Problemen vastleggen

Problemen vastleggen, omissies bij controles of uitzonderingen die u binnen een project hebt aangetroffen.

Tip

Als u grote aantallen problemen aan Projecten moet toevoegen, dan kunt u problemen in bulk uploaden. Voor meer informatie raadpleegt u Problemen in bulk importeren.

Hoe het werkt

U kunt in een project problemen toevoegen, alsmede de context waarin die zijn vastgesteld.

Bij het toevoegen van een probleem hoort het vastleggen van basisinformatie over het probleem en het toewijzen van het probleem aan een eigenaar. Als het probleem eenmaal aan een eigenaar is toegewezen, ontvangst de eigenaar per e-mail een melding met een link naar het probleem en kan hij/ zij het probleem updaten.

Opmerking

Als een probleem wordt toegewezen en vervolgens wordt gepubliceerd, krijgen de personen met een Professional- of Supervisie-rol dubbele meldingen: eentje wanneer het probleem aan hen wordt toegewezen en eentje wanneer het probleem wordt gepubliceerd. De personen met een Bijdrager-rol worden slechts een keer op de hoogte gesteld wanneer het probleem is gepubliceerd.

Voorbeeld

Een probleem vastleggen

Scenario

U moet een probleem vastleggen dat voortkomt uit de vaststelling dat de protocollen voor noodherstel niet gecoördineerd zijn binnen een organisatie.

Proces

Open uw Cyberveiligheidbeoordeling-project, klik op het tabblad Problemen en klik dan op Probleem toevoegen om het probleem vast te leggen.

Resultaat

U registreert het probleem als volgt:

  • Titel/Kopje Protocollen voor noodherstel niet gecoördineerd
  • Omschrijving Er bestaat geen gecoördineerde ITDR-documentatie voor een effectieve reactie op ernstige incidenten, zoals grootschalige schade aan de infrastructuur in de serverruimte (intern bekend als G1). Normaal gesproken verwachten we dat er een herstelsequentie is ingesteld, waarbij een logische technische herstelvolgorde van IT-systemen in prioriteitsvolgorde wordt gedefinieerd, waarbij rekening wordt gehouden met afhankelijkheden van andere systemen. Dit kunnen onder andere zijn: interfaces met andere applicaties, en diensten met betrekking tot de IT-infrastructuur, zoals een actieve directory
  • Eigenaar Directeur IT
  • Type probleem Beheeraanbeveling
  • Datum vaststelling 10 februari 2020
  • Ernst Gemiddeld
  • Gepubliceerd Gepubliceerd
  • Aanbeveling Ontwikkel een herstelsequentie voor een groot incident dat optreedt in een van de hoofdserverruimten om het herstel van IT-systemen te coördineren in het geval van het slechtste scenario.

Machtigingen

Professioneel beheerders en Professionele gebruikers kunnen binnen een project problemen aanmaken, updaten en verwijderen.

Executives met supervisie, Beoordelaars met supervisie en Bijdragermanagers hebben leestoegang tot gepubliceerde problemen.

Bijdragertesters kunnen problemen aanmaken en hebben leestoegang tot gepubliceerde problemen die aan hen zijn toegewezen. Bijdragergebruikers hebben alleen leestoegang tot gepubliceerde problemen die aan hen zijn toegewezen.

Ga naar de problemenomgeving

Er zijn verschillende manier om problemen toe te voegen en te updaten. Hoe je de juiste omgeving bereikt hangt af van wat je wil doen.

Opmerking

  • Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
  • Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Als er bij een project veldwerk betrokken is, dan is dit doorgaans de beste optie.

Door problemen te verbinden met een aspect van uw eigen veldwerk (een doel, een beschrijving, een risicocontrolematrix, een stapsgewijze beschrijving, een testplan of testronde), worden die problemen elders binnen Diligent One weergegeven. Bijvoorbeeld: als u problemen aanmaakt binnen een doel, worden die problemen samengevoegd als onderdeel van garantie onder Strategie en garantie onder Projecten. Als u problemen aanmaakt onder controle, dan verschijnen die problemen in Controlescan en worden auditors daarmee geholpen om bekend te raken met een controle op basis van eerdere testfouten.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Klik op het tabblad Veldwerk, navigeer naar de pagina waaraan u het probleem wilt verbinden en klik op Problemen in de Hulpprogrammawerkbalk.
  4. Nadat het zijpaneel Problemen geopend is, klikt u op de knop + Probleem toevoegen.
  5. Ga door naar De basisinformatie van het probleem invoeren.

