Verzamelen van antwoorden uit vragenlijsten

Vragenlijsten worden gebruikt om informatie van respondenten te verzamelen en de gegevens in context te plaatsen. Elke verzameling kan een of meer vragenlijsten hebben die u implementeert als enquêtes, evenementrapporten of als opvolgingsmechanismen bij het corrigeren van records.

Hoe werken vragenlijsten?

In elke verzameling kunt u een of meer vragenlijsten maken. Zodra er een vragenlijst bestaat, kunt u deze inzetten om informatie van deelnemers te verzamelen met behulp van de volgende methoden:

Enquêtevragenlijsten worden verzonden naar bekende of anonieme respondenten om te beantwoorden.
Evenementrapportvragenlijsten worden als een anonieme koppeling geplaatst om gebeurtenissen of incidenten te melden.
Correctierecordsvragenlijsten worden toegewezen aan personen of workflowgroepen om de opvolgingsinformatie over specifieke records te verstrekken.

Reacties worden vastgelegd in de opgegeven tabel met elke vraag gedefinieerd als een afzonderlijke kolom. Afhankelijk van de manier waarop u de vragenlijst implementeert, zijn verschillende regels van toepassing op:

Hoe vaak de vragenlijst kan worden ingevuld
Of een reactie kan worden bijgewerkt

Opmerking

U kunt maximaal 500 vragen toevoegen aan een vragenlijst. Als een tabel die is gekoppeld aan de vragenlijst echter een totaal van 500 kolommen bereikt, kunt u geen vragen meer toevoegen.

Als bijvoorbeeld een tabel met 100 kolommen is gekoppeld aan een vragenlijst, is de vragenlijst beperkt tot 400 vragen.

Vragenlijstbeveiliging

Vragenlijsten en antwoorden worden in een beveiligde omgeving verwerkt en alle gegevens worden versleuteld tijdens verzending en opslag. Alle gegevens worden overgedragen via een beveiligde HTTPS-verbinding.

Elke vragenlijst die u implementeert, is toegankelijk via een gecodeerde URL die automatisch wordt gegenereerd. De getokeniseerde URL bevat een combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens.

Let op

Aangezien de URL met tokens als een wachtwoord functioneert, is het van belang om deze veilig en privé te bewaren. Zorg ervoor dat u de URL met tokens niet met anderen deelt. De URL met tokens is met opzet complex gemaakt, om beveiliging van de datatoegang te verzekeren. U heeft een kans van 1 op 700 deciljoen om het juiste URL-pad voor een enkel record in te voeren.

Vervaldatum van vragenlijst

Sommige vragenlijstontvangers moeten vragenlijsten voltooien binnen de tijd die is toegestaan door uw instelling voor time-out van de sessie.

Als een ontvanger deel uitmaakt van uw instantie, moet hij of zij de vragenlijst invullen binnen de tijd die wordt toegestaan door de time-outinstelling van uw instantiesessie. Als u lange vragenlijsten maakt voor mensen in uw instantie, zorg er dan voor dat uw sessie-time-out lang genoeg is zodat iemand uw vragenlijsten kan voltooien. Voor meer informatie over het wijzigen van deze instelling, zie Organisatie-instellingen bijwerken.
Als een ontvanger geen deel uitmaakt van uw instantie (bijvoorbeeld wanneer u een vragenlijst e-mailt naar iemand die Diligent One niet gebruikt), verloopt de vragenlijstsessie van de ontvanger na 7 dagen.

Opmerking

Wanneer een ontvanger een vragenlijst beantwoordt, worden de gegevens voor de meeste responstypen (enkele keuze, dropdown, alinea, etc.) automatisch elke 15 seconden opgeslagen. De bijlage-antwoordsoort wordt echter elke 30 seconden automatisch opgeslagen. Deze functie helpt gegevensverlies te voorkomen, vooral tijdens langdurige sessies, zoals uitgebreide vragenlijsten, in het geval van een time-out van de sessie.

Voorbeeld

Geautomatiseerde vervolgvragenlijsten

Bij een gegevensanalyse let u op medewerkers die declaraties indienen boven het toegestane maaltijdbudget van €90,00. Voor elke medewerker die een declaratie indient die de limiet overschrijdt, wilt u een vragenlijst sturen met vragen over het reis- en entertainmentbeleid van uw bedrijf.

Om dit proces te automatiseren, maakt u een trigger die maaltijdclaims identificeert die de limiet overschrijden, en vervolgens een e-mail met een link naar een vragenlijst stuurt naar de medewerker die bij de claim hoort.

Antwoorden worden geregistreerd als extra kolommen op het record dat de vragenlijst heeft geactiveerd.

De Gegevensanalyse

Werknemersnummer	Afdeling	Datum	E-mail	Hoeveelheid
1001	IT	07-Jun-14	mark_shire@example.com	20.02
1002	Onderzoek en Ontwikkeling	03-Jun-14	priya_mogham@example.com	50.87
1003	HR	04-Jun-14	cynthia_chan@example.com	120.32
1004	Marketing	07-Jun-14	tran_smith@example.com	11.32
1007	Marketing	07-Jun-14	clara_johnson@example.com	40.67
1008	Sales	02-Jun-14	mary_jenkins@example.com	92.36
1009	Onderzoek en Ontwikkeling	06-Jun-14	brian_wu@example.com	18.00
1010	HR	06-Jun-14	gerry_jones@example.com	67.02