Inhoudmappen maken in rapporten

De inhoud van rapporten wordt opgeslagen in een mappenstructuur van twee niveaus die bestaat uit mappen op het hoogste niveau en submappen. Deze structuur wordt gebruikt om inhoud te organiseren en gebruikerstoegang tot inhoud te definiëren.

Hoe het werkt

Inhoudsmappen worden gebruikt om inhoud (rapporten, dashboards en presentaties) in te delen en op te slaan en op te geven wie toegang heeft tot de inhoud. U moet minimaal één inhoudsmap en één inhoudssubmap maken om Rapporten-gebruikers toegang te bieden tot de inhoud van uw organisatie.

Mappen op het hoogste niveau kunnen één of meer submappen bevatten, maar bevatten niet direct inhoud. Submappen kunnen inhoud bevatten.

Standaardmappen

Rapporten biedt de volgende standaardmappen:

• Mijn inhoudsmap
  • Mijn inhoudssubmap

Nieuwe gebruikers

Gebruikers moeten worden toegevoegd aan het Diligent One-platform en moeten eenmalig Rapporten openen voordat ze met inhoud in Rapporten kunnen werken. Nieuwe gebruikers krijgen standaard geen toegang tot Rapporten.

Voor meer informatie over het toevoegen van gebruikers aan het Diligent One-platform raadpleegt u Gebruikers toevoegen en beheren.

Machtigingen

Alleen Rapportbeheerders kunnen inhoudmappen maken.

Een inhoudsmap maken

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.highbond.com) de Rapporten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

2. Klik op Beheer, daarna Beheerconsole.
3. Vouw de sectie Inhoudsmappen uit en klik op Toevoegen.

   Het dialoogvenster Nieuwe map wordt geopend.

4. Voer de naam en beschrijving voor de map of submap in.

5. Definieer de maphiërarchie:

   • Hoogste niveaumaakt een nieuwe map op het hoogste niveau
   • Bestaande inhoudsmapmaakt een nieuwe submap die onder de bestaande map is genest
6. Klik op Geavanceerde Instellingen.
7. Vul de volgende velden in:
   Opmerking

   Als u Hoogste niveau hebt geselecteerd, is alleen het veld Sorteervolgorde van toepassing.

   Veld	Beschrijving
   Sorteervolgorde	definieert een sorteervolgorde voor de map of submap Geef 0 op om de map of submap alfabetisch te sorteren.
   Standaardmap voor conceptinhoud	specificeert dat deze submap wordt gebruikt om alle conceptinhoud op te slaan totdat de conceptinhoud is geactiveerd U kunt slechts één standaardmap voor conceptinhoud in Rapporten hebben.
   Map Standaardweergave	Opmerking Deze instelling wordt niet ondersteund.
   Versiegeschiedenis	staat het opslaan van historische resultaten van KPI-rapporten toe voor de inhoud van deze map: Historische versies behoudenbeperkt de resultatenset door de maximale grootte en instellingen Alleen huidige versiebehoudt alleen de huidige resultatensets

8. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Als u Hoogste niveau hebt geselecteerd, klik dan op Indienen.
   • Als u een bestaande inhoudsmap hebt geselecteerd, klikt u op het tabblad Gebruikerstoegang, geeft u op hoe gebruikers toegang kunnen krijgen tot de inhoud in de submap en klikt u op Verzenden:
     • Expertgoedkeuring vereist voor publicatieAlleen opgegeven gebruikers kunnen inhoud publiceren naar de submap.

       Als een gebruiker geen toegang heeft om in de submap te publiceren, wordt er een e-mail naar de goedkeurder gestuurd om de inhoud goed te keuren.

     • Mapbeveiligingdefinieer de vereiste toegang om inhoud in de submap te bekijken
       • Openbaaralle gebruikers met toegang tot Rapporten kunnen de inhoud in de submap bekijken, zolang ze toegang hebben tot de individuele items
       • Privédefinieert specifieke personen of gebruikersgroepen die toegang hebben tot de submap en specificeert hun toegangsniveau:

         Toegang	Beschrijving
         Bewerken	lees- en bewerkingstoegang tot inhoud
         Gelezen	alleen-lezentoegang tot inhoud
         Verwijderen	bewerken en verwijderen van toegang tot inhoud Aan minstens één persoon moet verwijdertoegang tot de submap worden toegewezen.

         Opmerking

         De optie Onbeveiligd wordt niet ondersteund.

Inhoudsmappen bewerken of verwijderen

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.highbond.com) de Rapporten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

2. Klik op Beheer, daarna Beheerconsole.
3. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om een inhoudsmap te bewerken, vouwt u de sectie Inhoudsmappen uit, klikt u op de map waarmee u wilt werken, brengt u wijzigingen aan en klikt u op Indienen.
   • Om een inhoudsmap te verwijderen, vouwt u de sectie Inhoudsmappen uit, beweegt u uw muis over de inhoudsmap die u wilt verwijderen en klikt u op .
     Opmerking

     Als een submap inhoud bevat, moet u eerst de inhoud verplaatsen of verwijderen voordat u de map of submap kunt verwijderen.