ProbleembeheerderWerken met problemen
Elke gebruiker van het Diligent One-platform kan een probleem melden bij Probleembeheer en het volgen via de Probleembeheer-app. Een probleem is een probleem of probleem dat de aandacht van het management nodig heeft om te voorkomen dat het escaleert of aanzienlijke verstoringen veroorzaakt. Hier zijn een paar voorbeelden:
Hiaat in de financiële controleEen hiaat die is vastgesteld in de processen voor financiële controle en die moet worden verholpen door het financiële team.
IT-beveiligingsinbreukEen vastgestelde beveiligingsinbreuk in het IT-systeem, die onmiddellijke actie en oplossing door de IT-afdeling vereist.
Schending van de nalevingEen nalevingsprobleem waarbij een proces niet voldoet aan de wettelijke normen, waardoor corrigerende maatregelen vereist zijn.
Probleemstatussen
Een probleem kan een van de volgende statussen hebben:
| Componenten | Beschrijving |
|---|---|
| CONCEPT | Het probleem wordt gemaakt en verfijnd. Probleemmelders documenteren het probleem, de omvang en ondersteunende details. Het probleem kan worden bewerkt totdat het klaar is voor managementbeoordeling. |
| WORDT BEOORDEELD | Het probleem ondergaat een managementbeoordeling. Managers beoordelen de definitie van het probleem, valideren de relevantie en nauwkeurigheid ervan, en beslissen of het probleem moet worden opgelost of moet worden teruggestuurd voor verfijning. |
| CORRECTIEPLANNING | Er wordt een Probleemeigenaar toegewezen en er wordt een correctieplan opgesteld. De eigenaar definieert de lijst met acties die nodig zijn om het probleem op te lossen, inclusief verantwoordelijkheden en tijdlijnen. Nadat het plan is voltooid, start de eigenaar de correctie en wordt het probleem verder afgehandeld. |
| WORDT GECORRIGEERD | Er worden corrigerende acties uitgevoerd. Actie-eigenaren en goedkeurders voeren correctietaken uit en houden deze bij volgens het goedgekeurde plan. |
| IN AFWACHTING VAN GOEDKEURING | Het probleem wacht op definitieve goedkeuring. Een goedkeurder van het problemen beoordeelt voltooide acties en ondersteunend bewijs om te bevestigen dat de correctie afdoende is. De goedkeurder kan het probleem goedkeuren of afwijzen door een of meer acties opnieuw te openen en het probleem terug te sturen naar WORDT GECORRIGEERD. |
| GESLOTEN | Een probleembeheerder kan een probleem sluiten nadat alle acties die met het probleem te maken hebben, zijn afgesloten. |
| VERWIJDERD | Er is vastgesteld dat het probleem niet hoeft te worden gecorrigeerd. Het probleem is gesloten zonder actie vanwege redenen als ongeldige bevindingen, dubbele gegevens of buiten het toepassingsgebied. |
Probleemproces
Het probleemproces is een gestructureerde workflow die wordt gebruikt om problemen binnen het Diligent One-platform te rapporteren, te beheren, op te lossen en af te sluiten. Het omvat meerdere rollen en acties om verantwoordelijkheid en traceerbaarheid gedurende de gehele levenscyclus van het probleem te waarborgen.
Het probleemproces begint wanneer een probleemmelder een probleem toevoegt. Het gemelde probleem activeert e-mailmeldingen naar de probleemmelder en de relevante Typebeheerder. Het probleemproces bestaat uit de volgende stappen:
- Een probleem toevoegenElke Diligent One Platform Help-gebruiker kan fungeren als een probleemmelder en een probleem toevoegen. Melders van problemen kunnen de problemen die ze toevoegen, bekijken in de lijst met problemen.
- Een probleem weergevenProbleemtypebeheerders bekijken alle problemen die zijn gekoppeld aan de toegewezen bovenliggende typen en typen in de lijst met problemen.
- Een probleemeigenaar toewijzenProbleemtypebeheerders wijzen eigenaren van het probleem toe. Als meerdere Typebeheerders toegang hebben tot het type probleem, kunnen ze een eigenaar toewijzen. De toewijzende Typebeheerder wordt automatisch de Probleemmanager.
- De workflow van het probleem configurerenProbleemtypebheerders of eigenaren van problemen configureren de workflow voor het probleem, die bestaat uit een reeks acties die vereist zijn om het probleem op te lossen. Workflows kunnen automatisch of handmatig zijn.
- De workflow voor problemen wordt uitgevoerdEigenaren van toegewezen acties voltooien hun respectievelijke acties voor de vervaldatums. Elke toegewezen actie moet worden gesloten om het probleem op te lossen.
- Een probleem goedkeurenGeeft aan dat het probleem nog moet worden geëvalueerd voordat het naar de volgende fase kan gaan. Deze status verschijnt meestal nadat alle acties zijn voltooid en het probleem gereed is voor controle.
- Een probleem sluitenProblemen worden automatisch gesloten wanneer de laatste actie in de probleemworkflow is gesloten.
Raadpleeg voor meer informatie Een probleem toevoegen.
