Groepen toevoegen en beheren
Groepen aanmaken om de toegang tot bronnen in het Diligent One-platform efficiënt te organiseren en te beheren.
Hoe het werkt
Groepen zijn een beveiligingsfunctie in Launchpad waarmee u hetzelfde toegangsniveau aan meerdere gebruikers tegelijkertijd kunt toewijzen. Elke groep moet een unieke naam hebben en er moet minimaal één persoon zijn opgegeven als de groepseigenaar.
Opmerking
Als er slechts één groepseigenaar is, kunt u die persoon pas uit de groep verwijderen als u een nieuwe groepseigenaar toewijst. Zie Leden uit een groep verwijderen.
U kunt maximaal 200 groepen hebben.
Standaardgroepen
Er zijn twee standaardgroepen U kunt standaardgroepen niet wijzigen of verwijderen, maar u kunt ze wel gebruiken om bronnen toe te wijzen in Diligent One.
Lidmaatschap binnen de standaard Launchpad-groepen wordt automatisch bijgewerkt wanneer gebruikers worden toegevoegd aan of verwijderd uit Launchpad of wanneer gebruikersrollen veranderen.
| Standaardgroep | Beschrijving |
|---|---|
| Professionele systeembeheerders | bevat alle gebruikers met het gebruikerstype Systeembeheerder in Launchpad en het Professioneel-abonnement |
| Alle gebruikers | bevat alle gebruikers die zijn toegevoegd aan Launchpad |
Bronnen die kunnen worden toegewezen aan groepen
Bronnen zijn items in Diligent One die kunnen worden toegewezen aan groepen of aan een persoon.
Bronnen zijn onder andere:
- Projecten in de Projecten-app
- Raamwerken in de Raamwerken-app
Voor meer informatie raadpleegt u Gebruikersrollen toewijzen in projecten en raamwerken.
Machtigingen zijn additief
De toegang die een gebruiker heeft tot een project omvat alle toegang die hij of zij heeft via de afzonderlijke rollen en groepsrollen. Daarnaast kan een gebruiker meer toegang hebben als deze is toegewezen als de eigenaar van specifieke onderdelen van het project. Voor meer informatie raadpleegt u Gebruikersrollen toewijzen in projecten en raamwerken.
Opmerking
Deze machtigingen zijn alleen van toepassing op groepen in Projecten. Ze zijn niet van toepassing op de functie workflowgroepen in Resultaten.
Best practices
Er zijn verschillende strategieën om groepen efficiënt te gebruiken.
Groepen namen geven
Een van de beste manieren om gebruikers te beheren is te standaardiseren hoe groepen een naam krijgen.
Tips
- Deel gebruikers in groepen in die uw bedrijf al kent. Zo zorgt u ervoor dat de juiste personen worden toegevoegd aan de juiste groepen en dat ze de juiste toegang krijgen in Diligent One.
- Begin met het maken van brede groepsnamen en word specifieker indien nodig.
- Maak en distribueer een gids voor het benoemen van groepen met uw bedrijf.
- Overweeg om een reeks standaardvoorvoegsels te gebruiken om groepsnamen consistent en beschrijvend te houden:
Voorbeeldvoorvoegsel Gebruik Voorbeelden afdeling- of team- voor groepen om afdelings- of teamgerelateerde activiteiten te coördineren - teamnaleving
- team-interne-audit
project- voor interfunctionele teams die samenwerken - project-AVG
- project-IT-Algemene-Controles
Bestaande groepen beheren
Wanneer uw bedrijf zich ontwikkelt, komen er mensen bij teams en verlaten deze teams ook. Daarnaast kunnen projecten worden hernoemd, uitgesteld of zelfs volledig geannuleerd. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat uw groepen uw actuele organisatiestructuur en werklast vertegenwoordigen.
Tips
- Beoordeel groepen regelmatig.
- Hernoem groepen om ervoor te zorgen dat hun doeleinde duidelijk is.
- Wijs de juiste groepseigenaren toe om lidmaatschap en toegang binnen hun groep te beheren.
- Schakel overbodige groepen uit.
- Na een korte wachtperiode verwijdert u uitgeschakelde groepen om deze uit Diligent One te verwijderen.
Voorbeeld
Groepen maken
Scenario
Uw IT-afdeling moet Diligent One-toegang inrichten voor een groot aantal gebruikers in het bedrijf. IT wil gebruikersgroepen kunnen maken en het beheer van die groepen kunnen delegeren aan de relevante eigenaren in het bedrijf.
