Werken met lijsten activa en activarecords

De lijstweergave biedt manieren om activa en activarecords eenvoudig in te delen, te zoeken en te beheren. Assets vertegenwoordigen zaken van waarde voor uw organisatie. U kunt de benodigde activa en records zoeken om snel inzicht te krijgen in de gegevens en gegevensgestuurde actie te ondernemen.

De Assetbeheerder-app vereist een abonnement op IT-risicobeheer of Derdenrisicobeheer.

Hoe kunt u navigeren naar een activalijst?

U kunt naar een activalijst navigeren door het activumtype te selecteren op de startpagina van de Activabeheerder.

De startpagina biedt de volgende activumtypen:

  • Alle activaomvat alle activa; zowel IT-activa als activa van derden.
  • IT-activaomvat alle IT-activa zoals informatiesysteem, hardware, cloud en software.
  • Derdenomvat uitsluitend activa van derden.

Kies het gewenste activumtype om activa in te delen en te beheren binnen die categorie met behulp van de onderstaande opties.

Hoe kunt u navigeren naar een recordlijst?

Als u naar een recordlijst wilt navigeren, voert u de volgende stappen uit:

  • Klik op de startpagina van de Activabeheerder op het activumtype met de recordlijst die u wilt bekijken.
  • Klik op het activum met de records die u wilt bekijken.
  • Klik op het recordtypetabblad dat u wilt bekijken.

    De recordlijst wordt weergegeven.

Activa en activarecords filteren en sorteren

In de Activabeheerder-app kunt u efficiënt filteren en sorteren om de benodigde gegevens te vinden.

Activa en records filteren

  1. Ga naar de activalijst / recordlijst.
  2. Onder de kolom die u wilt filteren, klikt u op de vervolgkeuzelijst Filter, selecteert u de vereiste opties en klikt u op Filter toepassen.
Opmerking

In bepaalde kolommen hebt u de optie om leeg te selecteren in de vervolgkeuzelijst. Met deze keuze wordt de activalijst gefilterd om vermeldingen weer te geven zonder waarden voor die specifieke kolom. Let op: als u 'leeg' kiest, kunt u geen enkele andere optie in de vervolgkeuzelijst selecteren, zelfs al is het een veld voor meervoudige selectie.

Filters verwijderen

  1. Filters uit afzonderlijke kolommen verwijderenOnder de kolom waarvoor u het filter wilt verwijderen, klikt u op de filtervervolgkeuzelijst, voert u een van de volgende acties uit en klikt u op Filter toepassen:
    • Wis de opties die u afzonderlijk wilt verwijderen, of
    • Klik op Selecties wissen om alle opties tegelijkertijd te verwijderen.
  2. Alle filters uit alle kolommen tegelijk verwijderenKlik op Instellingen wissen in de rechterbovenhoek.

Activa/records sorteren

  1. Ga naar de activalijst / recordlijst.
  2. Klik in de kolomkoppen op de pijlen omhoog en omlaag om de kolommen in oplopende of aflopende volgorde te sorteren.

    Klik eenmaal voor oplopend, tweemaal voor aflopend en driemaal om terug te gaan naar de standaardvolgorde. Activa worden standaard in aflopende volgorde gesorteerd op aanmaakdatum, met het meest recente activum bovenaan.

Opmerking
  • U kunt sorteren op twee kolommen tegelijkertijd toepassen.
  • Sorteren is niet beschikbaar voor gebruikersopzoekkolommen zoals Bedrijfseigenaar en Technische eigenaar.

Activa en records zoeken

Naast filteren en sorteren kunt u zoekopdrachten met trefwoorden uitvoeren in het veld Zoeken in alle kolommen.

Opmerking

De zoekopdracht sluit gebruikersopzoekkolommen zoals Bedrijfseigenaar en Technische eigenaar uit.

Uw lijstweergave aanpassen

U kunt uw activalijstweergave en Recordlijstweergave op verschillende manieren aanpassen om het inzicht in en de interpretatie van gegevens te optimaliseren zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Kolommen weergeven/verbergen

Verfijn uw gegevens door te kiezen welke kolommen u wilt weergeven.

  1. Ga naar de activalijst / recordlijst.
  2. Klik op de vervolgkeuzelijst Kolomconfiguratie.
  3. Schakel tussen de kolommen die u wilt weergeven of verbergen.

    De activalijst toont de aangebrachte wijzigingen.

    Tip

    Gebruik de zoekbalk in de vervolgkeuzelijst om te zoeken naar specifieke kolommen.

  4. U kunt ook Alles weergeven selecteren om alle verborgen kolommen in de tabel weer te geven.

Opmerking

De kolom Naam is vastgezet; deze kunt u niet verbergen.

Kolommen opnieuw indelen

Deel kolommen eenvoudig opnieuw in door ze naar de juiste plek te slepen.

  1. Ga naar de activalijst / recordlijst.
  2. Klik op de vervolgkeuzelijst Kolomconfiguratie.
  3. Houd de kolomkop ingedrukt die u wilt verplaatsen en sleep deze naar de gewenste positie.

    De kolom wordt verplaatst naar de gekozen positie.

    Tip

    Gebruik de zoekbalk in de vervolgkeuzelijst om te zoeken naar specifieke kolommen.

Opmerking

De kolom Naam is vastgezet; deze kunt u niet verplaatsen.

Kleurgecodeerde attributen weergeven

Bij het weergeven van activa/records kunt u eenvoudig de waarden van een attribuut met meerdere opties bepalen, zoals een vervolgkeuzelijst. Deze attributen krijgen een achtergrondkleur toegewezen; de standaardkleur is paars, maar u kunt deze aan uw voorkeuren aanpassen.

Paginering instellen

  1. Stel uw gewenste aantal rijen per pagina in door dit te selecteren in de vervolgkeuzelijst Rijen per pagina linksonderin. U kunt kiezen uit opties zoals 25, 50, 100, 250 of 500 rijen per pagina. De standaardinstelling is 25 rijen per pagina.
  2. Wanneer u een pagineringsoptie hebt geselecteerd, worden de weergegeven rijen dienovereenkomstig aangepast en kunt u eenvoudig naar de volgende of vorige pagina navigeren.

Uw activalijstweergave opslaan

Op de pagina activalijst/Recordlijst past u uw weergave aan met kolomfilters, zoekopdrachten met trefwoorden, sorteren en kolomconfiguratie.

Uw aangepaste weergave wordt opgeslagen en automatisch geladen de volgende keer dat u de pagina Activalijst opent.

De actuele weergave exporteren

U kunt de gegevens van Activabeheerder offline openen door de pagina Assetweergave/Recordlijst te exporteren of af te drukken. U kunt de huidige pagina van uw weergave Activalijst/Recordlijst exporteren als een CSV-bestand en/of de huidige pagina afdrukken voor analyse.

  1. Ga naar de activalijst / recordlijst.
  2. Klik op Exporteren.

    Er wordt een vervolgkeuzemenu geopend.

  3. Selecteer een van de volgende opties:
    • Zichtbare records downloaden: Hiermee wordt een CSV-bestand gedownload met de records die zichtbaar zijn op de pagina.
    • Zichtbare records afdrukken: Hiermee wordt een afdruktaak geopend om de records af te drukken die zichtbaar zijn op de pagina.
    Opmerking

    U kunt alleen de momenteel zichtbare inhoud op de pagina exporteren of afdrukken. U kunt niet alle tabelgegevens tegelijkertijd exporteren/afdrukken.