Adicionando e gerenciando grupos
Crie grupos para organizar e gerenciar com eficiência o acesso aos recursos na Plataforma Diligent One.
Como funciona?
Grupos são um recurso de segurança no Launchpad que permite atribuir o mesmo nível de acesso a vários usuários simultaneamente. Cada grupo deve ter um nome exclusivo e pelo menos uma pessoa especificada como proprietária do grupo.
Observação
Se houver apenas um proprietário de grupo, você não poderá removê-lo do grupo até que designe um novo proprietário. Consulte Remover membros de um grupo.
Você pode ter no máximo 200 grupos.
Grupos padrão
Há dois grupos padrão. Você não pode modificar nem excluir grupos padrão, mas pode usá-los para atribuir recursos na Diligent One.
A associação nos grupos padrão do Launchpad é atualizada automaticamente quando os usuários são incluídos ou excluídos do Launchpad, ou quando as funções do usuário são alteradas.
| Grupo padrão | Descrição |
|---|---|
| Administradores de Sistema Profissional | contém todos os usuários com função de Administradores do Sistema no Launchpad e a assinatura Profissional |
| Todos os Usuários | contém todos os usuários adicionados ao Launchpad |
Recursos que podem ser atribuídos a grupos
Recursos são itens no Diligent One que podem ser atribuídos a um grupo ou indivíduo.
Os recursos incluem:
- Projetos no aplicativo Projetos
- Estruturas no aplicativo Estruturas
Para obter mais informações, consulte Atribuindo funções de usuário em projetos e estruturas.
As permissões são aditivas
O acesso de um usuário a um projeto inclui todo o acesso que ele tem como decorrência de suas funções individuais e de grupo. Além disso, ele poderá ter acesso adicional se for designado proprietário de partes específicas do projeto. Para obter mais informações, consulte Atribuindo funções de usuário em projetos e estruturas.
Observação
Essas permissões se aplicam apenas a grupos no Projetos. Elas não se aplicam ao recurso de grupos de fluxo de trabalho no Resultados.
Práticas recomendadas
Há várias estratégias para usar grupos de maneira eficaz.
Nomeando grupos
Padronizar a forma como os grupos são nomeados é uma das melhores formas de gerenciar usuários.
Dicas
- Organize os usuários em grupos que sua empresa já conhece. Isso garante que as pessoas certas sejam adicionadas aos grupos certos e recebam o acesso apropriado no Diligent One.
- Comece criando nomes de grupo amplos e vá especificando mais conforme necessário.
- Crie e distribua um guia para nomear grupos com sua empresa.
- Considere usar um conjunto de prefixos padrão para manter os nomes dos grupos consistentes e descritivos:
Prefixo de exemplo Utilização Exemplos departamento- ou equipe- para grupos para coordenar atividades relacionadas ao departamento ou à equipe - equipe-conformidade
- equipe-de-auditoria-interna
projeto- para equipes interfuncionais que trabalham juntas - projeto-GDPR
- projeto-controles-gerais-de-TI
Gerenciando grupos existentes
À medida que sua empresa evolui, as pessoas ingressam e saem das equipes. Além disso, projetos podem ser renomeados, adiados ou mesmo completamente cancelados. É importante assegurar que seus grupos reflitam a estrutura e a carga de trabalho atuais da sua organização.
Dicas
- Revise os grupos regularmente.
- Renomeie os grupos para garantir que a proposta seja clara.
- Indique os proprietários do grupo apropriados para gerenciar a associação e o acesso dentro de seu grupo.
- Desative grupos que não são mais necessários.
- Após um breve período de espera, exclua os grupos desativados para removê-los do Diligent One.
Exemplo
Criando grupos
Cenário
Seu departamento de TI precisa fornecer acesso ao Diligent One para um grande número de usuários na empresa. O departamento de TI quer poder criar grupos de usuários e delegar a administração desses grupos aos proprietários relevantes na empresa.
