Importação em massa de categorias de entidade

Importe categorias de entidade em massa se precisar evitar a demorada entrada manual de dados ou migrar dados de outro sistema.

Você também pode atualizar várias categorias de entidade ao mesmo tempo usando sessões no Importador em massa. Para obter mais informações, consulte Atualizar categorias de entidade existentes em massa.

Como funciona?

Abra uma nova sessão do Importador em massa e faça download do modelo em Excel na página do importador no Launchpad. Você deve preparar os dados no modelo e depois fazer upload do modelo na página do Importador em massa.

Onde estão as categorias de entidade carregadas?

Depois que você fizer o upload das categorias de entidade, os dados estarão disponíveis em:

aplicativo Projetos

Fluxo de trabalho

Permissões

Apenas os Administradores do Sistema podem usar o Importador em massa para carregamento em massa de recursos do Diligent One.

Carregar novas categorias de entidade em massa

Observação

  • Os termos, os campos e as guias da interface são personalizáveis. Em sua instância do Diligent One, alguns termos, campos e guias podem ser diferentes.
  • Se um campo obrigatório for deixado em branco, você verá uma mensagem de alerta: Este campo é obrigatório. Alguns campos personalizados podem ter valores padrão.

Abrir uma nova sessão do Importador em massa e fazer download do modelo em Excel

  1. Abra o Launchpad.

    Observação

    Se a sua empresa usa mais de uma instância no Launchpad, verifique se a instância apropriada está ativa.

  2. Selecione Configurações da Plataforma > Organização.

    Se a opção Organização não for exibida, a conta usada para fazer login não tem privilégios de Administrador.

  3. Em Importador em massa, clique em Gerenciar recursos em massa.

    Uma nova sessão do Importador em massa começa, com o ID da sessão anexado ao URL.

    Cuidado

    Sempre inicie uma nova sessão para adicionar recursos novos, ou você poderá perder os dados enviados anteriormente.

    Por exemplo: você quer importar 200 entidades em dois lotes (100 +100). Se você carregar os lotes um após o outro na mesma sessão, os dados carregados no primeiro lote serão substituídos pelos dados do segundo lote. Para evitar a perda de dados, sempre carregue o primeiro lote em uma sessão e inicie uma nova para o próximo lote. Da mesma forma, inicie uma nova sessão para adicionar mais recursos novos.

    Observação

    Você pode usar sessões anteriores para atualizar os dados já carregados. Para obter mais informações, consulte Funcionalidade de atualização no Importador em massa.

  4. Em Selecionar recurso, no tipo Recurso, selecione Todos os recursos.

  5. Clique em Baixar modelo .xlsx.

    O modelo em Excel é salvo na máquina local.

Preparar dados no modelo

  1. Abra o modelo baixado (HighBond_Template.xlsx) e vá para a planilha EntityCategory.
  2. Copie e cole ou insira os dados no modelo. Para saber como inserir dados, consulte Dicas para preparar conteúdo.
    Observação
    • Se você usa o Add-in para Excel, certifique-se de que a opção ACL Add-In esteja desativada antes de modificar o modelo do Excel. Para saber como fazer isso, consulte Configuração do Add-in para Excel.
    • Não altere o nome da planilha ou dos campos. Eles diferenciam maiúsculas e minúsculas e não devem ser modificados.
    • O número máximo de linhas que podem ser carregadas de uma vez é 2.000 (incluindo todas as planilhas).
    CampoDescrição

    referenceId

    obrigatório

    Especifica um ID exclusivo para o recurso. Deve ser exclusivo para cada linha na planilha.

    Ele pode conter uma combinação de texto e números e o comprimento máximo é de 255 caracteres.

    Esse campo é a chave primária para cada linha no modelo. Você precisará dessa chave se quiser atualizar este recurso novamente.

    Importante

    Você pode usar IDs de referência para associar recursos uns aos outros, instantaneamente. Por exemplo, você pode criar um novo projeto e um novo objetivo associado a esse projeto no mesmo upload. Faça isso criando um link entre o projeto e o objetivo informando o referenceId

    Para saber mais sobre como associar recursos do Diligent One no Importador em massa, consulte Usar IDs de referência para vincular recursos no Importador em massa.

    Observação

    Os IDs de referência são necessários ao adicionar ou atualizar recursos usando o Importador em massa. Eles não estão disponíveis quando você adiciona/atualiza recursos na interface de usuário do Diligent One.

    title

    obrigatório

    Especifica o título da categoria de entidade.

    Para obter mais informações sobre categoria da entidade, consulte Configurando a marcação de entidades

    description

    Especifica a descrição detalhada da categoria da entidade.

    Dica

    Use tags HTML para formatar o texto. Por exemplo: <b>, <i>, <ol>, <ul>.