Proces
IT maakt de volgende groepen in Launchpad en wijst een eigenaar toe aan elke groep:
| Groepsnaam | Doeleinde | Eigenaar |
|---|---|---|
| Bestuur | definieert de risicobereidheid van de organisatie en stemt deze af op de strategie van het ERM-programma | Jan Jansen |
| Interne audit | ontwikkelt programma's en implementeert maatregelen om risico's te mitigeren | Jane Smith |
Resultaat
De groepen zijn gemaakt. Groepseigenaren kunnen leden en hun toegang tot verschillende bronnen binnen de afzonderlijke Diligent One-apps beheren.
Machtigingen
Systeembeheerders en gebruikers kunnen worden opgegeven als eigenaren of leden. Ze kunnen ook niet tot een groep behoren (niet-lid).
De combinatie van het systeembrede gebruikerstype van de persoon en het groepsgebruikerstype definieert het toegangsniveau tot groepen in Launchpad.
| Systeembreed gebruikerstype | Groepsrol | Beschikbare toegang |
|---|---|---|
| Systeembeheerder | Eigenaar |
|
| Lid of niet-lid |
|
|
| Gebruiker | Eigenaar |
|
| Lid of niet-lid | Niet van toepassing |
Voor meer informatie raadpleegt u Systeembrede gebruikerstypen en groepsrollen.
Ga naar de pagina Groepen
- Open Launchpad.
- Selecteer Platform-instellingen > Groepen. De pagina Groepen wordt geopend.
Als uw bedrijf meer dan één exemplaar gebruikt, in Diligent One, zorg er dan voor dat het juiste exemplaar actief is.
Groepsdetails bekijken
- Zoek op de pagina Groepen naar een groep op naam.
- Selecteer de naam van de groep die u wilt bekijken. Het zijpaneel Groep bewerken wordt geopend.
U kunt ook de groeps-ID bekijken die is toegevoegd aan de URL. Bijvoorbeeld: https://accounts.highbond.com/orgs/11594/groups, waarbij 11594 de groeps-ID is.
Een groep aanmaken en leden toevoegen
Als u een systeembeheerder bent, kunt u nieuwe groepen maken.
- Selecteer + Nieuwe groep. Het zijpaneel Nieuwe groep maken wordt geopend.
- Voer in de sectie Groepsinformatie de volgende informatie in:
- Naam Geef de groepsnaam op. De tekenlimiet is 255.
- Doeleinde Optioneel. Beschrijf de bestaansreden van de groep. De tekenlimiet is 500.
- Eigenaren Selecteer minimaal één persoon die verantwoordelijk is voor het beheren van de groep. Standaard bent u de groepseigenaar.
- Selecteer Doorgaan. Hierdoor komt u op de sectie Groepsleden.
- Optioneel. U kunt doorgaan naar stap 7 indien u op dit moment alleen het groep-omhulsel wilt aanmaken en het toevoegen van groepsleden op een ander moment wilt inplannen. Hiermee maakt u de groep aan, met uzelf als de eigenaar.
- Selecteer + Leden toevoegen. Hiermee wordt een vervolgkeuzemenu geopend, waarin u op naam naar mensen kunt zoeken en groepsleden kunt selecteren.
- Zoek naar en selecteer de juiste gebruiker(s) om aan de groep toe te voegen. De namen, e-mailadressen en licentietypen van de gekozen groepsleden verschijnen onder Leden.
- Selecteer Opslaan en voltooien. Hiermee maakt u een groep aan en wordt/worden de groepseigena(a)r(en) per e-mail op de hoogte gesteld.
Leden toevoegen aan een bestaande groep
Als u een groepseigenaar bent, kunt u op ieder moment leden aan uw groep toevoegen.
- Zoek op de pagina Groepen naar een groep op naam.
- Selecteer de groepsnaam die u wilt bijwerken. Hiermee wordt het zijpaneel Groep bewerken geopend.
- Selecteer + Leden toevoegen.
- Typ in het zoekvak de naam van de persoon die u wilt toevoegen. Als zijn/haar naam verschijnt, selecteer deze dan.
- Als u klaar bent met het toevoegen van leden, klikt u op Sluiten en vervolgens op Opslaan en voltooien. Hiermee maakt u een groep aan en wordt/worden de groepseigena(a)r(en) per e-mail op de hoogte gesteld.
Leden uit een groep verwijderen
Indien u een groepseigenaar bent, kunt u leden verwijderen die niet langer deel van de groep uit hoeven te maken.
Groepen moeten een eigenaar hebben. Indien er slechts één groepseigenaar is, dan dient u ofwel een bestaand groepslid in groepseigenaar te veranderen, ofwel een nieuw lid toe te voegen en hem/haar als de nieuwe groepseigenaar aan te wijzen. U kunt de enige groepseigenaar niet verwijderen voordat er een andere eigenaar is aangewezen. Zie De rol van een persoon in de groep wijzigen.
