アクションの状態が "オープン" である場合は、構成された設定に基づいて定期的にアラームが送信されます。 | 全員（Diligent One ユーザーに限定されない） |
| 要求の状態が "オープン" である場合は、構成された設定に基づいて定期的なアラームが送信されます。 | 全員（Diligent One ユーザーに限定されない） | |
リザルト アプリの電子メールリザルト アプリから、以下についてユーザーに通知する電子メールが送信されます。
- トリガーされたアクション
- 割り当てられたレコード、アンケート、イベント レポート、および調査
- 制限事項およびデータ インポート エラー
電子メール通知一覧
| 電子メールの件名 | 電子メールが送信されるタイミング |
|---|---|
| レコードをレビューする | あなたに通知するよう設定されているトリガーが実行したとき。 |
| トリガーがあなたにレコードを割り当てました | あなたにレコードを割り当てるよう設定されているトリガーが実行したとき。トリガーによってレコードが割り当てられるたびに通知を受けたくない場合は、あなたまたはリザルト管理者は、そのトリガーを編集し、電子メール通知をオフに設定できます。 |
| userNameがあなたにレコードを割り当てました | 誰かがあなたにレコードを割り当てるとき。 |
questionnaireNameに応答する メモ この電子メールの件名と本文はカスタマイズ可能です。詳細については、「アンケート電子メールのカスタマイズ」を参照してください。 | アンケートを割り当てるよう設定されているトリガーが実行したとき。 |
| レコードを改善する一方で、誰かがあなたにアンケートを送信したとき。 | |
| あなたが統制所有者であり、誰かがあなたにプロジェクトから評価の調査を送信したとき。 | |
| 誰かがあなたに調査を送信したとき。 | |
| tableNameにデータをインポートできませんでした: もう一度実行してください | リザルトが、欠如する値、または主キー内に存在する競合する値に基づき、データをインポートできないとき。 |
| メトリクスのしきい値に達しました | メトリクスしきい値に達したことをあなたに通知するよう設定されているトリガーが実行したとき。 |
ストーリーボード アプリの電子メールストーリーボード アプリから、ストーリーボードへのアクセスについてユーザーに通知する電子メールが送信されます。
| 電子メールの件名 | 電子メールが送信されるタイミング |
|---|---|
| userNameがあなたをストーリーボードに追加しました | 誰かがあなたにストーリーボードへのアクセス権を付与したとき。 |
| userNameがあなたのストーリーボードを共有しました | 誰かが、あなたが作成したストーリーボードを他のユーザーまたはワークフロー グループと共有したとき。 |
| userNameがあなたのアクセス レベルをストーリーボードに変更しました | 誰かがあなたのアクセス レベルをストーリーボードに変更したとき。 |
ロボット アプリの電子メールロボット アプリでスケジュールされたタスクを作成したら、タスクが何らかの理由で実行されない場合に 1 人以上の特定ユーザーに通知することを選択できます。
詳細については、タスクの作成とスケジューリングを参照してください。
レポート アプリの電子メールレポートまたはダッシュボードを誰かと共有する、またはレポートをブロードキャストする時に、電子メールがレポート アプリから送信されます。詳細については、次のトピックを参照してください。
