問題の処理

Diligent One プラットフォームのすべてのユーザーは、問題マネージャーに問題を報告し、問題管理アプリでそれを追跡することができます。問題とは、難問や懸念事項が段階的に拡大したり、重大な混乱を引き起こしたりするのを防ぐために、管理者の注意を必要とするものを指します。事例は次のとおりです。

財務統制上の欠陥財務統制プロセスで特定された欠陥であり、財務チームによる是正を必要とするもの。
IT セキュリティー侵害IT システムで特定されたセキュリティー侵害であり、IT 部門による即時のアクションと解決を必要とするもの。
コンプライアンス違反プロセスが規制基準を満たしていないコンプライアンス上の問題であり、是正措置を必要とするもの。

問題のステータス

問題のステータスには次のものがあります。

コンポーネント	説明
ドラフト	問題は作成され、精査されています。問題報告者は、問題、範囲、およびサポートの詳細を文書化します。問題は、管理者のレビューの準備が整うまで編集することができます。
レビュー中	この問題はマネージャーによるレビュー中です。マネージャーは、問題の定義を評価し、その関連性と正確性を検証して、改善のために進めるか、精査のために送り返すかを決定します。
改善計画	問題の所有者が割り当てられ、改善計画を開発します。所有者は、責任とタイムラインを含む、問題を解決するために必要なアクションのリストを定義します。計画が完了したら、所有者が改善を開始し、問題を前進させます。
改善中	改善アクションが実行されています。アクションの所有者と承認者は、承認された計画に従って改善タスクを実行および追跡します。
承認待ち	問題は最終承認待ちです。問題の承認者は、完了したアクションと補強証拠をレビューして、修復措置が十分であることを確認します。承認者は、問題をクローズするために承認するか、1 つまたは複数のアクションを再オープンして問題を改善中に戻すことができます。
クローズ済み	問題に関連するすべてのアクションがクローズされた後、問題マネージャーはその問題をクローズできます。
破棄されました	この問題は改善を必要としないと判断されました。無効な調査結果、重複、範囲外などの理由で、問題がアクションなしでクローズされました。

問題プロセス

問題プロセスは、Diligent One プラットフォーム内の問題を報告、管理、解決、クローズするために使用される、構造化されたワークフローです。このプロセスには複数の役割とアクションが含まれており、問題のライフサイクル全体を通じて説明責任とトレーサビリティーの確保を実現します。

問題プロセスは、問題報告者が問題を追加したときに開始されます。問題が報告されると、問題報告者と関連する種類のマネージャーに電子メール通知が送信されます。問題プロセスは、次の手順で構成されます。

問題の追加Diligent One プラットフォームのヘルプユーザであれば、誰でも問題報告者として行動し、問題を追加できます。問題報告者は、自身が報告した問題を問題リストに表示できます。
問題の表示問題種類マネージャーは、自身に割り当てられた親タイプと問題リスト内のタイプに関連付けられたすべての問題を表示します。
問題の所有者の割り当て問題種類マネージャーは、問題の所有者を割り当てます。複数の種類マネージャーが問題の種類にアクセスできる場合、それらのマネージャーのいずれかもが所有権を割り当てることができます。所有権を割り当てた種類マネージャーは、自動的に問題マネージャーになります。
問題ワークフローの設定問題種類マネージャーまたは問題所有者は、問題の解決に必要な一連のアクションで構成される問題ワークフローを構成します。ワークフローは、自動としても手動としても設定できます。
問題ワークフローの実行割り当てられたアクション所有者は、期限日までにそれぞれのアクションを完了します。割り当てられた各アクションは、問題を解決に向けて進めるためにクローズされている必要があります。
問題の承認問題が、次の段階に進む前に、評価待ちであることを示します。このステータスは通常、すべてのアクションが完了し、問題がレビュー可能な状態になった後に表示されます。
問題を閉じる問題は、問題ワークフローの最後のアクションが閉じられると、自動的に閉じられます。

詳細については、「問題の追加」を参照してください。