Als er bij een project geen veldwerk betrokken is, dan kan dit de beste optie zijn. Deze problemen worden echter niet weergegeven als onderdeel van garantie onder Strategie en van garantie onder Projecten en verschijnen niet in de Controlescan of Procedurescan.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Klik op het tabblad Problemen en klik op Probleem toevoegen.
  4. Ga door naar De basisinformatie van het probleem invoeren.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Klik op het tabblad Veldwerk, ga naar de pagina waar het probleem is aangemaakt en klik dan op Problemen op de Hulpprogrammawerkbalk.
  4. Nadat het zijpaneel Problemen is geopend, klikt u op Bewerken in het zijpaneel Problemen.
  5. Ga door naar De basisinformatie van het probleem invoeren.
Tip

U kunt ook problemen updaten door de Probleemvolger-app te openen, filters toe te passen om het probleem op te zoeken, en vervolgens naast het probleem dat u wilt updaten op Details te klikken.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Klik op het tabblad Problemen en klik op de naam van het probleem.
  4. Ga door naar De basisinformatie van het probleem invoeren.
Tip

U kunt ook problemen updaten door de Probleemvolger-app te openen, filters toe te passen om het probleem op te zoeken, en vervolgens naast het probleem dat u wilt updaten op Details te klikken.

De basisinformatie van het probleem invoeren

Vul de volgende velden in en sla de informatie op. De volgorde van de velden kan verschillen afhankelijk van waar u binnen de Projecten-app aan het probleem aan het werken bent.

Opmerking

Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten.

Tip

Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen:

  • Chrome, Firefox of Safari CTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac
  • Internet Explorer of Microsoft Edge open uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in
Veld Beschrijving

Titel/koptekst

optioneel

 de titel van het probleem

De maximale lengte bedraagt 255 karakters.
Beschrijving

een gedetailleerde beschrijving van het probleem
Eigenaar

hier wordt de persoon die verantwoordelijk is voor het probleem weergegeven

  • Als u een gebruiker opgeeft die is toegevoegd aan het Diligent One-exemplaar, ontvangt de persoon een e-mail met de melding dat aan deze persoon het probleem is toegewezen als het probleem is gepubliceerd. Als het probleem niet is gepubliceerd, ontvangt de persoon deze e-mail wanneer het probleem is gepubliceerd.
    Opmerking

    Wanneer u problemen in bulk uploadt en het e-mailadres van een Diligent One-gebruiker opgeeft in het veld Eigenaar, wordt het probleem ook automatisch toegewezen aan de persoon in de Projecten-app. De persoon ontvangt echter geen e-mailmelding over de probleemtoewijzing.

  • Als u een naam of e-mailadres van een persoon opgeeft die niet is toegevoegd aan het Diligent One-exemplaar, wordt de naam of het e-mailadres van de persoon weergegeven in het veld, maar wordt het probleem niet automatisch toegewezen aan de persoon en deze wordt ook niet automatisch via e-mail op de hoogte gesteld.
Probleemtype

hier wordt de classificatie van het probleem gespecificeerd, bijvoorbeeld 'Deficiëntie', 'Aanzienlijke deficiëntie', 'Materiële zwakte' of 'Managementaanbeveling'.

Datum geïdentificeerd

hier wordt de datum gespecificeerd waarop het probleem is vastgesteld

Ernst

optioneel

hier wordt de intensiteit van het probleem gespecificeerd, bijvoorbeeld 'Hoog', ' Medium' of 'Laag'

Gepubliceerd

optioneel

hier wordt gespecificeerd of het probleem voor alle gebruikers zichtbaar is (Gepubliceerd) of verborgen is voor gebruikers aan wie de rol van Bijdragertester, Bijdragergebruiker, Executive met supervisie of Beoordelaar met supervisie is toegewezen (Niet gepubliceerd). Problemen moeten worden gepubliceerd voordat Diligent One de eigenaar op de hoogte stelt.

Problemen moeten worden gepubliceerd om te worden weergegeven in Strategie wanneer risico's worden gekoppeld aan doelen. Voor meer informatie raadpleegt u Risicobehandeling definiëren.

Aanbeveling

optioneel

de aanbevolen acties die moeten worden ondernomen op basis van het probleem

Aangepast probleemattribuut

optioneel

maximaal 10 aanpasbare attribuutvelden die met het probleem verbonden zijn

Projectbeheerders en Projecttypebeheerders kunnen aangepaste attributen definiëren voor problemen onder Projecttypen beheren.

De gedetailleerde informatie van het probleem invoeren

Indien u het zijpaneel Probleem toevoegen of Probleem bewerkenopen heeft staan, klik dan op Toon meer om in de volgende velden informatie in te voeren en de informatie op te slaan, of vul simpelweg de velden in als u zich op de pagina Probleemdetails bevindt.

De volgorde van de velden kan verschillen afhankelijk van waar u binnen de Projecten-app aan het probleem aan het werken bent.

Veld Beschrijving

Probleem-ID

optioneel

de numerieke, alfabetische of alfanumerieke identificator voor het probleem

De maximale lengte bedraagt 255 karakters.

Eigenaar in de rol van executive

optioneel

hier wordt de eigenaar in de rol van executive van het probleem gespecificeerd

  • Als u een gebruiker opgeeft die is toegevoegd aan het Diligent One-exemplaar, ontvangt de persoon een e-mail met de melding dat aan deze persoon het probleem is toegewezen.
    Opmerking

    Wanneer u problemen in bulk uploadt en het e-mailadres opgeeft in het veld Eigenaar in de rol van executive, wordt het probleem ook automatisch toegewezen aan de persoon in de Projecten-app. De persoon ontvangt echter geen e-mailmelding over de probleemtoewijzing.

