ロボットフォルダーの作成と管理

ロボットフォルダーとは、1 つ以上のロボットを格納するコンテナのことです。ロボットフォルダーは主に次の 2 つの目的で使用することができます。

ロボットダッシュボードの個々のロボットを格納して整理する
ロボットのグループへのユーザーアクセスを標準化する

ロボットの作成方法の詳細については、「ロボットの作成および管理」を参照してください。

フォルダーを使用した個々のロボットの整理

組織のロボットのコレクションが増えてくると、ロボットダッシュボードだけでは整理するのが難しくなくなることがあります。Windows のフォルダーと同様に、ロボットフォルダーは、関連するロボットをグループ化して格納するために使用できる、追加の編成レベルを提供します。

フォルダーの使用は必須ではありません。組織のロボットは、ロボットダッシュボードのみに配置することも、一部または全部をフォルダーに格納することもできます。

ロボットフォルダーは 1階層のみサポートされています。フォルダーの中にフォルダーを作成することはできません。ACL ロボット、HighBond ロボット、ワークフローロボットなど、フォルダーはロボットの種類別に分けられています。それぞれのロボットの種類の上限は最大 100 フォルダーです。

フォルダーを使用したロボットのグループへのアクセスの標準化

ロボットフォルダーでは、基本的な整理に加え、ロボットのグループへのアクセスを標準化することができます。フォルダーにロボットを入れると、ロボットレベルではなく、フォルダーレベルでロボットへのアクセス許可を割り当てることができます。フォルダーレベルのアクセス許可は、フォルダー内のすべてのロボットに自動的にカスケードされます。

このカスケードは、ロボットのグループに対してコラボレーターを追加し、一箇所でそのアクセス許可を設定できることを意味します。次に、特定のコラボレーターとアクセス許可のセットを必要とするロボットを、適切に設定されたフォルダー内に配置します。

ロボットでアクセス許可がどのように機能するかの詳細については、「ロボットアプリのアクセス許可」を参照してください。

アクセス許可のカスケードの利点

フォルダーレベルのアクセス許可をフォルダー内のロボットにカスケードすることには、次のような利点があります。

アクセス許可を 1 か所で管理複数の個別ロボットごとではなく、ロボットのグループ単位でコラボレーターとアクセス許可を 1 か所で管理します。
エラーを削減コラボレーターとアクセス許可を複数回設定するのではなく、一回で設定することにより、エラーが発生する可能性を削減します
労働力を削減新しいロボットユーザーをオンボーディングする際、複数の個別のロボットではなく、フォルダーレベルのみでコラボレーターとして追加することで、労力を軽減します

ロボットの移動がアクセス許可に与える影響

メモ

ロボットを移動するには、ロボットの所有者であることが必要です。ロボットをフォルダーに移動するには、そのフォルダーの所有者である必要があります。

ロボットを移動する際に、アクセス許可がどのように割り当てられるかは、次の 2 つのルールで制御されます。

ロボットはフォルダーのコラボレーターとアクセス許可を継承します
ロボットをフォルダーに移動すると、ロボットはフォルダーのアクセス許可を継承します (フォルダーのアクセス許可のカスケード)。ロボットのコラボレーターのリストとその特定のロールは、フォルダーのリストと一致するように変更されます。必要に応じて、個々のコラボレーターを追加または削除し、コラボレーターのロールを更新します。
ロボットをロボットダッシュボードから移動する場合、ロボットレベルでコラボレーターとアクセス許可を管理することはできなくなりました。
フォルダー内から新しいロボットを作成した場合も、同じアクセス許可の動作が適用されます。フォルダーのコラボレーターとアクセス許可は、新しいロボットにカスケードされます。
ロボットはフォルダーコラボレーターとアクセス許可を保持します
ロボットをフォルダーからロボットダッシュボードに移動しても、ロボットのコラボレーターとそのアクセス許可に変更はありません。コラボレーターとアクセス許可は、ロボットがフォルダーに移動される前の状態に戻ることはありません。更新が必要な場合、ロボットレベルでコラボレーターとアクセス許可を管理できるようになりました。

以下の表は、ロボットダッシュボードと異なるフォルダー間でロボットを移動すると、ロボットのコラボレーターにどのような影響があるかを示しています。

移動の順序		ロボットレベルでコラボレーターを管理する	ロボットが表示される人、アクセスできる人
移動の順序		ロボットレベルでコラボレーターを管理する	フォルダー 1 のコラボレーター（ロボットのロール：ユーザー）	フォルダー 2 のコラボレーター（ロボットのロール：ユーザー）	ロボット管理者 (グローバルアクセス)
1	ダッシュボード上のロボット
2	ロボットをフォルダー 1 に移動
3	ロボットをフォルダー 2 へ移動
4	ロボットをダッシュボードへ移動

