Using the Document Editor

You will edit documents from the Document Editor tab. The document Outline pane on the left is where you add document sections and components. The Outline pane is not used as a table of contents but is simply a reference for each section. The actual document name, section titles, and other document content are controlled in the Document pane on the right. Some components can be read-only which does not allow editing.

Edit the Outline pane to structure the document

Use the following steps add or change the Outline of the document, which is the structure of the document.

1. Access the document. See Finding and managing documents.

2. From a document, select the Document Editor tab. The system prevents others from making changes when the document is being edited. You can hover over the button on the upper right of the screen to see the editing status, locked or unlocked.

3. In the Outline on the left, you should see three dots to the right of Document. If you do not, you need to take ownership of the document. See Taking or releasing ownership of a task. From the Outline pane, perform the following, as needed.

   • From the top Document level of the outline, select the three dots on the document to Add a section or Rename. The section is to organize the document and does not contain document content. You can move sections to reorganize the document.
     

   • From a section, you select the three dots to Add a component, Rename the section, or Remove the section. A component is where the document contents are places.

   • From a component, you select the three dots to Rename or Remove the component.

To move a section or component down to a new location, drag the section to the left then to the new location.

Add content to the document

On the Document Editor tab, select a section and choose between the following buttons:

• Select the Upload button to drag and drop or browse for a .doc, .docx, or .pdf document to import to the section. Then, select Upload & Save. Once uploaded, you can edit the content. There is no link between the uploaded document and your document.

  Note

  If you upload a document in .pdf format, it cannot be edited within the Document Editor. To update the content, upload a new PDF to replace the existing one.

• Select the Select button to select an existing component, which is reusable content that you can edit after adding it to a document. To create a component, see Using document components.

• Select the Edit button to edit the existing content or add comments. See the next section for details on using the editing toolbar.

• Select the Create New button to add the initial content.

Use the editing toolbar

Gebruik de werkbalk voor bewerken om afbeeldingen en koppelingen naar websites toe te voegen, inhoudsopgaven te genereren, kop- en voetteksten toe te voegen en andere opmaakfuncties vergelijkbaar met Microsoft Word uit te voeren. Wanneer u tekst toevoegt, wordt de test rood weergegeven totdat u Document opslaan selecteert.

Veelvoorkomende functies zijn onder andere:

Pictogram	Beschrijvingen
	om een widget met vaak gebruikte inhoud in te voegen. Zie Widgets gebruiken in Beleidsbeheer.
	om te bepalen of kop- en voetteksten verschillend zijn op de eerste of laatste component.
of	om bestaande inhoud te verwijderen en uw eigen nieuwe inhoud in te voeren of open een document om in te voegen. Als u per ongeluk Nieuw of Openenselecteert, selecteer dan Annuleren om de oorspronkelijke inhoud te behouden.
	om een afbeelding of een ander beeldbestand te uploaden.
	om een aantal kolommen en rijen te selecteren en een tabel in te voegen. Zodra de tabel is ingevoerd, selecteert u deze met de rechtermuisknop om de tabel te manipuleren en de Tabeleigenschappen weer te geven om de tekstuitlijning, rijhoogte, het gedrag bij een pagina-einde en meer te wijzigen.
	om het uiterlijk van de inhoudsopgave in het rechterdeelvenster in te stellen en selecteer vervolgens Invoegen.
of	tekst toe te voegen. Vanuit een kop- of voettekst kunt u selecteren om een getalvariabele toe te voegen die in het uiteindelijke document wordt verhoogd.
	om marges, papierformaat en lay-out in te stellen.
	om een sectie- of pagina-einde toe te voegen.
	om tekst te zoeken en, optioneel, te vervangen.
	om inhoud in de documenteditor te kopiëren en plakken.
	om een plaatshouder toe te voegen die tekst, een nummer of een datum is. Nadat u de knop Metagegevens invoegen hebt geselecteerd, dubbelklikt u op de placeholder in het document. U kunt het type, de lengte en andere velden definiëren. Selecteer de knop METADATA om de informatie te identificeren die aan het document zal worden toegevoegd.
	om tekst en alineaopmaak toe te voegen, zoals lettertype, grootte, nadruk en kleur, evenals alinea-uitlijning, getallen en opsommingstekens.