  • Als u een naam of e-mailadres van een persoon opgeeft die niet is toegevoegd aan het Diligent One-exemplaar, wordt de naam of het e-mailadres van de persoon weergegeven in het veld, maar wordt het probleem niet automatisch toegewezen aan de persoon en deze wordt ook niet automatisch via e-mail op de hoogte gesteld.

Projecteigenaar

optioneel

hier wordt de projecteigenaar van het probleem gespecificeerd

  • Als u een gebruiker opgeeft die is toegevoegd aan het Diligent One-exemplaar, ontvangt de persoon een e-mail met de melding dat aan deze persoon het probleem is toegewezen.
    Opmerking

    Wanneer u problemen in bulk uploadt en het e-mailadres in het veld Projecteigenaar opgeeft, wordt het probleem ook automatisch toegewezen aan de persoon in de Projecten-app. De persoon ontvangt echter geen e-mailmelding over de probleemtoewijzing.

  • Als u een naam of e-mailadres van een persoon opgeeft die niet is toegevoegd aan het Diligent One-exemplaar, wordt de naam of het e-mailadres van de persoon weergegeven in het veld, maar wordt het probleem niet automatisch toegewezen aan de persoon en deze wordt ook niet automatisch via e-mail op de hoogte gesteld.

Risico / Impact

optioneel

de omschrijving van het risico of de impact die het probleem zal hebben

Toepassingsgebied

optioneel

de mate waarin het probleem invloed heeft op de organisatie, bijvoorbeeld 'Lokaal' of 'Wereldwijd'

Escalatieniveau

optioneel

de persoon, afdeling, of organisatorische instantie waar dit probleem aan moet worden overgedragen, zoals 'Eigenaar', 'Executive', of 'Bestuur'

Oorzaak

optioneel

wat ervoor heeft gezorgd dat het probleem optreedt

Effect

optioneel

het effect dat het probleem heeft op de organisatie

Samenvatting

optioneel

een overzicht op hoog niveau van het probleem waarin normaliter een overzicht wordt gegeven van andere gerelateerde velden, zoals risico/impact, oorzaak en effect

Kostenimpact

optioneel

de geschatte of daadwerkelijke kosten gekoppeld aan het probleem

Een probleem opslaan of nog een probleem toevoegen

Indien u een van de volgende zaken doet... doe dan dit:
een probleem toevoegen vanuit het zijpaneel Probleem toevoegen
  • Om het probleem op te slaan en het formulier te sluiten, klik op Opslaan en Sluiten.
  • Om het probleem op te slaan en nog een probleem toe te voegen, klik op Opslaan en toevoegen.
een probleem updaten vanuit het zijpaneel Probleem bewerken
  • Om het probleem op te slaan en het formulier te sluiten, klik op Opslaan en Sluiten.
  • Om naar de pagina Probleemdetails te gaan, klik opMeer informatie.
een probleem updaten vanuit de pagina Probleemdetails

Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. U kunt op het tabblad Problemenklikken en vervolgens op Probleem toevoegen klikken om nog een probleem aan te maken.

Optioneel. Een probleem aan entiteiten of bekijkgeschiedenis taggen

Vanuit de pagina Probleemdetails dient u het volgende te doen:

  • Entiteitsdekking Tag een probleem aan één of meer entiteiten voor rapportagedoeleinden.

    Opmerking

    Uitsluitend Professioneel beheerders en Professionele gebruikers kunnen een probleem aan een entiteit taggen door op Content tonen te klikken en iedere entiteit te selecteren die aan het probleem verbonden moet worden. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

  • Geschiedenis De volledige geschiedenis van wijzigingen op veld-niveau bekijken die in het probleem zijn gedaan.

Meerdere problemen toevoegen

Voor informatie over het toevoegen van meerdere problemen tegelijk, zie Problemen in bulk importeren.

Een probleem verwijderen

Let op

Als u een probleem verwijdert, wordt het probleem permanent verwijderd, alsmede de daaraan verbonden acties uit het project. Als het probleem of de acties zijn verwijderd, kunt u deze niet meer openen of herstellen.

  1. Voer een van de volgende handelingen uit:

    Een probleem uit één project verwijderen

    1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

      Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    2. Open het project waarin het probleem zich bevindt.
    3. Klik op het tabblad Problemen en klik op de naam van het probleem.

    Problemen verwijderen uit andere projecten

    1. Open de Probleemvolger-app.
    2. Klik op Details naast het probleem.
  2. Scroll naar de onderkant van de pagina en klik op Probleem verwijderen.
  3. Klik op OK in het bevestigingsdialoogvenster.

    Resultaat Het probleem en de daaraan verbonden acties zijn permanent verwijderd.