Vragenlijsten beheren in Activabeheerder

U kunt uw activa en records beoordelen door vragenlijsten naar de gebruikers te verzenden. U kunt zowel ernst- als risicobeoordelingen van uw activa uitvoeren.

De Assetbeheerder-app vereist een abonnement op IT-risicobeheer of Derdenrisicobeheer.

Vragenlijsten configureren

Neem contact op met uw Diligent-vertegenwoordiger om de vragenlijsten te configureren die uw organisatie nodig heeft. Start vervolgens de vragenlijsten op basis van uw workflow.

Belangrijk

Het tabblad Vragenlijsten verschijnt alleen in activa en records als het geconfigureerd is.

Een vragenlijst verzenden vanuit activum en activumrecords

In de app Activabeheerder kunt u een vragenlijst verzenden vanuit een activum of een record en antwoorden van gebruikers krijgen.

Voordat u begint

Voordat u een vragenlijst verstuurt, controleert u het volgende:

  • Vragenlijsten worden geconfigureerd in het type activumtype/ recordtype waarin u een vragenlijst wilt starten.
  • Het activum/record bevindt zich in de juiste workflowstatus. U kunt een vragenlijst alleen starten in een bepaalde workflowstatus, afhankelijk van uw workflowconfiguratie. Zie Workflows beheren in Activabeheerder voor meer informatie.
  • U kent de naam van de gebeurtenisknop die is geconfigureerd voor de vragenlijst die u wilt starten. Dit is de knop waarop u zult klikken om de vragenlijst te starten.

Stappen om een vragenlijst te versturen

  1. Selecteer vanaf de homepage van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Assetbeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Assetbeheerder-app te switchen.

  2. Klik op het activumtype waarmee u wilt werken.

    De lijst met activa wordt geopend.

  3. Klik op de naam van het activum waarmee u wilt werken.

    De activumpagina wordt geopend met het tabblad Details.

  4. Een vragenlijst versturen:

    Vanuit een activum

    1. Ga naar het tabblad Vragenlijsten en klik op de knop in de bovenhoek.

      2. Opmerking

      • Het tabblad Vragenlijsten verschijnt alleen als het geconfigureerd is.
      • De naam van de knop is gebaseerd op de configuratie van uw organisatie. Bijvoorbeeld: Als u een risicobeoordeling wilt starten, kan de knopnaam Risicobeoordeling lanceren zijn.

    Vanuit een record

    1. Ga op de pagina Activum naar het tabblad Records en klik op de record van uw keuze.

      2. Belangrijk

      • Zorg ervoor dat u een activum hebt geselecteerd waarvoor een recordtabblad is geconfigureerd; alleen dan zult u een recordtabblad zien.
      • De naam van het recordtabblad is configureerbaar, dus de naam van het tabblad kan zijn Bevindingen, Records, enz.
    2. Ga naar het tabblad Vragenlijsten en klik op de knop in de bovenhoek.

      3. Opmerking

      • Het tabblad Vragenlijsten verschijnt alleen als het geconfigureerd is.
      • De naam van de knop is gebaseerd op de configuratie. Bijvoorbeeld: Als u een risicobeoordeling wilt starten, kan de knopnaam Risicobeoordeling lanceren zijn.
  5. Op het venster Vragenlijst versturen selecteert u de vragenlijst die u wilt versturen.

    Opmerking

    Als u wijzigingen wilt aanbrengen in de vragenlijst, kunt u klikken op de naam van de vragenlijst om naar de Resultaten-app te gaan en de benodigde wijzigingen aan te brengen.

    Tip

    Klik op Voorbeeld vragenlijst om een voorbeeld van de vragenlijst te bekijken voordat u deze verstuurt.

  6. Selecteer de ontvanger naar wie u de vragenlijst wilt versturen.
  7. Klik op Verzenden.

    ResultaatDe vragenlijst wordt via e-mail naar de geselecteerde ontvanger verstuurd.

Opmerking

Records worden gegenereerd op basis van antwoorden op de beoordelingsvragenlijst als er omissies worden gevonden.

Kan ik een vragenlijst bewerken in Activabeheerder?

U kunt een vragenlijst niet bewerken in de Activabeheerder-app, maar u kunt wel vanuit Activabeheerder naar de Resultaten-app gaan door op de vragenlijstnaam te klikken en de benodigde wijzigingen aan te brengen.

Een beantwoorde vragenlijst bekijken

Nadat u een vragenlijst naar een gebruiker hebt verstuurd, beantwoordt de gebruiker de vragen en stuurt u de antwoorden.

Voer de volgende stappen uit om de beantwoorde vragenlijst te bekijken:

  1. Selecteer vanaf de homepage van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Assetbeheerder-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Assetbeheerder-app te switchen.

  2. Klik op het activumtype waarmee u wilt werken.

    De lijst met activa wordt geopend.

  3. Klik op de naam van het activum waarmee u wilt werken.

    De activumpagina wordt geopend met het tabblad Details.

  4. De vragenlijst bekijken:

    Gekoppeld aan een activum

    1. Ga naar het tabblad Vragenlijsten en klik op de vragenlijst die u wilt bekijken.

      2. Opmerking

      Het tabblad Vragenlijsten verschijnt alleen als het geconfigureerd is.

    Gekoppeld aan een record

    1. Ga op de pagina Activum naar het tabblad Records en klik op de record van uw keuze.

      2. Belangrijk

      • Zorg ervoor dat u een activum hebt geselecteerd waarvoor een recordtabblad is geconfigureerd; alleen dan zult u een recordtabblad zien.
      • De naam van het recordtabblad is configureerbaar, dus de naam van het tabblad kan zijn Bevindingen, Records, enz.
    2. Ga naar het tabblad Vragenlijsten en klik op de vragenlijst die u wilt bekijken.
  5. Klik op de publicatiedatum om de vragenlijstantwoorden te bekijken.