Documents

ドキュメント機能を使用すると、ファイルをクラシック エンティティー で保存、管理、アクセスし、最新化されたバージョンで表示することができます。クラシック エンティティー では、ドキュメントは使用中のドキュメント（システム生成の、インポートされた、紐づけされていないファイル）とドキュメント ストア（長期的または個人的なアップロード）に保存されます。権限に基づいて、ドキュメントを移動、表示、エクスポート、電子メールで送信、または削除できます。最新化された エンティティー ではテーブル ビューが提供され、ドキュメントの参照、検索、フィルタリング、ダウンロード、詳細の表示、関連するエンティティへのアクセスができます。変更はクラシック エンティティー でのみ可能です。

Documents in classic エンティティー

In the エンティティー app, documents are stored in Working Documents or Document Store. If you have permissions allowing this action, you can move documents between Working Documents and Document Store using the Move document option.

Working documents

デフォルトでは、使用中のドキュメントには次のドキュメントが保管されます。

  • システムによって生成されたすべてのドキュメント。例：特定の管轄区域のフォーム、議事録、株主決議、レポート

  • ドキュメントのインポートウィザードを使用して使用中のドキュメントにインポートされたすべてのドキュメント

  • どのエンティティにも添付されていないエンティティーにアップロードされたドキュメント

Note

You need appropriate security permissions to access the documents and carry out actions listed below.

To view documents for a specific entity, open the entity record and go to Documents > Working Documents.

From the Options Menu Options menu of any document in the list, you can:

  • View the document
  • View the document as PDF
  • Email the document
  • Email the link to the document
  • Export the document
  • Move document to the Document Store.
  • Delete the document

From the Wizards, you have the following options for one or more selected documents in the list:

  • Email documents
  • Download documents
  • Open as single PDF
  • Move documents to the Document Store.
  • Delete documents
  • Import documents

You can filter the list of documents using the following filtering options in the basic search:

  • Where From search for documents in a specific location, such as All Documents or Working Documents.
  • Search For search for specific types of information in the documents like quickref or form number
  • Begins With/Contains use this filter to search for a specific document or document type
  • Order By specify the order in which documents appear on screen
  • During the Last select how far into the past you want to search

Select More to reveal further filtering options for documents.

Document store

グローバル バナーの［ドキュメント ストア］オプションを使用すると、アプリケーション内のセクションに格納されているすべてのドキュメントにアクセスできます。

ドキュメント ストアには、ドキュメントのインポート ウィザードを使用してドキュメント ストアにインポートされたすべてのドキュメントが格納されます。このセクションを使用して、無期限に保持するドキュメントを保存したり、会社のアカウントなどの独自のドキュメントをインポートしたりできます。

Note

You need appropriate security permissions to access the documents and carry out actions listed below.

To view documents stored for a specific entity, open the entity record and go to Documents > Document Store.

From the Options Menu Options menu of any document in the list, you can:

  • View the document
  • View the document as PDF
  • Email the document
  • Email the link to the document
  • Export the document
  • Move document to the Working Documents.
  • Delete the document

From the Wizards, you have the following options for one or more selected documents in the list:

  • Email documents
  • Download documents
  • Open as single PDF
  • Move documents to the Working Documents.
  • Delete documents
  • Import documents

Checked Out By Me

You can edit documents produced and stored in the system by checking them out first. In the Checked Out By Me section, you can find documents that you have checked out.

All Documents

The All Documents section displays all documents within the エンティティー app regardless of who created them, what they are for or which category they fall under.

Form Fill

The Form Fill section contains forms that can be form-filled by users. Forms are only available for certain jurisdictions. There are a number of forms that are automatically generated by the system. Forms the エンティティー app does not generate are available to be filled in manually under the Form Fill section.

Electronic filing

In some jurisdictions like Ireland, UK and Australia, you can file forms electronically to your corresponding government agency. For more information about electronic filing in a certain jurisdiction, refer to the relevant section in the Help Centre.

Documents in modernized エンティティー

最新化された エンティティー エクスペリエンスの［ドキュメント］トップレベル リスト ページには、すべてのドキュメントがテーブル ビューで表示されます。ドキュメントの参照、検索、フィルタリング、ダウンロードを 1 か所から実行できます。エンティティ レコード内の［ドキュメント］タブで、エンティティに関連するドキュメントも表示できるようになりました。テーブルの各列には、現在の列の自動サイズ設定、すべての列の自動サイズ設定、または列幅をデフォルトにリセットするオプションが含まれています。

最新化された エンティティー の［ドキュメント］メニューとリスト ページは、次のドキュメント領域の少なくとも 1 つにアクセスできるユーザーに対してのみ表示されます。［使用中のドキュメント］、［ドキュメント ストア］、［データ ライブラリー］、および［削除された電子ファイリング ドキュメント］。これらの領域のいずれにもアクセスできない場合は、［ドキュメント］メイン メニュー項目とリスト ページが非表示になります。アクセス権を要求するには、管理者にお問い合わせください。

メモ

最新化された エンティティー およびクラシック エンティティー でこの情報を表示できます。データに変更を加えるには、クラシック エンティティー を使用します。2 つの エンティティー のエクスペリエンスの詳細については、Modernized エンティティーを参照してください。

To find out more, go to Documents in modernized エンティティー.