Werken met attributen in Assetbeheerder

Attributen duiden op assets en records en om gedetailleerde contextuele gegevens te bieden. Elke attribuut is een stukje informatie of metadata en kan permanente of tijdelijke informatie voorstellen. Er zijn veel verschillende attributen mogelijk, en verschillende assettypen en recordtypen kunnen heel verschillende attributen hebben. Hier zijn een paar voorbeelden:

  • Naam
  • ID
  • Beschrijving
  • Serienummer
  • Contact- of eigenaarsinformatie
  • Wanneer de asset of record is gemaakt
  • Wanneer de asset of record voor het laatst is bijgewerkt
  • De fysieke locatie van een server
  • De persoon toegewezen aan een bedrijfslaptop
  • Relaties met andere objecten
  • Ondersteunende bijlagen

De Assetbeheerder-app vereist een abonnement op IT-risicobeheer of Derdenrisicobeheer.

Hoe het werkt

U legt attributen vast in assets en records.

Alle attributen zijn exemplaren van een attribuuttype. Het attribuuttype is een klasse die de indeling en het gedrag van zijn attributen definieert: in welke assettypen en recordtypen ze worden weergegeven, welk soort gegevens ze opslaan, of het vereiste gegevens zijn en hoe deze eruit zien in de gebruikersinterface van Diligent One.

Voorbeeld

Scenario

Uw collega, Jorgeo, wordt vermeld als de eigenaar voor verschillende derden wiens tools uw team gebruikt. Jorgeo gaat met pensioen, dus u moet het eigendom van deze derden overzetten naar Ashley, een ander lid van uw team.

Proces

  1. Ga naar het assettype Derde.
  2. Open de derde die u opnieuw wilt toewijzen.
  3. Zoek op het tabblad Details het attribuut Bedrijfseigenaar en wijzig Jorgeo in Ashley.
  4. Herhaal deze stap voor elke asset die u moet overzetten naar Ashley.

Resultaat

Ashley wordt nu vermeld als de eigenaar van alle assets van Jorgeo en ze is vanaf nu verantwoordelijk voor het risicobeheer van deze assets.

Attribuuttypen maken

  1. Open Launchpad.
    Opmerking

    Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

  2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
  3. Klik op Attribuuttypen in het zijpaneel of in de tegel. De pagina Attribuuttypen wordt geopend.
  4. Als u een attribuuttype wilt toevoegen, klikt u op Attribuuttype toevoegen.
  5. Voer de Beheerdersnaam en Weergavenaam in.
  6. Optioneel. Voer een knopinfo in. Deze wordt onder de attribuutnaam weergegeven.
  7. In de Configuratieopties selecteert u Vereist als u wilt dat dit attribuut verplicht is wanneer het wordt gebruikt in een handlervoorwaarde. Anders hoeft u dit niet aan te vinken.
  8. Selecteer het Responstype. Bijvoorbeeld: tekst, cijfer, booleaans etc.
  9. Klik op Toevoegen. Het attribuuttype wordt toegevoegd aan de lijst.

Attribuuttypen bijwerken

  1. Open Launchpad.
    Opmerking

    Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.

  2. Selecteer Platform-instellingen > Configuratie.
  3. Klik op Attribuuttypen in het zijpaneel of in de tegel. De pagina Attribuuttypen wordt geopend.
  4. Klik op de naam van een attribuuttype dat u wilt bewerken. Hiermee wordt de pagina met attribuutdetails geopend.
  5. Klik op Bewerken. Het gebied Algemene informatie wordt bewerkbaar en u kunt de Weergavenaam, de Knopinfo, de Configuratieopties en het Reactietype bewerken.
    Opmerking

    Statische velden zoals Beheerdernaam, Aangemaakt door, Laatst bijgewerkt door en Responstype kunnen niet worden gewijzigd. Het Responstype zelf kan niet worden gewijzigd, maar aspecten hiervan kunnen wel worden bewerkt. Als het Responstype bijvoorbeeld Booleaans is, kan Standaard waar worden gewijzigd door dit in of uit te schakelen.

  6. Klik op Opslaan. Uw wijzigingen worden weergegeven op de pagina met attribuuttypedetails.

Attribuuttypen ordenen

Diligent-adviseurs kunnen u ook helpen de attribuuttypen gekoppeld aan elk willekeurig asset- of recordtype te ordenen. Zo werkt het:

  • Attribuuttypen kunnen worden weergegeven in meerdere secties. Als u bijvoorbeeld een assettype configureert met een sectie Overzicht en een sectie Sleutelpersonen, kunt u het attribuuttype Bedrijfseigenaar opnemen in beide secties. Als u de bedrijfseigenaar van een asset in de ene sectie bijwerkt, wordt de bijgewerkte waarde automatisch weergegeven in de andere sectie.
  • U kunt attribuuttypen verbergen door ze niet te koppelen aan secties; als u dit doet, worden het attribuuttype of de daaraan gekoppelde waarden echter niet verwijderd.

Metadata-attribuuttypen

Bepaalde attributen geven aan wanneer de asset of record is gemaakt en voor het laatst is bijgewerkt (bijvoorbeeld het attribuuttype Aangemaakt door), en de gebruikers die deze acties hebben uitgevoerd. Deze attributen worden weergegeven op het tabblad Details (aan de rechterkant) van elke asset en elk record.

Attribuuttypen verwijderen

U kunt attribuuttypen niet zelf verwijderen, maar u kunt wel uw adviesteam vragen om dit voor u te doen.

Attributen bijwerken

Als u een attribuut wilt bijwerken, opent u de asset of record die u wilt wijzigen en wijzigt u de attribuutwaarde.

Werken met bijlageattributen

Met het attribuuttype Bijlage kunnen gebruikers bestanden uploaden naar assets of records.

Uploaden naar bijlageattributen

Afhankelijk van de manier waarop het attribuuttype is geconfigureerd, kunt u mogelijk meerdere bestanden uploaden, of bent u misschien beperkt tot het uploaden van slechts één bestand.

  1. Open de gewenste asset/record.
  2. In de sectie Bijlage versleept u de bestanden of u klikt op [Selecteer bestanden om te uploaden]. Het bestand wordt weergegeven in het bijlageattribuut.

Bijlagen downloaden

Als u een bijlage wilt downloaden, klikt u op het pictogram Downloaden .

Bijlagen verwijderen

Als u een bijlage wilt verwijderen, klikt u op het pictogram Verwijderen en klikt u op Bevestigen.