Aanvragen toevoegen

Vraag documentatie aan bij bedrijfseigenaren of overige belanghebbenden.

U kunt handmatig aanvragen maken of de functie Genereren met AI gebruiken om automatisch aanvraagconcepten te maken op basis van uw projectcontext. U kunt alleen aanvragen met AI genereren nadat de systeembeheerder de schakelaar AI-functies heeft ingeschakeld. Raadpleeg voor meer informatie AI-functies inschakelen en ga vervolgens naar .

Hoe het werkt

Auditors dienen vaak documentatie aan te vragen van bedrijfseigenaren en overige belanghebbenden om verdere informatie te verzamelen.

Om documentatie aan te vragen kunt u een aanvraag toevoegen en deze aan de desbetreffende persoon toewijzen. Als de persoon eenmaal is toegewezen, ontvangt hij/zij een melding per e-mail met een koppeling waarmee de aanvraag geopend kan worden, waarbij hij/zij de optie heeft om een bijlage bij te voegen of een opmerking te posten.

Voorbeeld

Machtigingen

Alleen Professioneel beheerders. Professionele gebruikers en Bijdragertesters kunnen aanvragen toevoegen.

Bijdragertesters kunnen aanvragen toevoegen vanuit het tabblad Aanvragen en vanuit de controles en procedures die zij in hun bezit hebben. Zij kunnen uitsluitend aanvragen bekijken en updaten die zij hebben gemaakt of die aan hen zijn toegewezen als de aanvraageigenaar, en kunnen uitsluitend aanvragen verwijderen die zij hebben gemaakt.

Stappen om een nieuwe aanvraag toe te voegen

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Projecten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

   De startpagina van Projecten wordt geopend.

2. Open een project.

   Het projectdashboard wordt geopend.

3. Vanuit het tabblad Planning, Veldwerk, of Resultaten klikt u op Aanvragen in de Hulpprogrammawerkbalk rechts bovenin.
4. Nadat het zijpaneel Aanvragen geopend is, klikt u op de knop + Nieuwe aanvraag.
5. Voer in het dialoogvenster Aanvragen de volgende informatie in en klik op Opslaan:

   Veld	Beschrijving
   Aanvrager	geeft de naam aan van de persoon die de documentatie heeft aangevraagd
   Beschrijving	beschrijft de aangevraagde informatie, zoals de documentnaam, het versienummer of de afdeling waar u mogelijk verwacht de informatie te vinden Opmerking Rich text-velden mogen maximaal 524.288 tekens bevatten. Tip Voer een van de volgende handelingen uit om spellingscontrole op rich text-velden in te schakelen: Chrome, Firefox of SafariCTRL + rechtermuisklik binnen het veld op Windows of Command + rechtermuisklik op Mac Internet Explorer of Microsoft Edgeopen uw browserinstellingen en schakel spellingscontrole/markeren van onjuist gespelde woorden in
   Eigenaar	geeft de naam op van de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de aanvraag Het zoekveld werkt op de voor- en/of achternaam van de persoon. Selecteren Geef een gebruiker op ... en voer een van de volgende acties uit: Een gebruiker opgevenSelecteer een persoon onder de lijst Gebruikers indien die persoon een gelicentieerd gebruiker is van de Diligent One-instantie. Een contactpersoon opgevenIndien uw organisatie gebruik maakt van de Resultaten-app, en een Referentieverzameling heeft geconfigureerd, selecteer dan een persoon onder de Contactpersonen-lijst om een van de contactpersonen van uw organisatie als de actie-eigenaar op te geven. Handmatig de naam van de persoon typen en op Enter drukkenGebruik deze optie als de persoon geen gebruiker of contactpersoon is in een Diligent One-instantie. Naast de naam van de persoon kunt u handmatig zijn/haar e-mailadres intypen in het veld E-mailadres. Indien er sprake is van duplicaat-e-mails omdat de persoon zowel een gebruiker als een contactpersoon is, wordt het e-mailadres van de contactpersoon uit de zoekresultaten gefilterd en wordt uitsluitend het e-mailadres van de gebruiker weergegeven. Opmerking Als de gebruiker geen toegang heeft of de rol Supervisie-beoordelaar toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze gebruiker een niet-geverifieerde koppeling naar de aanvraag per e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de aanvraag.
   CC optioneel	geeft een of meer mensen aan die kunnen bijdragen aan de aanvraag Personen die in de CC staan, hoeven niet als gebruikers te worden toegevoegd aan een Diligent One-instantie. Alleen Professioneel beheerders, Professionele gebruikers of gebruikers waar de rol Bijdrager aan is toegewezen, kunnen dit veld bijwerken. Opmerking Als de gebruiker geen toegang heeft of de rol Supervisie-beoordelaar toegewezen heeft gekregen voor het project, krijgt deze gebruiker een niet-geverifieerde koppeling naar de aanvraag per e-mail toegestuurd. Hiermee kan hij of zij reageren op de aanvraag. Tip U kunt op Enter, de spatiebalk, de komma, de Tab-toets of de dubbele punt drukken om een e-mailadres aan de CC-lijst toe te voegen. E-mailadressen worden gevalideerd alvorens ze worden opgeslagen.
   Vervaldatum optioneel	geeft aan wanneer de aanvraag moet zijn uitgevoerd
   E-mailonderwerp optioneel	biedt de mogelijkheid om de onderwerpregel van e-mails aan te passen Opmerking De ingevoerde personalisatie wordt toegevoegd aan de oorspronkelijke onderwerpregel.
   E-mailbericht optioneel	biedt de mogelijkheid om de hoofdtekst van de e-mail aan te passen Opmerking De ingevoerde personalisatie wordt toegevoegd aan de oorspronkelijke hoofdtekst.
   Melding	Opmerking Dit veld is alleen beschikbaar als u een bestaande aanvraag aan het bijwerken bent. Nu verzendenhiermee wordt direct een e-mail verstuurd aan de aanvraageigenaar en de personen in CC [frequency] herinnering versturenverzendt volgens een bepaald terugkerend schema een e-mail naar de eigenaar van de aanvraag en de personen in de CC Voor meer informatie over terugkerende herinneringen raadpleegt u Terugkerende aanvraagherinneringen sturen.