ロボットフォルダーに対するアクションの実行

操作が許可されているロボットフォルダーは、ロボットのダッシュボードに表示されます。必要に応じて、ロボットフォルダーを作成、編集、削除したり、ロボットフォルダーのコラボレーターを管理したりできます。各フォルダーに対して割り当てられたロールは、フォルダーで実行可能なアクションを制御します。

役割および許可されたアクションについての詳細は、「」を参照してください。

ロボットフォルダーの命名

ロボットのダッシュボード上で、ロボットフォルダーは個々のロボットの上に表示されます。フォルダーのデフォルトの並べ替え順は、名前のアルファベット順です。一貫した命名規則があると、フォルダーのコレクションを整理するのに役立ちます。例：

各フォルダーの名前にプレフィックスを付けると、追加のフォルダーがあるときに並べ替え順の適切な位置に簡単に挿入することができます。例：A_01、A_02、B_01、B_02 ほか。
あまり頻繁にアクセスしないフォルダーにはプレフィックス xxx_ を使用し、並べ替え順の下の方に表示されるようにします。
現在使用していないフォルダーにはプレフィックス zzz_ を使用し、並べ替え順の最下部に表示されるようにします。

ロボットフォルダーを作成する

プラットフォームホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、ロボットアプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーションメニューを使用してロボットアプリに切り替えることができます。
ロボットのダッシュボードから、フォルダーで整理したいロボットの種類のタブを選択します。
- ACL ロボット
- HighBond ロボット
- ワークフローロボット
［ワークフローロボット］は、Professional サブスクリプションが付与されたシステム管理者にのみ表示されます。
［フォルダーを追加］をクリックして、フォルダーの名前を入力します。
メモ
フォルダー名には通貨記号を使用しないでください。例：$、€ .名前の長さの上限は 250 文字です。
［フォルダーを追加］をクリックして、フォルダーを作成します。
フォルダーが作成され、ダッシュボードに追加されます。フォルダーを開くと、「初期状態では空のため、このフォルダーにはロボットはありません」というメッセージが表示されます。
メモ
「フォルダーはすでに存在しています」というメッセージが表示された場合は、別のフォルダー名を指定する必要があります。同じ名前の別のフォルダーがすでに存在しています。
既存のフォルダーのアクセス許可を持つコラボレーターでない場合、そのフォルダーは表示されません。

ロボットフォルダーの名前を変更する

プラットフォームホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、ロボットアプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーションメニューを使用してロボットアプリに切り替えることができます。
ロボットのダッシュボードから、該当するロボットの種類のタブを選択します。
名前を変更したいフォルダーを探し、フォルダーの右上隅のをクリックします。
［名前の変更］をクリックします。
フォルダー名を更新して、［フォルダーの名前の変更］をクリックします。
フォルダーの名前が変更されます。
メモ
「フォルダーはすでに存在しています」というメッセージが表示された場合は、別のフォルダー名を指定する必要があります。同じ名前の別のフォルダーがすでに存在しています。
既存のフォルダーのアクセス許可を持つコラボレーターでない場合、そのフォルダーは表示されません。

ロボットフォルダーのコラボレーターを管理する

メモ

ロボットフォルダーのコラボレーターを管理するには、そのフォルダーの所有者である必要があります。

ロボット管理者は自動的にすべてのロボットフォルダーのコラボレーターになり、所有者のロールを持ちます。この自動割り当ては、フォルダー内から変更することはできません。

コラボレーターは、特定のフォルダーにアクセスする権限が付与された Diligent One ユーザーです。ユーザーがフォルダーのコラボレーターとして追加されなかった場合は、フォルダーはそのユーザーに表示されなくなります。

コラボレーターがフォルダーで実行できる活動は、割り当てられたロールによって異なります。

［所有者］は、すべてのエディターアクセス許可を持つことに加え、フォルダーの制御と他のフォルダーコラボレーターの管理ができます。
［エディター］は、すべてのレビュー担当者アクセス許可を持つことに加え、フォルダーの名前を変更することができます。
［レビュー担当者］は、このフォルダーとその中に含まれるロボットにアクセスすることができます。

