Werken met controles

Een controle is een geplande actie of een mechanisme dat wordt gebruikt om risico's binnen uw organisatie te beperken. Het implementeren van controlemaatregelen vermindert de kans op en de impact van risico's, waardoor de bedrijfscontinuïteit en een effectief risicobeheer worden gewaarborgd.

Een controle toevoegen

Een controle toevoegen:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga naar het tabblad Controles en selecteer vervolgens + Controle toevoegen.
Het paneel Controles toevoegen wordt geopend.
In het deelvenster Controle toevoegen voert u een naam in voor de controle.
Voeg eventuele andere aanvullende details toe en klik op een van de volgende:
- Controle toevoegen om de controle op te slaan en het deelvenster te sluiten.
- Opslaan en nieuw toevoegen om de controle op te slaan en er nog een toe te voegen.
De controle wordt gemaakt.
(Optioneel) als u aanvullende details wilt bekijken of bewerken, selecteert u de naam van de controle om de pagina met details van de controle te openen.

Een eigenaar van een controle toevoegen of bijwerken

Een eigenaar van een controle toevoegen of bijwerken:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Klik op het tabblad Controles.
Selecteer in de controlelijst de naam van de controle die u wilt bijwerken.
Het tabblad Details wordt geopend.
In het veld Controle-eigenaar selecteert u een gebruiker en klikt u vervolgens op Wijzigingen opslaan.
De controle wordt toegewezen aan de geselecteerde gebruiker. Er wordt een e-mailmelding automatisch naar de toegewezen gebruiker verzonden.

Een controle door verschillende workflows verplaatsen

Na het maken van een controle kunt u deze door verschillende workflowstatussen laten gaan op basis van uw vereisten. Voor sommige workflowstatussen moeten mogelijk specifieke velden worden ingevuld. Zorg ervoor dat de vereiste informatie is ingevuld voordat u de controle verplaatst.

Ga als volgt te werk om een controle van de status Concept naar de status Identificatie te verplaatsen

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga naar het tabblad Controle en klik op de naam van de controle die u wilt bijwerken.
De gedetailleerde controlepagina opent met het tabblad Details.
Voer de gegevens van de controle in, waaronder de ID, beschrijving en eigenaar.
Selecteer Wijzigingen opslaan.
In de rechterbovenhoek selecteert u Identificeren.
De workflowstatus verandert in Identificatie.

Opmerking

U kunt de stappen hierboven hierboven volgen om de controle indien nodig te verplaatsen via de resterende workflowstatussen.

Controles koppelen aan verschillende objecten

Een controle is gekoppeld aan verschillende assets en andere bibliotheekobjecten binnen uw organisatie. Het instellen van deze koppelingen biedt context voor de controle en stelt u in staat de impact ervan op de gerelateerde objecten te begrijpen.

Een controle koppelen aan verschillende objecten:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Selecteer de naam van de controle waarmee u wilt werken.
De gedetailleerde controlepagina opent met het tabblad Details.
Navigeer naar het tabblad Relatie en voer de volgende handelingen uit op basis van wat u wilt koppelen:
- Een risico koppelen:
  1. Selecteer Risico's koppelen.
  2. In het dialoogvenster Risico's koppelen:
- Een asset koppelen:
- Een controlebeoordeling koppelen:

Opmerking

Gebruik hetzelfde proces om de controle te koppelen aan bibliotheekobjecten zoals andere controles, processen en doelstellingen, als deze objecttypen zijn geconfigureerd in uw Risicobeheer-instantie.
Op de startpagina kunt u objecten koppelen door de regel met controles uit te vouwen en Relatie toevoegen te selecteren. Deze optie is alleen beschikbaar als de controle nog niet aan een object is gekoppeld.
Wanneer u een controle aan een ander object koppelt, wordt er een bidirectionele koppeling gemaakt. Als u bijvoorbeeld een risico aan een controle koppelt, is de relatie zichtbaar op het tabblad Relatie van zowel het risico als de controle. Als de koppelingen niet juist worden weergegeven, neem dan contact op met Support voor hulp.

Een controle ontkoppelen van andere objecten

U kunt bestaande relaties tussen een controle en gekoppelde elementen of andere bibliotheekobjecten verwijderen.

Een controle ontkoppelen van andere objecten:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Selecteer de controle waarmee u wilt werken.
De gedetailleerde controlepagina opent met het tabblad Details.
Ga naar het tabblad Relatie en klik op het pictogram voor ontkoppelen bij het object waarvan u de koppeling wilt verwijderen.
Selecteer Object ontkoppelen in het dialoogvenster Relatie ontkoppelen.
Het object is verwijderd uit de controle.

Een controle aan een organisatie-eenheid koppelen

U kunt een controle in Risicobeheerder koppelen aan een of meer organisatorische eenheden. Deze eenheden vormen de basis van de onderneming en verbinden diverse organisatorische entiteiten in verschillende bedrijfssegmenten. Deze hiërarchie slaat ook afdelings- en bedrijfseenheidsgegevens op.

