Vragenlijsten beheren in Assetbeheerder

U kunt uw assets en records beoordelen door vragenlijsten naar de gebruikers te verzenden. U kunt zowel ernst- als risicobeoordelingen van uw assets uitvoeren.

De Assetbeheerder-app vereist een abonnement op IT-risicobeheer of Derdenrisicobeheer.

Vragenlijsten configureren

Neem contact op met uw Diligent-vertegenwoordiger om de vragenlijsten te configureren die uw organisatie nodig heeft. Start vervolgens de vragenlijsten op basis van uw workflow.

Belangrijk

Het tabblad Vragenlijsten verschijnt alleen in activa en records als het geconfigureerd is.

Een vragenlijst verzenden vanuit asset en assetrecords

In de app Assetbeheerder kunt u een vragenlijst verzenden vanuit een asset of een record en antwoorden van gebruikers krijgen.

Voordat u begint

Voordat u een vragenlijst verstuurt, controleert u het volgende:

  • Vragenlijsten worden geconfigureerd in het type assettype / recordtype waarin u een vragenlijst wilt starten.
  • De asset/record bevindt zich in de juiste workflowstatus. U kunt een vragenlijst alleen starten in een bepaalde workflowstatus, afhankelijk van uw workflowconfiguratie. Voor meer informatie raadpleegt u Workflows beheren in Assetbeheerder
  • U kent de naam van de evenementenknop die is geconfigureerd voor de vragenlijst die u wilt starten. Dit is de knop waarop u zult klikken om de vragenlijst te starten.

Stappen naar een vragenlijst versturen

  1. Open de Assetbeheerder-app.

    Assetbeheerder-startpagina wordt geopend.

  2. Klik op het assettype waarmee u wilt werken.

    De lijst met assets wordt geopend.

  3. Klik op de naam van de asset waarmee u wilt werken.

    De assetpagina wordt geopend met het tabblad Details.

  4. Een vragenlijst versturen:

    Vanuit een asset

    1. Ga naar het tabblad Vragenlijsten en klik op de knop in de bovenhoek.

      2. Opmerking

      • Het tabblad Vragenlijsten verschijnt alleen als het geconfigureerd is.
      • De naam van de knop is gebaseerd op de configuratie van uw organisatie. Bijvoorbeeld: als u een risicobeoordeling wilt starten, kan de knopnaam Risicobeoordeling lanceren zijn.

    Vanuit een record

    1. Ga op de pagina Asset naar het tabblad Records en klik op de record van uw keuze.

      2. Belangrijk

      • Zorg ervoor dat u een asset hebt geselecteerd waarvoor een record-tabblad is geconfigureerd, alleen dan zult u een record-tabblad zien.
      • De naam van tabblad Record is configureerbaar, dus de naam van het tabblad kan zijn Bevindingen, Records, enz.
    2. Ga naar het tabblad Vragenlijsten en klik op de knop in de bovenhoek.

      3. Opmerking

      • Het tabblad Vragenlijsten verschijnt alleen als het geconfigureerd is.
      • De naam van de knop is gebaseerd op de configuratie. Bijvoorbeeld: als u een risicobeoordeling wilt starten, kan de knopnaam Risicobeoordeling lanceren zijn.
  5. Op het paneel Vragenlijst versturen, selecteer de vragenlijst die u wilt versturen.

    Opmerking

    Als u wijzigingen wilt aanbrengen in de vragenlijst, kunt u klikken op de naam van de vragenlijst om naar de Resultaten-app te gaan en de benodigde wijzigingen aan te brengen.

    Tip

    Klik op Voorbeeld vragenlijst om een voorbeeld van de vragenlijst te bekijken voordat u deze verstuurt.

  6. Selecteer de ontvanger naar wie u de vragenlijst wilt versturen.
  7. Klik op Verzenden.

    Resultaat De vragenlijst wordt via e-mail naar de geselecteerde ontvanger verstuurd.

Opmerking

Records worden gegenereerd op basis van antwoorden op de beoordelingsvragenlijst als er omissies worden gevonden.

Kan ik een vragenlijst bewerken in Assetbeheerder?

U kunt een vragenlijst niet bewerken in de Assetbeheerder-app, maar u kunt wel vanuit Assetbeheerder naar de Resultaten-app gaan door op de vragenlijstnaam te klikken en de benodigde wijzigingen aan te brengen.

Een beantwoorde vragenlijst bekijken

Nadat u een vragenlijst naar een gebruiker hebt verstuurd, beantwoordt de gebruiker de vragen en stuurt u de antwoorden.

Voer de volgende stappen uit om de beantwoorde vragenlijst te bekijken:

  1. Open de Assetbeheerder-app.

    Assetbeheerder-startpagina wordt geopend.

  2. Klik op het assettype waarmee u wilt werken.

    De lijst met assets wordt geopend.

  3. Klik op de naam van de asset waarmee u wilt werken.

    De assetpagina wordt geopend met het tabblad Details.

  4. De vragenlijst bekijken:

    Gekoppeld aan een asset

    1. Ga naar het tabblad Vragenlijsten en klik op de vragenlijst die u wilt bekijken.

      2. Opmerking

      Het tabblad Vragenlijsten verschijnt alleen als het geconfigureerd is.

    Gekoppeld aan een record

    1. Ga op de pagina Asset naar het tabblad Records en klik op de record van uw keuze.

      2. Belangrijk

      • Zorg ervoor dat u een asset hebt geselecteerd waarvoor een record-tabblad is geconfigureerd, alleen dan zult u een record-tabblad zien.
      • De naam van tabblad Record is configureerbaar, dus de naam van het tabblad kan zijn Bevindingen, Records, enz.
    2. Ga naar het tabblad Vragenlijsten en klik op de vragenlijst die u wilt bekijken.
  5. Klik op de publicatiedatum om de vragenlijstantwoorden te bekijken.