ロボットフォルダーの役割と、関連付けられたフォルダーアクセス許可の詳細については、「ロボットアプリのアクセス許可」を参照してください。

ロボットフォルダー所有者は、ACL ロボットと HighBond ロボットフォルダーのコラボレーターを管理できます。ワークフローロボットへのアクセスは Professional サブスクリプションが割り当てられているシステム管理者ユーザーに制限されているためワークフローロボットフォルダー内のコラボレーターの一覧は読み取り専用です。

プラットフォームホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、ロボットアプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーションメニューを使用してロボットアプリに切り替えることができます。
ロボットのダッシュボードから、該当するロボットの種類のタブを選択します。
コラボレーターを管理したいロボットフォルダーをクリックします。
［フォルダーの詳細］のサイドパネルで、［コラボレーターを追加］または［管理］をクリックします。
コラボレーターサイドパネルが開きます。
コラボレーターを管理するには、次のいずれかを実行します。
- 追加ユーザーをフォルダーに追加して、［コラボレーターを追加］をクリックし、ユーザーを選択します。
  デフォルトで、ユーザーはレビュー担当者として追加されます。必要に応じて、ユーザーのロールを更新します。
- 更新ユーザーのロールを変更するには、ユーザー名の横にあるドロップダウンリストから新しいロールを選択します。
- 削除ユーザーを削除するには、ドロップダウンリストの隣にある X をクリックします。
  ヒント
  検索バーを使用して、リスト内の名前をフィルタリングできます。
終了したら、コラボレーターサイドパネルの右上隅にある X をクリックします。

ロボットフォルダーにロボットを移動する、またはロボットフォルダーからロボットを移動する

メモ

ロボットを移動するには、以下のオプションがあります。

ロボットダッシュボードからフォルダーへ
フォルダーからロボットダッシュボードへ
フォルダー間

ロボットの移動は、ロボットコラボレーターにも影響を与えます。詳細については、「」を参照してください。

プラットフォームホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、ロボットアプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーションメニューを使用してロボットアプリに切り替えることができます。
ロボットのダッシュボードで、移動するロボットの種類のタブを選択します。
- ACL ロボット
- HighBond ロボット
- ワークフローロボット
［ワークフローロボット］は、Professional サブスクリプションが付与されたシステム管理者にのみ表示されます。
ロボットとフォルダーは、ロボットの種類によって分離されています。ロボットの移動は、同じロボットの種類内でのみ可能です。
ロボットが現在フォルダー内にある場合は、フォルダーをクリックして開きます。
移動したいロボットを探して、ロボットの右上隅のをクリックします。
［フォルダーに移動］をクリックします。
［ロボットをフォルダーに移動］ダイアログボックスが表示されます。
移動先フォルダー、またはロボットダッシュボードを選択し、［ここに移動］をクリックします。
選択した移動先にロボットが移動します。
「ロボットはすでに存在しています」というメッセージが表示された場合は、ロボットの名前を変更して、［名前を変更して移動させる］をクリックします。
選択した移動先にロボットが移動します。
ヒント
現在のロボットの名前を残しておきたい場合は、現在のロボットを移動する前に、移動先のロボットの名前を変更することもできます。

ロボットフォルダーを削除する

注意

ロボットフォルダーの削除を確定した場合、そのフォルダー内のすべてのロボットと、そのロボットに含まれるすべてのコンテンツが完全に削除されます。削除されたロボットやそのコンテンツは復元できません。

ロボットフォルダーを削除すると、開発モードと本番モードの両方で、そのフォルダーに含まれるすべてのコンテンツが削除されます。

すべてのロボット
すべてのスクリプトバージョン
設定済みタスク
タスクの実行履歴
すべての結果と作業データ（テーブル、ファイル、ログ）

メモ

フォルダーを削除するには、そのフォルダーの所有者である必要があります。

プラットフォームホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、ロボットアプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーションメニューを使用してロボットアプリに切り替えることができます。
ロボットのダッシュボードから、該当するロボットの種類のタブを選択します。
削除したいロボットフォルダーを探し、フォルダーの右上隅のをクリックします。
［削除］をクリックします。
削除したいフォルダーの正確な名前を入力し、［フォルダーを削除］をクリックします。
結果フォルダーが削除され、そのフォルダーに含まれるすべてのコンテンツも削除されます。
"削除しています...” のインジケータが継続して表示される場合は、そのページを手動で再読み込みします。