Werken met assetrecords in Assetbeheerder

Met records worden documenttaken, evenementen en items in verband met een asset vastgelegd. Een record kan een incident zijn, zoals een serverstoring, een contract voor een externe partij, een beveiligingsommissie en bijbehorend correctieplan of al het andere dat relevant is voor een asset.

De Assetbeheerder-app vereist een abonnement op IT-risicobeheer of Derdenrisicobeheer.

Hoe het werkt

U maakt records die zijn gerelateerd aan assets.

Alle records zijn exemplaren van een recordtype. Het zijn geen onderliggende items van dat recordtype (records zijn onderliggende items van de asset waarin ze zijn gemaakt). Het recordtype is een klasse, die de stukken gegevens aanduidt die zijn records zouden moeten bevatten en hoe ze zich moeten gedragen: welke attributen ze hebben, welke workflow ze doorlopen tijdens hun levenscycli en wie ze kan zien en eraan kan werken. Het exacte gedrag van elk recordtype wordt bepaald door de relatie ervan met een workflow, assettypen, attribuuttypen en rollen.

Op veel manieren is een recordtype voor een record wat een assettype voor een asset is. Een record is ook vergelijkbaar met een asset: u legt attributen vast voor beide, en u doorloopt voor beide uw risicomitigatieworkflows. U hoeft de risico's gekoppeld aan records echter niet te beoordelen.

Recordtypen maken, bijwerken en verwijderen

We leveren recordtypen als onderdeel van uw oplossing. U kunt niet zelf recordtypen maken, bijwerken of verwijderen, maar u kunt uw adviesteam inzetten om uw omgeving aan te passen.

Records bekijken

U kunt records bekijken in de asset waar ze bij horen, of u kunt een tabel bekijken met alle records van een bepaald recordtype. De optie met de platte tabel is handig als u niet zeker weet of een record bestaat of niet, of als u niet door verschillende niveaus wilt klikken om ergens te komen.

Records bekijken in een asset

1. Open de Assetbeheerder-app.
2. Klik onder Alle Assettypenop het assettype naar keuze.
3. Klik in de assetlijst op de naam van de asset naar keuze. Als u een groot aantal assets hebt, kunt u zoeken, sorteren en filteren om de juiste asset te vinden.
4. Klik op het recordtypetabblad en klik op de records die u wilt bekijken. Het tabblad Recordtype is configureerbaar, dus de naam van het tabblad kan zijn Bevindingen, Records, enz.

Records bekijken in een platte tabel

1. Open de Assetbeheerder-app.
2. Klik aan de linkerkant op de uitvouwknop om het zijpaneel te openen.
3. Klik onder Recordsop het gewenste recordtype. Het tabblad Typen is configureerbaar, dus de naam van het tabblad kan zijn Bevindingen, Records, enz.
4. Klik op het recordtypetabblad en klik op de record die u wilt bekijken.

Records maken

1. Open de Assetbeheerder-app.
2. Klik op het assettype dat de asset bevat waaraan u wilt toevoegen.
3. Klik op de asset waaraan u wilt toevoegen.
4. Klik op het recordtype waarvoor u een record wilt toevoegen en klik op [Recordtype] toevoegen.
5. Voer een naam in voor deze record en klik op Toevoegen. Diligent One maakt de record.
6. Voer alle benodigde attributen in om deze record te beschrijven.
7. Klik op Wijzigingen opslaan.

Resultaat Uw record is gemaakt. U kunt de asset zijn levenscyclus laten doorlopen door deze over te zetten naar een andere status.

Records bijwerken

1. Zoek naar de record die u wilt bijwerken.
2. Werk op de pagina voor die record alle benodigde attributen bij om deze record te beschrijven.
3. Klik op Opslaan. De record wordt bijgewerkt.

Records overzetten naar een andere status

Het overzetten van records naar een andere status is de manier waarop u records hun levenscyclus laat doorlopen. Afhankelijk van de workflow die een recordtype gebruikt, kunnen verschillende acties plaatsvinden tijdens het overzetten.

1. Zoek naar de record die u wilt bijwerken.
2. Klik in de rechterbovenhoek op de knop om de record naar de volgende status te verplaatsen. Bijvoorbeeld: nadat u een bevinding hebt gemaakt, klikt u op Starten om de bevinding te verplaatsen naar de status Bezig.
   

   Opmerking

   Verschillende statusoverzettingen kunnen verschillende voorwaarden vereisen, zoals dat bepaalde attributen worden ingevuld, of ze kunnen evenementen activeren. Als u problemen hebt met het verplaatsen van uw record naar een andere status, neemt u voor hulp contact op met een systeembeheerder of met uw Diligent-vertegenwoordiger.

Assetrecords koppelen met andere assetrecords of assets

U kunt aangepaste relaties maken tussen assetrecords en andere objecten zoals andere assetrecords, assets, risico's en controles. Voor meer informatie raadpleegt u Relaties beheren in Assetbeheerder.

Records verwijderen

U kunt records permanent verwijderen. In het algemeen, tenzij een record per ongeluk is gemaakt, is het beter om deze de normale levenscyclus te laten doorlopen.

1. Zoek naar de record die u wilt bijwerken.
2. Klik op de pagina voor die record op in de rechterbovenhoek en klik op Verwijderen.
3. Klik op Verwijderen om te bevestigen. De record wordt verwijderd.