Processo
O departamento de TI cria os seguintes grupos no Launchpad e indica um proprietário para cada grupo:
| Nome do grupo | Propósito | Proprietário |
|---|---|---|
| Conselho | definir o apetite de risco organizacional e alinhar com a estratégia do programa de ERM | José Silva |
| Auditoria Interna | desenvolver programas e implementar medidas para mitigar o risco | Jane Smith |
Resultado
Os grupos são criados. Os proprietários de grupos podem gerenciar membros e seu acesso a diferentes recursos nos aplicativos individuais do Diligent One.
Permissões
Administradores do Sistema e Usuários podem ser especificados como proprietários ou membros. Eles também podem não pertencer a um grupo (não membro).
A combinação do tipo de usuário do sistema e do tipo de usuário do grupo da pessoa define seu nível de acesso aos grupos no Launchpad.
| Tipo de usuário em todo o sistema | Função no grupo | Acesso disponível |
|---|---|---|
| Admin de Sistema | Proprietário |
|
| Membro ou não membro |
|
|
| Usuário | Proprietário |
|
| Membro ou não membro | Não aplicável |
Para obter mais informações, consulte Tipos de usuário e funções de grupo em todo o sistema.
Vá para a página Grupos
- Abra o Launchpad.
- Selecione Configurações da Plataforma > Grupos. A página Grupos é aberta.
Se a sua empresa usa mais de uma instância na Diligent One, verifique se a instância apropriada está ativa.
Visualizar detalhes do grupo
- Na página Grupos, selecione ou procure pelo nome de um grupo.
- Clique no nome do grupo que deseja visualizar. O painel lateral Editar grupo é aberto.
Também é possível exibir o ID do grupo anexado ao URL. Por exemplo: https://accounts.highbond.com/orgs/11594/groups, em que 11594 = ID do grupo.
Criar um grupo e adicionar membros
Se você for Administrador do Sistema, pode criar outros grupos.
- Selecione +Novo grupo. O painel lateral Criar novo grupo abre.
- Na seção Informações do grupo, insira as seguintes informações:
- Nome especifique o nome do grupo. O limite de caracteres é 255.
- Propósito opcional. Descreva a razão da existência do grupo. O limite de caracteres é 500.
- Proprietários Selecione pelo menos uma pessoa para ser responsável pela administração do grupo. Por padrão, você é o proprietário do grupo.
- Selecione Continuar. Você será direcionado para a seção Membros do grupo.
- Opcional. Você pode avançar para a etapa 7, se quiser somente criar a estrutura do grupo agora e planeja adicionar os membros do grupo outra hora. Isto cria o grupo com você como proprietário.
- Selecione + Adicionar membros. Isto abre um menu suspenso onde você pode procurar por pessoas pelo nome e selecionar os membros do grupo.
- Pesquise e selecione o(s) usuário(s) apropriado(s) para adicionar ao grupo. Os nomes, e-mails e tipos de licença dos membros do grupo selecionados aparecem em Membros.
- Selecione Salvar e encerrar. Isto cria um grupo e notifica o(s) proprietário(s) do grupo por e-mail.
Adicionar membros a um grupo existente
Se você for proprietário de um grupo, pode adicionar membros ao seu grupo a qualquer hora.
- Na página Grupos, procure pelo nome de um grupo.
- Selecione o nome do grupo que você deseja atualizar. Isto abre o painel lateral Editar grupo.
- Selecione + Adicionar membros.
- Na caixa de pesquisa, comece a digitar o nome da pessoa que você deseja adicionar. Quando o nome dela aparecer, selecione-o.
- Quando terminar de adicionar membros, selecione Fechar e, em seguida, selecione Salvar e encerrar. Isto cria um grupo e notifica o(s) proprietário(s) do grupo por e-mail.
Remover membros de um grupo
Se você for proprietário de um grupo, pode remover qualquer membro que não precise mais estar no grupo.
