Werken met activarecords in Activumbeheerder

Met records worden documenttaken, gebeurtenissen en items in verband met een activum vastgelegd. Een record kan een incident zijn, zoals een serverstoring, een contract voor een externe partij, een beveiligingsommissie en bijbehorend correctieplan of al het andere dat relevant is voor een activum.

De Assetbeheerder-app vereist een abonnement op IT-risicobeheer of Derdenrisicobeheer.

Hoe het werkt

U maakt records die zijn gerelateerd aan activa.

Alle records zijn instanties van een recordtype. Het zijn geen onderliggende items van dat recordtype (records zijn onderliggende items van het activum waarin ze zijn gemaakt). Het recordtype is een klasse die de stukken gegevens aanduidt die zijn records zouden moeten bevatten en hoe ze zich moeten gedragen: welke attributen ze hebben, welke workflow ze doorlopen tijdens hun levenscycli en wie ze kan zien en eraan kan werken. Het exacte gedrag van elk recordtype wordt bepaald door de relatie ervan met een workflow, activumtypen, attribuuttypen en rollen.

Op veel manieren is een recordtype voor een record wat een activumtype voor een activum is. Een record is ook vergelijkbaar met een activum: u legt attributen vast voor beide en u doorloopt voor beide uw risicomitigatieworkflows. U hoeft de risico's gekoppeld aan records echter niet te beoordelen.

Recordtypen maken, bijwerken en verwijderen

We leveren recordtypen als onderdeel van uw oplossing. U kunt niet zelf recordtypen maken, bijwerken of verwijderen, maar u kunt uw adviesteam inzetten om uw omgeving aan te passen.

Records bekijken

U kunt records bekijken in het activum waar ze bij horen of u kunt een tabel bekijken met alle records van een bepaald recordtype. De optie met de platte tabel is handig als u niet zeker weet of een record bestaat of niet of als u niet door verschillende niveaus wilt klikken om ergens te komen.

Records bekijken in een activum

1. Selecteer vanaf de homepage van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Assetbeheerder-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Assetbeheerder-app te switchen.

2. Klik onder Alle activumtypen op het activumtype naar keuze.
3. Klik in de activalijst op de naam van het activum naar keuze. Als u een groot aantal assets hebt, kunt u zoeken, sorteren en filteren om de juiste asset te vinden.
4. Klik op het recordtypetabblad en klik op de records die u wilt bekijken. Het tabblad Recordtype is configureerbaar, dus de naam van het tabblad kan Bevindingen, Records, enz. zijn.

Records bekijken in een platte tabel

1. Selecteer vanaf de homepage van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Assetbeheerder-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Assetbeheerder-app te switchen.

2. Klik aan de linkerkant op de knop Uitvouwenhiermee opent u het zijpaneel.
3. Klik onder Records op het gewenste recordtype. Het tabblad Typen is configureerbaar, dus de naam van het tabblad kan Bevindingen, Records, enz. zijn.
4. Klik op het recordtypetabblad en klik op het record dat u wilt bekijken.

Records maken

1. Selecteer vanaf de homepage van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Assetbeheerder-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Assetbeheerder-app te switchen.

2. Klik op het activumtype dat het activum bevat waaraan u wilt toevoegen.
3. Klik op het activum waaraan u wilt toevoegen.
4. Klik op het recordtype waarvoor u een record wilt toevoegen en klik op [Recordtype] toevoegen.
5. Voer een naam in voor dit record en klik op Toevoegen. Diligent One maakt het record.
6. Voer alle benodigde attributen in om dit record te beschrijven.
7. Klik op Wijzigingen opslaan.

ResultaatUw record is gemaakt. U kunt de asset zijn levenscyclus laten doorlopen door deze over te zetten naar een andere status.

Records bijwerken

1. Zoek naar het record dat u wilt bijwerken.
2. Werk op de pagina voor dat record alle benodigde attributen bij om dit record te beschrijven.
3. Klik op Opslaan. Het record wordt bijgewerkt.

Records overzetten naar een andere status

Het overzetten van records naar een andere status is de manier waarop u records hun levenscyclus laat doorlopen. Afhankelijk van de workflow die een recordtype gebruikt, kunnen verschillende acties plaatsvinden tijdens het overzetten.

1. Zoek naar het record dat u wilt bijwerken.
2. Klik in de rechterbovenhoek op de knop om het record naar de volgende status te verplaatsen. Bijvoorbeeld: Nadat u een bevinding hebt gemaakt, klikt u op Starten om de bevinding te verplaatsen naar de status Bezig.
   

   Opmerking

   Verschillende statusoverzettingen kunnen verschillende voorwaarden vereisen, zoals dat bepaalde attributen worden ingevuld of ze kunnen gebeurtenissen activeren. Als u problemen hebt met het verplaatsen van uw record naar een andere status, neemt u voor hulp contact op met een systeembeheerder of met uw Diligent-vertegenwoordiger.

Activumrecords koppelen met andere activumrecords of activa

U kunt aangepaste relaties maken tussen activarecords en andere objecten zoals andere activarecords, activa, risico's en controles. Zie Relaties beheren in Activabeheerder voor meer informatie.

Records verwijderen

U kunt records permanent verwijderen. In het algemeen, tenzij een record per ongeluk is gemaakt, is het beter om het de normale levenscyclus te laten doorlopen.

1. Zoek naar het record dat u wilt bijwerken.
2. Klik op de pagina voor dat record op in de rechterbovenhoek en klik op Verwijderen.
3. Klik op Verwijderen om te bevestigen. Het record wordt verwijderd.