  3. Salvar e fechar o modelo

Dicas para preparar conteúdo

A preparação de conteúdo envolve:

  • copiar e colar seus dados de origem no modelo do Excel
  • inserir dados, quando aplicável, no modelo do Excel
  • salvar o modelo como preparação para o carregamento em massa

A tabela abaixo fornece diversas dicas que você pode usar para preparar de forma rápida e eficiente seu conteúdo nos modelos do Excel.

Tarefa Etapas
Exibir o modelo e o documento de origem em uma tela

Usuários de Windows:

Pressione a tecla Windows + a seta para a direita ou esquerda.

Usuários Mac:

Arraste a janela para preencher metade da tela.
Copiar/colar dados de várias células no modelo
  1. No Excel, selecione as células apropriadas.
  2. Pressione CTRL + C.
  3. Clique na célula apropriada onde você quer colar os dados.
  4. Pressione CTRL + V para colar.
Trate um número ou fórmula como texto No Excel, insira um apóstrofo antes do número na fórmula.
Mude a largura da coluna ou a altura da linha para se ajustar automaticamente aos seus dados
No Excel, execute qualquer uma das seguintes ações:
  • Selecione a coluna que quer mudar e clique duas vezes no limite à direita do título de uma coluna selecionada.
  • Selecione a linha que quer mudar e clique duas vezes no limite para a base da linha selecionada.
Insira os dados numéricos sequenciais
  1. No Excel, insira o primeiro número da sequência na célula apropriada.
  2. Selecione a célula.
  3. Mova o cursor para o canto inferior direito da célula e arraste a área delineada até onde a sequência deve terminar.
  4. Clique em Opções de Preenchimento Automático.
  5. Selecione Preencher Série.
Use fórmulas para calcular dados
  1. No Excel, clique na célula apropriada.
  2. Insira sua fórmula no campo fx.

    Abaixo estão algumas fórmulas comuns:

    • SUM - Permite adicionar dois ou mais números juntos.

      Exemplo: =SUM(A1:B5)

    • COUNT - Conta o número de células em um intervalo com números nelas.

      Exemplo: =COUNT(A1:A10)

    • TRIM - Elimina qualquer espaço em uma célula, exceto espaços simples entre palavras.

      Exemplo: =TRIM(A1)

    • LEN - Conta o número de caracteres em uma célula.

      Exemplo: =LEN(A1)
Ordenar ou filtrar dados em uma coluna simples
  1. No Excel, realize uma das etapas a seguir:
    1. Clique em Página Inicial > Ordenar e Filtrar.
    2. Clique em Dados > Filtrar.

      Os títulos da coluna têm uma seta ao lado do nome do cabeçalho.

  2. Vá para a coluna que quer filtrar e clique na seta ao lado do título.

    A janela de ordenação e filtragem é exibida.

  3. Ordene ou filtre os dados na coluna, conforme necessário.

Usando IDs de referência para vincular recursos no Importador em massa

ID de referência é um campo no modelo do Excel do Importador em massa. É o primeiro campo em todas as planilhas e está disponível para todos os recursos. É um identificador exclusivo para cada registro na planilha.

Usando IDs de referência, é possível associar recursos do Diligent One uns aos outros, durante o processo. Por exemplo, você pode criar um projeto e um objetivo associado a ele na mesma importação. Você pode fazer isso informando o referenceId no campo obrigatório.

Exemplo 1

Cenário

Usando o Importador em massa, faça o seguinte em um único carregamento:

  • Crie um novo projeto.
  • Crie um novo objetivo e associe-o ao novo projeto.

Processo

Baixe e abra o modelo em Excel. Acesse a planilha Projects e preencha os campos obrigatórios, incluindo o referenceId. Copie o referenceId do novo projeto.

Depois, acesse a planilha Objectives e adicione o novo objetivo. No campo parentResourceId do objetivo, cole o referenceId que copiou da planilha Projects. Ao fazer isso, você está associando o novo objetivo ao novo projeto.

Resultado

Quando você carrega o modelo, acontece o seguinte:

  • Um novo projeto é criado.
  • Um novo objetivo é criado e associado ao novo projeto.

Exemplo 2

Cenário

Usando o Importador em massa, faça o seguinte em um único carregamento:

  • Crie 1 novo projeto.
  • Crie 1 novo objetivo e associe-o ao novo projeto.
  • Crie 2 novos riscos e 2 novos controles e associe-os ao novo objetivo.

Processo

Baixe e abra o modelo do Excel. Acesse a planilha Projects e adicione os detalhes do novo projeto, como o referenceId e outros campos obrigatórios. Copie o referenceId do novo projeto.