- Zoek op de pagina Groepen naar een groep op naam.
- Selecteer de groepsnaam die u wilt bijwerken. Hiermee wordt het zijpaneel Groep bewerken geopend.
- Selecteer de
naast het abonnement van het lid dat u uit de groep wilt verwijderen. - Selecteer Gebruiker verwijderen.
- Als u klaar bent met het verwijderen van leden, klikt u op Opslaan en voltooien. Hiermee verwijdert u het/de geselecteerde lid/leden uit de groep en stelt u de groepseigena(a)r(en) hiervan per e-mail op de hoogte.
De rol van een persoon in een groep wijzigen
Indien u Systeembeheerder bent, kunt u groepsleden in eigenaren veranderen en andersom. U kunt niet uzelf een groepseigenaar maken in een bestaande groep. Indien de groep slechts één eigenaar heeft, kunt u zijn/haar rol niet veranderen totdat er een andere eigenaar is aangewezen.
- Zoek op de pagina Groepen naar een groep op naam.
- Selecteer de groepsnaam die u wilt bijwerken.
- Selecteer de naast het abonnement van de persoon.
- Klik op Wijzigen naar groepslid of Wijzigen naar groepseigenaar.
- Als u klaar bent met het wijzigen van rollen, klikt u op Opslaan en voltooien. Hiermee verandert u de rollen en wordt/worden de groepseigena(a)r(en) per e-mail op de hoogte gesteld.
De naam en het doeleinde van een groep wijzigen
Als u een groepseigenaar bent, kunt u uw groep hernoemen en de beschrijving van het doeleinde ervan wijzigen.
- Zoek op de pagina Groepen naar een groep op naam.
- Selecteer de groepsnaam die u wilt wijzigen. Hiermee wordt het zijpaneel Groep bewerken geopend.
- Werk de velden Naam en Doeleinde bij. Opmerking
Namen zijn beperkt tot 255 tekens. Doeleinden zijn beperkt tot 500 tekens.
- Selecteer Opslaan en voltooien. Hiermee werkt u de groep bij en wordt/worden de groepseigena(a)r(en) per e-mail op de hoogte gesteld.
Een groep uitschakelen
Als u een systeembeheerder bent, kunt u een groep uitschakelen. Hiermee wordt voorkomen dat groepsleden toegang hebben tot de bronnen die beschikbaar waren via die groep. Indien nodig kunt u deze groep later weer inschakelen.
- Zoek op de pagina Groepen naar een groep op naam.
- Selecteer de groepsnaam die u wilt uitschakelen. Hiermee wordt het zijpaneel Groep bewerken geopend.
- Selecteer Groep uitschakelen. Hiermee wordt het dialoogvenster Groep uitschakelen? geopend. geopend.
- Selecteer Uitschakelen. Hiermee schakelt u de groep uit en wordt/worden de groepseigena(a)r(en) per e-mail op de hoogte gesteld. De groep wordt gekenmerkt door een label Uitgeschakeld totdat het wordt verwijderd of opnieuw ingeschakeld.
Een groep opnieuw inschakelen
Als u een systeembeheerder bent, kunt u een groep die eerder is uitgeschakeld opnieuw inschakelen. Hiermee wordt de toegang van groepsleden hersteld tot de bronnen die beschikbaar waren via die groep.
- Zoek op de pagina Groepen naar een groep op naam.
- Selecteer de groepsnaam die u wilt inschakelen. Hiermee wordt het zijpaneel Groep bewerken geopend.
- Selecteer Groep opnieuw inschakelen.
- Selecteer Opslaan en voltooien. Hiermee schakelt u de groep in en wordt/worden de groepseigena(a)r(en) per e-mail op de hoogte gesteld.
Een groep verwijderen
Als u een systeembeheerder bent, kunt u een groep verwijderen als u zeker weet dat deze niet langer nodig is.
Het verwijderen van een groep is definitief.
- Schakel de groep uit. Raadpleeg Een groep uitschakelen. Opmerking
U kunt groepen alleen verwijderen nadat ze zijn uitgeschakeld. Het wordt aanbevolen om een paar dagen te wachten tussen het uitschakelen en het verwijderen van een groep, om er zeker van te zijn dat niemand de toegang verliest tot de bronnen die hij/zij nodig heeft.
- Zoek op de pagina Groepen naar een groep op naam.
- Selecteer de groepsnaam die u wilt verwijderen. Hiermee wordt het zijpaneel Groep bewerken geopend.
- Selecteer Groep verwijderen.
- Schakel het selectievakje in om aan te geven dat u toegang tot gerelateerde bronnen voor de groepsleden permanent wilt verwijderen en klik op Groep verwijderen. Hiermee wordt de groep permanent verwijderd.