Aanvragen genereren met AI

U kunt de functie Genereren met AI gebruiken om automatisch conceptaanvragen te maken op basis van uw projectcontext. Zo kunt u snel de documentatie identificeren en voorbereiden die u nodig hebt voor uw audit.

Wanneer u AI gebruikt om aanvragen te genereren, beoordeelt het systeem informatie die al beschikbaar is in het project, waaronder:

• planningsdetails

• gekoppelde controles

• controletestplannen

• bestaande handmatige aanvragen

• eerder door AI gegenereerde aanvragen

AI gebruikt deze informatie om potentiële documentatiebehoeften te identificeren en conceptaanvragen te genereren. Concepten sturen geen meldingen totdat u ze hebt gecontroleerd en goedgekeurd.

Beschikbaarheid

De functie voor door AI gegenereerde aanvragen is alleen beschikbaar als voor uw organisatie AI-functies zijn geactiveerd.

Als u de knop Genereren met AI niet ziet, neemt u contact op met uw systeembeheerder.

Doot AI gegenereerde aanvragen

Op de pagina Aanvragen wordt bovenaan de pagina een nieuwe sectie Door AI voorgestelde aanvragen weergegeven. De knop Genereren met AI wordt in de sectie weergegeven.

• Door AI gegenereerde aanvragen worden weergegeven als Concepten in de lijst met Door AI voorgestelde aanvragen.

• Concepten bevatten voorgestelde aanvraaginformatie zoals Beschrijving, Eigenaar en Vervaldatum.

• Concepten sturen geen meldingen totdat ze zijn goedgekeurd.

• U kunt conceptaanvragen afzonderlijk bewerken, goedkeuren of verwijderen.

Aanvragen toevoegen met AI

Zo voegt u een aanvraag met AI toe:

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Projecten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

   De startpagina van Projecten wordt geopend.

2. Open een project.

   Het projectdashboard wordt geopend.

3. Klik in de sectie Door AI voorgestelde aanvragen op Genereren met AI.

   • Er wordt een voortgangsindicator weergegeven (bijvoorbeeld 'Aanvragen genereren…').

   • U kunt het proces op elk gewenst moment onderbreken door AI-generatie stoppen te selecteren.

4. Selecteer in de sectie Door AI voorgestelde aanvragen de optie Genereren met AI.
   Het systeem geeft een voortgangsindicator weer (bijvoorbeeld: Aanvragen genereren…).
5. Bekijk de lijst met conceptaanvragen die door AI zijn gemaakt wanneer het genereren is voltooid.
6. Selecteer een item in Concept om dit te openen.
   De aanvraag wordt geopend in het aanvraagdialoogvenster dat wordt gebruikt voor handmatige aanvragen.
7. Controleer of wijzig de aanvraagdetails.
8. Klik op Goedkeuren om de aanvraag te voltooien en meldingen te verzenden naar de aanvraageigenaar.
   Goedgekeurde items worden naar de hoofdlijst met aanvragen verplaatst.
9. Als u een ongewenst concept wilt verwijderen, klikt u op Verwijderen in het aanvraagdialoogvenster.

Meerdere aanvragen toevoegen

Voor informatie over het toevoegen van meerdere aanvragen tegelijk raadpleegt u Aanvragen in bulk importeren.