Een controle aan een organisatorische eenheid koppelen:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Selecteer onder het tabblad Controle de naam van de controle die u wilt bijwerken.
De pagina met controlegegevens wordt weergegeven.
Onder het tabblad Details, zoekt en selecteert u in het veld Gerelateerde organisatie-eenheid een of meer van de vooraf geconfigureerde organisatorische eenheden die u wilt koppelen aan de controle.
Selecteer Selectie toepassen.
Selecteer Wijzigingen opslaan.
De controle is bijgewerkt. Op de startpagina van de Risicobeheerder, onder het tabblad Controle, kunt u de organisatorische eenheid bekijken die is gekoppeld aan de kolom Organisatorische eenheid.
Opmerking
- De hiërarchie van organisatorische eenheden wordt vooraf geconfigureerd door de systeembeheerders in uw organisatie. Neem voor meer informatie over de hiërarchieën in de organisatiestructuur contact op met uw systeembeheerder.
- Als u een systeembeheerder bent, navigeert u naar Platforminstellingen en selecteert u Organisatiestructuur om de lijst met vooraf geconfigureerde organisatie-eenheden weer te geven en te beheren. Raadpleeg het Organisatiestructuur voor meer informatie over organisatorische eenheden .

Een probleem maken voor een controle

U kunt nu problemen direct vanuit de Risicobeheerder-app maken. Als u Probleem toevoegen selecteert, wordt u doorgestuurd naar de Probleemmanager-app om de gegevens in te voeren. Nadat een probleem is gemaakt, verschijnt het op de pagina Problemen. Selecteer in de linkernavigatiebalk Problemen om alle gemaakte problemen weer te geven en te volgen.

Een probleem aanmaken:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga op de pagina Controle naar het tabblad Problemen.
Selecteer Probleem toevoegen.
Selecteer het type probleem dat u wilt maken: Probleem, Incident of Uitzondering.
In het zijpaneel Probleem toevoegen voert u de vereiste gegevens in. Raadpleeg voor gedetailleerde instructies Een probleem toevoegen.
Selecteer Toevoegen. Het probleem wordt weergegeven op het tabblad Problemen.

Een controlebeoordeling aanmaken

Beoordelingen van controles helpen de effectiviteit van een controle bij het verminderen van risico's te evalueren. Beoordelingen worden gegenereerd op basis van de relatie van de controle met andere objecten.

Een controlebeoordeling aanmaken:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Selecteer onder het tabblad Controle de naam van de controle waarvoor u een controlebeoordeling wilt aanmaken.
Ga op de pagina Controle-instellingen naar het tabblad Controlebeoordeling.
Selecteer Controlebeoordeling toevoegen.
In het dialoogvenster Controlebeoordeling toevoegen:
1. Voer een naam in voor de controlebeoordeling.
2. Selecteer Controlebeoordeling toevoegen.
Doe op de pagina Details van de controlebeoordeling het volgende:
1. Geef een referentie-ID in en voeg een beschrijving toe.
2. Wijs een eigenaar aan voor de risicobeoordeling.
3. (Optioneel) Selecteer een organisatie-eenheid.
Selecteer Wijzigingen opslaan. De controlebeoordeling wordt aangemaakt en er wordt een e-mail naar de eigenaar van de beoordeling gestuurd met de link naar de toegewezen beoordeling.

Een probleem maken voor een controlebeoordeling

Een probleem aanmaken:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga naar het tabblad Problemen op de pagina Beoordelingen van controles.
Selecteer Probleem toevoegen.
Selecteer het type probleem dat u wilt maken: Probleem, Incident of Uitzondering.
In het zijpaneel Probleem toevoegen voert u de vereiste gegevens in. Raadpleeg voor gedetailleerde instructies Een probleem toevoegen.
Selecteer Toevoegen. Het probleem wordt weergegeven op het tabblad Problemen.

Een controle beoordelen

Nadat een controle is toegevoegd en geïdentificeerd, kunt u de controle beoordelen door de effectiviteit ervan te analyseren.

Een controle beoordelen:

Log in op Diligent One via de link in de e-mail die u ontvangt. De app Risicomanager wordt geopend.
Doe op de pagina Details van de controlebeoordeling het volgende:
1. Selecteer waarden voor Impact en Waarschijnlijkheid.
2. Kies een inherente risicoscore uit de vervolgkeuzelijst.
Klik op Wijzigingen opslaan om de controlebeoordeling bij te werken.

Beoordelingen worden gegenereerd op basis van objecten die aan de controle zijn gekoppeld.

Een controle verwijderen

Een controle verwijderen:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Selecteer de controle die u wilt verwijderen.
De gedetailleerde controlepagina wordt weergegeven.
Selecteer in de rechterbovenhoek Meer opties en vervolgens Verwijderen.
Kies in het bevestigingsvenster Verwijderen.
De controle is verwijderd.