Não é possível criar grupos sem um proprietário. Caso haja somente um proprietário no grupo, você precisará transformar um membro do grupo em proprietário ou adicionar um novo membro e atribuí-lo como proprietário do grupo. Você não pode remover o único proprietário do grupo até que haja outro proprietário. Consulte Alterar a função de alguém no grupo.
- Na página Grupos, procure pelo nome de um grupo.
- Selecione o nome do grupo que você deseja atualizar. Isto abre o painel lateral Editar grupo.
- Selecione o
ao lado da assinatura do membro que deseja remover do grupo. - Selecione Remover usuário.
- Quando terminar de remover membros, clique em Salvar e encerrar. Isto remove o(s) membro(s) selecionado(s) do grupo e notifica o proprietário do grupo por e-mail.
Alterar a função de alguém em um grupo
Se você for Administrador do Sistema, poderá tornar membros, proprietários ou tornar proprietários, membros. Você não pode tornar você mesmo proprietário de um grupo em um grupo existente. Se um grupo tem apenas um proprietário, você não pode alterar a função dele, até que o grupo tenha outro proprietário.
- Na página Grupos, procure pelo nome de um grupo.
- Selecione o nome do grupo que você deseja atualizar.
- Selecione o ao lado da assinatura da pessoa.
- Selecione Alterar para membro do grupo ou Alterar para proprietário do grupo.
- Quando terminar de alterar as funções, clique em Salvar e encerrar. Isto altera as funções e notifica o(s) proprietário(s) do grupo por e-mail.
Alterar o nome e o propósito de um grupo
Se você é proprietário de um grupo, pode renomear seu grupo e alterar a descrição do propósito dele.
- Na página Grupos, procure pelo nome de um grupo.
- Selecione o nome do grupo que você deseja alterar. Isto abre o painel lateral Editar grupo.
- Atualize os campos Nome e Propósito. Observação
Os nomes estão limitados a 255 caracteres. O propósito é limitada a 500 caracteres.
- Selecione Salvar e encerrar. Isto atualiza o grupo e notifica o(s) proprietário(s) do grupo por e-mail.
Desativar um grupo
Se você for Administrador do Sistema, pode desativar um grupo. Isto impede que os membros do grupo acessem os recursos que tinham por meio desse grupo. Você pode reativar esse grupo posteriormente, se precisar.
- Na página Grupos, procure pelo nome de um grupo.
- Selecione o nome do grupo que você deseja desativar. Isto abre o painel lateral Editar grupo.
- Selecione Desativar grupo. Isto abre uma caixa de diálogo Desativar grupo? .
- Selecione Desativar. Isto desativa o grupo e notifica o(s) proprietário(s) do grupo por e-mail. O grupo é identificado por um rótulo Desativado até que seja excluído ou reativado.
Reativar um grupo
Se você for Administrador do Sistema, pode reativar um grupo desativado anteriormente. Isso restaura o acesso dos membros do grupo aos recursos que eles tinham por meio desse grupo.
- Na página Grupos, procure pelo nome de um grupo.
- Selecione o nome do grupo que você deseja ativar. Isto abre o painel lateral Editar grupo.
- Selecione Reativar grupo.
- Selecione Salvar e encerrar. Isto desativa o grupo e notifica o(s) proprietário(s) do grupo por e-mail.
Excluir um grupo
Se você for Administrador do Sistema, pode excluir um grupo se tiver certeza de que não é mais necessário.
A exclusão de um grupo é permanente.
- Desative o grupo. Consulte Desativar um grupo. Observação
Você só pode excluir grupos depois de terem sido desativados. É recomendado aguardar alguns dias entre a desativação e a exclusão de um grupo para garantir que ninguém perca acesso aos recursos de que precisa.
- Na página Grupos, procure pelo nome de um grupo.
- Selecione o nome do grupo que você deseja excluir. Isto abre o painel lateral Editar grupo.
- Selecione Excluir grupo.
- Marque a caixa de seleção para indicar que você deseja remover permanentemente o acesso a recursos relacionados aos membros do grupo e selecione Excluir grupo. Isso exclui permanentemente o grupo.