Depois, acesse a planilha Objectives e adicione o novo objetivo. No campo parentResourceId do objetivo, cole o referenceId do novo projeto que copiou da planilha Projects. Agora, copie o referenceId do novo objetivo.

Depois, acesse a planilha Risks e adicione os novos riscos. No campo objectiveId de cada risco, cole o referenceId do novo objetivo que copiou da planilha Objectives.

Por fim, acesse a planilha Controls e adicione os novos controles. No campo objectiveId de cada controle, cole o referenceId do novo objetivo que copiou da planilha Objectives.

Resultado

Quando você carrega o modelo, acontece o seguinte:

  • 1 novo projeto é criado.
  • 1 novo objetivo é criado e associado ao novo projeto.
  • 2 novos riscos e 2 novos controles são criados e associados ao novo objetivo.

Carregar dados

Execute uma das seguintes ações:

  • Arraste e solte o modelo na janela do navegador.
  • Clique em Selecionar do seu computador para selecionar o modelo de atualizado.

    Apenas um modelo em Excel pode ser carregado por vez (cada arquivo é validado separadamente).

    • Resultado Uma mensagem de sucesso ou falha aparece, dependendo do resultado do processo, e a última sessão é atualizada na tabela Sessões.

Sessões no Importador em massa

Uma sessão no Importador em massa é uma série de interações de usuário para importar recursos do Diligent One. Cada sessão do usuário é registrada na tabela Sessões.

A tabela Sessões contém as seguintes informações.

Nome do campo

Descrição

Sessões da web

Mostra a lista de sessões da web.

Uma sessão da web se refere a uma sessão concluída usando a interface do usuário Importador em massa. Uma nova sessão começa sempre que você abre a página do Importador em massa.

Sessões da API

Mostra a lista de sessões da API.

Uma sessão de API refere-se a uma sessão concluída usando uma plataforma de API, como Postman, etc.

Atualizar

 Recarrega a tabela Sessões.

ID da Sessão

Identificador de sessão.

Em Sessões da web, você pode clicar no ID da sessão para acessar uma sessão específica. O ID da sessão é anexado à URL.

Por exemplo: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, onde
bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc é o ID da sessão.

Observação

Os IDs de sessões na web e na API são parecidos. Para evitar erros, tome cuidado para não trocar os IDs.

Data

Mostra a data e a hora da sessão. Você pode ordenar a data em ordem crescente ou decrescente.

Carregado por

Mostra o nome do usuário.

Status

Mostra o status do carregamento, se foi concluído com sucesso ou não.

Você pode clicar no status para exibir os detalhes completos da importação.

Nome do Arquivo

Mostra o nome do modelo/log de erros carregados. Por exemplo: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx.

Modelo Você pode clicar e baixar o modelo para corrigir dados carregados anteriormente.

Log de erros Um log de erros é gerado quando ocorre falha no upload. Você pode verificar o log de erros para corrigir os erros e carregar o modelo novamente.

Observação
  • O modelo e os logs de erros ficarão disponíveis para download por até 18 meses depois da data de upload.
  • O link para baixar o modelo está disponível para sessões do Importador em massa a partir de 13 de maio de 2022. Não é possível baixar o modelo das sessões anteriores a essa data.

Atualizar categorias de entidade existentes em massa

Você pode atualizar vários itens de uma vez no Importador em Massa usando sessões.

Observação

Você só pode atualizar recursos que carregou usando o Importador em massa.

Como funciona?

Abra uma sessão anterior na página Importador em massa. Abra o modelo carregado na sessão anterior e faça as alterações necessárias. Depois, faça o upload do modelo na página Importador em massa.

Importante

  • Use sessões anteriores para fazer alterações ou corrigir dados carregados anteriormente.
  • Inicie uma nova sessão para fazer upload de novos recursos, mesmo quando eles estiverem relacionados a dados carregados anteriormente.

Por exemplo: você carregou um projeto e alguns objetivos em uma sessão anterior. Abra a mesma sessão para atualizar esses recursos. Inicie uma nova sessão se desejar carregar riscos, controles ou qualquer outro recurso relacionado a esse projeto ou objetivos.

Requisitos antes de atualizar

Antes de Atualizar, você precisa fazer o seguinte:

  1. Decidir qual sessão selecionar. Isso é necessário porque os dados carregados estão vinculados a uma sessão. Portanto, você deve abrir a sessão vinculada aos dados que deseja atualizar. Para obter informações sobre sessões, consulte Sessões no Importador em massa.

  2. Certifique-se de ter acesso ao modelo do Excel carregado na sessão que deseja selecionar. O modelo contém IDs de referência, que são identificadores únicos para cada linha no modelo. Eles são necessários para atualizar os dados. Para obter mais informações sobre IDs de referência, consulte Preparar dados no modelo.

