Werken met processen

Een proces is een systematische reeks stappen die worden ondernomen om een specifiek doel binnen een organisatie te bereiken. Processen zijn ontworpen om activiteiten te stroomlijnen en consistente resultaten te leveren.

Voorbeelden van processen zijn mogelijk operationeel beheer, kwaliteitsborging en financiële verslaglegging. In de Risicobeheerder-app kunt u deze processen creëren en ze koppelen aan risico's en controles.

Een proces toevoegen

Een proces toevoegen:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga naar het tabblad Proces en klik op + Proces toevoegen.
Het dialoogvenster Proces toevoegen wordt geopend.
In het deelvenster Proces toevoegen voert u een naam in voor uw proces.
Voeg eventuele andere benodigde details toe en selecteer een van de volgende opties:
- Proces toevoegen om het proces op te slaan en het deelvenster te sluiten.
- Opslaan en nieuw toevoegen om het proces op te slaan en er nog een toe te voegen.
Het proces is nu gemaakt.
(Optioneel) Als u aanvullende details wilt bekijken of bewerken, selecteert u de procesnaam om de pagina met procesdetails te openen.

Een proces door verschillende workflows verplaatsen

Nadat u een proces hebt gemaakt, kunt u het door verschillende workflowstatussen laten gaan op basis van uw behoeften en vereisten. Voor sommige workflowstatussen moeten mogelijk specifieke velden worden ingevuld. Zorg ervoor dat de vereiste informatie is ingevuld voordat u verdergaat met het proces.

Een proces verplaatsen van Definiëren naar Planningsstatus:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga naar het tabblad Proces en klik op de naam van het proces waarmee u wilt werken.
De procespagina wordt geopend met het tabblad Details.
Voer de gegevens van het proces in, waaronder de ID, beschrijving en eigenaar.
Selecteer Wijzigingen opslaan.
In de rechterbovenhoek selecteert u Plan.
De workflowstatus verandert in Planning.

Opmerking

U kunt de bovenstaande stappen volgen om het proces naar behoefte door de resterende workflowstatussen te verplaatsen.

Processen koppelen aan andere objecten

Een proces kan worden gekoppeld aan de risico's en controles van uw organisatie. Het vastleggen van deze relatie helpt bij het maken van een effectieve risicobeoordeling en het beperken van risico's.

Een proces koppelen aan andere objecten:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga naar het tabblad Proces en klik op de naam van het proces waarmee u wilt werken.
De pagina met procesdetails wordt geopend met het tabblad Details.
Navigeer naar het tabblad Relatie en voer de volgende handelingen uit op basis van wat u wilt koppelen:
- Een risico koppelen:
  1. Selecteer Risico koppelen.
  2. In het dialoogvenster Object koppelen:
- Een controle koppelen:
  1. Selecteer Controle koppelen.
  2. In het dialoogvenster Object koppelen:

Opmerking

Wanneer u de objecten koppelt, wordt er een tweerichtingskoppeling gemaakt. Als u bijvoorbeeld een proces aan een risico koppelt, is de relatie zichtbaar op het tabblad Relatie van zowel het proces als het risico. Als de koppelingen niet juist worden weergegeven, neem dan contact op met Support voor hulp.

Ontkoppel een proces van andere objecten

U kunt bestaande relaties tussen een proces en gekoppelde assets of andere bibliotheekobjecten verwijderen.

Een procesrelatie ontkoppelen:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga naar het tabblad Proces en klik op de naam van het proces waarmee u wilt werken.
De procespagina wordt geopend met het tabblad Details.
Ga naar het tabblad Relatie en selecteer het pictogram ontkoppelen naast het object dat u wilt ontkoppelen.
Selecteer Object ontkoppelen in het dialoogvenster Relatie ontkoppelen. Het object wordt uit het proces verwijderd.

Een proces koppelen aan een organisatorische eenheid

U kunt een proces in Risicobeheerder koppelen aan een of meer organisatorische eenheden. Deze eenheden vormen de basis van de onderneming en verbinden diverse organisatorische entiteiten in verschillende bedrijfssegmenten. Deze hiërarchie slaat ook afdelings- en bedrijfseenheidsgegevens op.

Een proces koppelen aan een organisatorische eenheid:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Onder het tabblad Processen selecteert u de naam van het proces dat u wilt bijwerken.
De procesdetailpagina wordt weergegeven.
Onder het tabblad Details zoekt en selecteert u in het veld Gerelateerde organisatorische eenheid een van de vooraf geconfigureerde organisatorische eenheden waaraan u het risico wilt koppelen.
Selecteer Selectie toepassen.
Selecteer Wijzigingen opslaan.
Het proces is bijgewerkt. Op de startpagina van de Risicobeheerder, onder het tabblad Processen, kunt u de organisatorische eenheid bekijken die is gekoppeld aan de kolom Organisatorische eenheid.

Opmerking

De hiërarchie van organisatorische eenheden wordt vooraf geconfigureerd door de systeembeheerders in uw organisatie. Neem voor meer informatie over de hiërarchieën in de organisatiestructuur contact op met uw systeembeheerder.
Als u systeembeheerder bent, navigeert u naar Platforminstellingen en klikt u op Organisatiestructuur om de lijst met vooraf geconfigureerde organisatorische eenheden weer te geven en te beheren. Raadpleeg het Organisatiestructuur voor meer informatie over organisatorische eenheden .

Een probleem maken voor een proces

U kunt nu problemen direct vanuit de Risicobeheerder-app maken. Als u Probleem toevoegen selecteert, wordt u doorgestuurd naar de Probleemmanager-app om de gegevens in te voeren. Nadat een probleem is gemaakt, verschijnt het op de pagina Problemen. Selecteer in de linkernavigatiebalk Problemen om alle gemaakte problemen weer te geven en te volgen.

Een probleem aanmaken:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga op de detailpagina Processen naar het tabblad Problemen.
Selecteer Probleem toevoegen.
Selecteer het type probleem dat u wilt maken: Probleem, Incident of Uitzondering.
In het zijpaneel Probleem toevoegen voert u de vereiste gegevens in. Raadpleeg voor gedetailleerde instructies Een probleem toevoegen.
Selecteer Toevoegen. Het probleem wordt weergegeven op het tabblad Problemen.

Een proces verwijderen

Een proces verwijderen:

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) selecteer de Risicobeheerder-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Risicobeheerder-app te switchen.
Ga naar het tabblad Proces en klik op de naam van het proces waarmee u wilt werken.
De procespagina wordt geopend met het tabblad Details.
Selecteer rechtsboven Meer opties en vervolgens Verwijderen.
Kies in het bevestigingsvenster Verwijderen.
Het proces is verwijderd.