    Cuidado

    Os dados são atualizados com base na sessão correspondente e IDs de referência. A incompatibilidade entre a sessão e os IDs de referência pode gerar duplicidades ou resultar em erro.

Etapas para atualizar

Observação

  • Os termos, os campos e as guias da interface são personalizáveis. Em sua instância do Diligent One, alguns termos, campos e guias podem ser diferentes.
  • Se um campo obrigatório for deixado em branco, você verá uma mensagem de alerta: Este campo é obrigatório. Alguns campos personalizados podem ter valores padrão.

Abrir uma sessão anterior

Observação

Nenhuma sessão anterior estará disponível quando você abrir a página do Importador em massa pela primeira vez. Você precisa fazer upload pelo menos uma vez para ver os detalhes da sessão.

Para obter mais informações sobre sessões, consulte Sessões no Importador em massa.

  1. Abra o Launchpad.

    Observação

    Se a sua empresa usa mais de uma instância no Launchpad, verifique se a instância apropriada está ativa.

  2. Selecione Configurações da Plataforma > Organização.

    Se a opção Organização não for exibida, a conta usada para fazer login não tem privilégios de Administrador.

  3. Em Importador em massa, clique em Gerenciar recursos em massa.

  4. Role para baixo até a seção Sessões e clique no ID da sessão de sua escolha.

    Resultado A sessão é carregada com o ID da sessão selecionada é anexado ao URL.

    Observação

    Certifique-se de selecionar a sessão apropriada, na qual deseja atualizar os dados carregados anteriormente. A incompatibilidade entre a sessão e os IDs de referência pode gerar duplicidades ou resultar em erro. Para mais informações, consulte Requisitos antes de atualizar.

Atualizar dados no modelo

  1. Abra o modelo do Excel carregado na sessão que você selecionou na etapa anterior. Esse arquivo contém os dados carregados anteriormente junto com os IDs de referência. Para obter mais informações, consulte Requisitos antes de atualizar.

    Observação

    Certifique-se de que a opção ACL Add-In esteja desabilitada antes de modificar o modelo do Excel, caso contrário, o upload falhará. Para obter mais informações sobre add-ins do ACL, consulte Configurando o Add-In para Excel.

  2. Vá para a planilha correspondente e atualize os dados com base nos IDs de referência. Para obter mais informações sobre os campos, consulte Preparar dados no modelo

    Observação

    Certifique-se de atualizar os valores correspondentes aos IDs de referência, com base nos quais os dados carregados anteriormente serão atualizados. A incompatibilidade pode gerar duplicidades ou resultar em erro.

  3. Salve e feche o arquivo.

Carregar dados

Execute uma das seguintes ações:

  • Arraste e solte o modelo na janela do navegador.
  • Clique em Selecionar do seu computador para selecionar o modelo de atualizado.

    Apenas um modelo em Excel pode ser carregado por vez (cada arquivo é validado separadamente).

    • Resultado Uma mensagem de sucesso ou falha aparece, dependendo do resultado do processo, e a última sessão é atualizada na tabela Sessões.

Solução de problemas

Você pode baixar e verificar o log de erros da tabela Sessões. Compreenda erros comuns de carregamento em massa e saiba como corrigir erros.

A tabela a seguir oferece uma lista de erros que podem ocorrer no upload do modelo.

Erro Solução(ões)
Pode haver mais de 2.000 linhas no arquivo carregado (incluindo todas as planilhas). Remova as linhas extras do modelo de e carregue novamente.
Os campos obrigatórios podem estar em branco ou ausentes no arquivo carregado. Verifique se todos os campos obrigatórios (marcados com nomes de coluna vermelha e laranja no modelo) estão preenchidos.
Observação

Se você não preencher dados nos campos obrigatórios, a linha não será processada.
O formato dos dados pode estar incorreto.

Verifique se os dados nos campos de texto são validos e se não excedem o comprimento máximo do campo: 255 caracteres.

Campos de rich texto não têm um limite de caracteres.
Os valores de dados podem ser inválidos ou não corresponder aos valores da lista suspensa.

Por exemplo: O valor para os campos received e sendRecurrentNotifications na planilha Requests deve ser True ou False.
Campos inválidos no modelo.
  • Não adicione novos campos ao modelo.
  • Não remova campos do modelo.
O modelo pode não estar no formato esperado.

Certifique-se de que o formato do arquivo seja .xlsx.
Nomes de planilhas inválidos.

Não mude o nome da planilha.
A sessão pode ter expirado.

Atualize a página e tente carregar novamente.
O ID de sessão pode ser inválido. Verifique se você está usando um ID de sessão da web.